书城政治公共危机管理通论
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第50章 公共危机管理绩效评估(5)

(一)“PDCA”的循环绩效评估流程

公共危机管理绩效评估系统的“PDCA”循环涵盖了前馈控制、同期控制、反馈控制三个环节。在系统中,政府及其相关部门不是处于简单的被管理和被监控的位置,而是被充分调动积极性,参与到绩效管理系统的建立与运行。

绩效评估系统强调政府及其部门明确目标、及时发现问题、分析原因、解决问题、不断改进。“PDCA”循环流程图如下:

P阶段:进行绩效管理的准备、计划及系统设计。如重新评价公共危机管理的方针政策、社会价值与理念、现有政府组织结构、各部门危机管理中的职责说明书;评估政府一切与危机管理有关的制度的合理性;调查政府部门及其职员对绩效管理的认识度与态度;分析政府工作环境与状况;并对有关问题做调查问卷,整理意见。

D阶段:系统实施。根据具体实施情况,保持持续绩效沟通,掌握进度、纠正偏差、解决一切困难、并保持必要的强化手段;另外作为公共危机管理部门应收集危机管理的质量、成本、社会舆论、部门应对能力及工作态度、生产流程与目标完成关系、制约目标达成的原因、社会意见反馈等数据,并就完成情况、成绩优劣的KPI证据、谈话记录、奖惩情况等做好建档汇总分析。

C阶段:绩效评估与控制、诊断纠正绩效管理目标与计划偏差。运用绩效评估表格对原定绩效目标达成情况逐项对照评价,共同找出影响绩效达成的原因、存在的问题,解决的方法,并形成书面材料为A阶段提供依据。

在进行绩效诊断时,应做到:使用“头脑风暴法”穷尽所有问题之后,再针对每一个问题提出一个为什么,然后找出可能原因,再对每一个可能原因问为什么,如此反复最终找到问题主要原因。要充分探讨危机管理的目标是否理解?是否授予了足够权利?过去业绩如何?问题是新发生的吗?部门应对危机的技术与装备如何?采取过什么补救措施?培训能解决问题吗?

A阶段:汇总整理及综合评估,提高绩效措施。利用各部门汇总资料,洞悉各部门隐藏的深层问题、对D阶段未解决问题做出分析,制定纠正措施;通过调查汇总情况及时改进组织系统。做出书面及图表分析报告,呈报政府高层,并能作为政府培训危机管理知识的内容。

同理,以“PDCA”循环方式开展危机管理绩效评估的检讨。P——公共危机管理部门督导其他部门、社会组织与群众一道分析讨论问题,制订方案、解决方法、解决的时间期限及标准;D——被管理者执行方案,解决问题;C——公共危机管理部门督导在具体时间就执行中问题解决程度验证,确定状况;A——双方总结解决问题情况,提取经验,未解决的问题进入新一期循环解决。

(二)专家组评估或者专家头脑风暴法

当前,各级政府非常注重专家的建议与评价,非常重视社会舆论对公共危机管理能力的评价。聘请专家组对公共危机管理的政策、组织、技术、资源保障、社会效益以及预警系统进行多角度的专家评估。

三、公共危机管理绩评估内容的确定

对公共危机管理工作绩效的评估,应包括危机管理的整个过程和涉及的各个部门的评价,同时由于绩效不等同于效率,对公共管理绩效的评价,应在效益与效率、定量与定性方面有所兼顾,强调公共服务的特殊性,在服务质量、意识、水平方面有所侧重,对危机管理方面的法律法规、机构建设和运行、科研技术水平与投入、资金投入情况、公民危机意识和知识普及教育、培训与演练、预警体系建设等多个方面都要进行详细的绩效规定和评价,具体来说,评价内容可以包括以下几个方面。

第一,制度层面。包括制度的完备性、协调性、体系性、制度约束范围、约束强度等方面。完备性,包括两个方面的含义,一是至今人类已经认识到的人类面临的危机对象,是否已从制度层面进行界定和规定,制度层面对危机管理的覆盖程度,二是面临危机的组织被制度约束的范围,这既包括对危机对象的约束,也包括对应对危机的组织的约束;协调性指的是制度之间协调性,是指不同层次的制度对应对危机的组织、程序、方案、技术的一致性;体系性方面,指的是从组织层次看,是否可形成由国家、省级、市级、县级、单位或者基层组织各个层面的规定、法律、法规、部门规章、制度、规范等组成的完善的制度体系;制度约束强度是从法律层面来讲,一般法律覆盖范围越大约束力越强,覆盖范围是全国的,约束力最强;制度约束强度包括制度的强制性、控制性、指导性、建议性等;可操作性指法律法规、规章制度等的规定是否合乎实际操作需要,在实际执行的过程中是否方便切实有效的遵循和指导危机管理工作。

第二,组织层面。危机管理的主体既包括日常成立的应急救灾机构,也包括遇到突发事件时组织的临时机构,对组织层面的评价,应针对这两种组织以及组织体系的协调性进行评价。对负责日常危机管理的正式组织体系的评价,考察的是组织是否有明确完善的职责分工和工作内容界定,针对危机的不同类型有相应的部门和人员负责应对和处理;对临时组织体系的评价包括组织内成员分工的合理性,成员的专业背景等。在危机发生时必须有相关领域的专家作为临时危机管理组织的智库,协助指导政府及时采取正确有效措施处理危机;组织体系的协调性针对的是各部门在危机管理过程中是否能够互相信息共享,交流商讨,协助合作。在2008年雪灾中由于京广线湖南段电网损毁,导致火车无法通行,而在这样的情况下广州火车站仍然继续出售这一线路的火车票,大量购票旅客滞留广州火车站,这样铁路部门内部缺乏协调的做法引起公众的强烈不满。

第三,技术层面。在对技术层面的评价中,可以侧重评价技术研发体系、技术研发专家、技术研发投入、技术积累情况和技术应用情况。将技术层面作为评价内容的一个重要部分,可以起到拉动基础技术研发,加大必要科研投入的作用,从而在技术的支持下使危机管理科学化、高效化。

第四,资源保障层面。评估粮食、外汇、资金预算等应对各种危机必需的资源在日常是否有充足的储备和资源管理机制。充足的储备是应对危机的物质保障,而合理的资源管理机制可以保证资源在危机发生时有效规范调配运送,并通过日常的管理防止出现资源贬值、过期、浪费等情况;评估资源分配和流向是否合理正确,能否发挥资源的最大效用,达到资源优化配置的效果;评估实际工作中资源的运用绩效,如资金投入和人力资源投入产生的成本-效益评估等。

第五,社会层面。政府在社会层面的危机管理工作主要包括公众危机意识和公众危机处理技能的教育和培训情况;政府相关机构与社会组织在危机管理方面的合作与演习情况;信息渠道是否畅通;公众满意度等。通过在社会层面的工作,使政府处理危机的同时,社会团结合力,形成强大的凝聚力和战斗力,争取将危机消灭在萌芽状态,减少危机带来的损失。

四、公共危机管理绩效评估指标体系设计

依据以上评估内容,可以设计出由五个维度为一级指标,共十九个二级指标的公共危机管理的绩效评估指标体系,从而结合我国国情进行绩效评估。

指标体系设计是绩效评估的关键,通过指标的设计可以强调评价对象在危机管理绩效上的重要性,起到抓住重点、弥补漏洞、有的放矢地开展危机管理工作的目的。结合危机管理工作实践和专家学者的研究基础与前文评估体系构建中的评估内容,初步设计评估指标体系。

五、公共危机管理绩效评估体系构建

由于政府危机领域是一个涉及面广、评估工作复杂的领域,我们借鉴美国“马尔科姆·波多里奇国家质量奖(Malcolm Baldrige National Quality)”的企业标准和美国公共危机管理评估标准,结合我国政府组织体制、绩效考核各种探索和危机管理实践,构建简易、科学、有效的评估指标体系。

(一)评估标准与权重设计

参照美国国家质量奖的企业标准,结合公共危机管理绩效评估的特点,按照前节提出的公共危机管理绩效评估指标体系,提出如下量化评估方法。

为比较准确和客观地反映每个政府部门在一段期限内危机管理工作的优劣程度以及存在哪些问题,明确改进方向和改进方案,公共危机管理绩效评估按照定性的评估标准和档次进行评估。从我国政府工作各种评估、评议、考核的情况来看,大体分为三至七个不同档次,多数部门分为五个档次。

这个评估框架分值设计侧重于三个基本要点:战略与行动计划(strategy and actionplans)、系统(system)和信息与分析(informationa nd analysis)。

战略与行动计划是以制度建设与组织为中心,来自于公共危机管理的短期和长期的战略策划、制度建设与组织保障,指导着全面社会的资源配置并推动整个社会措施的整合,分值确定或者说权重以“制度建设”作为权重较大(20%)的指标提出。危机管理系统是评估危机管理的重点,也是关系到危机制度建设的落实与效果,危机管理绩效的评估应侧重于危机管理的组织管理与社会大众的反应。因此,危机管理绩效评估要落实到组织以及如何调动社会大众资源和提升社会大众的应对危机的能力,所以本书提出的评估体系,组织层面和社会层面权重分别达到了30%的这样高度。强调了重视政府在组织方面和社会公众方面工作的重要性。资源保障与技术层面,作为辅助危机管理的层面,主要涉及危机管理中“物”的因素,因此所占权重相对低于制度、组织和社会层面,仅赋予10%的权重。信息与分析对于政府对危机有效管理及提高相应绩效为基础的绩效评估系统是十分重要,可作为公共危机管理绩效评估系统的基础,也应当是公共危机管理的基础。

通过公共危机管理绩效评估,达到以下目标:(1)进一步明确公共危机管理的使命目标(mission objectives)与被评估的内容之间的联系,不仅意味着政府应对危机最低要求是什么,而且意味着政府最低要求要做些什么;(2)特别重视公共危机管理能力的提高、资源成本效率的提高、危机管理计划的实施等;(3)通过公共危机管理绩效评估,要具体化并不断修正公共危机管理的制度、组织、资源保障、技术研发投入、社会资源开发与调度等计划与方案;(4)公共危机管理绩效评估须以案例为基础,以标准为导向,逐步构建符合公共危机管理目标和全面的绩效要求的体系;(5)对于如何利用和如何不利用评估的结果有着明确的指导原则;(6)对绩效评估系统本身要不断评估,以利评估促进政府绩效工作。

公共危机管理及其绩效评估,首先需要非常复杂的交叉学科知识,既涉及公共危机管理的知识、理论和实践,也是涉及绩效评估的理论与实践。其次,公共危机管理涉及政府面临的各种危机及其应对措施,而且每种危机、危机管理、危机管理目标与评估都有显着的不同和特点。再次,公共危机管理及其绩效评估的实践是个非常复杂的活动,相对来讲,某个行业或者某个领域的危机管理及其绩效评估体系建设应当说取得了一定成效,但是绩效评估的实践工作分散在各种组织考核、评议、检查中,完整的、系统的、科学的、有很好实践效果的危机管理绩效评估体系的案例较为鲜见。今后在公共危机管理绩效评估价值导向、公共危机管理成本效益分析、公共危机管理公众利益与个人利益的均衡、公共危机管理绩效评估通用性与专用性、公共危机管理绩效评估专案研究及公共危机管理绩效评估结果的应用方面还有待于做进一步的研究。