第三节 商务典礼礼仪
礼仪包括礼节和仪式，可见仪式在礼仪之中的重要位置。商务典礼又称为商务仪式，仪式礼仪指典礼的正规做法与标准要求，如庆祝或纪念某个重要的日子、重大事件或者举行重大活动，公司常常举行热烈隆重的商务仪式来渲染气氛。一般而言，商务典礼礼仪必须恪守基本原则，即典礼要适度、隆重而又节约。一个组织不要轻易举办典礼，要办则要办得隆重而体面，同时要与本组织的实际情况相符合，精打细算，不可贪大求洋，盲目攀比。
商务人士参加的商务仪式活动，主要有开业仪式、庆典仪式、签字仪式、剪彩仪式等。商务活动中恰到好处地应用仪式，既能表明公司认真严肃的态度、树立良好的公司形象，又能借此宣传公司的产品和服务，扩大公司的影响力，提高公司的知名度。下面着重来谈谈开业仪式和庆典仪式。
一、开业典礼礼仪
开业典礼亦称开业仪式，是指在单位创建、开业、项目完工、落成，某一建筑物正式启用，或是某项工程正式开始之际，为了表示庆贺或纪念，而隆重举行的专门的仪式。举行开业典礼，要遵循“热烈、隆重、节俭”的原则。
（一）开业典礼的筹备
1.做好开业典礼的舆论宣传工作
此类工作有二：一是选择有效的大众传播媒介进行集中性的广告宣传。
企业可在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示，其内容多为开业仪式举行的日期及地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营范围及特色等，以引起公众的注意。开业广告或告示发布时间在开业前的3天内为宜。二是邀请有关的大众传播界人士在开业仪式举行之时到场进行采访、报道，以期对本单位作进一步的正面宣传。
2.做好来宾邀请工作
开业仪式影响力的大小，往往取决于来宾的身份高低与数量多少，在力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业仪式。地方领导、上级主管部门与地方职能管理部门的领导、合作单位与同行单位的领导、社会团体的负责人、社会名流、新闻界人士，都是邀请时应予优先考虑的重点。其中新闻界人士是邀请的首要对象。
3.发放请柬
提前一周发出请柬，便于被邀者及早安排和准备。
请柬的印制要精美，内容要完整，文字要简洁，措辞要热情。被邀者的姓名要书写规范，不能潦草马虎。
一般的请柬可派人送达，也可通过邮局邮寄。给有名望的人士或主要领导的请柬应派专人送达，以表示诚恳和尊重。
4.布置现场
应突出喜庆、热闹的气氛，营造出一种隆重而令人振奋的氛围。开业仪式多在开业现场举行，需要较为宽敞的活动空间，所以正门之外的广场、正门之内的大厅、展厅门前等处均可作为开幕仪式的举行地点。
按照惯例，举行开业典礼时宾主一律站立，故一般不布置主席台及座椅。为显示隆重与敬客，可在来宾尤其是贵宾讲话之处铺设红色地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外，还应当在醒目之处摆放来宾赠送的花篮、牌匾等。
5.准备开幕词、致词
仪式开始，组织的负责人致词，向来宾表示感谢，并介绍本组织的经营特色和服务宗旨等。上级领导和来宾可在会上致词祝贺，在祝贺中应多讲一些祝愿的话，但要注意限制发言时间。开幕词、致词要言简意赅、热情庄重，起到密切感情、增进友谊的作用。
6.做好接待服务工作
接待人员在会场门口接待来宾，待来宾签到后，引导来宾就位。重要来宾须由本单位主要负责人亲自出面接待，其他来宾可由本单位的礼仪小姐负责接待。若来宾较多，应准备好专用的停车场、休息室，并应为其安排饮食。
7.要做好礼品馈赠工作
开业仪式赠予来宾的礼品应具有如下三大特征：其一，宣传性。可在礼品及其外包装上印上本单位的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。
其二，荣誉性。要使之具有一定的纪念意义，让拥有者对其珍惜、重视，并为之感到光荣和自豪。其三，独特性。它应与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人爱不释手。
8.拟定典礼程序
从总体上来看，开业仪式大都由开场、过程、结局三个阶段构成：
（1）开场。奏乐，邀请来宾就位，宣布仪式正式开始，介绍主要来宾。
（2）过程。这是开业仪式的核心内容，它通常包括本单位负责人讲话、来宾代表致词、启动某项开业标志等。
（3）结局。包括开业仪式结束后宾主一道进行现场参观、联欢、座谈等。
它是开业仪式必不可少的内容。
9.做好各种物质准备
（1）用品准备。如来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等。
（2）设备准备。对于音响、录音录像、照明等设备以及开业典礼所需的各种用具、设备，必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出现差错。一般在开会前一小时应再验收一次。
（二）掌握参加开业典礼的礼仪
1.主办方礼仪
（1）仪容整洁。出席典礼的人员事先要做适当修饰。女士要适当化妆，男士应梳理好头发、刮净胡须。
（2）服饰规范。最好着统一式样的服装。如果着装不统一，也至少要保证男士穿深色西装或中山装，女士穿深色西装套裙或套装。
（3）准备充分。请柬的发放应及时，无遗漏；安排好席位、座次；安排好来宾的迎送车辆等。
（4）遵守时间。不得迟到、无故缺席或中途退场。仪式应准时开始，准时结束。
（5）态度友好。见到来宾要主动热情地问好，对来宾提出的问题应予以友善的答复。当来宾发表贺词后，应主动鼓掌表示感谢。不能随意打断来宾的讲话，提出挑衅性质疑，或是对来宾进行人身攻击。来宾致词中如有不能接受的内容，当场一般不加理睬，如果敌意过于明显，应以委婉而简短的语言引开话题。
（6）行为自律。主办方人员不得嬉笑打闹，不要东张西望，表现出心不在焉的样子。
2.宾客礼仪
（1）准时参加。如有特殊情况不能到场，应尽早通知主办方，说明理由并表达歉意。
（2）最好送贺礼。贺礼可以选择花篮、镜匾、楹联等，以表示对开业方的祝贺，并在贺礼上写明庆贺对象、庆贺缘由、贺词及祝贺单位。
（3）恭致祝贺。致贺词要简短精炼，以祝顺利、发财、兴旺的吉利话为主，不能随意发挥。
（4）广交朋友。到场后应礼貌地与周围的人打招呼，可通过自我介绍、互换名片等方式结识更多的朋友。
（5）礼节性支持。如鼓掌、合影、跟随参观、写留言等。
（6）礼貌告辞。仪式结束后应和主办人握手告别，并致谢意。
二、庆典仪式礼仪
庆典是庆祝活动的一种形式。对商界人士来讲，当企业准备正式营业、企业取得某项巨大成功、企业成立周年等到来时，就会借助庆典这一活动，帮助企业扩大宣传，吸引社会各界的重视与关心，提高企业知名度和美誉度。庆典要取得成功，就必须注意组织庆典的各项礼仪。
组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。
（一）庆典的准备礼仪
1.成立筹备组
庆典一经决定举行，马上成立对此全权负责的筹备组。成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。也可根据具体需要，设计若干专项小组，在公关、礼宾、财务、会务等方面各司其职。其中负责礼宾工作的接待小组，大都不可或缺。庆典的接待，原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。
2.确定庆典的形式
庆典的形式多种多样，可以根据庆典缘由、目的，选用正规的大会、宴会、招待会、舞会等形式。宴会形式要体现出庆典的特色。
3.安排庆典的具体内容
策划内容要周密细致，以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能地组织得热烈、欢快而隆重，营造一种喜庆而令人激动的气氛，最终给全体出席者带来欢快、愉悦的感受。
4.有力的庆典宣传
选择有效的传播媒介进行广泛的宣传。广告内容包括庆典举行的时间、地点、庆典的形式、内容，及本企业的其他相关信息。宴请有关媒体到现场采访报道，以加强宣传的力度。
5.出席者的确定
精心确定好庆典的出席人员名单。庆典来宾数量越多现场越热闹，但每一次庆典有一定的经费限制，有庆典的具体目标。因此，要以庆典宗旨为指导思想，对出席者进行选择。一般来说，庆典的出席者通常应包括如下人士：上级领导，社会名流，大众传媒，合作伙伴，社区相关人士，单位员工。人员的具体名单一旦确定，就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典出席的人员甚多，牵涉面较广，故不到万不得已，均不许将庆典取消、改期或延期。
6.环境的布置
举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范，商务人员在布置举行庆典时，需要通盘考虑，整体协调。
7.地点的选择
在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。本单位的礼堂、会议厅，本单位内部或门前的广场，以及外借的大厅等均可选择。现场的大小应与出席者的人数的多少相适应，可稍稍宽敞一些。
8.场地的布置
为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些横幅、标语。在贵宾站立处铺设红地毯并在醒目之处摆放来宾赠送的花篮、牌匾。还应提前准备好来宾的签到簿、本企业的宣传材料、待客的物品。
9.音响的准备
务必要把音响准备好，尤其是讲话时使用的麦克风和传声设备，在庆典举行前后，适当播放一些喜庆、欢快的乐曲。
（二）来宾的接待
精心安排好来宾的接待工作。与一般商务交往中来宾的接待相比，庆典仪式的来宾接待，更应突出礼仪性的特点，不但应当热心细致地照顾好全体来宾，而且还应当通过主办方的接待工作，使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意，并且使每位来宾都能心情舒畅，宾至如归。
接待具体工作有以下几项：
（1）来宾的迎送。即举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。
（2）来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。
（3）来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同始终，以便关心与照顾。
（4）来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。
（三）拟定庆典的程序
一次庆典举行的成功与否，与其具体的程序有密切的关系。因此，商务人员应当精心拟定庆典的具体程序。拟定庆典的程序时，有两条原则必须坚持：
第一，时间宜短不宜长。大体上讲，它应以一个小时为其极限。这既是为了确保其效果良好，又是为了尊重全体出席者，尤其是为了尊重来宾。
第二，程序宜少不宜多。程序过多，不仅会加长时间，而且还会分散出席者的注意力，并给人以庆典凌乱之感。
一次庆典大致上包括下述几项程序：
（1）开场。宣布庆典正式开始，奏乐，介绍主要来宾。
（2）过程。本单位主要负责人致辞，邀请嘉宾讲话，均应当提前约定好。
启动各项活动等。
（3）结束。在恰当的时间结束。
第四节 商务礼仪文书
要进行商务交往，必然要涉及礼仪文书的写作。一封严谨规范的商务信函，一张庄重美观的请柬，一定能给人留下美好而深刻的印象。因此，学习礼仪文书的写作知识，是掌握商务礼仪必不可少的一课。
一、商务柬帖礼仪
柬帖，是谈判、交往活动中用来告知对方的一种书面文体。通常为了表示对所告知事宜的重视和对被告知对象的尊重，不采用口头告知、电话电报告知、信函告知等形式，而运用柬帖这种形式。柬帖主要包括请柬、聘书、邀请书等。请柬、邀请书主要用于举行宴会、招待会、展览会的开幕或闭幕式、庆祝会、隆重仪式等正式场合。
柬帖在形式上一般由标题和正文组成。标题一般只写“请柬”（或“请帖”）、“聘书”、“邀请书”、“通知书”等字样，要写在正文上面的中间，或单独占一页。有封面的，要在封面上印刷成烫金艺术字样，以示醒目、庄重和美观。正文一般由称呼、内容、落款和日期组成。落款要署单位全称，并加盖公章。
从某种意义上说，柬帖跟交往信函的作用一样，只是柬帖的形式更凝练，感情更内敛。因此，柬帖的语言要像交往信函一样真诚有礼，尤其要写得庄重典雅，给人一种庄严神圣之感。同时，柬帖的语言必须高度简明精练，不可详尽叙述。
柬帖的发送是很讲究的，即使近在咫尺，也需送请柬，这主要是表示对对方的尊敬，也表明邀请者对邀请本身的庄重态度。
（一）请柬
1.请柬概述
请柬又称请帖，是指组织或个人邀请客人在预定的时间或地点参加某项重要的或有意义的活动的礼仪性信件。
请柬按照内容大致可以分为事务型请柬和礼仪型请柬两类。所谓事务型请柬主要是为邀请有关人士处理某些事务、商讨有关问题而发送的请柬，如会议型请柬就是一例。所谓礼仪型请柬就是为邀请有关人士参加宴会、舞会、庆祝纪念活动而发送的请柬。