现代会展集聚了人流、物流和信息流。一个成功的会展活动，场外物流配送应该对场内的洽谈作出瞬时反应。众多的研究和实践表明，较高的物流效率水平是形成会展企业核心竞争力优势的重要因素。
会展的组织管理者能否与参展企业进行良好的合作，并使自己和参展企业消耗最低的运营成本，完成商品物资的时空转移以及设备的正常运行，从而发挥出最佳的的营运效率，将直接影响到整个会展的成败。因此，物流管理对于会展企业进行科学管理显得尤为必要。
（第一节）会展物流管理概述
一、会展物流定义及特征
对于物流的界定，尚无完全统一的说法。日本学者汤浅和夫认为，物流字面的意思是指有关“物”的流动。
他认为，物体本身并不能够流动，物体的流动一般都需要借助于外部力量，这种通过外部力量来转移物体的活动就是物流。美国学者大多将物流概念理解为是供应链流程的一部分，它通过有效率地计划、执行实施和控制商品的储存、流动、服务和相关信息，以满足从原产地到消费地的过程中消费者的需要。改革开放以来，我国的物流经过了二十多年的发展，也有一个发展过程：从“物资流通”到“企业后勤流通”，再到“物的流通”。物流发展到今天，其内涵已从早期的ＰＤ（销售活动中的桥梁）发展为现在的ｌｏｇｉｓｔｉｃｓ，即后勤保障系统，它强调物流是一种范围更广的服务。由国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国标准物流术语》将物流定义为：物品从供应地向接受地的实体流动过程中，根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通、加工、配送信息处理等基本功能实施有机结合。进入新世纪以后，国际物流发展的方向表明，所有企业都构建物流体系或者系统是没有必要的，不仅浪费资源，而且资金也不允许。因此，由物资供应方、需求方以外的第三方提供的物流服务，即第三方物流（ＴＰＬ），将成为新世纪物流的主要发展方向。
当今社会会展业发展迅猛，作为展销活动供需方以外的第三方所提供的一种具有后勤保障功能的服务，会展物流应运而生。所谓会展物流，就是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的运动过程，它是由会展活动的组织者在综合会展现场多个供需方的信息要求后，统一指挥、统一安排、统一协调的物资流通体系。从上述对会展物流的界定中，我们不难发现，会展物流的主体是会展组织者，而其客体则是参展商及购买者。会展物流在会展活动中起着举足轻重的作用，它将大幅度提高会展物资的配送流通效率，使会展活动的专业化服务体系更加完备。
与一般物流不同，会展物流是发生在短期内，同时与众多参展企业发生关联的物资流通活动，因而具有其自身的某些特征。
１．复杂性
会展物流是一项十分复杂的系统工程。在会展主题、会展功能以及会展层次等方面明确之后，会展组织者需要立即依据项目策划书中对会展场馆内部的布局和风格进行设计，购置或者租用必要的用于室内外的装潢材料和用于搭建展台的设备物品，同时还要尽快与参展企业取得联系，核定其参展产品的申报单，然后协助这些参展企业进行产品的运输并安排好仓储等工作。上述这些工作在实际操作时往往显得非常繁杂琐碎，每一个环节的衔接都要按照既定的程序精心展开。任何一个环节的疏忽都可能会导致参展商的不满，甚至会给展会效果或形象大打折扣。
２．矛盾性
物流体系的优化是会展公司重要的利润来源。为了实现会展物流的合理化，会展组织者和参与者需要在物流体系的规划和运行过程中不断作出科学的决策，并随时根据市场变化和公司的需要对其进行调整。在实际运作过程中，常常会发生物流体系优化导致用户最优（局部优化）与系统最优之间的矛盾。用户最优是用户从自身利益出发寻找最小成本的路径，经过自身组织的不断调整达到局部均衡状态。当每个用户都如此追求时，物流体系就可能会远离系统最优，使整体效益受到不良影响。理想的方法是应当对用户最优与系统最优进行整合，找到两者的最佳平衡点，使之转化为全局最优。
３．专业性
会展活动本身的特点决定了其各项组织管理工作必须具有较高的专业化水平，才能保证质量，产生效益，尤其在会展物流方面，其专业性的要求更高。会展公司以及参展企业为了做好这项工作，必须拥有具备物资管理专业技能的人才、通畅的物流渠道、有效的物质配送手段和功能齐全的物资转运与仓储中心作为支撑。因而，专业性相对较高是会展物流体系的一个显着的特征。
４．信息化
会展业是对信息化的要求相当高的一个行业。特别是在会展物流的组织与管理活动中，物流信息管理是一项相当重要的内容。会展的组织管理者及参展企业人员必须不断地对各种物流信息进行监控，并根据反馈的信息及时调整物流过程中的具体行动。要构建现代化的会展物流体系，必须首先借助现代先进的科学技术手段，特别是信息技术手段，形成完备的信息网络。因此，信息化程度高是会展物流体系的一个重要特征。
５．及时性
一般来说，会展在半年前就已经预定好日程了，除非有极特殊的情况，否则会展会如期举行的。会展的这种特殊性决定了其对物资顺利运达提出了很高的要求，必须确保在规定的时间内到达正确的会展场所，这就是会展的及时性特征。如果为了确保时间而提前达到，则参展商需要付出高昂的仓储费用，成本会比较高；如果想及时到达，可能会因忽略突发事件而延误到达目的地的事件，并最终错过参展的机会。因此，参展商必须权衡这两方面的因素，以取得最佳的效益。
二、会展物流的任务与要求
会展物流的主要任务就是安全、快捷、高效地组织会展活动所需要的各种资源及各参展厂商的展销产品由供货地向会展场馆的转移，由会展现场向购买者过渡，会展结束后再由会展现场转移至厂商或其他地点。
（１）安全性是会展物流的首要任务和要求。所谓安全性是指物流过程中要保证物品的安全。一般而言，会展活动所需要的设备物资由会展组织者采购，而参展商展销的产品运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。既可以委托会展组织者解决，也可以委托会展物流中介机构解决。不管由前者还是后者解决，承运人在运送货物过程中必须保证物品不发生破损、缺失、霉烂、腐败、水渍等有损展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的展品质量不合格，从而导致展会准备工作的推延、中断或者影响展会的效果。
（２）快捷性是会展物流的又一重要任务和要求。方便快捷是会展物流高效的体现。我们知道，一般来说，展会的时间都相对比较短，从展会策划到最后撤展时间跨度一般不超过半年，因此，这就要求展会组织者以及会展物流企业在确保展品运送质量符合经济原则的前提下，还要以最快的速度完成会展物资从供货点到会展场馆甚至到购物者所在地的空间转移活动。不能出现物资运输迟滞或者供货不及时，从而给展会带来不必要的麻烦。
（３）准确性也是会展物流的重要任务和要求。会展物流的准确性要求比较高，在发货、运货、提货以及相关通关和保险等各个环节业务中都要保证货物与单证相符，在整个货物运送过程中不能发生错、乱、丢、损等责任事故。由于会展期限一般比较短，对货物运送的时间性要求很高，因此应力求准确无误地完成会展物资的运输流通工作。
（４）经济性是会展物流的重要任务和要求。会展物流的一个基本原则是其经济性，它要求会展物流要实现低消耗或者低成本的任务，即在保障安全、快捷、准确的基础上，对物资运送所选择的运输路线、运输工具、运输方式等进行综合评价，继而选择最节省的人力、财力和物力组合，以最大限度地降低物流成本。
三、会展物流的支撑要素
从某种意义上说，一个高效运营的会展物流体系需要一系列相关要素的支撑，比如会展政策、渠道以及机制等，只有得到相关政策的支持，并借助于多种渠道，在良好的运作机制作用下，才能使会展物流真正高效地运转起来。
１．物流政策
物流政策是为了现实物资流通的目的由国家或地方机关，特别是流通经济主管部门发出的，对物资流通企业或市场活动及其动向行使的干预手段和方针。
会展活动的物流政策是以会展物资的流通过程为对象的公共政策，是国家和地方政府运用公共权利，对会展物资的流通过程，包括流通的主体（会展企业）、流通活动等，进行介入、干预的基本方针及各种手段所组成的体系。
会展物流效率的提高显然离不开相关政策的大力支持。随着中国加入ＷＴＯ以及国际经济环境的改善，国外一些着名的会展公司抢占中国会展市场的步伐加快，国外参展商进入中国参加会展活动的热情也与日俱增，其展销品的审批、安检、税收等问题也成为会展物流组织管理的一项非常重要的内容之一。
如果国家能够从政策上在展销品的进口方面给予国外参展企业一些优惠待遇，势必将使这类国际会展活动的物流体系更加顺畅。一方面可以进一步激发更多的外企来中国参展的兴趣和愿望；另一方面又可刺激中国会展物流水平的提高，从而使中国会展企业的发展更趋成熟和繁荣。
２．物流渠道
会展物流渠道是指会展物资由生产领域向会展场馆或者消费者领域转移的载体。会展物流渠道本质上是商品经济中的货畅其流问题，是参展企业物资流通整体渠道的重要组成部分。实现并保持会展物流渠道的高效、通畅、有序地进行，应成为构建开放式、可控型物流体系的一项重要内容。
物流渠道作为会展活动物资运动的重要载体对会展物资的运动状态产生着广泛的影响，它不仅规定着会展物资的流向，其组成状况还影响着会展物资的流通时间和流量，因而制约着会展物资能否实现货畅其流。物流渠道的长短、宽窄以及形式的多样化程度与会展物流的营运效率之间存在着紧密的线性相关关系。
３．物流机制
物流机制是指物流体系中各构成要素之间的相互联系和相互作用的制约关系及其活动功能。物流作为一种经济现象，无疑要受到物流过程中流通机制的制约。会展活动的物流机制作为会展经济中的一种基本的经济运作机制，是指会展活动物流体系中各个相互联系、相互作用的要素或环节之间的内在制约关系和调节功能。
会展物流体系是一个比较复杂的系统。根据会展主体的不同，其物流运作的对象也有所差距，这样就形成众多子系统。由于各种物资在形态、性能方面各异，因此不同的物资子系统各自都有其特定的运作机制和调控机制。就会展物流而言，其物流机制主要是指会展物资流通的供求机制和调节机制，供求机制决定了物流流量、时间等坐标，调节机制则控制物流过程。
（第二节）会展物流系统的建构
系统是由相互作用和相互依赖的若干个组成部分结合而成的具有特定功能的有机整体。构成会展物流系统的要素很多，比如流动要素、资源要素、网络要素、功能要素等，尽管物流系统的要素分配方式不同，但不会改变系统的结构，因此除了一些展品物流系统的特殊性之外，其他系统的组成部分和一般性的物流系统是大体相当的。
会展物流系统可以分为：物流作业系统，主要包括仓储、包装、搬运、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运、布展等作业；物流信息系统，主要包括参展商的反馈信息、主办方的信息反馈、最佳运输路线的选择、以及全球定位系统，通过信息系统对这一过程中的各种信息进行收集、分类、汇总、跟踪、查询等处理。
一、建构会展物流系统的基本原则与指导方法
１．基本原则
根据会展物流的特性，构建会展物流系统有三个原则：其一，应尽量减少会展物流配送路径的结点，简化不必要的中介环节，并明确这些环节与其前后环节之间的权责关系，从而确保物流渠道的畅通。此原则既是提高物流效率的重要保证，也是降低物流成本的有效手段。在物流方式的组合选择上，也应当尽量充分考虑到成本因素，在各方面条件允许的前提下，力求运作成本达到最低。其二，由于会展主题有差异，参展商和购买者对象也有所不同，其展销产品也相应不同，这就给会展物流系统提出了较高的功能全面化和服务多样化的要求。会展物流应能够胜任多种不同形态、性能的展销产品的配送服务。其三，会展物流系统不是静态不变的，而应被设计成具有灵活调控能力的动态体系。当从会展现场反馈出的供求信息传到信息控制中心时，会展物流系统应能迅速、准确地作出反应，并主动配合参展商启动合同产品的运送。当先期供求信息有所变化时，该系统又能根据自己情况及时作出调整，保障展销物资按时、足量、安全、快捷地运达会展场馆。
２．指导方法
建构会展物流系统是一项技术性要求很高的工作，需要有科学的方法作为指导。常用的指导方法有系统论方法、控制论方法和信息论方法等。
（１）系统论方法。运用系统论方法来指导会展物流系统的建构，就是要将会展物流过程看作是一个有机的系统，这一系统应当反映出会展物流内部各组成部分或者要素间的数量关系和结构特征。会展物流系统是一个多目标的动态系统，这就要求会展物流营运者要以全局最优作为系统的终极目标。
（２）控制论方法。运用控制论方法来指导会展物流系统的建构，就是要根据控制论的基本原理和方法，对会展物流系统中的可控因素进行控制和协调，以使系统稳定。会展物流系统包括众多因素，有些因素是不可控的，而有些则是可控的。在建构会展物流系统过程中，应善于确定这些因素，尽量找出其中的可控因素，从而便于定性、定量的操作，发现并掌握其变化规律，提高会展物流系统运作效率。
（３）信息论方法。运用信息论方法来指导会展物流系统的建构，就是要根据信息论的原理与方法，充分考虑各种信息元素及传递方式，以保证会展物流系统的畅通。会展物流，是人流、物流、信息流的统一。在会展物流系统中，信息流和物流是同步运行的，各种相关信息的出现与变化将会导致物流状态的相应改变。因此，在会展物流体系的建构中，应以信息流为基础，掌握物流信息的特性，做好物流信息系统的规划，保障会展物流系统运行达到最佳效果。
二、建构会展物流系统网络