虽然看不到和你通话的人，但也要像他们就在你面前一样对待他们。他们一直注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把全部的注意力投入在电话中。你的态度应该是有礼貌的，声音是适中的、清晰的、柔和的，不要在电话里喊叫或声音很尖。有趣的是，如果你要使你电话里的声音好听，你试一试带着微笑说话，你会发觉，虽然对方看不到你的微笑，但他听到你的声音时就像看到你在微笑。这个试验你不妨试试，非常有效，人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼。
2.接电话礼仪
在电话的通话过程中，接电话的叫作受话人。虽然受话人处于被动的位置，但也不可因此而不讲礼仪规范。
（1）不要在铃响瞬间马上拿话筒
很多公司都教新进人员说“电话一响，就马上接起来”，其实接电话不是比赛拔枪，看谁快。第一次铃声未响完前，啪的一声就接起来，接着就像连珠炮般地说：“喂，××您好！”这样会让对方感到不知所措。
电话不是看谁接得快的比赛，所以至少也要等到第一次铃声响完后，再接起来。
如果站在拨电话的人的立场设想，就不难知道为什么了。当我们想打电话而拿起话筒时，多数人一边拨着号码，脑海里边整理着要讲的内容，然后对方电话铃声开始响，从话筒里的蜂鸣声，我们首先要判断电话是接通还是占线。如果接通，才会说“喂，××您好！”接着才报上自己的姓名及打电话的目的，这是一般正常的步骤。
可是铃声还未落，就有人回答“喂，您好”，这时拨电话的人的心理准备尚未就绪，所以也许就会兴起再重打一次的念头，搞不好就会说“啊，对不起！打错了”。实际上，这种例子也常常发生。
因此，放置一段“时间”，会让人感到更自然。
（2）需要随声应答
在电话中如果静悄悄地听对方讲话，由于对方看不见这边的表情，也很容易让说话者不安。见面时可以安静地在一旁点个头、笑一笑，可是在电话中就不能这样了，电话一定要不断地随声应答才能使谈话进行下去。
随声应答时，最恰当的用语就是“是的”。
譬如说，某家商店老板打电话给往来银行的职员说：
“刚才我去收钱的路上，不小心把印章给弄丢了，可是今天我有急需，无论如何一定要领十万元出来，可否在没有印章的情况下让我领钱呢？”
如果受话人一直静静地闷不吭声地听，说话的人一定会觉得不安，这时适当加入一些回应用语为好。
“刚才我去收钱的路上，不小心把印章给弄丢了（是的），可是今天我有急需，无论如何一定要领十万元出来（是的），可否在没有印章的情况下让我领钱呢？”
回应时，除了表示在听之外，还具有促使对方尽快讲出要点的效果，而且还可留给对方一个好印象。
（3）音色甜美也很重要
当你通过电话谈话时，无论是在家还是在办公室，你的音色以及表达能力都是至关重要的，因为电话另一端的人根本不能看见你的姿势和面部表情，印象完全取决于你的声音。
“用电话做生意时，也不能忘记微笑。”这是卡耐基所讲的话，从这句话不难知道电话可以通过声音把讲电话的人的感情或态度完完整整地传给对方。
因此，在电话应对上，跟当面应对一样，甚至可以说正因为看不见神情或态度，所以电话应对更要加上诚意。
我们常常可看到有些人在拜托或是讲答谢的电话时，对着电话机深深地鞠躬，虽然对方看不见，但那正是打电话的正确态度。散漫的姿势，譬如整个人瘫在椅子上，托着下巴，躺着接听电话时，其态度或声音的语调一定会反映在对话的内容中，传给对方。
（4）对打错电话的人态度要和蔼
在工作场合中，当接到打错的电话时，也要跟接听一般的电话相同，要有礼貌。为什么这么说，因为若是大公司的话，打错的电话很可能包括一些自动转接电话，这是因为大公司业务繁杂，人员众多，导致有些人连单位也弄错。
就服务业而言，打错电话的人，不管打到哪里都有可能成为客户，只要这样想的话，这绝对是向打错电话的人顺便做推销自己公司的绝佳机会。
（1）至少要说声“对不起”
相信每个人都有打错电话或接到打错电话的经验，当自己打错而对方只生硬地说一声“你打错了”就挂断时，虽然是自己的错，但你也一定会相当不愉快。
接听电话的人一拿起话筒，当知道是打错的电话时，立即以很不悦的语气说“你打错了”，随后便咔嚓一声挂断，然后还很气愤地想“没礼貌的家伙！连句抱歉也没说”，可是事实上，这常是连给对方道歉的机会都没有，就立即挂断电话的缘故。而打电话的人也一样，有不少人知道打错后，连句“对不起，打错了”也没说，就挂掉。
（2）接电话的人要有宽容心
仔细想想，接到打错的电话不用付电话费，更何况对方又是无心的错误，所以在态度上多些宽容又有何妨呢？
“铃铃铃……”
“喂，××兴业，您好。”
“王兵在吗？”
单位没有电话中所提到的这个人，八成是打错的。
“对不起，请问您要哪里呢？”
“不是××工业吗？”
“不，我们这里是××兴业。”
“啊，对不起，我打错了。”
“没关系。”（以和乐的语气）这样的应对不会让对方感到不高兴，甚至还可能给对方一个好印象。其实换个角度想想，对公司而言，有时候一个打错的电话反而更具正面效果，一个良好的应对，极可能变成推销自己公司的公益广告。
如果某个单位一天之中接到一次打错电话，只要应对得体，那么一年之中就可以留给300个人好印象，长年累月，就无法衡量这家公司会得到多少好处了。相反的，如果一直留给对方的是负面印象的话，那么对公司的打击也将非常大。
日本有些公司在教导员工接电话时，甚至做到如果知道打错电话的人想打去的地方，还要告诉对方其电话号码的地步。
像这样的心理准备及教导，不仅是针对打错电话，就连电话应对的礼节也可因此更上一层楼。
（5）指引道路要热情、简洁
很多服务业常常会接到这种询问电话，“我想到贵公司去一下，请告诉我该怎么走好吗？”
一般只要是这种主动打电话过来的情形，有很高的概率会成为顾客的。为了要给顾客一个好的印象，提供一个经过整理并且简洁的说明是非常必要的。
为此，从平常我们就必须做好一些经过整理指引道路的“标准”提示，并深植于脑海里，以便随时朗朗上口，如果临阵还需要再想一下的话，就会出现“嗯……”、“哦……”、“我想……”的情形，如果说得不流畅时，很容易让对方留下不好的印象，“搞什么名堂？连指引带路都这样不流畅，这家公司想来也不怎么样。”
说明要点时，重要的是一定要以简单易懂为前提，另一个重点是当听到“请告诉我该怎么走”时，绝不可再问一些像“你是哪一位？”或“你有什么事？”等。
因为对方只是想知道地点而已，只要简洁地说明就够了，根本还未到要问对方有何事或是姓名的地步，或许对方是要到这一带来，或只是以此为目标而已，或者对方根本不是顾客，而是想前来销售某样东西的推销员罢了，其实统统无所谓，只要给对方留下一个好印象，一定会有正面的意义，而且说不定哪一天就会开花结果的。
当别人在询问地点时，如反问对方“有什么事？”“你是哪一位？”
时，很容易让人听出弦外之音，意思好像是，“要看内容才决定告不告诉你”，或者是“要看是什么人才决定说不说”。服务业只要有这种差别待遇的情形，就会给人留下不好的印象。
（6）使对方乐于和你交谈
电话应对太草率会使对方不悦。某人打了三次电话找经理，都没联络上。傍晚，第四次打来。接电话者只是漫不经心地看了眼经理的座位就回答对方：
“现在不在座位上。”
对方说：“等会儿回来吗？”
接电话者忙于其他的事而让对方稍等，然后再拿起听筒，对方又问：
“经理去哪了？”
“去外面！但不知去哪！”
使对方火冒三丈：
“你到底要我打几次电话！刚才说不在座位上，现在又说外出了，你到底在说什么？”事实上，并不完全是这个接电话者的错，前三次并不是他接的。
但是，对方来电话三次，未曾有人转达经理，也未作任何处理。
第四次来电话仍不受重视，说明接电话者缺乏诚意。受此冷遇，对方当然会生气。
接电话的人应该客气地说一句：
“请问哪里？”或是“要不要请他回你电话？”等，表现出积极的应对礼貌，对方必能心平气和地继续与你交谈下去。
因电话纠纷而失去重要客户是得不偿失的。因此，每接一次电话，都要将对方视为自己的客户或朋友，态度恳切，语调适中，使对方乐于和你交谈。
（7）安静挂上话筒是礼貌
“……那么，这件事就拜托您了。”
“是的，我知道了，我会转达的。”
到此为止的表现都算恰当，可是接电话的一方却先挂断了。有时因挂电话的方式过于粗鲁，而这时对方若还持着话筒时，对方不禁会觉得有所不安——“刚才是不是讲错了什么，而惹火了对方？”挂电话时一定要确认对方先挂了电话之后，自己再轻轻地挂上，这才是真正的礼貌。
原则上如果是自己打去，那么应该先挂电话，不过若对方是客户时，还是等对方先挂上后自己才挂，较为妥当。
也就是说，在服务业方面，不管什么场合，只要让对方先挂电话准没错。
就像写信时的P.S.（附注）一样，有时候打电话时，也会以为讲完了正准备挂电话时，突然又想到刚才忘记讲的事情。
因此，就在正准备讲“啊，对了，还有一件事”时，电话却被对方挂断了，虽然对方没有任何恶意，但打电话者感觉上总是不大舒服。
如果这种情形持续个两三次，打电话者由不得会抱怨那家公司给人的感觉真糟糕。
3.商务电话的礼仪与技巧
掌握好使用电话的礼仪，是体现一家公司素质或企业形象好坏的标志之一，在公司或企业中与家中使用电话的情形有所不同，值得注意。
公司电话的交谈对象多是生意往来客户，所以当公司的电话铃响起，接电话的无论是哪一位先生或女士，纵然不知道对方是谁，都应该表现出基本的礼貌。比如，拿起电话就应该说：“您好，××公司，请问找哪一位？”或是“你好，我是××公司，请问您是哪一位？”当对方报出公司名称或个人姓名后，稍微寒暄两句即可进入正题。如果对方没有主动说出自己的身份，自己应礼貌地表示：“对不起，请问您是……”
当我们在电话里进行交谈时，谈话时的声音应尽量清晰、沉稳。
假如是女士，还可以在电话里带有亲切感，使对方的谈话轻松自在些。
当然，谈话应简明扼要，避免长时间电话交谈。如果是自己打给对方，不妨事先将重点谈话内容列于便条上，以便谈话的思路清晰、明了。
谈话结束后，应该说一声“再见”、“谢谢”，不可贸然挂电话。如果对方是上级机关的领导或职高年长者，一定注意等对方挂断后，你才可挂断。
对于刚进公司不久的职员来说，所接到的电话可能有许多不是打给自己而是打给别的职员的，如何适当地处理好这些电话，是练习电话应对的第一步。当你礼貌地报出公司名、弄清楚对方需要找的对象后，就这样说“好的，请稍等。”然后尽快转告给当事人。如果知道对方是谁，亦可与此一并传达给当事人。若当事人不在，可依实际情形告诉对方“对不起，他有事外出了”或“他正在主持会议，暂时不能离开”，“请问要留下口信吗？我可以代为转达”，等等。如果对方要求留言，应将内容正确地记录下来，附上对方的公司、姓名及打来电话的时间，等等，之后转交给当事人。如果你这样做，是会受到欢迎的。
当你用电话联系业务时，对方无法接电话，这时候你该怎样进行电话对答呢？
第一，假如对方正在接听别的电话，你不妨表示自己可以等。
第二，假如对方人在公司，但有事走开一会儿，你可以待会儿再拨，或是留下自己姓名、电话，请对方回电。
第三，假如对方已经离开公司，暂时不回来，你可以问“他大约什么时候回来？”接着还可以说，“回来的时候，请麻烦转告他，我打过电话找他”，等等。
在电话里由于看不见对方，而只能凭声音与对方进行沟通，因此你的语调和用词应格外谨慎。
你仅凭声音判断对方就不够严谨，比如有的电话的声音听起来相当年轻，实际对方却是个年纪不轻的总经理。当你知道真情后，会为自己的态度后悔莫及。有些人以为反正对方看不见电话这一端的情形，从而在态度上有所怠慢，殊不知一个人的语调会随着态度甚至表情的变化而改变，即使是隔着一部电话机，仍应视之为面对面的交谈。
在认真聆听对方说话的同时，还应适当附和，你若是一直闷不作声或毫无反应，就会使对方感到不安，因此你应向对方表示自己正在聆听。但是，在电话里说话终究只能表达到某种程度，如果内容过于冗长、复杂，应向对方表明“详细内容将以书面形式寄去”。
当然，在电话里最容易犯的也是最严重的失误莫过于“听错”，尤其是遇到一些发音容易混淆的词汇，往往会造成双方不必要的困扰或误解，进而影响到双方工作的进展。为了防范这一类的疏忽，听者应该重点复述一遍，以求确认无误，例如“明天下午3点在上海体育馆4号门会合”，时间、地点一定要表达得明确易懂。如果对方的发音不够清楚或声音太小，应慎重地要求对方重复一遍，或自己再重复一遍时间、地点，以征求对方认可。
有时候，正当你一切准备就绪，迈出办公室时，却接到一个临时打来的电话。在这种情况下，假如这个电话不是非常重要的，可向对方坦白表示：“很抱歉，现在正好有急事必须外出，能不能稍后再由我打电话与你联络？”这种很得体的处理方式，大都能够取得对方的谅解。而真正的问题往往出在内容重要，无法中途打断的电话。当你遇到这种情形，也不要着急，你可以先委婉地请对方稍候一下，然后打电话给预定拜访的对象，打招呼告诉他们自己目前的状况，并表示可能会比预定时间晚X分钟抵达，请对方谅解。
接听对方电话事前最好有所准备：
a.在桌上摆上记录本、铅笔和计算器。
b.在桌上摆好与电话内容有关的底稿和文件。
c.准备一个恰当的理由，以便在不愿与对方发生争执时，中断电话交谈。
d.接电话时注意倾听，先把整个事情搞清楚，少说话，让对方说得越多越好，尔后再回答对方提出的问题。
e.不要忘记重复对方谈的重要内容。
f.做个电话摘要，重要的事情马上存档。
g.不要因为电话费随秒增加，而迫使自己匆促决定。
商场犹如战场，情况千变万化，人物众多复杂，如果你能以娴熟的商界礼仪规范约束自己的言行，那么，你就会驰骋商场，得心应手。
（二）名片礼仪
一般而言，交际愈广、地位愈高的人各种应酬也愈多。特定范围的聚会，大规模的盛宴等一些日常联络，如果应酬得当，能巩固已有的人际关系网，还能不断使之扩充和壮大，以适应自己的身份和地位需要，并在事业上“和气生财”、蒸蒸日上。
因此，应酬是现代人所必须了解的一门社交艺术。“应”就是接应，接受旁人施加于你的；“酬”就是酬答，即你接受了以后报答人家的。