第十八条部门例会每月初不定期召开，具体时间由部门经理确定后，提前通知与会人员。
第十九条例会地点在各部门办公室。
第二十条与会人员为本部门全体人员。
第二十一条会议议程为主持人宣布开会，传达上级指示，总结本月工作计划完成情况，布置下月计划，相关人员补充发言，主持人解答问题，作出总结，做具体工作的安排，宣布散会。
第二十二条会议记录与考勤由部门经理指定专人进行，会后整理出会议纪要，由主持人签发，当日下班之前发送到每位与会人员及本系统总监、行政管理部办公室处。
第二十三条会议主持人负责对会议纪要进行督办。
班前讲、班后评例会
第二十四条班前讲、班后评例会主要针对于各营业部。
第二十五条班前讲、班后评例会由各营业部主管负责召集和主持、考勤。
第二十六条每班次开始前（完成后）10分钟，列队站立进行。
第二十七条会议地点为现场（营业厅内）。
第二十八条与会人员为营业厅全体员工。
第二十九条会议议程：营业部主管宣布开会，传达上级有关精神（如有），安排当天工作，强调劳动纪律等项工作，员工提问，营业部主管解答，宣布散会。
月度预算分析与平衡例会
第三十条月度预算分析与平衡例会由财务总监负责召集和主持。
第三十一条月度预算分析与平衡例会每月28日上午9∶00~11∶00定期召开，由办公室下达会议通知。
第三十二条与会人员为各系统总监、管理会计部经理、财务会计部经理、办公室主任和有关人员。
第三十三条会议议程为：主持人宣布开会，管理会计部经理总结当月预算执行情况，说明下月预算安排，与会人员提问，财务总监平衡，并最终确定各部门下月预算费用。
第三十四条月度预算分析与平衡例会的考勤和记录由秘书室主管负责，在会议后4小时内整理出会议纪要，由主持人签发，发至全体与会人员并上报总经理。
第三十五条办公室主任负责对会议纪要进行督办。
附则
第三十六条例会要按规定定期召开，不得连续三次中断。
第三十七条本制度由办公室制订，报总经理批准后施行，修改时亦同。
第三十八条本制度由办公室负责检查督办。
制度自行终止，其他与本制度相抵触的规定以本制度为准。
第四十条本制度自颁布之日起施行。
三、会议室使用管理办法范本
会议室使用管理办法
为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制订本制度。
第一条会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。
第二条公司会议室的管理由综合部统一负责。各类设备、设施由综合部指定专人管理、调试。
第三条非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。
第四条为了避免会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前3天通知综合部，以便统一安排。
第五条临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向综合部提出申请并登记。
第六条各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要综合部协办的事项请提前注明，综合部可根据实际情况做好相关服务工作。
第七条如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
第八条各部门如需使用会议室的设备，应提前向综合部说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。
第九条开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪、电视、VCD等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。
第十条会议结束后，相关人员应及时整理会场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。
第十一条会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。
第十二条本办法自公布之日起实施。
四、会议管理规定
第一条公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。
第二条例会中的最高级会议通常情况下在每月至少召开1次，就一定时期工作事项作出研究和决策。会议由集团总裁主持，参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导班子成员。
第三条公司办公例会是为贯彻落实作出的决议、决定召开的会议。会议由总裁主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
第四条公司办公例会由公司行政管理部组织。行政管理部门应于会前3天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。
1会议纪要的形成与签发：
（1）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部门整理成文。
（2）行政管理部门根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。
（3）会议纪要和决议形成后，参会的领导班子成员签字确认。
（4）会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见。
（5）会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收。
（6）会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
2会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。
第五条日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总裁批准方可召开，会议通知由行政管理部门根据申请部门要求发出会议通知。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及行政管理部门。
五、各类会议管理制度
为提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，特制订以下公司会议制度：
公司办公会议制度
第一条主持与记录：办公会议由行政办公室负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，由总经理主持。行政办公室秘书进行会议记录。
第二条召开时间：办公会议召开的时间为每周五上午11∶00。特殊原因需要延期召开的由行政办公室提前通知。
第三条参加人员：总经理、副总经理、总经理助理、行政总监、财务总监、技术总监、营销总监及办公室秘书等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：各与会人员在上周的工作情况汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上周工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。
公司行政例会制度
第一条主持与记录：行政例会由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。总经理未列席会议时，由总经理助理或行政总监主持。
第二条召开时间：行政例会召开的时间为每周四下午4∶30。特殊原因需要延期召开的由行政办公室提前通知。
第三条参加人员：小组负责人以上岗位（含小组负责人）的任职人。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：
（1）各小组或部门汇报上周工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
（2）各部门按照工作要求和指标提出下周工作计划。
（3）各部门将工作的最新动向向与会人员通报。
公司员工周会制度
第一条主持与记录：员工周会由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
第二条召开时间：每周五下午4∶30。特殊原因需要延期召开时由行政办公室提前通知。
第三条参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：
（1）公司日常运作情况的总结。
（2）各小组或部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
（3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
公司技术分析会制度
第一条主持与记录：技术分析会由技术总监指定专人负责召集，技术总监主持，由技术总监指定专人进行会议记录。
第二条召开时间：每月召开两次，分别在月中和月末召开，具体时间由技术总监安排。
第三条参加人员：实验室所有实验人员，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。技术分析会召开前，各小组负责人必须收集所有实验人员在实验过程中所遇到的问题及所提意见或建议。
第四条会议内容：实验人员在实验过程中所遇到的各类技术性问题，包括实验方法的改进意见、实验工作总结或数据分析、新技术开发等。
公司工作述职会议制度
第一条主持与记录：工作述职会议由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。
第二条召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政办公室安排。
第三条参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
会议制度要求
第一条所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
第二条主持人须在会议前和相关人员拟订好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。
第三条每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年／月／日／时／分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内，以电子邮件形式发送到各与会人员，并将文件（含电子文档）备案。
第四条所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
本制度由总经理办公室负责解释，本制度自公布之日起执行。
六、会议礼仪管理办法范本
会议礼仪管理办法
第一条会议座次排定
一是环绕式。就是不设立主席台，把坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的坐椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
四是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座。
第二条会议发言人的礼仪
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言。
发言应简短，观点应明确，与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
第三条会议参加者礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
第四条主持人的礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
2走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。
3入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
4主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
6主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。
七、会议操作流程及服务规范范本
会议操作流程及服务规范
第一条准备用具
根据订单的要求将所需的各种用具和设备（会议桌、椅、桌布、桌裙、台呢、茶杯、杯垫、开水器、水壶、烟灰缸、火柴、便笺、笔、文件夹、鲜花等）准备好。
第二条确定台形
根据订单上的人数和要求，确定出会议的台形，如椭圆形、矩形、U形……
第三条摆台
（1）铺好呢绒桌布，要求干净、平整无破损。
（2）摆桌椅。摆放整齐，横竖或侧看成一条直线。
（3）稿笺纸摆放与每位桌面正中，下端边沿与桌边缘间隔1厘米，笺纸的右边下端与稿笺纸下端平齐。
（4）杯垫置于稿笺纸的正前方，下沿与稿笺纸上端间隔5厘米，徽向上与稿笺纸上边两端构成等腰三角形。
（5）茶杯放在杯垫正中，杯柄向右，矿泉水或饮料瓶放在茶杯左侧，与杯间隔3厘米。
（6）烟灰缸每2人摆放1个，烟盅开口横放与杯柄在一条直线上。
（7）火柴放在烟盅开口的内侧，擦皮向客人。
第四条摆放其他设备
按订单要求将所需设备摆放就位并调试好，如：麦克风、幻灯机、音响等。
第五条服务前检查
（1）会议前1小时当值管理人员和服务员对照会议通知单逐项检查，检查各项工作是否符合要求（各种设备是否调试好，空气质量、灯光、温度是否符合要求）。
（2）检查房务部提供的客用卫生间是否准备完善，异常与相关部门及时取得联系。
第六条服务前准备
（1）根据客人要求，将指示牌摆放在指定位置。
（2）准备好会议所需茶水、饮品。
（3）在确认开会时间前15分钟服务员在会议室门口迎接客人。
第七条会议中服务
（1）会议开始后，服务员让在会议室的后面。
（2）保持会议室四周安静，服务员随时注意说话轻、走路轻、操作轻。
（3）根据实际情况添加茶水，按规定更换烟灰缸，但要尽量不打扰客人开会，特殊情况可按要求服务。