一、概述
商务谈判备忘录是指在业务磋商过程中的一种提示或记事性文书，是在商务谈判时，经过初步讨论后，记载双方的谅解与承诺，以为进一步洽谈时作参考。
二、格式与写作要点
1.标题
标题写成“备忘录”或者“×××谈判备忘录”即可。
2.谈判双方的情况
包括单位、名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。
3.事项
即各自做出的承诺。
4.签署
即双方谈判代表署名。
三、典型范例
备忘录
××××年×月×日
中国××公司××分公司（简称甲方）与×国×××股份有限公司（简称乙方）的代表，于20××年×月×日在中国×市就兴办合资项目进行初步协商，双方交换了意见，达成了谅解，双方的承诺如下：
（一）依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额大约×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方所用作投资的厂房、场地、机器设备的作价原则和办法，亦待进一步协商。
（二）关于利润的分配原则，乙方认为自己的投入既有资金，又出技术，应该占60%～70%，甲方则认为应该按投资比例分成。没有取得一致意见。但乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，另定时间进行协商确定。
（三）合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售年产量的45%，甲方希望乙方提高销售额，达到70%，其余的在中国国内市场上销售。
（四）工厂的规模、合营年限以及其他有关事项，均没有详细地加以讨论，双方都认为待第二项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题都好办。
（五）这次洽谈，虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月再行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。
中国××公司××分公司×国×××股份有限公司
代表×××（签章）代表×××（签章）
[根据本书作者编著的《国际推销大师成功秘诀》整理改编（中国国际广播出版社，2002年）]
一、概述
来而无往非礼也。有时候，生产厂家主动上门来建立联系、了解情况、洽谈业务；或大宗商品购买客户上门来联络感情、洽谈生意；或上级主管部门派出人员做好接待工作。当然，这些厂家、客户、上级主管部门都是与企业的营销活动、经济效益休戚相关的，一般的来访者就没有这个必要了。
这些接待工作，具体地是指接送、安排住宿、参观、交流、洽谈业务、游览、娱乐活动、宴请、会见等，帮助购买车、船、机票。接待工作是商业企业营销工作中不可缺少的一部分，搞接待工作实际上就是在进行感情投资，这种投资体现了以长远为方针的营销特征。因此，在生产厂家代表、客商或上级主管部门代表到来之前，企业的有关部门准备怎样做好接待的安排日程、活动内容、参加者、次数、规格等的书面材料，呈报单位主管领导，经审批同意后，即按安排进行。这样的书面材料就是接待工作方案，简称接待方案。
二、格式与写作要点
1.标题
常见的有3种写法：①接待×××酒厂代表团前来洽谈业务的方案。②×××酒厂代表团前来洽谈业务的接待方案。③对×××酒厂代表团前来洽谈业务的接待方案。
2.正文
介绍来访的缘起。
（1）需要说明是应我方邀请，还是来访者的要求。
（2）来访者的职务、一行人、负责人、访问时间、目的、对象、任务等。
（3）接待工作的原则及具体接待安排。
（4）结尾语：接待方案需呈报上级审批，因此，一般以“以上安排妥否，请批示”之类的句子作结。
3.附件
根据需要，方案可否附件。比如，一行人的名单，来访者与我方的友好关系材料，上一次来访者与我方的洽谈实绩，来访者的经营背景等。
4.落款
签上拟制方案并负责具体接待工作的单位和呈报方案的时间。
三、典型范例
×××酒业公司总经理前来洽谈业务的接待方案
应我公司邀请，×××酒业公司总经理等一行3人，将于本月6日到达我公司洽谈业务，时间暂定3天。该公司是我国西南地区的大型酒类生产厂家，产品在国内外市场上一直供不应求。该公司有多年的业务联系，系供应我×××酒的惟一厂家，对我公司业务往来积极，态度友好，每年均与我有成交实绩。
对他们此次前来洽谈业务，我方拟本着友好、热情、多做工作的精神予以接待，望洽谈卓有成效。具体安排如下：
1.客人抵离沪时，由有关业务人员迎送。
2.由我公司总经理、副总经理会见并宴请两次。
3.由我方总经理负责与其洽谈。
4.客人在沪期间适当安排参观游览、文化娱乐活动。
5.客人在沪费用由我公司承担。
以上意见妥否，请公司领导小组指示。
附件：×××酒业公司客人名单（略）
本公司接待人员名单
上海××酒业公司公关部
××××年×月×日
（根据综合资料整理改编）