什么人最需要做时间管理?
人人都需要做时间管理,那么哪些人最需要做时间管理呢?总结起来,最需要做时间管理的人是:
1.感觉时间有限,而工作无限的人。
2.努力工作,却收不到成果的人。
3.努力工作,却不是很快乐的人。
4.想要趁早实现自己理想的人。
5.常常连吃饭都没有时间,但不想累死的人。
偷走你的时间的凶手
我们的时间总在不经意间悄悄流逝,许多小事,许多不良习惯都是偷走我们时间的凶手。浪费时间的主要原因有:
1.缺乏计划
许多人总是喜欢随意改变心态,或者刻意安排时间去做计划。
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。
数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
可见计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们大多数人从来不做或是不重视做计划,究其原因,不外乎如下几条:
1.因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
2.不做计划也能获得实效;
3.不了解做计划的好处;
4.计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
5.不知如何做计划。
进一步说,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
1.目标不明确;
2.没有进行工作归类的习惯;
3.缺乏做事轻重缓急的顺序;
4.没有时间分配的原则。
2.不分重点
做事不分重点,不懂得把握重点、要事第一、选择机会去做事等原则,往往浪费了时间。
请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好用哪种方式?
1.先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。
2.先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。
3.先做容易的做,然后再做难做的事。
4.先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
5.先处理资料齐全的事,然后再处理资料不全的事。
6.先做已排定时间的事,然后再做未经排定时间的事。
7.先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。
8.先做别人的事,然后再做自己的事。
9.先做紧迫的事,然后再做不紧要的事。
10.先做有趣的事,再做枯燥的事。
11.先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
12.先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做其他人所拜托的事。
13.先做已发生的事,后做未发生的事。
以上的各种行事准则,从一定程度上说大致上都不符合有效时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向,那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中,到底哪些应该先着手处理,哪些可以拖后处理,哪些甚至可以不予处理?一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事,其重要性愈高,愈不紧迫的事,其重要性愈低,则依循上面的判断规则。可是在多数情况下,愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话,不但使重要的事情的履行遥遥无期,而且经常使自己处于危机或紧急状态之下,最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说,所有的主管都承认(包括业务工作人员),业务报告是一件极其重要的事,但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话,则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”,更不会把它视为“今天必须做的事”,既然今天可以不做这件事,那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天,他们才如临大敌般地处理“紧急事件”,结果不是迟交了报告,就是草率应付了事。经过一番挣扎之后,他们可能会信誓旦旦地下决心:下次一定要将业务报告提前准备好!但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯,否则到了下一次还极有可能重蹈覆辙。
因此,我们认为:处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。提请注意:虽然有以上的理由,我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯,只是需要强调的是,在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。
3.过分承诺
不要过分承诺,有些时候要学会说“不”。学会说“不”的人,才会更好地拥有自我,也就会利用自己的时间做些自己认为对的事情。
4.太多干扰
专注的工作习惯可以提高工作效率,节省时间成本,而太多的干扰则会让人分心,浪费时间,增加了做一件事的时间成本。因此在工作中要全神贯注,避免分心,这就需要尽量排除各种使你分心的干扰因素,比如电话,手机,他人问话等杂事,要有选择性地接电话和做事。如果有自己的独立办公室,最好关上门并挂上“请勿打扰”的告示,自我要求一直做完手头的事,等100%完成后,再开始做别的事。
5.琐事太多
无谓的来往和聊天。一次不必要的来往或无谓的聊天浪费的时间和精力或许不多,但大量的不必要的来往和无谓的聊天将会浪费大量的时间和精力。因此要学会避免闲聊、设定议程、设定时间。
6.拖延
拖延,是时间管理的最大陋习。它使我们深陷“事务性的圈子中”而不能自拔。要停止拖延、学习果断。
对此我们提供了一个拖延商数的测验,你可以做一下自我评核。
请据实选出以下每一个陈述中最切合你的答案:
(1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,以致无法处理所面对的困难任务。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
(10)在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢清除桌上的每一个物件。
A 非常同意
B 略表同意
C 略表不同意
D 极不同意
评分标准:
每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。
7.办公室太混乱
混乱的办公室,让你常常为找东西而忙得焦头烂额,时间就在你的手中溜走了。因此,办公室一旦有些混乱,就需要马上收拾、整理。
8.总是要处理危机
学会做计划,你才会预料到可能遇到的危机,就会有相应的应急预案,不会出现乱忙,让时间白白流失掉。
9.太多的阅读与文件资料
学习速读,充分利用零碎时间,如使用乘坐交通工具的时间、茶余饭后的空隙、散步的时光、睡前的光阴等等这些零碎的时间。时间的零碎性,是一个最容易忽略却又非常重要的问题。极短的时间往往是零碎的,漫长的时间则由点滴时间汇合而成,谁善于利用这一点,谁就可能聚沙成塔,做出可喜的成就。充分利用零碎时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但成年累月,将会有惊人的成效。