安排有关的迎送人员应该和主要迎送人员商议并征得他们的同意，至少应该让他们知道有谁参加迎送。同时，还应确定各位迎送人员的正式头衔，以备主要迎送人在介绍和翻译时使用，安排防止出现差错。安排迎送人员的数目不宜过多，握手是很浪费时间和精力的，但应在客人来访过程中，与主要人物或主要部门负责人握手。
（3）献花
对于来宾，在迎送仪式上要安排献花，这也是国际交往中的一项重要仪式。献花须用鲜花或鲜花扎成的花束，且要保持整洁、鲜艳。献花忌用菊花、杜鹃花、石竹花和一些黄色花朵。有的国家习惯送花环或一二枝名贵的兰花、玫瑰花等。但也要注意，有些国家在献花方面有某种禁忌。如有接待信仰伊斯兰教人士时，不宜由女子献花。而且要注意献花的时间，适宜在迎送人员和客人握手完毕之后。
（4）介绍
客人与迎接人员见面时，应相互介绍。我们知道，通常的原则是，把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的，把男士介绍给女士。那么，在迎接外国来访者时，就应先将前往欢迎的人员介绍给来宾，然后由来宾中的主要负责人再介绍他方人员。当然，这个工作还可由礼仪工作人员或其他接待人员完成。
被介绍者应微笑点头或者说声“您好”、“Hello”作为招呼语，千万不可面无表情，无所表示。在双方介绍人士时，遇到外宾主动与我方人员拥抱时，我方人员不应推卸或勉强应付，而应作出相应的表示。
有时，介绍时还要递送名片。涉外人员使用的名片最好能用两种文字印刷，这样就可以方便对方用他所熟悉的文字知道你是谁，也便于今后查找你的名片时，能读懂相关信息。而且，人们都对能讲或能使用自己母语的人发生好感，也会记忆较为深刻，这无疑会有利于你以后的公关工作。即使你是重要人物，也千万不要认为人家都会记住你的名字或联系方式之类的信息，还是应该使外宾感到方便为佳。
（5）陪车
不论迎送都应该安排陪车。有的安排主人陪车，也有的安排其他人员。
如果主人陪车，应该坐在客人的左侧。翻译可以坐在加座上，也可以在司机旁边，但不宜和迎送人员坐在一起。上车应该先请客人从右侧进去，而不要再在车内找位。如果客人自己已坐下，就不要让他重新更换座位了。
在车前可装上小旗或标牌做为标志，便于其他接待人员辨认区分。
（6）迎送中的其他注意事项
①迎送车辆应事先妥为安排，不可临阵调遣，给人以仓促之感。
②迎送身份较高的客人，事先应在机场或车站、码头安排贵宾休息室，准备饮料。
③客人的住处、膳食应事先安排好。如有条件，在客人抵达之前就应将住房地点，房间号码、用膳方式、日程活动安排、联络方式、联络人等事宜通知到具体客人。如做不到，也可将上述内容打印成文字材料，在客人到达时分发给每位客人，或通过对方的联络秘书传达。这既可避免一些不必要的混乱，又可使客人心中有数，以主动配合。
④客人到达后，一般不要立即安排活动。应给客人留下一定的休息或适应时差时间。
⑤指派专人协助客人办理入境手续及机票或车票、船票和行李提运、托运手续等事宜。客人到达后，应尽快进行清点并将行李取出，送到住处。
Ⅲ会晤中的礼仪
在涉外活动中，不论是什么性质，一般均应根据双方身份及来访目的，安排相应领导人和部门负责人会见和会谈。
会见与会谈是涉外交往中一种常见的和重要的活动。会见与会谈的目的在于双方通过直接的、面对面的交谈与互动来增进感情、加深了解、交流看法，或通过磋商来解决矛盾，达成共识。所以，涉外交往中的许多成果都是在会谈的过程中形成的。其中，谙熟并遵循会见与会谈的一些礼仪要求，对于保证这项活动的成功无疑有着重要作用。
会见，国际上又可分为接见或拜会。凡身份较高的人士去见身份较低者，或是主人会见客人，一般称为会见。凡身份较低的人士去见身份较高者，或是客人去见主人，一般称为拜会或拜见。我国一般不作上述区分，统称为会见。从内容上讲，会见有礼节性的，也有政治性的、事务性的等具有实质意义的会见。礼节性会见一般时间不长，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事务性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性。会见与会谈时应注意的礼仪有以下内容。
（一）会见座位安排
会见时，无论是在什么样的房间，都必须依人数的多少、房间的大小及形状、房门的位置等情况而定，宾主可以穿插坐，也可分开坐，取决于采用何种方式方便讨论或谈话。会见场所的座位形状有弧形、方形（长椅和单椅两种）。
（二）会谈座位安排
会谈的座位安排一般是依照西方惯例，使用长方形、椭圆形或圆形的桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人以背向门落座，而让客人面向大门。其中，主要会谈人员居中，其他人按照礼宾顺序左右排列。在这里需要说明的是，许多国家都把译员和记录员安排在主要会谈人员后面就座。我国习惯上是把译员安排在主要谈判人员的右侧就座，这主要取决于主人的安排。
在日常应用中，某些单位还会有一些更适合自己所要求的一些方式。必须指出的是，无论何种方式，都必须体现出双方（或各方）相互平等的意念，而不能表现出故意把哪一方放在前冷落另一方。
（三）会谈或会见的准备工作
①提出会谈或会见（下文统称会见）要求的一方，应该把要求会见人的姓名、职务以及目的预先告知对方，同时将自己一方参加会见的人员名单（包括姓名、性别和职务等较详细的情况）提交对方。
②被要求会见的一方，在得到通知后，应尽快申请，在上级部门批示是否可以之后，要尽快通知对方会见的时间、地点、会见人员和注意事项等。同时安排会见当中的一些具体事项（如接送人员、车辆、场地、旗帜、茶点、座位卡等等的安排）。在初步准备妥当之后，还要通知对方有关具体情况。这时不要忘了通知我方参加会见的其他人员及有关事项。
③一般说来，主人应该首先到达。但如果是高层人士接见，那这位人士可以在客人到齐后再到场。
④应该使用室内面积和参加人数相宜的房间。如果房间面积较大，人数较多，需要准备扩音器并预先调试好。同时，还要在桌子或椅子上摆放中外文书写工整而且字体较大（便于识读）的座位卡，或者由对外宾比较熟悉的几位人士引导就座。
⑤如果摆放有茶几或桌子，还应准备些饮料。我国主要是准备传统饮料——茶水。夏天加冷饮，有时也摆放矿泉水等，但不可准备含有酒精的任何饮料。如果会见时间长，还可准备咖啡或红茶。
⑥如果准备合影，要预先在我方统计好有多少人需要照相，并画好合影图，安排好礼宾次序。一般是主人居中，主宾紧挨主人的右边，主客双方间隔排列，两端则由主方人员把边。如果需要分前后排分列，还要考虑第一排人员的身份、双方人员在职位上的均衡（前排要安排主要人员），同时也要注意到场地的大小、是否能把所有的人都摄入镜头等等。合影的时间一般安排在主客双方见面之后，会见是在合影之后开始的。但有时合影也放在会见之后。
⑦客人到达时应该派代表到门口迎接，并负责引领入会客间。客人身份很高而企业也有条件时，可以考虑铺设地毯。会见结束后，主人应送客到车前或在门口道别，目送客人离去后再离开。
（四）交谈的礼节
谈话是人们交流感情、增进了解的主要手段。在涉外活动中，它也是企业开展公共关系的最主要方式。这里不仅仅是指要有一个或几个好的翻译，它还指要会使用在谈话中的各种礼节，以期达到成功地合作。万勿在外宾面前因言辞而丢人。
谈话无疑是一门艺术，在日常生活中，有的人说话能起到好作用，但有的人却一开口就让人不欢而散。掌握好如何使人由爱听你的话到接受你的意见，就是谈话的艺术。这里仅就谈话方式这一关系到礼节性的问题作出论述。
①在我们谈话时，要学会随时注意对方的反应，更要给对方机会来阐述他们的观点和要求。而不要一味主观地揣测对方，凭自己的想像作判断和发表意见。这样就会使对方感到在发言权上得到了尊重；反之，如果你搞“一家之言”，那只会使对方反感，甚至丧失了与你合作的兴趣。
②谈话中尽量不要使用方言和土话、俗语等不规范的语言，无论你的讲话多么精彩，你的目的是要让对方（外宾）听懂，这是最主要的目标，其他的都必须为它让路。如果你弄了许多让翻译为难的字词，那就证明你的讲话是失败的，对外宾已经没有多少实际意义了，因为对方根本就听不懂。
③谈话以让对方听见和听清为准，声音不要过高。我国沿海某地的人们日常生活中讲话声音较高，在与外宾谈话时，常常会不自觉地高声讲话，结果外宾以为这些中国人爱争吵、易恼怒，随即产生反感和鄙视的情绪。
④话题要因人而异，要多以与对方相关的事情为话题。切不要话题太专业化或总是以和自己有关的事情为题，这样就会让对方觉得话题枯燥，甚至感到厌倦，并由此而对你产生很不好的印象。
⑤谈话对象要尽可能得多，尤其要多与客人交谈，争取与每一位客人都谈笑风生，让每个客人都感到你注意到了他，并对他有所了解。这样他就会有受到重视的感觉，从而对你和你所代表的单位产生好感。
⑥向对方讲话时，要注意目光保持平视，俯视显得傲慢，仰视显得卑怯，这两种印象都应该避免。谈话时，眼光要柔和、安祥、沉着、善意。面部表情要尽量保持微笑和轻松。在合适的场合所使用的表达方式要活泼幽默，以营造一个良好的、融洽的气氛。
⑦当对方讲话或说话时，不要轻易去打断他，这样显得很粗鲁，即使要补充或发表意见，也要等到对方讲完后。
⑧在任何一次成功的谈话中，如何选择话题是关键的技巧。在谈话中也时常出现冷场，这时也需要迅速寻找下一个话题。