意见的主要特点：一是有比较强的针对性。因为意见不是凭空产生的，而是从实际情况中产生的。它是对实际进行调查研究的结果，实际工作中出现和存在着这些重要问题必须解决，经分析综合后才得出解决和处理这些重要问题的办法，是有的放矢、对症下药、方向明确、目标明确的。二是具有建议性。下级机关上报给上级机关的意见，是下级机关在实际工作过程中，对某一情况某个问题有了更深的全面的了解和认识，并找到了更好更多的处理办法，为了推动工作的进展，促进问题的解决，取得更好更大的成果，便形成了较完整的、系统的意见，提供给上级。这些意见实质上就是建议，建议上级听取这些意见做出决策。事实上，有的意见就是在上级授意之下由下级经过调查研究撰写出来的，其建议更容易被上级接受。三是指导性。上级机关直接下发意见给所属机关，是对下属机关的工作问题提出要求和做法，使下属机关明确认识，懂得努力方向，找到解决问题的方法，对工作具有指导性。自2001年1月1日起，国家行政机关已使用不少意见这个新文种。
三、意见的写作方法
意见的写作方法，可分为格式、内容两方面来谈。
1.在格式写作方面，包括以下四点：
（1）标题。标题的写法有两种：一是写明发文机关、事由和文种，即写出完整的标准式的标题。如《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》。二是写明发文事由和文种，省去发文机关。如《关于推进小城镇户籍管理制度改革的意见》。有的标题在“意见”前面加上“指导”二字。变成“指导意见”。如广西壮族自治区供销合作社制发的《关于深化基层供销合作社改革的指导意见》。意见的标题不能省去发文机关、发文事由而只写文种。这是不同于其他公文标题的地方，要特别注意。
（2）正文。正文是意见的主体和核心部分。一般写法是：首先，写明缘由，说明提出意见的原因、理由和根据，包括概述工作情况、发现的问题以及解决问题的重要性和必要性。其次，写明具体的意见，包括如何明确思想认识、目标、任务、原则、要求，采取什么措施，运用什么方式、方法，如何加强领导，发挥组织作用，坚持正确的制度，依照什么法律办事，等等。一般采取分条列项的写法，或者加上小标题、数码分成几个部分来逐一具体写明。因为意见这种公文是供上级做出决策的依据，又是给下级贯彻执行的工作指南，要写得清清楚楚、明明白白。这是正文中最重要的部分。最后，写结尾语。上级下发的意见，可以提出希望、要求。例如，有的要求“采取积极的措施认真抓好落实”；有的要求在什么时候将贯彻落实情况“做出报告”，等等。下级发给上级的意见，可以写“清予批评指正”之类的话。如果是请求上级批转、转发的，可以写明“以一上意见如无不妥，建议转发各地区、各部门贯彻执行”。有的意见也可以不写结尾语，文内把话说完了，也就完了。事终墨断，自然收笔。
（3）落款。即在正文之后的右下角写明制发此意见公文的机关名称。如标题已写明制发此意见公文的机关名称，可不落款。
（4）日期。即在落款下面写明制发此意见公文的年、月、日。
2.在内容写作方面，是指正文部分的写法。由于意见的种类不同，其写法就有所不同，如规定性意见是对所属机关、组织和人员提出规范性的要求和措施；建议性意见是下级机关对上级机关提出工作建议；指导性意见是上级机关对下级机关进行工作指导；实施性意见是对某项方针、政策、方案、计划如何实施得以落实；政策性意见是重点阐述有关政策的提出和执行等等。在写作中就要抓住各自特点来叙述。
例文：
关于实施中小学危房改造工程的意见
在党中央、国务院领导下，经过各级人民政府和广大人民群众的不懈努力，全国中小学校舍建设和危房改造工作取得了明显成绩，中小学办学条件得到明显改善。但是，部分地区仍大量存在中小学危房，严重威胁着师生安全，影响正常的教学秩序。引起了各方面的重视。为了加快中小学危房改造步伐，国务院决定，从2001年开始在全国实施“中小学危房改造工程”（以下简称“工程”），力争用两年左右的时间基本消除现存的中小学危房。为保证“工程”的顺利买施，现就有关工作提出以下意见：
一、买施“工程”，集中解决中小学危房问题，使中小学生和教师在安全、整洁的教室中安心学习和教书，是贯彻《中共中央、国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》（中发[1999]9号）的重要举措，是把“基本普及义务教育和基本扫除青壮年文盲”作为“重中之重”的具体体现。国家对中西部贫困地区的中小学危房改造提供适当资助，充分体现在西部大开发中国家对中西部贫困地区基础教育的关心和支持，有利于保障中小学师生的人身安全，促进青少年身心健康发展，也有利于进一步减轻农民的教育负担。因此，地方各级人民政府及各有关部门要从实施科教兴国战略的高度和贯彻党中央、国务院关于减轻农民负担的大局出发，高度重视，通力合作，认真组织实施，确保中小学危房改造工作按要求完成。
二、“工程”由教育部、国家计委、财政部和地方各级人民政府共同组织实施。中央投入“工程”专款30亿元，重点补助中西部贫困地区。按照基础教育“地方负责，分级管理”的原则，地方各级人民政府对中小学危房改造工作要切实负起责任并保证投入，确保在两年左右实现“工程”确定的目标。中央专款补助的地区，地方人民政府应安排必要的配套资金，地方配套资金由省级财政承担。除个别危房改造任务重、有特殊困难的省（直辖市）外，东部地区的危房改造资金原则上由本地区财政解决。“工程”的实施要与教育结构、学校的布局调整相结合，要与国家贫困地区义务教育工程的实施相结合，统筹考虑资金安排。
为改造危房而开展的农村教育集资，应严格按照中央有关精神和规定的程序报批，不得借此向农民乱收费和摊派各种费用。
三、为加强对“工程”的领导和管理，成立由教育部、国家计委、财政部有关负责同志组成的“工程”部际协调小组，协调决定“工程”建设中的重大问题。协调小组下设办公室，具体负责“工程”建设项目的实施管理和检查评估工程。办公室由教育部、国家计委、财政部有关同志组成。各地区也应成立相应的机构，负责“工程”的领导和管理。
四、实施“工程”之前，各省（自治区、直辖市）和计划单列市教育行政部门要会同财政、计划、人事、编制等部门，制订中小学校舍布局调整规划。规划应根据覆盖人口数、服务半径、经济水平、地理环境和教育中长期发展的需求及农村城镇化建设规划，周密测算。对农村分散的教学点，能够撤并的要尽可能撤并；有条件的，可结合“工程”的实施建设一批寄宿制学校。不在学校布局规划内的危房应坚决拆除。凡未做好中小学校舍布局调整规划的省（自治区、直辖市）和计划单列市，中央不拨付“工程”专款。
各地区要在中小学布局调整规划的基础上，对按规划需要改造的中小学危房进行一次彻底排查、核实，以此为依据制订中小学危房改造规划。纳入“工程”的项目要落实到学校。
五、“工程”实行项目管理，由项目学校按照规定的文本格式和程序，将项目申请报告上级、省级有关主管部门后再统一上报“工程”部际协调小组办公室。项目学校所在的县要设立“工程”资金专户，资金封闭运行，根据“工程”进度拨款。中央专款和地方配套资金必须保证全部用于“工程”项目建设，严禁将“工程”专款用于清偿以前中小学校建设欠债或挪作他用。对克扣、挪用“工程”资金的现象，要严肃查处，并追究有关人员的责任。“工程”在选择1至2个省（自治区）先行试点的基础上，再逐步推开。
六、改造、重建的校舍。应本着“牢固、实用、够用、方便学生”的原则进行建设，严禁搞脱离当地实际的建设；工程建设实行质量目标责任制，责任落实到人。要做好科学规划、地质勘探和设计工作，确保施工质量。改造后的校舍最低使用寿命须在50年以上。
彻底消除中小学危房是一项长期工作任务。通过“工程”的实施，各地区应建立起消除中小学危房的工作制度。要对中小学校舍状况检查、危房修缮和改造、事故认定以及相应的资金安排等做出具体规定，明确责任，逐步形成一个消除中小学危房的有效机制。“工程”完成后，再出现新的危房问题，由地方各级人民政府统筹解决。
教育部
国家计委
财政部
2001年1月13日
（注：国务院于2001年2月17日待发）
一、函的含义
（第十四节）函
函，是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等所使用的公文。函。就是信，包括私人的信和公务的信两种。公务的信即“公函”，简称为“函”。公函有广义、狭义两种。广义的函指所有的公务信件，包括不编文号、不拟标题、不打印的各种便函在内。狭义的函指专门作为正式公文使用，格式和写法都与正式文件差不多。这里所讲的是狭义的函。函，作为上行文、平行文、下行文均可。但是，主要在平行机关和不相隶属机关之间用于商洽和联系工作。它作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
二、函的特点
函的主要特点：一是行文方向多样性。因为函的行文，可用于上行文、平行文、下行文，也就可用于对上级、平级、下级机关和不相隶属的机关。这是其他种类公文无法与之相比的。二是使用范围的广泛性。因为无论哪一级的党、政、军、团体、企事业机关单位都可以相互使用函。函除了具有代行通知、请示、报告、指示、批复等功能外，还具有相互商洽工作、询问等功能。所以，其使用范围扩大了。三是写作灵活简便性。因为函的行文比较自由，犹如平时写信一般，不如使用其他种类公文要慎重地考虑行文关系。函的内容可以写大问题，也可以写小问题；可以写大事情，也可以写小事情，开门见山直接人题。书写、印发、运用都方便。由于有以上特点，函成了使用频率高、范围广泛的一种公文文种。
三、函的写作方法
函的写作方法，由于作为正式公文文种来要求，也就与其他公文文种有类似的要求，因而同样可分为格式、内容两方面来谈。
1.在格式写作方面，包括以下四点：
（1）标题。标题的写法，一般有两种：一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的、标准式的公文标题。不过，关于文种的写法要注意，如属去函（或发函），只写一个“函”字就可以了；如属复函，则要写明“复函”。如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》（国办函[1993]2号）、《国务院办公厅关于调整国务院三峡工程移民试点工作领导小组部分成员的复函》。二是写明发文事由和文种，省去发文机关，如《关于委托考核评定社会科学专业干部业务职称的函》（如果是便函，一般不写标题，开篇就写收信机关。然后直陈其事）。
（2）正文。正文是函的主体和核心部分。其写法应视函的内容的实际情况而定。一般写法是：首先，写明发文的缘由，即为什么要制发此函；其次，写明发文的事项和问题，内容较多的可逐项、逐个、逐点列出予以写明；最后，写明希望或要求，一般都使用“特此函告”、“请复函”、“此复”、“特此函复”等等习惯语作结。
（3）落款。即在正文之后的右下角写明制发此函的机关名称。如标题已写明制发函的机关，可省去落款。
（4）日期。即在落款下面写明制发此函的年、月、日。
2.在内容写作方面，是指正文部分的写法，由于函的种类不同，其写法就有所不同。从下面文例中可以知道。
（1）商洽函。即主要是用于平级机关和不相隶属机关之间商量洽谈或联系工作时写的信。此类商洽性的函，较多地用在商调干部、人员，联系事务，查询或了解人和事，以及办理产、供、销等等各项经济事务。正文写法，开门见山写明发函的原因、理由和事项。最后写明希望与要求。态度要诚恳，有礼貌，让人易于接受。
例文：
××省人民政府关于请求支持我省恢复驻京办事处的函
北京市人民政府：
“文化大革命”前，我省在北京曾设立办事处。它对于沟通情况，加强联系，减少接待上的麻烦，促进各项工作的进展，起到了较好的作用。但是，由于林彪、四人帮的干扰破坏，在“文化大革命”初期被迫关闭。现在，根据加速社会主义现代化建设的需要，急需恢复我省驻北京办事处。为此，特请给予支持，协助恢复该办事处，并希望将我省原北京办事处用房（前门外××街××号）拨给我们继续使用。或另行安排用房。上述意见如何？盼予答复。
××省人民政府
××××年×月×日
（2）询问函。即是向有关机关询问有关问题而制发的信。此类函的正文，重点要写清楚所要询问的问题，有多少个就写多少个，以便收信机关回答。
（3）请求批准函。即是平级机关、不相隶属机关，需要向有关主管部门请求批准事项的时候写的信。正文写法，侧重于写清理由和事项。
（4）答复函。又称复函。即是对有关机关发来商洽工作、询问事项和问题、请求批准的函予以答复而写的函。此类函正文的写法，主要是针对来函所谈的内容，一一予以具体明确的答复。必须实事求是、准确、鲜明，有关政策、法律要合乎党和国家的规定，切忌想当然、差不多的做法。
（第十五节）会议纪要
会议纪要的含义
会议纪要，是记载、传达会议情况、议定事项和主要精神所使用的公文。
会议纪要，属于上行文、下行文。它是在会议后期或会后形成的。要求概要地反映会议的基本情况、主要精神和议定事项。如果是涉外会议的纪要，则是缔约各方经过会谈对某些专门性或技术性问题达成的书面协议，或者是对双边会议会谈情况及有关事项的正式记录，有的则是对协定等正式条约的补充和解释。涉外会议纪要大多都是辅助性的协议类外事文书，属广义的条约。制发会议纪要，让上级了解会议情况，对下级指导工作，要求与会机关和有关方面、有关人员共同遵守、执行会议议定的事项和完成部署的任务，都有很好的作用。
二、会议纪要的特点