(一)客观性
组织环境是客观存在的,它不随着组织中人们的主观意志为转移,不管人们想不想、愿意不愿意,组织环境都是客观存在的,而且它的存在客观地制约着组织的活动。作为组织环境基础的自然的和社会的各种条件是物质实体或物质关系,它们是组织赖以存在的物质条件,对组织来说是一种客观存在的东西。
(二)系统性
组织环境是由与组织相关的各种外部事物和条件相互有机联系所组成的整体,它也是一个系统。我们可以将它称为组织的外部系统。组成这个系统的各种要素,如自然条件、社会条件等相互关联,形成一定的结构,表现出组织环境的整体性。组织所处的社会是一个大系统,组织的外部环境和内部环境构成了不同层次的子系统。任何子系统都要遵循它所处的更大系统的运动规律,并不断进行协调和运转。人们的管理活动就是在这种整体性的环境背景中进行的。
(三)动态性
组织环境的各种因素是不断变化的,各种组织环境因素又在不断地重新组合,不断形成新的组织环境。组织系统既要从组织环境中输入物质、能量和信息,也要向组织环境输出各种产品和服务,这种输入和输出的结果必然要使组织环境发生或多或少的变化,使得组织环境本身总是处于不断地运动和变化之中。这种环境自身的运动就是组织环境的动态性。
组织环境处于经常的发展变化之中,使组织内部要素与各种环境因素的平衡经常被打破,往往形成了组织结构的变化。因此,组织必须及时修订自己的经营方案,以适应不断变化的环境,通过调整组织系统输入输出的结果,来促使组织环境更加有序化,并朝着有利于组织系统生存和发展的方向运动。
组织环境的这些特征说明了组织环境本身就是一个有着复杂结构的运动着的系统。正确分析组织所面临的环境中的各种组成要素及其状况,这是任何一个组织管理者进行成功的管理活动所不可缺少的前提条件。
(四)稳定性
环境的稳定性是指环境变化的快慢程度。稳定的环境是指环境的变化很慢,但不是不变化。例如,商业纸张业相对来说较为稳定,在对便笺薄、擦手纸、绵纸的生产和销售产生影响的经济、技术和政治气候方面很少有很快的变化。相反,动态环境就是那些变化很快的环境。民用飞机行业的环境就是瞬息万变的,如放松调节政策、价格竞争、新的竞争对手及消费者在旅行时花钱的方式都是瞬息万变的。一般来说,动态环境对组织发展是不利的,因为在动态环境中,高层管理人员难以准确地预测出在他们的市场上所发生的变化,因而也就难以相应地调整他们的经营战略。
(五)有序性
凡是有边界、有规定的东西都是相对有序的东西,也就是有秩序的东西。环境与组织均是一种开放性的系统,它们是根据某种性质发生关系的要素的集合。而各要素间未发生关系时,要素处于无秩序状态或混乱状态。组织环境是与组织及组织活动相关的,环境与组织、组织活动之间要发生各种关系,这种关系的存在是有其目的的,因此,组织环境是需要常常处于一种有序的状态之中的。一般而言,组织环境具有有序性特点。
(六)复杂性
组织是由不同个性、不同需求、不同地位、不同生活经历和习惯的、活生生的“人”组合在一起的。因此,社会的混合性、庸俗性、复杂性同时被包容其中,构成了一个复杂的组织环境。在这个环境里,想达到一个称心如意的状态,一个理想的完美境界,几乎是异想天开。
有这样一个故事:在日本的一家动物园,有位饲养员特别爱干净,对动物也特别有爱心,每天都把小动物住的小屋打扫得干干净净。结果那些小动物一点也不领他的情,在干净舒适的环境里,动物们开始慢慢萎靡不振了,有的厌食消瘦,有的生病拒食,有的甚至死了。原因是什么?后来,通过观察才发现,那些动物都有自己的生活习性,有的喜欢闻到那混浊的骚气,有的看到自己的粪便反而感到安全,等等。这个故事就说明了一个道理,组织环境是复杂的,有效的管理要针对组织内不同个体的需求,包容个体的各种差异性,并在此基础上灵活管理。假如像故事中的饲养员那样,无视个体的差异,一味追求完美的统一,千篇一律,这样的组织最终会因忽略组织环境的复杂性,抹杀个体的个性差异而导致组织的解体。
水至清则无鱼。鱼缸里的水虽然清澈见底,但生长在其中的鱼长不大,活不长。江海的水虽然混浊而复杂,却能够容纳更多更大的鱼。从组织管理角度来看,虽然复杂的环境会给管理者带来预测和控制上的困难,要求组织必须对复杂多样的环境做出反应,但如果组织环境的方方面面留有余地,复杂多变,互存不良,反而有利于管理,达到顺理成章、和谐有序的效果。
(七)不确定性
这是指管理者所掌握的重要的环境因素的信息量的多少。如果管理者对于那些影响到重大经营决策的环境因素有非常详尽的资料,那就是说明这种环境是确定的。相反,若是管理者对影响经营决策的环境因素不甚了解,那就说明他们处于不确定的环境之中。例如,玩具公司的环境就是很不确定的。因为要估计出消费者对于新玩具的偏好是十分困难的。有的玩具早已卖红了,而有的从未占有过市场。即使某一玩具的销售很成功,但它能走俏多久也是难以预料的。在市场上已经有许许多多的竞争对手,另外还有很多不为人知的竞争对手即将打入市场。因为环境的不确定,对于市场上的变化,管理人员更难以正确地认识和理解,也就难以有效地应付。
三、组织环境的类型
(一)环境的种类
1.自然环境
自然环境是组织存在和发展的各种自然条件的总和。包括矿产、空气、水等自然资源,以及地理位置、地质地貌、气候等因素。这些自然条件主要是组织所存在的地理位置,以及这一地理位置上的地形、气候、土壤、山林、水源、动植物、陆地和水中的矿藏等自然物,这些自然物相互联系和作用,组成了整体性的结构。
自然环境是自然界的一个特定部分,从这点上说,它是独立于人的客观存在。但是作为组织的自然环境,它又总是与人的某种社会活动相联系,是人类各种社会活动的物质基础和物质资料的来源。在劳动过程中,人和自然是同时起作用的,随着社会生产力和科学技术的进步,越来越多的自然物进入了人的实践活动范围,成为组织管理的环境因素。
自然环境主要决定组织的资源优势或劣势,组织可以根据自然环境的特点,趋于利而避其劣。例如,海湾国家的石油资源优势。自然环境不仅对矿业公司、农场、水运企业至关重要,而且对某些制造业及服务业也很重要。
今天环境科学的日益发达,使组织有更多手段来预测和防范自然条件的突变。然而,自然环境的变化,仍然应当引起管理者们的充分注意,以把握面临的危机或机遇。相对来说,自然环境的变化速度还是比较缓慢的,社会环境的变化周期则要快得多,对组织的威胁也要更大一些。
2.社会环境
组织的社会环境是与组织有关的各种社会关系的总和,它主要是由经济环境、政治环境和文化环境组成的。
(1)经济环境
经济环境的主要因素是市场状况、经济状况及竞争势态等,市场因素是商品经济条件下企业最为关注的经济环境因素。市场容量越大,越有利于扩大生产规模、采用自动化技术而降低成本;市场竞争越激烈,企业提高质量、增加品种、降低成本、改进服务的压力也越大。
经济的繁荣状况对企业有重大影响。如在我国20世纪80年代几次经济过热时期,几乎所有的企业都感到前景光明,而进入国家紧缩、调整阶段后,大量企业又被市场疲软、三角债的阴影所笼罩。
(2)政治环境
政治环境对组织的影响是极其深刻的。政治局面是否安定、政治制度及经济管理体制状况、法律及政策状况等都是企业极其关注的政治环境因素。例如中国20世纪80年代的改革开放政策,当时中国进行了政治体制改革,随后又进行了经济体制的改革,我国坚持以经济建设为中心,坚持四项基本原则,坚持改革开放,努力建设富强、民主和文明的社会主义现代化国家,开放和建设了四个经济特区,这一良好的政治环境,吸引了许多外国企业来中国投资,国外先进技术、先进管理观念及资金的引进同时也促进了中国经济的腾飞。再如海湾危机不仅使许多位于伊拉克境内的外国企业停止了经营活动,而且使土耳其、约旦、沙特阿拉伯等国的外国企业忧心忡忡,美国、日本及西欧的股票价格暴跌,石油价格上涨所影响的企业就更不计其数。而在政局情况基本一致的情况下,企业更愿意去能为企业发展提供较宽松和优惠的环境条件的地区。这也是包括中国在内的许多发展中国家为吸引外资纷纷出台各种优惠政策和优惠措施的主要原因。
(3)文化环境
文化是一个极其广泛的概念,这里主要是指教育、科技、道德、心理习惯及人们的价值观与道德水准等影响着组织系统的各种文化条件的总和,我们称之为文化环境。
人们虽然把组织环境分为自然环境和社会环境,但二者并不是完全割裂的,它们之间实际上也是在人类社会实践基础上建立起来的相互联系的统一体。社会环境固然离不开自然环境,自然环境也并不是纯粹的自然界,它同样是与人类社会实践紧密联系着的。
(二)组织环境的类型
科学划分组织环境的类型,有利于我们更清楚地认识组织环境、把握组织环境。一般来讲,以组织界线(系统边界)来划分,可以把组织环境分为组织的内部环境和组织的外部环境,或称为工作(具体)环境和社会(一般)环境。
1.组织的外部环境
组织的外部环境是指组织所处的社会环境,又可分为一般外部环境和特定外部环境。
一般外部环境包括社会人口、文化、经济、政治、法律、技术等因素,它们通常以间接的形式影响组织系统。特定的外部环境包括国家政策和条例、市场、原材料、竞争者等因素,该因素对组织系统有直接影响,它们是组织本身难以控制的因素。
(1)一般外部环境因素
①文化因素。包括历史背景、意识形态、价值观和社会准则及对权威关系、领导方式、人与人之间的关系、理性主义、科学和技术的看法等。
②技术因素。是指社会上科学与技术的发展水平。包括物质基础(工厂、设备与设施等)及技术知识基础、科技界能够发展并应用新知识的程度。
③教育因素。是指社会成员的普遍文化水平;教育制度的完善程度与专业化的程度;受过高等专业及专门训练的人所占的比例。
④政治因素。是指社会的一般政治气氛;政治集中的程度;政治组织的性质(分权的程度,职能的多样化等)政党制度。
⑤法制因素。是指社会上法制建设与发展状况;社会法制化进程水平。包括对宪法的重视、法律的性质,各政府部门的司法权;关于组织的组成、税收及控制的特殊法律。
⑥自然资源因素。是指自然资源的性质、数量和可用性,包括气候与其他条件。
⑦人口因素。指可向社会提供的人力资源的性质;人口的数量、分布、年龄与性别;人口的集中或城市化等特征。
⑧社会因素。是指阶级结构及其变动性;社会组织的性质及社会制度的发展。
⑨经济因素。指基本的经济结构,包括经济组织的类型;经济计划的集中或分散;银行体制;财政政策;对物质资源投资的水平及消费特征。
⑩机会平等因素。包括投资机会、就业机会及报酬机会的平等,并有明确的法律加以保障。
这些一般外部环境要素对组织的影响是间接的、长远的。当外部环境发生剧烈变化时,又会导致组织发展的重大变革,或者淘汰某些组织,或者新建一些组织,以适应社会环境发展变化的要求。
(2)特定外部环境因素
①顾客。所有组织的产品和服务都有现实和潜在的顾客。玩具制造商有儿童,消费者协会有不满意的消费者。组织必须对顾客需求中的变化非常敏感和关注。
②供给者。对于劳动力、原材料、设备和零部件等的供给。资源短缺可以造成严重困难。
③竞争者。环境的竞争者对资源的竞争不仅包括消费者而且包括供给者。因此,玩具制造公司竞争争夺儿童咨询公司竞争客户,公用事业公司争夺煤炭。成功的组织会花费大量精力监控竞争者的活动。
以上诸要素对组织的影响是迅速的,直接的。组织要有效地运转,就必须时刻注意其特定外部环境的变化。有学者认为,每个组织的特定外部环境的变化可能来自六个方面:环境的容忍力、环境质的相类似性、环境稳定性、环境的集中与分散程度、组织范围的一致性与不一致性、环境的紊乱程度。特定外部环境在发展变化过程中带有一定程度的不确定性,导致决策必须来承担一定程度的风险。因此,一定要减轻这种不确定性,以减少决策风险。
2.组织的内部环境
组织的内部环境是指组织的具体工作环境,包括工作的物理环境和非物理环境(即组织气候)。
(1)物理环境
物理环境的要素包括工作地点的空气环境、光线环境、声音环境和颜色环境等要素,它对于员工的工作心理、行为及工作效率都有极大的影响。