2012年8月13日星期一雨
今天周一，刚来到办公室就通知开会，会上主要讨论了这周公司的财务计划安排。等会议结束后，经理叫我留下来，问了下我最近的工作状况，然后又问内部审计制度建设项目进展如何了。我就把已经写好的那部分的打印稿给经理过目。经理对我的工作态度还是蛮满意的，说道：“那我就先把这部分看看，你回去继续写，有什么问题咱们再商量。”出了会议室，杨姐向我伸出大拇指，我不好意思地笑了笑。
等我坐到自己的位置上，采购部的同事来送文件，顺便和我们聊了聊天。他说最近公司采购上遇到了一些问题，原因是有一部分原材料涨价了，他们部门经理正愁着呢。他说，当时他们觉得这个材料市场供需很稳定，而且当时公司的仓库被另外一部分存货压着的，所以就觉得这批材料不急着买，谁知这下成了头疼的事儿了。
他说到这里，我就说：“恰好我最近的项目可以帮你以后减少这方面的问题，待我完成后，你拿过去参考参考吧。”
下午，我把自己的手头工作忙完后，开始继续写今天的内容。我接这个项目的最基本的要求就是先把自己该做的都做好之后，再抓紧时间写内审制度建设框架。
购货与付款循环体系是任何一个企业、机关、团体都必须面对的事情，也是董事长、总经理、部门经理都非常关心的环节。如何规划好这个环节，避免多备料、少备料、早备料和晚备料等的麻烦，达到降低采购成本、提高效率、避免重复性的付款，是一个非常艰巨的任务。
购货与付款是指企业为保证其生产经营的正常进行而发生的货物购入与相应的各种支出，是企业付出代价从外界获取各种生产资源的活动。从内容上看，该循环主要包括采购和付款两大业务。购货与付款循环审计所涉及的会计科目主要为预付账款、固定资产、累计折旧、固定资产减值准备、工程物资、在建工程、固定资产清理、应付票据和应付账款等。
◆购货与付款循环的内容
购货与付款循环流程通常包括：制订购买计划、购买、验收、确认、付款、会计记录等环节。
一、仓库等部门制订购买计划
购买材料的申请通常是仓库存货的储备需要或各个部门的需要。仓库或各个部门应填制请购单，送交采购部门。如果是根据企业发展计划，提出购买固定资产的要求，则可以不填制请购单。大多数企业都对正常经营所需的物资的购买进行一般授权。比如，仓库在现有存货达到在订购点时就可以直接申请购买有关物资。但是，企业政策通常要求对固定资产的购买和超过正常金额的购买进行特殊授权，就是说，只允许指定人提出该类购买的请购申请。
二、采购部门购买
采购部门按照经过授权批准的请购单实施采购，即选择合适的供应商，发出购货单。如果企业与某些供应商有合约，那么购货单的发出就比较简单、直接；否则，采购部门应针对每次购货，确定最佳的供应来源。采购部门可以通过与供应商谈判和竞价等方式来保证所定货物的质量、成本和供货的及时性。
三、验收部门验收
货物的接受是会计中确认资产、费用和负债是否存在和发生的重要依据，是采购交易中的重要环节。企业收到货物后，应严格验收并填制货物验收单，并以此作为会计记账的依据。仓库部门存储已验收的商品，并保护存货的安全。
四、付款凭单部门确认应付账款
货物验收后，应核对购货单、验收单和供货发票的一致性，确认负债，编制付款凭单，并将经审核的付款凭单连同每日的凭单汇总表一起，送到会计部门，以编制有关记账凭证，登记有关明细账和总账账簿。
五、出纳付款
企业在付款前，应核对付款条件，并检查资金是否充裕；在签发支票的同时，应登记支票簿和付款日记账，以便登记每一笔付款；已签发额支票应连同有关发票、合同凭证送交有关负责人审核、签字，并将支票送交供应商。这一环节是付款活动的关键环节，应采用邮寄或其他方式，以保证支票安全地送到供应商手中。
六、会计部门进行会计记录
会计部门根据付款凭单、支票登记簿、付款日记账和有关记账凭证，登记有关明细账和总账账簿。
◆购货与付款循环的内部控制内容
企业对其购货与付款循环所设计的内部控制程序，应能达到下述要求：
首先，对于所记录的购货要求其请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全，并附在付款凭证后，以此验证所购货物的存在；购货按正确的级别批准；注销凭证以防反复使用；等等。恰当的控制的目的是防止那些可使企业管理层和职员而非企业本身受益的交易，作为企业的营业支出或支出记入账中。例如，职员未经批准就购置个人用品，或通过在付款凭单登记簿上虚计一笔采购而侵吞公款；或者支付企业管理人员在俱乐部的个人会费、支付管理人员及其家属的度假费用等。如果发现企业对这些不正当的交易的控制不充分，内部审计师在审计中就必须对与这些交易有关的单据进行广泛的检查。
其次，对于已发生的购货业务，一般要求订货单、验收单和卖方发票事先编号并登记入账。如果已经验收的商品和接受的劳务若未予以入账，将直接影响应付账款的余额，从而低估企业的负债。
再次，对于所记录的购货业务，一般要求对其计价和金额进行复查，对采购价格和折扣进行批准，以保证所购货物的正确估价。由于许多资产、负债和费用项目的估价有赖于交易在采购明细账上的正确记录，因此，内部控制不健全就容易引起上述项目的不实。
最后，对于购货业务，一般要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务，从而确保业务发生日期的正确记录。特别是在会计期间结束日附近，容易出现对购货业务所归属的日期划分不准的情况，会使得资产、负债账实不符。
◆购货与付款循环审计程序
通过评价内部控制，内部审计人员可以了解哪些属于控制较强的部分，哪些属于控制较弱的部分，并根据对内部控制的可信赖程度，确定购货与付款循环实质性测试的程序和重点。下面主要介绍几个重要的、有代表性的账户审计程序。
一、应付账款的审计程序
应付账款是企业在正常经营过程中，因购买材料、商品和接受劳务等而应付给供应单位的款项。可以看出，应付账款业务通常是随着企业赊销交易的发生而发生的，所以应结合购货业务进行应付账款的审计。
应付账款通常是资产负债表上最大的一项流动负债，也是评价企业短期偿债能力时必须考虑的一个重要因素。同应收账款一样，应付账款也会受到许多因素的影响，很容易发生错报。另外，企业管理当局有时候可能会有意地错报。例如，当企业想粉饰其财务状况时，往往通过高估资产或者低估负债的方法来达到其目的。如果高估资产，企业要么将合法交易作不当的记录，要么干脆记录虚构的交易，但这两种情况下都会留下书面证据。对此，内部审计人员运用适当的审计程序，是有可能查出来的。然而，如果低估负债，企业往往对应付账款不入账，并销毁交易的证据，这种情况下，内部审计人员就很可能无法查出舞弊行为。所以，对应付账款的审计应该将其内部控制视为薄弱环节，加以详细审计，其具体步骤如下：
1.对应付账款进行分析
将本期期末应付账款余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因；分析长期挂账的应付账款，判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润；计算应付账款对存货的比率、应付账款对流动负债的比率，并与前期对比分析，评价应付账款整体合理性；利用存货、主营业务收入和主营业务成本的增减变动幅度，判断应付账款增减变动的合理性。
2.函证应付账款
一般情况下，应付账款不需要函证，这是因为函证不能保证查出未记录的应付账款，这与应收账款有着重要的区别。如果应付账款明细账户余额较大或被审计单位出于财务困难，则应该进行函证。在选择函证项目时，应包括余额较小或余额为零的账户，因为这些账户更有可能被低估。
3.查找未入账的应付账款
为了防止企业低估债务，内部审计人员应检查企业有无故意漏计应付账款的现象。检查时，内部审计人员应检查被审计单位在期末未处理的不相符的购货发票，以及有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务；检查资产负债表日后的前几周内收到的购货发票和应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否正确；向有关管理人员询问，了解期末有无未入账的应付账款和约定义务；还可以查阅资本预算、工作通知单和基建合同等。
4.截止期检查
截止期检查的目的在于检查在资产负债表日，前后几天内发生的采购业务是否记入了正确的期间。存货采购的截止期检查通常与期末的存货盘点相结合，检查期间应为盘点日前后几天。检查时，内部审计人员应取得盘点日最后一张验收单的编号，然后审核年末应付账款的支持性文件中是否包含该验收单，是否有比该验收单编号更大、取得更晚的被记入的应付账款。如果存在，则当期的应付账款有可能被少计或多计了。
5.检查长期挂账的原因
检查应付账款长期挂账的原因，做出记录，必要时还要建议做重分类调整或会计误差调整。
二、固定资产、累计折旧的审计程序
固定资产指同时具有以下特征的有形资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；使用年限超过一年；单位价值较高。折旧指在固定资产的使用寿命内，按照确定的方法对应计折旧额进行的系统分摊。应计折旧额是指应当计提折旧的固定资产的原价扣除其预计净残值后的余额，如果已对固定资产计提减值准备，还应当扣除已计提的固定资产减值准备累计金额。
一般而言，固定资产在企业资产总额中占有较大的比重，固定资产的安全、完整对企业的生产经营影响极大，其相关的费用也是决定企业利润的重要因素。因此，内部审计人员应高度重视固定资产的审计。
固定资产内部控制中常见的问题主要集中在：计划外盲目扩建；固定资产盘盈不入账，闲置不处理；虚增虚减折旧，虚列维修费用支出；残值收入不入账，以及截留固定资产出售收入，形成“小金库”，等等。因此，在审计过程中应充分关注上述容易出现问题的环节，其审计程序如下：
1.审查固定资产、折旧费用和摊销费用运作程序和控制制度
内部审计人员应根据董事会关于购买固定资产的最新政策，对固定资产的控制记录进行重新描述，找出上次审计工作底稿中所记录的或最近的外部审计报告中所提出的各种薄弱环节，审查这些薄弱环节是否已得到加强，或者正处于被加强之中。
2.审查土地、建筑物和租赁财产改良工程等固定资产交易事项
内部审计人员应将各项固定资产明细账户的余额抄列在表上，并对这些余额进行加总，再与固定资产总账账户的余额进行核对，以检查二者是否相等。对于自上次审计后新增的余额要验证其真实性。一般来说，可通过检查各项固定资产的所有权证书，来证实这些资产确实系本企业所有，且没有质押给其他单位或个人，也不是所有权有待法院判定的财产。同时，内部审计人员应查看董事会的会议记录，以证实各项不动产的购置以及购置价格是否经过董事会讨论决定。对从本企业关联方处购入的资产，则应查明在购入前是否进行了独立的评估，以及董事会在作出购买决定前是否已十分清楚与销售者的这种关系。对于本企业出租的资产，内部审计人员应检查各种租赁文件，以检查收到的利益是否与租赁合同的规定相符，以及是否正确记入收益账户。
3.审查评价固定资产折旧计算的合理性
如果用应计提的固定资产乘以本期的折旧率，所计算出来的结果与被审计单位的折旧总额相近，而且固定资产及累计折旧的内部控制较健全，那么可以适当减少对折旧的其他设计程序。此外，应检查提取折旧的会计分录是否记入了有关的总分类账户，是否已全部摊入本期的产品成本或费用中。
4.审查固定资产减值准备
根据《企业会计制度》的规定，企业应当在期末或至少每年年度终了，对固定资产逐项进行检查。如果由于市价持续下跌，或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致其可收回金额低于账面价值，应当将可收回金额低于其账面价值的差额作为固定资产减值准备。
三、无形资产的审计程序
无形资产是企业另一个主要的长期资产项目，其计价是否正确，摊销是否合理，对企业财务状况的反映和利润的计算也将产生重大的影响。
无形资产的内部控制风险主要体现在其是否真实，以及计价、摊销是否合理上。一般来说，企业的无形资产不是很多，因此可以采用详细审查的办法对其加以审计。
（1）根据无形资产账户明细额，逐项检查无形资产是否存在，并且归企业所有。具体方法是将每项无形资产与其原始凭证和文件，如专利权证书，相互核对。如有需要，应向专利权、版权等代理人索取有关无形资产确实存在及其合法所有权归企业所有的声明书。
（2）对无形资产的计价，应主要检查以接受投资或购入方式取得的无形资产的价值是否分别于验资报告、资产评估结果确认书或合同协议等证明文件一致。其中对商誉应特别注意，只有当企业兼并或企业购买另一个企业时才能入账，其入账价格是买方支付给卖方高于后者净资产总额的部分。
（3）根据《企业会计制度》的规定，如果某项无形资产已被其他新技术等替代，并且该项无形资产已无使用价值和转让价值；或者某项无形资产已超过法律保护期限并且已不能为企业带来经济利益等情况时，应当提取无形资产减值准备。
小编心语
1.购货与付款循环审计体系是企业各个管理层都非常关心的环节。
2.掌握购货与付款循环审计所涉及的会计科目。
3.通过流程图来熟悉购货与付款循环的主要内容和各个部门的分工。
4.了解购货与付款循环所涉及的内部控制内容的应满足的要求。
5.熟知购货与付款循环审计所涉及的重要账户的审计程序。