（6）送文件物品的报告。即是下级机关向上级机关送交文件、物品的时候，随文随物附带写的报告。此类报告正文写法比较简便，只把文件、物品的名称、数量等交代清楚就可以了。
（7）备案报告。即根据组织原则、法规程序或有关规定，将有关事项材料或文件向主管的上级机关报告存案以备查考，称之为备案报告。此类报告正文写法，通常都很简短，只要把备案的事项材料或文件写清楚就可以了。
（第十一节）请示
一、请示的含义
请示，是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。
请示，属于请求性的上行文。行文的目的主要是对有关事项、问题等，请求上级机关给予明确的、及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。请示对于受文者上级机关似乎没有什么约束力，但是受文者上级机关完全有责任对请示的事项、问题等及时作出应有的答复。否则，发文者下级就无所依据，无所适从，无所作为。请示是事前行文，其作用在此体现得更为明显。
二、请示的特点
请示的主要特点：一是行文的单一性。即行文必须是一请一文一事。存一个请示中只能提出请求批准一件事项，或者请示解决一个问题，否则上级机关不好答复。如果是几件事，这必须是与一个具体问题密切相关的几个侧面，同时必须是受文机关能一次给予解决并批复的；一个请示只能主送一个单位，不可主送几个单位，否则“多头”请示就会造成责任不清，谁也不答复，或者同时答复，内容不一致，因而耽误工作。如果确实需要请示两个或两个以上的上级机关，一种办法是另外行文分别请示，另一种办法是必须分清主次，把上级主管单位（一个）和其他上级主管单位用“并”字分开，如“省计委并财政厅、物资厅”，以示区别。有一些请示像踢足球那样，从这个机关踢到那个机关，问题长期得不到解决，其中的主要原因就是发文者不懂得请示行文单一性这个特点，犯了一文多事、多头请示的毛病。很值得注意。
二是时限的急迫性。请示所涉及的事项、问题等，都是没有办理、没有解决的，而且都是急需办理、急需解决的。因为请示的内容范围一般都是：法规、政策等不明确；工作中的重大问题不懂得怎样解决；没有规章制度可以遵循；统一的原则需要变通；领导意见分歧无法统一，需要上级裁决；须经上级审批的项目，等等。这都要等到上级机关的批复后才能办理、实施。不能事前不行文，先斩后奏。请示发出之后，下级都焦急地等待上级的批复。上级接到请示之后，一般也都不敢拖延批复。尤其是在讲究建设社会主义现代化速度的今天，请示对时间性的要求更强，都想尽快地解决问题，开展工作，搞好生产。
三是关系的隶属性。请示特别强调必须按照上下级的隶属的直接的关系来进行，即下级机关向隶属的直接的主管的上级机关发文请示，不能向非隶属的机关发文请示。因为只有隶属的上下级机关才有主管和受管的关系，主管机关才有资格、权力给下级机关的请示予以批复。非隶属的机关却没有这种关系、资格和权力，否则就会乱了套，毫无作用。请示的事项如涉及其他非隶属的平行单位或有关部门的业务范围，应事先同他们协商，并需在请示中将协商的结果予以说明。若协商的意见不一致，应同时将双方的意见和理由在请示中反映出来，提请上级研究决定。
请示是我国目前使用范围较广、频率较高的公文文种之一。但是，有的机关单位对请示的含义、作用和特点缺乏认识，往往以报告代替请示，不用请示，或者把请示、报告混合在一起使用。这是错误的，应该予以纠正。
三、请示的写作方法
请示的写作方法，可分为格式、内容两方面来谈。
1.在格式写作方面，包括以下四点：
（1）标题。标题的写法，一般有两种：一是写明发文机关、发文事由和文种，既写出完整的、标准式的公文标题，如《教育部关于职工大学、职工业余大学、高等学校举办的函授和夜大毕业生若干问题的请示》。二是写明发文事由和文种，省去发文机关，如《关于清理整顿社会集团的请示》。不能省略到只写“请示”文种二字。
（2）正文。正文是请示的主体和核心部分。其写法应视请示内容的实际情况而定。一般写法是：首先，写明制发请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点。请示的事项、问题等能否得到上级的批准、支持，在很大程度上取决于请示中所说的理由是否充分、是否具有说服力。因此，应尽量写清楚请示事项、问题等的重要性和必要性，给上级留下鲜明、突出、深刻的印象，给上级造成一种迫切感，引起上级的重视和关切，便于及时批复。其次，写明请示的事项、问题等，这是请示内容的落脚点。必须写得具体、清楚、一目了然，以便上级更好地做出判断，表明态度。最后，写明批复的要求。一般用“以上请示当否，请予批复”，或“妥否，请批示”、“如何，请审批”来结尾。上述三个部分都必须具备，缺一不可。
（3）落款。即在正文之后的右下角写明制发请示公文的机关名称。
（4）日期。即在落款的下面写明制发此请示公文的年、月、日。
2.在内容写作方面，是指正文这个部分。由于请示的种类只有请求批复性、请求批转性两种，其写法无多大差别。从以下例文中可以知道。
（1）请求批复性请示。即下级机关向上级机关提出请求，上级机关必须予以批复，然后才能对工作进行部署和实施的请示。此类请示所涉及的内容大都是局部的、比较单一的、具体的事项、问题等。根据其内容的侧重点，这类请示又可以分为申述性请示、安排性（具体做法、计划）请示两种：
（1）申述性请示。这种请示是下级机关对工作中遇到的、自己无权或无力解决的一些问题，需要请求上级机关予以指示或批准，从而得以解决。正文写法的侧重点放在申述理由，讲清其重要性和必要性。同样写明请示的起因、理由，请示的事项（或问题），请示的结尾等三个部分。
例文：
关于要求解决××海关驻机场办事处编制的请示
×××人民政府口岸领导小组办公室：
××海关原驻机场办事处及工作人员，因1979年民航停飞河内国际航班后业务停办，并撤销办事处，其工作人员除离、退休外，其余的全部补充到其他海关。
随着××空港口岸自去年5月重新恢复开通后，机场办事处又重新组建，但人员编制一直没有落实到位，目前办事处人员是从××海关其他业务处室临时抽人顶岗的。由于人员来自各个部门，往往不能保证必要的人数上岗；同时由于业务不同，也很难适应空港口岸工作要求，对提高查验质量有一定程度的影响。现在国际航班、航线越来越多，机场办事处的压力越来越大，更急需配齐人员，才能适应改革开放需要，促进地方经济的发展，更好地为××首府发展经济保驾护航。为此，特向自治区人民政府口岸领导小组办公室要求尽快给××海关驻机场办事处解决15名人员编制，并能尽快落实。
当否，请批示。
附：×关政[1992]556号文
××市人民政府口岸办公室
××××年×月×日
（2）安排（做法、计划）性请示。即下级机关对某项工作、某个问题的开展或解决提出有关安排的意见，发文要求上级予以批准后才进行具体的布置和实施的请示。此类请示正文写法的侧重点放在如何安排的计划和设想上。但是，同样要写明请示的起因、理由，请示的事项，请示的结尾等三个部分。
（2）请求批转性请示。即对于那些带有普遍性、全局性的问题，或者是比较紧急的、重大的事项，涉及的范围较为广泛，往往需要通过上级机关批转、发至有关机关单位贯彻执行的请示。此类请示正文的写法，同样要写明请示的起因、理由，请示的事项，请示的结尾等三个部分。侧重点要写明请示的有关情况、目的、意义、作用，以及具体的做法、步骤、措施等等，以便上级批转之后能更明确、具体地贯彻执行。有的请示，还可由两个以上同一个级别的机关联合制发。
（第十二节）批复
一、批复的含义
批复，是答复下级机关的请示事项所使用的公文。
批复属于下行文，是专门用来答复下级机关的请示的。批复的目的就是使下级机关的请示有着落、有交代，使下级能据此进行工作。一般是一个请示给一个批复，不涉及请示以外的事项或问题。事实上，没有请示就没有批复，没有批复也就没有请示。因为上级机关是根据下级机关的请示来制发批复公文的。批复的主送机关、行文对象，就是发出请示的下级机关。当然，批复有时也抄送少数有关机关。
二、批复的特点
批复的主要特点：一是针对性。因为批复只在答复下级机关的请示事项时使用，表明态度，提出意见和办法。请示与批复类似于一问一答，有问有答，一求一应，有求必应。因而具有很强的针对性。二是权威性。批复代表上级机关的权力和意志，其内容体现了上级机关的决策、指示和意见，对下级机关有约束力。有些重要事项或问题的批示，常常具有政策、法规的作用。下级必须遵守、执行，不能马虎应付，因而具有权威性。三是简要性。批复对请示的事项或问题只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出意见、做法，不需要作具体的分析和阐述，词语简明扼要，因而具有简要性。
批复是国务院办公厅正式行文规定的公文文种。批示、批转、批发、转发、印发等都不是正式公文文种。有的机关单位把这些非正式公文文种当做正式公文文种使用。甚至以它们来代替批复这个公文文种，这是错误的，应该注意防止和纠正。
三、批复的写作方法
批复的写作方法，可分为格式、内容两方面来谈。
1.在格式方面，包括以下四点：
（1）标题。标题的写法，一般有两种：一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的标准式的公文标题，如《国务院关于同意开放呼和浩特航空口岸的批复》。二是写明发文事由和文种，省去发文机关，如《关于山东省设立蓬莱市问题的批复》（民政部1991年10月30日）。不能省去发文机关和发文事由，只写“批复”文种二字。
（2）正文。正文部分是批复的主体和核心部分，其写法应视批复内容的实际情况而定。一般写法是：首先，写明批复的缘由，往往只用一句话说明是应什么机关的什么请示而批复的。比如通常引用下级机关请示的来文日期、文号和标题，再加上“收悉”、“经研究现批复如下”等用语来说明批复的缘由。其次，写明批复的事项是什么，通常是逐项逐点列出说明。针对性要强，开门见山，直陈直叙，态度要明朗，观点要鲜明，所提意见、做法等要切实可行，符合党和国家的政策法规。不能无的放矢，含糊其辞，似是而非，使下级难以理解。无所适从。最后，写明希望或要求，如“请遵照执行”等等。有的批复却没写结尾，把批复事项或问题说完了就可以了。
（3）落款。即在正文之后的右下角写明制发批复公文的机关名称。如果在标题中已写明发文机关，在此可以不用落款。
（4）日期。即在落款的下面写明制发此批复公文的年、月、日。
2.在内容写作方面，是指正文这个部分。由于批复的种类不同，其写法也就有所不同。从以下文例中可以知道。
（1）表态性批复。即仅对下级机关请示事项作出肯定或否定答复的批复。这类批复除了对请示的下级机关表明批准或不批准、同意或不同意外，不再提出什么指示、规定、意见、要求。文字简短，没有说理或议论。
例文：
关手××省××县人民政府驻地迁移的批复
××省人民政府：
你省1990年10月22日《关于××县人民政府驻地由健康镇迁至××乡大坪地的请示》和11月13日的补充报告收悉，经国务院批准，同意××县人民政府驻地由健康镇迁至××乡大坪地。搬迁经费自行解决。
民政部
××××年×月×日
（2）规定性批复。即对下级请示除了明确肯定或否定的态度外，还就涉及的事项或问题作出具体明确的规定，以利于下级机关开展工作。这就是规定性批复。其正文的写法，一般是首先写明批复的原则，再次写明批复的规定内容。
（3）资助性批复。即对下级请示除了表明肯定或否定的态度之外，还根据实际需要和可能给予资金、物资等方面的援助和支持，以便做好有关工作。这就是资助性的批复。其正文写法的不同之处，主要是要写明资助什么、资助多少，如何使用好。
（4）法律性（政策性）批复。即对下级提出有关法律性（政策性）的请示，给予具体的、明确的答复，以便下级依照法律（政策）的规定开展工作。此类正文写法，除了首先写明批复的原因之外，其次要针对性地一一答复有关法律（政策）的问题。这是行文的重点，必须写得明确、具体、可行。当然，此类批复内容本身必须完全符合党和国家的法律、政策。如果本机关对有关法律、政策没有解释权，就不应该批复。否则，就是越权，失去应有的效力。
（5）人事处理批复。即是对下级机关关于干部犯了错误给予处分的请示作出答复。此类批复，往往是由于下级机关对该干部的处分无权，而需要上级机关做出决定后予以答复。因此，批复对有关的处分必须逐一写明，以便下级机关执行。
（第十三节）意见
一、意见的含义
意见。是对重要问题提出见解和处理办法所使用的公文。这是新增加的一种文种。
意见。实际上是解决问题、做好工作的主张、原则、要求、措施、做法等等。制发意见这种公文，要从党、国家、民族和广大人民利益出发，对那些具有全局性、倾向性、主导性的重大问题作研究。一般性问题不必提出意见，没有真知灼见不必提出意见，不能解决问题、开创新局面的办法也不必提出来。如果硬要提出来制成意见这种公文，就会失去其应有的作用。
意见的行文方向可以是上行文、下行文和平行文。下行文，即由上级直接把意见发给下级贯彻执行；上级将下级发来的意见转发给下级，也是下行文。有人把这种意见叫做“直发型”。上行文，即下级把意见上报给上级。可按请示性公文的程序和要求办理。这类意见对上级领导有参考、研究、帮助决策的作用。如果能解决、处理好重大问题，并被采纳，受文的上级机关就会批转、转发其所属单位贯彻执行。这正是上报意见的下级所要求的，因此，有人把这类意见的上行文称之为“求批型”。平行文，提出的意见供对方参考。
作为下行文的有明确要求的意见一经发出，下级必须遵照执行，具有强制性。对它，不要以为可有可无。党和国家行政机关都可以使用意见这个文种。
二、意见的特点