七、损益平衡点分析
损益平衡点分析是财务预算的重要内容之一。要理解损益平衡计算公式，首先得搞清楚贡献差益（ｃｏｎｔｒｉｂｕｔｉｏｎｍａｒｇｉｎ）的含义。所谓贡献差益是指从某人身上获得的收入与在这个人身上发生的可变成本之间的差额。例如，假设一家公司从每个人身上获得５０美元的收入，但花在每个人身上的总成本是４０美元，因此贡献差益是每人１０美元：
贡献差益＝每个人收入－每个人可变成本计算损益平衡点的最后一步是用全部固定成本除以贡献差益：
损益平衡点＝全部固定成本／贡献差益例如：假设全部固定成本是３０００美元，贡献差益是１０美元，那么损益平衡点就是３００人：
３０００美元
１０美元＝３００（人）
或者
３００×５０美元＝１５０００美元
如果出席活动的人数少于３００人，则这项活动组织就是亏本。只有出席活动的人数超过３００人，这项活动才有利可赚。因此，损益平衡点的基准点是收入１５００美元。请参看损益平衡点分析表，如表９-３所示。
八、调整控制
会展费用有了预算还不够，还必须对预算进行调整，对开支进行控制，总之要对会展费用进行管理。管理会展费用有几个主要原则：第一，选定一个人负责全部直接开支，明确费用标准和使用的权限及范围，交代清楚展出目的和预算额，并向全体筹备人员说明；第二，不轻易改变授权，不轻易干涉被授权人的决定；第三，不要保密，要将预算限额告知有关的人员，包括外部的承包商。
在实际工作中，由于诸多因素，改变主意的事情时有发生，但任何改变都应有充分的经营理由。如果理由充分，即使会造成额外开支，甚至损失，应改变的还是要改变。最好的办法是仔细调研、认真决策、周密安排。应该指出的是，改变的时间与展会开幕日期越近，可能产生的额外费用越高。
由于预算是根据估算制定的，因此不一定准确，需要不断地进行调整。至少每两个月要检查一次，发现问题应立即找出原因，及时调整，以使预算符合实际情况和需要。计划方案里的工作项目，不要因为经费的短缺而取消，虽然取消会节省一些费用，但是却可能影响其他工作的开展，导致整体效果下降。
（第三节）预算的执行与控制
执行预算需要由各级授权才可以进行签单和获得收入。编制预算时就应该得到各级审批，这样付款时才不会遇到麻烦。预算必须适用于当前情况：应记录下所有已经收到的收益和已付费用。在预算执行过程中有两种记账方法：现金记账法和权责发生制记账法。
一、现金记账法
现金记账法是指当收益实际收到、费用实际支付时才记录下收益和费用。
当收到支票并且已经存入自己账户时才将收益加到预算中；实际收到发票并且已付款时才将费用扣除。这种会计记账法对按合同约定的收益和费用不在考虑之内。现金记账法与权责发生制记账法相比有很多缺点，但是它较为简易。
二、权责发生制记账法
权责发生制记账法是将能够预计到的收入和费用都记录在账上，报账则要等到收入或费用预期发生的那个月份。把应付科目的资金留出来，这样在需要支付时便能拿出这笔款项而不是已用于它处了。这一点就像一个人把钱存在私人账户中准备每月支付或分期付款。当某项应计科目真正收到或支出时，在其保留支出数或收入数中冲减掉而成为实际的收益或费用。
三、会展期间的预算执行
为使预算不至处于负债中，必须保持与以往相适应的速度。例如，一个计划为期四个月的项目，预算中预期有１０万美元的收益，根据以往经验，应该清楚在这四个月里现金流入预算的速度。如果以前第一个月收到的收益占２５％，第二个月占５０％，第三个月占２５％，那么其目标应该是到计划的第三个月底已收到预算收益的１００％。这样做很重要，因为公司很有可能是根据收益来制定费用。
如果收益滞后了，就需要控制成本，尤其是可变成本。有许多因素会影响到公司的现金流动速度，如节假日、行业的竞争性活动或邮寄的拖延。无论是哪种原因出现，都需要削减费用以便能实现项目的财务目标。
应该在整个项目计划期经常检查预算，最好每周查阅和更新预算。预算并非一成不变的，它只是工作的工具。
四、削减成本
会展公司的经营管理人员，特别是项目经理及高层管理人员，必须牢固树立成本意识。作为一名会展组织经理人，快速降低成本以保持利润持续增长的能力是辅佐自己在职场生涯中搏击长空的法宝之一。为了在不影响活动整体性的前提下确定削减哪些成本，会展经理人必须对费用进行先后次序的排列，然后把预算编制过程作为行动的出发点。
在实施预算的过程中，要虚心听取利益相关人的意见，并诚实、准确地确定在最恶劣的情况下，为了保持利润而必须削减或者舍弃哪些费用项目，保留哪些成本项目。虽然削减成本是一个痛苦的决定过程，但是从全局考虑，有时必须这样做。一般来说，被舍弃或者削减的成本，都是与可变或直接成本休戚相关的。
因此，只有在管理过程中的后期才能做出这种支出决定。削减成本是帮助会展企业改善现金流的方法之一。
五、确保现金流
对于会展企业而言，仅仅能够赢利的经营运作并非是完全的运作。许多会展企业或者参展企业败走麦城的原因即在于他们手头的现金拮据。这些公司的账面上也许显示的是利润盘盈，而在支票账户中却分文没有。这种现象被称为“无偿付能力”。避免出现这种尴尬局面的最好办法就是对现金流动进行合理而有效的管理。
从财务管理角度看，现金流动是一种支付手段，凭借这种手段，会展企业可以如期支付账单或工资。为保证现金正向流动，需要用两条措施来保驾护航。
其一是必须与经销商或者客户事先商定好付款条款和条件，并以和约的形式签订，这样可以使公司设法赚取足够的收入来偿还承担的债务。其二是必须及时回收到期的应收款，以便清算欠经销商的应付款。
下面所列举的是会展企业管理应收款的一些简单技巧：
（１）在日志上记录应付款到期应付日。
（２）清晨打电话询问何时办理付款手续。
（３）如有可能，安排人员前去提款。
（４）如果无法去提款，要求用快递方式或银行转账等方式汇款。
（５）用礼貌而坚定的态度要求付款，直到收到款项为止。
对应收款账户进行有效地管理，只是保持现金流量流向合理所需方程式中的一半。方程式的另一半要求掌握签订标准应付账款协议的知识，以及学会在谈判中讨价还价的技巧以争取到最优惠的付款条件。尽快地回收现金、同时尽可能地拖延到合同规定的最后一天支付账单，这是一种比较好的策略。
六、应付账款管理
当与客户建立合作关系时，要尽可能地了解客户的经营规模、经营范围和经营性质，要了解他们的设备是自有的还是租赁的，还要了解什么时候是他们的经营淡季，等等。在客户淡季期间，不仅可以为活动争取到优惠的付款条件，也可以使客户为活动提供打折商品和服务。同时，还要了解客户能否通过在活动中的曝光而得到好处。
与经销商谈判优惠条件的关键，首先是建立职业性的友谊关系，然后在相互尊重的气氛中开展业务。在实际财务管理中，有些应付账款支付规矩和习惯，但会展企业或者参展商的经营者们结交朋友和帮助经销商的才能可以改变这些规矩和习惯，并使自己从中获益。
１．应付账款支付一般规矩
应付账款支付的第一种规矩是：在最终合同签订以后，经销商要求预先支付合同总价３０％～５０％的款额作为预付定金；在活动过程中，在某个阶段性工作之后，再支付２０％～３０％的价款；在活动之后立即全部结清剩下的余款和商定的其他附加费。娱乐经销商，特别是作为名人、巨星代表的经销商对应收款提出的条件更为苛刻，他们要求在制作第一个节目前提交全额保付支票作为担保物。
应付账款支付的第二种规矩是：经销商要求预先支付少量合同价款（最低为合同总价的１０％），然后给客户开具要求在活动结束后的净１０天或者３０天内结清全部余款的发票。
第三种规矩是：可以用赊账的方式偿付余款。这种规则主要适用于那些与经销商关系密切、信誉良好的客户，经销商允许客户按月支付余款，或者在合理的时间范围内支付余款，同时免收利息、延付费或罚金等。若提前支付余款，有些经销商甚至会给客户一定的折扣作为奖励。比如“３／１０，净３０”，就是表示，如果在１０天内付清余款，可以得到发票总金额３％的折扣，否则，必须在接下来的３０天内付清全部余款。
应该说，这第３种规矩是经销商给予会展组织的展期信用，保证你有权进行采购，而且经销商过后再开具发票。这种情况最为理想，因为你可以提前协商信用条件。尽管大多数应付款要在发票开具的３０天内付清，但有时还是出现经销商把信用付款日期展延至６０天，甚至９０天的事情。能否争取到最好的付款条件，则完全取决于企业的谈判能力。
２．应付账款的谈判
决定谈判地位的永远是实力。在应付账款方面，这种实力表现为企业已经搜集到谈判对手——经销商的足够资料。对下列问题的回答将使你在应付账款谈判中抢占先机：
（１）你的公司在经销商眼里有多重要？
（２）你的公司在什么时候最有用？
（３）你的客户是经销商愿意与之做生意的那类组织吗？经销商的资金和资本状况是否良好？
（４）经销商如何在市场上经销自己的产品和服务？经销商的经营运作是否成熟？
（５）经销商的标准和惯用应付账款条件是什么？
（６）最重要的是在经销商的客户中能否找到能够促膝交谈的人（通过交谈可以判断他们所接受的条款类型）？
得到了上述问题的答案，就可以向经销商提出更优惠的条件。为此，还需要向经销商提供公司经营良好的证明文件。如果能向经销商提供一份应收账款和其他财务数据的清单，同样可以加深经销商对你的好印象。一旦与经销商建立起信任关系，就可以向经销商争取最优惠的条件。跟经销商谈判时，不要咄咄逼人，必须知道，经销商的服务对象是你的客户，让他们保持和气友善的服务心态比任何事情都重要。但是，你有责任为自己的组织争取到最优惠的条件，而且在取得公平合理的协议道路上你必须立场坚定，勇往直前。
七、外汇汇率
国际会展活动是跨国界的经营活动，外汇汇率对会展企业有很大的影响。
对会展企业来说，重要的是了解汇率、汇率波动，以及影响财务运作的国际汇率差价。
虽然大型国际会展公司的财务运作主要依赖由各国定期发生的汇率变动引起的全球汇率变动，但是中小型公司也同样受到这些汇率变动的影响。会展行业是一项全球化经济行业。在一个国家举办的活动所购买的物品，经常产自于销售国之外的地方。会展企业的付款手段或者是国外收款手段可以是本国货币或是外国货币。
外汇汇率是指用一国货币单位表示的另一国货币单位的价格。例如，ＤＫＫ６．７９／１ＵＳＤ表示在外汇市场中，兑换１美元需要６．７９丹麦克郎；ＵＳＤ０．１４７２／ＤＫＫ，表示在外汇市场中，兑换１个丹麦克郎需要１４．７２美分。外汇兑换率每天都在变动，有时一天内也有较大的变动。汇率变动一般对中小型企业生产影响不大，但对大型银行和投资公司则有重大的影响。
外汇汇率的变动对所有公司的经营都会产生影响，大型公司直接受到影响，小型公司则间接受到影响。比如说，一家美国大型会展公司与一家英国公司签订了一项在伦敦举行的发行活动的组织合同。这家英国公司的支付手段是英镑，合同总价４０万英镑。合同于６月１日签订，活动将在１２月２１日举行。合同规定，英国公司必须６月份支付５０％的预付款，余款在活动举行前一天付清。
６月１日美元与英镑的汇率是ＵＳＤ１．６５８／￡。如果到１２月２１日美元与英镑的汇率保持不变，那么活动损益表各个项目如表９-４所示。由于活动组织管理公司是一家美国公司，因此所有发生的费用都是用美元计算，所以，费用合计为５０万美元。由此计算出来的毛利润是１６．３万美元，毛利率为２５％。显而易见，这个项目似乎非常有诱惑力。然而问题是，如果到１２月２０日汇率发生了变动，那么这个项目是否还具有这么强烈的吸引力呢？我们假设，美国经济继续保持强劲的发展势头，那么美元将受到青睐，即美元增值。如果１２月份外汇汇率是＄１．５／￡，通过表９-５“损益表：外汇汇率变动”，我们可以看到汇率的变动会使毛利率急剧缩水。由于１２月份的外汇汇率变动，２０万英镑的币值只相当于３０万美元，同时总费用仍然保持为５０万美元不变（因为费用的发生是用美元计算的）。这样，毛利润将减少到１３．１万美元，毛利率也降至２０％。
美元越增值，通过在海外举办活动、收取外汇的美国公司所赚取的利润也就越少。这意味着这家美国公司用这笔外汇购买的美元数额将减少。为了使利润率保持不降低，这家美国公司应当开始为自己的活动服务抬高收费价码，而由此产生的连带作用则是削弱自己的竞争力。与此相对应，在美元贬值时，美国公司提供的海外服务价格会相对便宜些，因此竞争力就会增强。
有许多会展公司的管理者把财务事项视为工作和职责范围里最乏味的部分，但他们应该明白，只有对这个重要的管理领域进行详细的计划、预算并实施强有力的控制，才能保持公司的稳定和发展。这个管理底线收得越紧，其他创意性活动得到的资源就越多。
思考题
１．请谈谈制定财务目标的必要性。
２．会展项目预算编制依据的因素有哪些？
３．费用支出主要包括哪几个部分？
４．假设全部固定成本是５０００美元，贡献差益是２０美元，那么损益平衡点就是多少？
５．预算的执行与控制主要包括哪些内容？
６．谈谈应付账款管理的技巧。
７．假如你是会议组织者，请设计一个为期３天的展会的预算监督系统。讨论需监督的关键性地方。