书城教材教辅职业口才训练教程
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第47章 管理口才(4)

一、与上司沟通

向上沟通渠道主要是指团体成员和基层管理人员通过一定的渠道与管理决策层所进行的信息交流。它有两种表达形式:

一是层层传递,即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上反映。

二是越级反映。这指的是减少中间层次,让决策者和团体成员直接对话。

向上沟通的管理意义在于:员工可以直接把自己的意见向领导反映,获得一定程度的心理满足;管理者也可以利用这种方式了解企业的经营状况,与下属形成良好的关系,提高管理水平。现代管理方式强调信息反馈,增加员工参与管理的机会。

现实职场存在两种向上沟通的毛病:一是沟通频率过高。为了讨取上级领导欣赏与信任,或让领导更多地了解自己的工作业绩,有事没事,有空没空,经常往领导办公室跑,既影响了自己工作的进展,又给领导造成干扰和低效率;二是沟通频率过低——很多下属以为自己干好本职工作就行了,至于是否向领导汇报工作进展情况,则根本不重要。理由是,事实上不汇报我的工作也已经圆满做完了。由此造成了应当按照要求及时汇报时也不汇报,使领导对于基层具体工作失去了必要的信息反馈。下级跟上级的交流,成功与否,不只影响上级对你的观感,有时甚至会影响到自己工作和前途。跟上级说话,要尊重,要慎重,但不能一味附和。“抬轿子”、“吹喇叭”等,只能有损自己的人格;却得不到重视与尊敬,倒很可能引起上级的反感和轻视。首先,与上级谈话要选择有利时机。上级一天到晚要考虑的问题很多。所以,假若是个人琐事,就不要在他埋头处理大事时去打扰他。应该根据自己的问题重要与否,去选择适当时机反映。其次,应该了解上级的个性。上级固然是领导,但他首先是一个人。

作为一个人,他有他的性格、爱好,也有他的语言习惯等。如有些领导性格爽快、干脆,有些领导则沉默寡言、事事多虑。必须在了解“状况”的基础上相机行事,不要认为这是“迎合”,这是一门巧妙的学问。下级对上级说话,还要注意多“引水”,少“开渠”。意思是说对上司“进谏”不要直接去点破上司的错误所在,或越俎代庖地替上司作出所谓的正确决策;而是要用引导、试探、征询意见的方式,跟上司探讨其决策、意见本身与工作实际的吻合情况,使上司在参考提供的资料信息后,水到渠成地作出正确决策。戴尔·卡耐基曾经说过:“如果你仅仅提出建议,而让别人自己去得出结论,让他觉得这个想法是他自己的,这样不更聪明吗?”许多实践也表明,人们对于自己得出的看法,往往比别人强加给他的看法更加坚信不疑。因此作为一个聪明的下属,要想使自己的看法变成上司的想法,在许多时候应仅仅做好引导工作,提出建议、提供资料,其中所蕴涵着的结论,最好留给上司自己去定夺。

二、如何对上司说“不”

人总是会犯这样那样的错误。当发现自己上司错误地制定了一项方案或发出错误的指示时,作为下级,应该会处于一个很尴尬的境地:按照上司错误的方案和指示工作,势必会导致失败的结局。这样的结果会对自己造成伤害。如果直接指出上司的错误,会使上司感到丢面子,从而破坏与上司的关系。而为了保全面子,有些上司又可能坚持己见,在错误的路上越走越远。因此学会如何对上司说“不”是非常重要的。

选择适合对上司说“不”的场合。不要当众指出上司的错误,当众对上司说“不”。也不要当场迫使上司表态,简单地试图让上司否定自己前边的决定。寻求与上司单独相处的机会并在适合做个人单独交谈的场合对上司提出不同意见。多“桌下”,少“桌面”。就是说下属向上司提出忠告时,要多利用非正式场合,少使用正式场合,尽量与上司私下交谈,避免公开向上司提意见。这样做不仅能给自己留有回旋余地,即使提出意见出现失误,也不会有损自己在公众心目中的形象。而且更重要的是有利于维护上司的尊严,不致于使上司陷入被动和难堪。

如果上司的方案或指示刚一出口,就立即表示反对,会使上司产生厌恶心理。可取的方法之一是静观事态发展,等上司的错误使他陷入困境急于寻找出路时,再提出自己的意见。也可以在上司心情好的时候,把自己的不同意见告诉他。讲话时要力求简明扼要,用简单明了的词句表明自己的意思,语调要婉转,态度也要从容不迫,使沟通能在良好的氛围中进行。一位美国教授曾经深刻地剖析了人性的一个弱点:“我们有时会在毫无抗拒或被热情淹没的情形下改变自己的想法,但是如果有人说我们错了,反而会使我们迁怒对方,更固执己见。我们会毫无根据地形成自己的想法,但如果有人不同意我们的想法时,反而会全心全意维护我们的想法。显然不是那些想法对我们珍贵,而是我们的自尊心受到了威胁……‘我的’这个简单的词,是做人处世关系中最重要的,妥善运用这两个字才是智慧之源。”(詹姆士·哈维·罗宾森《下决心的过程》)教授的话告诉人们人人都有自尊心,人人都有维护自己尊严的本能。作为下属即使在向上司“进谏”时也不要忘记维护上司的尊严。

三、善于表达不同意见

与上级沟通,不仅要会听,还得会说,会表达自己的意见。作为员工,通常有这样的想法:“他是我的上司,所以他说什么都是对的,我一定要遵守。”然而,即使是在公司,也并非需要对上司毕恭毕敬。现代企业文明,人性化管理,老板也讲求开明、豁达。而公司的一员,就有权利说话,有权利发表自己的意见。在保持独立人格的前提下,应该采取不卑不亢的态度。在必要的场合,也不必害怕表示自己的不同观点,只要从工作出发,摆事实,讲道理,领导一般是会予以考虑的。西方企业老板甚至最不喜欢唯唯诺诺,一味沉默的员工,特别是那种开会的时候三缄其口,就算问到他头上也说“我没有意见”的人。老总们会想:每一个人都有思想,怎么会没有意见呢?没有意见只能说明他对公司的事情根本不关心;只有把公司当成自己的公司的人,才是一个优秀的员工。因为这实质上是一种商业意识:小者个人,大者公司,只有懂得为自己争取权益的人,才会实实在在地为公司争取。在讨论棘手的问题或商量复杂的事情时,彼此有不同的意见和观点,这是难免的。在表达自己的意见时,要诚恳谦虚。如果过分显露自己,以先知者自居的话,即使有好的意见,也不容易为人接受,会使人产生反感和戒备心理。而且不同的意见和观点往往是建立在否定他人意见之上的,如果方法不当,很可能会使人处于尴尬境地,甚至得罪了人。因此,如何提出不同意见是大有讲究的。这里介绍几种较为可行的方法。

1.两分法

用辩证的方法先肯定对方的意见有合理的因素,再提出自己的不同意见。比如在讨论怎样搞好集体卫生时,有人提出一个小组连着搞一个星期,而自己觉得不妥,认为还是一个小组搞一天好。这时,不妨这样说:“刚才××提出的意见有一定的道理,也是一种方法,但我以为还是一个小组搞一天比较好。”接着,可以具体说说理由。先肯定对方,再提出不同意见,这样显得公正和客观,也容易让人接受。假如硬梆梆地直说,很容易形成紧张气氛,给人家难堪而迫使人家不肯放弃自己的意见。

2.商量法

尽量用商讨或询问的口吻,不用命令或过于绝对的语气。当要表达不同意见时,先可用较温和的口吻来说,比如:“你的意见是这样,我觉得是不是可以那样?说不定那样会更好呢?你再想想。”或者这样说:“我们能不能换一个角度来考虑?你看那样行不行?”商量是尊重人的表现,假如自己非常尊重他人,即使他人不想否定己见,不想接受对方的意见,也会充分考虑对方的意见,并给以相应的尊重。

3.为难法

在表达不同意见时,先表现出明显的不好意思和为难情态。当自己的意见与对方的意见分歧较大时,在说出来之前,可表现出犹豫不决或吞吞吐吐的样子,让对方有心理准备,让对方劝你说出来:“讲吧,没关系的,有什么不同意见就直说吧。”此时,就可以告诉对方:“我们一直合作很好,我这个人也很直率,你也非常痛快,我就不客气了。”待彼此感情沟通后,再说出自己的不同意见。表现不好意思和为难情态,是一种退让,它给对方的是一种宽慰,一种暂时的有利,以便使自己的进击有了基础,最后达成心理上的平衡。

4.析弊法

由对方的观点推导出可能产生的不良后果,在此基础上,再提出自己的意见。要提出不同意见,肯定对人家的意见不满意,对方的意见弊端在哪里呢?首先,得好好思考一番,尽可能多找一些出来,给对方的意见找的毛病越多,否定起来就越容易,一旦人家的意见被否定了,自己的意见被人接受的把握就大了。不破不立,讲的就是这个道理。分析别人意见的弊端要实事求是,要有理有据,不能无中生有,更不能任意扩大。

5.借助法

借助他人的观点和做法来替代自己的不同意见。有时,自己直接说出不同意见比较为难,譬如面对的是老师、长辈或上级。此时,可借助同类型的、对方也熟悉、或已经明确了的事例来替代自己的意见。同类型的,是指性质和类型相同的;对方也熟悉的,往往说服力强。比如可这样说:“张三他们也有过这种事,他们就是这样处理的,结果倒不错,我们是不是可以借鉴?”借助法,实际上就是用事实来说话。