3.4.1销售会议的作用销售会议是销售经理鼓励推销员的好机会，也是销售经理表现其领导能力、运用营销战术的最佳场所。由于这是诱导走向你所希望方向的最好机会，因此，会议的组织应该鼓励全体人员积极参与，并且要切实把握好这个机会。
销售主管都必须能够有条理、有秩序、有计划，并且以专业方式来进行销售会议。有效的销售会议要具有辅导作用，能鼓舞士气，活泼生动有趣，具有挑战性及刺激性，让与会者都能从中获得训练效果、归属感、士气及团队精神。
一般正式的销售会议都应安排一些能提高参加者销售能力、技巧及绩效的训练课程，使推销员每一次都有收获。
销售会议可以提升业务员的归属感，并且可以加强此种需要。人是群体性动物，都希望能属于某一团体。销售会议能为所有参加会议的那些与自己有着一样兴趣并从事同样工作的人提供见面及认识的机会。业务员在这里能够相互交流，共建友谊。
销售会议能够增强参与者的士气，圆满和谐的聚会会使每个人变得乐观、积极。因为销售代表既可使自己的成就让人知道受到肯定，又可以吸取他人成功的经验。成就被人肯定，就能够激励士气。
销售会议有助于建立团队精神。一个部门的业务员相聚在一起，能够培养团队意识，并提高团队的凝聚力。
3.4.2确定会议的目的
筹划销售会议的第一步，就是确定会议的目的，也就是决定所要完成的工作。
销售会议的目的有很多种，比如：
1.销售计划的发表。
（1）营业方针的发表以及统一细节方面的意见。
（2）市场动向、市场范围、市场占有率、竞争者动向等方面的信息交换。
（3）新市场策略的拟定等。
2.商品计划的公布。
（1）新开发产品的公布，包括它的技术背景和销售重点。
（2）提供现有产品的改进意见。
3.促销活动的安排。
（1）销售促进、广告战略的运用。
（2）支援经销商活动的研究。
（3）促销活动的进行、各人分担业务的调查。
4.推销技艺的提高。
（1）使推销员面对目标，引起挑战欲望的方法。
（2）根据角色扮演，对商谈技术提出改善。
（3）促成销售商谈方法的研究。
（4）人际关系改善方法的拟定。
5.推销员动向的把握。
（1）访问计划、访问路线、时间活用方法的研究与问题的解决。
（2）销售效率的问题点的解决与改善。
6.销售业务的讨论。
（1）延期交货的处置。
（2）接订单、出货、交货等问题的讨论。
（3）账款回收方法的研究。
（4）信誉调查的发表。
（5）交易对象可能倒闭时的对策商讨。
（6）抱怨处理的模范方式。
7.销售业绩的总结。
（1）上月销售业绩的小结，成功与失败的比较，分析其原因。
（2）克服销售障碍的方法。
（3）销售预算控制的现状与改善。
不管确定何种会议目的，都要尽量设法使会议生动有趣，使参与者收获较多。也可以征求与会者下次会议的讨论主题，使与会者都希望下次再来。
3.4.3把握会议时间
会议的主题确定后，就要控制会议时间的长短。会议时间不是越长越好，也不是越短越好，这要看会议主题的实际需要。如果在特定的时间内无法达到特定的目标，则必须加以改善，或者把会议时间延长或是把原定讨论范围缩小。
不同主题的会议所需时间是不同的。比如以激励团队士气为主题的会议，可能十几分钟就够了。又比如指导性会议，时间就要长些。因为传授经验和知识，特别是传授新方法和新知识要花些时间才有效果。再比如培训会议，可能需要更长的时间。因为要做示范演练来确定效果，新的方法及技巧通常要试验一段时间才能掌握。
3.4.4设定会议程序
不同性质的会议，其程序是有差别的，但均可参考以下的程序来进行。
（1）认定销售成绩。有值得表扬的成绩或创新的销售纪录就要先在众人面前加以肯定，以便建立员工的自我成就感。
（2）提供训练指导。给与会者一些新的观念、新的做法及新的信息，以拓展他们的知识与见解，建立员工的工作信心。
（3）强调参与意识；设法使全体员工建立热忱并激励他们以达成会议的目的，培养职工的参与意识。
（4）设定新的目标。使会议参与者会后能激起行动，追赶成绩突出者，使之有使命感。
（5）激励员工士气。鼓舞所有人员对共同目标的感受，以提高员工的工作士气。
3.4.5会议进行的方式
会议以何种方式进行能达到最佳效果，这是销售主管必须注意到的。人类因不同的认知方法，而有不同的记忆能力。许多心理学家或行为研究者都对此作了大量的研究。研究表明，人们通过听、视、说、做四种方式所获得的记忆程度相差较大，虽然每个人的试验结果未必一致，但大致可归纳如下：
（1）人们通过听演讲、录音、唱片等一般能记住其中20%的内容。
（2）人们通过看图形、资料、影片等一般能记住其中30～40%内容。
（3）上述两种方式并用即听到又同时看到的，一般可记住其中50～70%的内容。
（4）如果口头练习，通过自己讲出来的，一般可记住约70%的内容。
（5）通过角色扮演、操作示范、实地训练等既说又做的，则可记住约90%的内容。
由此可见，在选择会议的方式时，最好能通过所有学习感官的功能，先用听觉来学习他们所愿意听的东西，然后想法使他们也能看得到，能够练习和操作的，最好让他们动嘴、动手又动脚。总之，会议要运用多种不同的学习方式来引起兴趣、提高效果。
那么，会议到底怎样来进行呢？下面介绍三种常用的会议方式：
（1）讲演。主要以演讲、专家小组讨论、图表、视听教材等传授方式来提供资料或技巧。在说明公司的新产品或销售计划时较多地采用这种方式。
（2）展示及演练。多数的销售会议，尤其是传授某种销售技巧时，示范及演练是很重要的。如先以推销短剧、角色扮演、训练影片等作示范，然后由受训者一一亲自试做一遍。
（3）讨论。研讨、商议、动脑会议等也是常用的方式，但必须在有能力、有经验的合适人选的带领下来进行，才能取得较好的效果。
3.4.6成功销售会议的要诀
作为本节的最后一个问题，再对如何办好一次成功的销售会议以条例的方式进行总结，供销售主管参考对照。
（1）最好固定开会的地点，使与会者容易找到。如果选择另外的地点，应该交通方便，停车容易。
（2）会议室最好有隔音设备免受外面声响干扰，室内不要设置电话以免经常被打断，与会者手机应设置震动状态或关闭。
（3）准备茶点、饮料等。可以安排在开会前几分钟供应，这样迫使与会者按时到齐，迟到者就不再供应。
（4）会议程序及各项活动都要事先安排好，这样可以确保会议结束时，所有该谈的主题都已谈过。但要注意议程上不要列入太多的主题及活动项目，以免分散与会者的注意力。
（5）开会一定要准时。延时开会会使按时与会的人失望，导致他们下次也会迟到。开会时间一到，就准时进行，决不要等还未到的与会者，以免养成他们的坏毛病。有时为了提醒与会者，把开会时间订得特别些，如订为9：25开会而不是通常的9：30.另外可派人在会场口执勤，给予迟到者一定数额的罚款。
（6）按预定时序表进行会议。与会者往往没有时序观念，会议一开，东拉西扯，时间马上就过去了。所以最好主持人应在某个人发言前或就某个问题讨论前提醒一下时间限制，这样才能真正做到会议内容按时按质完成。
（7）室内温度控制要适宜，座位安排要仔细。因为开会人多马上会使温度上升，所以温度应比平时低一些。同时会前应详细检查各种细节，务使每个与会者都能舒服而自在地开会。
（8）要准备好会议所需的资料及器材如目录、样本等。有些会议若安排些产品知识训练，就要把东西准备齐全，使参加者觉得参加会议有所收获。有时不妨安排绩优人员介绍成功经验，其报告的主题可选“训练对自己的帮助”、“自己是如何赢得竞赛的”、“销售工作对自己生活及人生的改变”等也可根据实际情况，切合实际需要而定。这种安排效果往往不错。
（9）与会议有关的资料信息要详细说明。运用销售会议的机会把公司、部门的政策、活动、竞赛、组织及竞争状况加以有效而经济地跟与会者做更密切的沟通。
（10）如有演讲安排，介绍演讲者要得体适当。同时要告诉大家注意听些什么。
（11）主持人应设法使会议生动有趣，注入幽默气氛。主持人如果表现集中精神且生动有力，其他人也会表现得积极热衷；反之，如果主持人无精打采，心不在焉，别人也不会全神参与。冗长的会议常会教人心生厌烦，所以要偶尔加些幽默表现，主持者不妨善加运用。但幽默最好与会议主题有关。
（12）如果发现了差错或延误，不必动辄道歉。应避免常说下边这些抱歉的话：
①我们实在很想……，但是……
②时间很晚了，可是……
③我们一直希望……，不过……
④早知道这样，我们可以……
⑤很遗憾王先生不能来，这是……
太多的这类话语会使会议效果降低，也表示会议安排进行得不够理想。
（13）应有计划地让与会者都能参与讨论，使每个人对会议内容保持兴趣，使每个人都觉得自己很重要，这样他们就会主动参与或接受。
（14）主持人要维持好会场秩序，如果主持人不能控制好会场，就会让其他参与者控制了会场，这样大家自语交谈，会场会一片混乱。维持秩序应简洁得体，点到为止。不用苛责或骂人，注意说话方式。如有时讨论会形成漫无进展，毫无中心目的，甚至出现小集团私下交谈，这时主持人可这样告诉大家。
“希望有足够的时间听听每个人的意见，但是现在……”或“如果有人想进一步研究此主题，欢迎在休息时一起交换意见，但是现在请别各自交谈……”。
（15）在会议快结束时掀起一个高潮，让参加者有回味无穷的感觉，如让参加者可以抽奖等。别给人留下已无话可谈、无事可议才结束会议的印象。制造一些悬念，常能带来高潮。如你在会议开始时即可以开玩笑地说：“真想告诉你们谁得了奖品，但距离我们宣布这一消息还有一段时间。”
（16）对于会议参加者的积极配合及提出的良好建议应及时表示谢意。不要等到会议结束时才说。
（17）不管会议的目的是什么，最好在会议结束时，以一段鼓励性的话作为结束，特别要提到销售工作的重要价值。
（18）最后，作为会议主持人应注意：预先考虑会议的各种需要，尽量防止会议受到干扰；虚心接受别人的意见，保持全神贯注，使每个参与者都能熟知；避免讽刺、讥笑、反驳或压抑任何人的意见及看法，善用机智与幽默感；掌握会议的进度与秩序，注意发言次数的平分，讨论到困难问题时要模拟出解决办法，设法使会议顺利完成。