会展物流本质上是会展相关物资产品的空间流动与管理，物流运作系统与参展商及会展组织者的经济利益也是直接挂钩的，现代化的会展物流系统应结合参展商产品的特点和会展经济运作的特性，努力提高专业化因素在物流过程中的强度，从而建构起完整发达的网络化物流系统见图１１-１。
由图１１-１显示，会展物流网络的核心在于由会展现场（会展场馆）和会展仓储配送中心所组成的“物流-信息”综合体。宽泛而论，该“物流-信息”综合体是会展活动物流起点和物流终点，即参展企业群和购买者群体进行物资传送和信息互动的交换器。会展物资流分别呈现出由参展企业群经由会展现场向购买者单向流动的传递形态，而信息流则呈现出以会展现场为中心，向参展商及购买者双向发射状传递形态。在这个复杂的会展物流网络中，专业中介物流公司可以招标、竞标的方式产生。中介物流公司作为会展物流的中转站，通过为参展商提供专业化的物流管理与转运服务给会展物流运作以技术支持，同时，当参展商从会展现场获取反馈的需求信息后，也可以委托专业中介物流公司提供批量产品的送货上门服务。很明显，通过物流中介公司这种渠道负责会展物资及客户需求产品的运送流通服务，一方面增加了安全性、减少了风险系数，另一方面由于这些公司的专业化水平较高，还可以在很大程度上提高会展物流的效率。
三、建构会展物流系统的保障措施
会展活动物流系统的整体水平直接关系到会展活动的运营效率和参展企业的市场形象，同时它还在相当程度上影响着参展企业的综合竞争力及其对参展的信心。只有通过多方的积极努力，建构起现代化的会展物流综合系统，在会展物资流通过程中做到“货畅其流、货逢其时、货适其量”，才能保障会展活动的高效运作，从而促进会展活动在良性轨道上的突进。
１．制定相应的会展物流政策
经过了二十多年的改革开放，中国的经济取得了长足的发展，与世界经济贸易往来越来越频繁，尤其是加入ＷＴＯ之后，中国经济融入了全球经济一体化之中，这就为我国会展经济的迅速发展创造了难得的契机。顺应我国经济发展的这一大势，国家及许多地方政府会将会展经济作为一个新的经济增长点，出台一些保护和优惠政策对其进行大力扶持。
现代会展越来越国际化，跨国境的会展物资流通活动越来越频繁，这对国际会展物流提出了新的挑战和要求。对于跨国境的会展物流，应以国家有关行政部门为主导，并通过各种有效手段进行组织、引导、协调、管理，可采取一些具体措施，比如，在某些口岸会展举办城市，允许国外参展人员实行口岸签证（即落地签证），或允许过境参展企业的工作人员在一定期限内实行免予签证制，或对特定国家和地区的国际参展人员在一定期限内实行一次签证、多次出入境；公安、边防、海关等部门简化会展物资的证照办理手续，实行一站联检制，创造快捷、便利的验放条件，为会展物资的出入境创造优良环境；在新开辟的国际机场，在一定时期内对特定的外国航空公司允许不对等飞行，以增大会展物资运送的灵活性和自由度。
对于国内各省市之间的物资流通，则需在政策上由地方政府主导，广泛进行区域合作，形成稳定、高效、成熟的区际物流网络。
２．科学规划物流渠道
建构会展物流系统，还需要科学地规划会展物流渠道，使物流渠道组织化。
所谓物流渠道组织化，是指人们按照渠道培育机制加以系统地组织所形成的渠道系统，在该系统中，传统渠道的内部关系得以再造，渠道成员之间通过不同程度的一体化合作而形成稳定的业务关系。这种物流渠道的组织化，是适应会展市场中物资大流通的需要而产生的。
会展物流渠道的组织化主要表现为公司系统和计划系统。公司系统是由一家公司控制物流渠道的若干层次甚至整个渠道而形成的渠道系统。在会展物流活动中，扮演这一角色的是专业化物流中介公司，这些公司一般规模较大，兼容了物流过程中必然涉及的各个领域的业务服务，使物流过程中的社会分工转为同一企业集团内部的分工，大大减少了矛盾冲突，增强了协调性。在实际操作时，这些公司是经过参展企业和会展组织者的考察，通过竞标方式选择出来的，各方以契约关系为基础，经过长期的合作则形成一条较为固定的组织化渠道。
计划系统是以会展计划为核心，按会展确定的流通方向、预设线路而紧密衔接所形成的渠道系统。计划系统对物流渠道的长短、宽窄等指标都有一定的规定，这些指标的额定数值是在长期的物流运作实践中总结出来的。
因此，规划好组织化的物流渠道，选取最佳的专业物流中介公司作为合作伙伴，并制定好物流计划是建构现代化会展物流系统的重要环节。
３．完善会展物流的配套设施
建构现代化会展物流系统必须完善会展物流的配套设施。尤其是随着国际经济贸易一体化进程的加快，各行各业都要与国际接轨，会展物流也不能例外。
会展物流活动的组织与管理不仅要在物流运转流程、操作方式等软件上实现标准化服务，还要在物流配套设施设备等硬件的建设方面向国际先进水准看齐。
会展所涉及的各个环节、各个方面，特别是会展场馆及仓储配送中心的建造都应充分考虑到物流因素。具体而言，会展场馆是会展活动的主会场，其物资通道的口径与场馆空间及面积要符合科学的比例，场馆应配备合理大小的停车场和临时仓库；会展仓储配送中心是集中储存和管理会展参展企业展销产品的场所，内部格局的设置要按照“快捷、便利”的原则进行动态设置，即能够随时根据会展主题的不同，按照差异性展销产品的特点更新。同时，仓储配送中心还需要配置计算机网络监控系统，运用信息技术进行数据化管理。
４．运用多元化的物流手段
运输之于会展就如同粮草之于军队。俗话说：“兵马未动，粮草先行。”会展物流系统是否能高效运作从某种意义上说取决于交通路线和运输工具，因此，交通路线的科学设计与改善、运输工具的进步等都将在很大程度上缩短时空距离，扩展会展物资的空间流通领域。在我国，目前广泛运用于物流的运输工具主要有货物列车、汽车、船舶、飞机以及其他民间运输工具等，这些工具有机地组合在一起，形成了多元化的会展物流手段。
货物列车和船舶通常用来运输体积大、吨位重的大型物品，适宜于时间条件相对比较宽松的中远程运输，其好处在于会展场馆一般都有接收集装箱指定的存放地，可以省却很多转运的麻烦；缺点在于费用比较高，周期性比较长，对前期工作的准备造成了很大压力。如果参展商对整体流程把握不到位，容易出现运输不能按时到达的现象，从而贻误了参展机会。
汽车则是近程小型物资运输的最佳载运工具，由于高速公路的日益发达，汽车运输也越来越显示出其强劲的发展趋势。它的优点在于运输时间短，灵活性大，价格也较低。但汽车货运也有其无法克服的缺点，一是道路情况的好坏与展品的损坏程度有直接关系；二是中途转车无法监控，丢失东西时有发生；三是意外情况发生的几率大大高于货物列车和船舶运输。所以，汽车货运对包装的要求也大大高于铁路和船舶运输。随着近几年公路状况的巨大改善和众多物资运送对汽车自身灵活性优势的日益需要，公路运输在物资运输中的比重将越来越大。
飞机以其快速、安全的优势在运输业中发挥着重要的作用，由于会展展销产品作为“样本”，数量有限，且对时间条件有较高要求，飞机运输这一物流手段得到众多参展企业的广泛青睐，在会展物流的过程中始终占据着“龙头老大”的地位。
民间运输工具包括三轮车、手推车、平板车等多种类型，在小批量短距离运输时可适当采用这些工具，如当会展仓储配送中心到会展现场的空间距离相对较短时，使用民间运输工具既灵活、成本又低。
建构现代化会展活动的物流系统，还应包含多元化物流手段的组合，以发挥立体物流方式的合力效应。
５．培养会展物流专业人才
人才是会展业发展的基石。会展物流的发展水平与专业人才的培养息息相关，只有具备一定数量的高水平专业化技术人员，并且不断引进和掌握全新的物流技术成果在会展物流实践中加以应用，会展物流才能高效运作。
培养会展物流专业人才的途径有很多，既可以吸收一部分从高校物流管理专业毕业的技术操作与管理人才，将其推向会展物流组织管理工作的“前线”，也可以定期从现有岗位上抽调部分有潜力的从业人员返回学校深造或者参加行业协会及社会物流培训机构组织的培训，让这些从业人员接触会展物流前沿的理念和技术知识，通过培训开拓从业人员的视野，提高他们的技能。
６．进行物流技术的创新
创新是发展的动力。会展物流的发展一刻也离不开物流技术的创新。物流技术主要指物资的运输技术和仓储技术，运输技术的进步有利于物资传送的更快、更准、更安全。先进的仓储技术则提高了仓储物品的养护能力。
现代物流技术创新步伐不断加快，出现了许多现代化物流技术，这些物流技术大大提高了企业的运营效率。
（１）及时制（ＪｕｓｔＩｎＴｉｍｅ，简称ＪＩＴ）。这是由日本丰田汽车公司在２０世纪６０年代实行的一种生产方式，这种方式对丰田公司渡过第一次能源危机起到了突出的作用，后引起欧美企业的重视，及时制不仅作为一种生产方式，也作为一种物流模式在欧美物流界得到推行。
（２）快速反应系统（Ｑｕｉｃｋｒｅｓｐｏｎｓｅ，简称ＱＲ）。这是由美国ＫｕｒｔＳａｌｍｏｎ公司提出来的，意在使企业和商家合作，建立一个快速反应系统，共享信息资源，从而实现销售增长。虽然应用ＱＲ的初衷是为了对付进口商品，但是随着竞争的全球化及企业经营全球化，ＱＲ系统管理迅速在各国企业界扩展。
（３）增值网络（ＶａｌｕｅＡｄｄｅｄＮｅｔｗｏｒｋ，简称ＶＡＮ）技术。这是利用基础通信网络所建立的设施及服务，进一步提供更多附加的服务，以增加网络使用的价值。如果将增值网络提供的服务观念加以发挥，就可以将企业内部所有的电脑作业系统交到增值网络服务中心来进行，甚至把增值网络中心视为公司的电脑部门，这样利用增值网络的观念可以减少电脑设备的投资，不需要电脑及通信专业人员，从而降低企业的成本。
（４）电子数据交换（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＤａｔａＩｎｔｅｒｃｈａｎｇｅ，简称ＥＤＩ）技术。为了更方便、更快捷、更准确地处理传输信息，人们希望能够做到企业与企业之间，以电脑对电脑的方式，在不需要人力介入的情况下，根据事先拟订的标准格式，自动传输资料、处理资料，于是产生了电子数据交换这种技术。通过ＥＤＩ的实施，不但可以解决企业与企业之间因为资料格式的不同而产生的混乱，还可以因为整个交易处理的过程自动化，使得日常商业交易的处理，在速度、时效及正确性上都能有较大幅度的突破。ＥＤＩ的数据必须是用统一标准编制的。这些数据包括订单、发票、货运票、收货通知和提单等商业资料。这些资料形成了标准格式的电子数据，就能够在计算机系统之间传输。
（５）地理信息系统（ＧｅｏｇｒａｐｈｉｃａｌＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＳｙｓｔｅｍ，简称ＧＩＳ）。这是以地理空间数据为基础，采用地理模型分析方法，适时地提供多种空间的和动态的地理信息，是一种为地理研究和地理决策服务的计算机系统。ＧＩＳ应用于物流分析，主要是指利用ＧＩＳ强大的地理数据功能来完善物流分析技术。国外公司已经开发出利用ＧＩＳ为物流分析提供专门分析的工具软件。完整的ＧＩＳ物流分析软件集成了车辆路线模型、最短路径模型、网络物流模型、分配集合模型和设施定位模型等。
（６）全球卫星定位系统（ＧｌｏｂａｌＰｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇＳｙｓｔｅｍ，简称ＧＰＳ）。该系统结合了卫星及无线技术的导航系统，具备全天候、全球覆盖、高精度的特征，能够实时、全天候为全球范围内的陆地、海上、空中的各类目标提供持续实时的三维定位、三维速度及精确时间信息。从物流角度看，ＧＰＳ具有实时监控功能、双向通信功能、动态调度功能和数据存储及分析功能。
（７）射频技术（ＲａｄｉｏＦｒｅｑｕｅｎｃｙ，简称ＲＦ）。射频技术的基本原理是电磁理论。近年来，便携式数据终端（ＰＤＴ）的应用多了起来，ＰＤＴ可把那些采集到的有用数据存储起来或传送到一个管理信息系统。ＰＤＴ存储器中的数据可随时通过射频通信技术传送到主计算机。操作时先扫描位置标签，货架号码、产品数量就都输入到ＰＤＴ，再通过ＲＦ技术把这些数据传送到计算机管理系统，可以得到客户产品清单、发票、发货标签、该地所存产品代码和数量等。ＲＦ技术适用于物料跟踪、运载工具和货架识别等要求非接触数据采集和交换的场合，由于ＲＦ标签具有可读写能力，对于需要频繁改变数据内容的场合尤为适用。
以上所列举的物流技术为会展物流的现代化提供了技术支持和保障。相信今后物流技术会有更多创新，因为物流技术的创新是时代的要求，也是提高物流效率最直接、效果最好的方式。
（第三节）会展物流系统的管理
一、会展物流系统管理的内涵
物流系统管理是以物流过程整体为对象，对供应、制造、销售全过程中产品、服务及其相关信息的流动与储存进行规划、执行和控制的动态过程。
物流系统管理从２０世纪７０年代至今，主要经历了从企业物资各个系统的实体流动，到以先进的生产模式为核心，集成管理整个供、产、销系统的过程。目前物流系统管理的概念又进一步发展，从单纯针对物质流的管理，向以物流系统中供应商、制造商及分销商协作关系为主要内容的供应链管理的方向发展，其宗旨是通过供应链伙伴关系的建立与维护，减少不确定性带来的风险，提高企业对市场的快速反应能力。
信息技术的发展为物流管理带来了革命性的变化。信息技术是实现整个系统协调与控制的基本工具，借助于有效的信息采集、处理及传递手段，可以最大程度实现信息的共享，从而使整个体系中的成员能够相互协作、统一行动，最终实现物流、信息流及资金流的整合，提高会展物流系统的整体效率。