书城管理从员工到领导的十二堂培训课
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第45章 及时检察下属的工作状况

——检查命令的执行情况就是要进行工作追踪。为了不让命令的实施有偏差,就要进行工作追踪。如果没有工作追踪,目标管理也就只剩下了美丽的目标这个外壳。

德鲁克大师的目标管理在全球普及甚广,但实施中却有很多企业走形变样,其中一个痼疾就是工作追踪很差,如果没有工作追踪,目标管理也就只剩下了美丽的目标这个外壳。

根据管理大师德鲁克的观点,目标管理所要达到的两个核心目的,一个是激励,一个是控制。通过设定目标对整个组织的行为进行控制,从这个意义上讲,那就不光是设定目标,而是要使整个组织把各种资源调动起来,围绕目标往前走,这就需要不断对工作进行追踪。如果发生了偏离,通过工作追踪及时把这个偏离的情况进行评估,然后把这个信息进行反馈,并采取一定的措施,保证我们的目标能够按照原来的设定实现。

那么,如何进行工作追踪呢?领导可以根据工作追踪方法,进行下面的工作:

衡量工作进度及其结果评估结果,并与工作目标进行比较对下属的工作进行辅导如果在追踪的过程中,发现严重的偏差,就要找出和分析原因采取必要的纠正措施,或者变更计划有的经理认为工作追踪应以下属的工作表现为主,每天都能保证不迟到、不早退,在领导视野所及的范围内勤奋工作的就是好员工,问他们这样做的理由,他们会说“我就看到某某工作认真了,所以他就是好员工,某某人我从来没看见他干什么。”实际上,因为经理的精力有限,不可能对所有下属的工作表现都能凭主观感觉到。一方面造成工作追踪的片面性,另一方面,很可能伤害到其他员工的感情,从而起不到工作追踪、进行阶段性工作评价的作用。到头来,没有人再去重视这个过程。因此,工作追踪应当看重客观性的标准——工作成果,同时也要兼顾主观性的标准——工作方法和个人品质。

工作追踪是在给人充分授权的情况下,让下属在按照自己的想法做事情的基础之上所进行的追踪。而且,工作追踪不是干涉,不是说你来替下属做决定、给下属支招,而是对下属的工作做出一个目标完成情况的评价。

目标管理要想起到一个激励下属的作用,关键就是你让下属按照自己的想法做事情。如果决策都让你一个人做了,那就不叫工作追踪了,更不是目标管理了。

工作追踪第一步:搜集信息搜集信息现在主要有这样几种途径和方式。

A、建立定期的报告、报表制度。很多公司销售部门、生产部门的定期报告制度要好一些,甚至连值班日志都已经很规范了,但其他大多数部门可能就是以口头汇报为主,这是不行的,一定要制订严格的报告、报表制度。

B、定期的会议。

C、现场的检查和跟踪。

这些工作就方法而言,并不复杂,但关键是要能细致并且不断坚持。

工作追踪第二步:给予评价在进行工作追踪进行评价时要注意以下四个要点。

第一、要定期的追踪。管理者有时候工作一忙,就顾不上去了解下属的工作情况,而一旦形成三天打鱼、两天晒网的习惯,下属的工作就有可能渐渐松懈。对下属工作追踪要养成定期的习惯,同时让下属也感到主管有定期检查的习惯,这是非常重要的。

第二、分清楚工作的主次。管理者的事务很多,不可能事事追踪,因此一定要分清事情的主次,对重要的事一定要定期检查,而次要的事则不定期抽查。

第三、对工作进行评价。工作评价的一个重点是看目标是否偏离,有时候是与目标有差距;有时候是具体的方法的差异;有时候看上去业绩实现了但目标实际上是偏离了,就像前文所述分公司的例子。如果评价发现目标有偏离,就要及时把他拉回来。

第四、避免只做机械式的业绩和目标的比较,应当发掘发生偏差的原因。

在分析偏差时,必须首先分清哪些是下属无法控制的因素引起的。比如分配去做市场调研,但是经费迟迟无法到位,下属无法找到足够的调研员,从而延误了时间。其次还应分清哪些因素归因于下属本人,比如由于下属工作不得力造成销售额没有完成。正确地分清这两类原因,就可以有针对性地在采取相应的措施。

工作追踪第三步:及时反馈经理必须定期地将工作追踪的情况反馈给下属,以便下属:

1.知道自己表现的优劣所在。

2.寻求改善自己缺点的方法。

3.使自己习惯于自我工作追踪及管理。

如果发现下属目标达成不理想,那么可以提建议。有的下属,当你指出他的工作偏离了目标,他能够很快地意识到这一点,根据主管的建议去进行调整。另一种方式就是强行把目标拉回来。

不论是采用哪种方式,都必须做到及时反馈,这样坚持得时间长了,大家就会发现,凡是偏离公司目标的事情是绝对不允许的,这就在公司内形成了一个基本的职业原则。既激励大家去完成目标,又威慑那些有可能故意偏离目标的人。

§§第四堂课 融和谐,促交流——有效沟通,对下属充分掌握

要使每一个员工都能够在一个共同目标下,协调一致地努力工作,就离不开有效的沟通。与下级沟通最大的目的,就是要通过沟通,充分调动下级的积极性,使他们的工作潜力得到最大限度的发挥。能否建立一个关系融洽、积极进取的团队,很大程度上取决于你是否善于与下属进行沟通,取决于你是否善于运用沟通技巧。

展示你对下属的信赖感——要管好人、培养人,领导首先要做的事就是在自己和下属之间建起相互信赖的关系,这是一个先决条件。

下属的干劲,只有在信赖领导的前提下才能发挥出来。如果一位下属认为自己的上司总爱“抢下属之功”,把大家伙儿一起努力完成的成果据为己有,那么不管你怎么鼓励,也是激发不出下属的干劲的。

同样的道理,下属在对自己的领导非常信赖的情况下,即便是受到领导的批评,也会心悦诚服,虚心接受。相反,如果一位领导在下属心目中留下的印象是:“他呀,一边呆着去吧”,那么他的批评就只能让下属加剧内心的反感,效果肯定是会适得其反。这样的领导,至少也是对人才培养起负作用,至于对工作,更是可想而知,决不会产生什么好的作用了。所以,要管好人、培养人,领导首先要做的事就是在自己和下属之间建起相互信赖的关系,这是一个先决条件。

试想,如果一个领导连下属的困苦都不了解,只一味地强迫命令他好好工作,这能行得通吗?因此,应该认真听取下属意见,深入了解凡是涉及下属生活中的一切问题。如果因为什么事情使你失去了下属的信赖,那么不管你怎么努力,管理和教导工作都将无法按正确的方向进行。人只有在干劲高涨、全神贯注、拼命埋头工作的状态下,能力才能得到提高。在对工作毫无一点兴趣的情况下,人是不可能取得进步的。所以,取得下属的依赖相当重要。

那么,领导应该如何尽快取得下属的信赖呢?

1.先改变自我观念对于某些管理人员来说,做到对下属的充分信赖是很难的,但同时也可以说是极为容易的。“难”就在于当权者的思想一定要转变,不仅要牢记“用人不疑”这一准则,同时也要把权力放开,不能牢牢地守着权力不放,这样显然不是对下属能力的一种信任;“易”就在于当权者每天每时都要接触下属,经常不断向下属布置各种大大小小的工作;这既给上级提供了了解下属的直接场所,也给上级提供了运用各种方式,巧妙地向下属表示信赖的绝好机会。比如,从关心开始,提供适合的指引为铺设,让下属感受到真实的情景。

2.首先采取实际行动。以诚相待在达成互相帮助的融洽关系时,注意不应在下属信赖上级之后,自己才去信赖下属,而应该首先采取实际行动,以诚相待,主动对下属表示信赖。比如,适时的鼓励语和现场操作示范等,把交流和提供意见作为一份诚心诚意的投资。只有这样,上级与下属之间才能建立起信赖的基础并逐步改善工作关系。

3.勇于承担管理责任人生的艰难,竞争的激烈,往往迫使每个人都需要某种“保护”来掩饰自己真实的内心世界。这就在无形中使识别人才、使用人才增添了许多困难,要冲破这道无形的围墙,上司不应该无端怀疑下属,应该相信下属的能力,相信下属的热情,相信下属的诚意。也许,在获取信赖的果实之前,管理人员可能会付出一点代价,这是值得的,这就是责任的成份。

4.尽力满足下属需求充分信赖下属,通常是通过上下级之间的感情传递和心理满足来实现的。要做到这一点,管理人员就应该认真分析下属的心理因素和情绪反映,尽力从满足下属各种健康的心理需求入手。例如,在研究问题时尽力与上级保持一致的愿望,在工作中希望上级能看到自己的成绩,当工作中偶尔出现某一过失总是宁愿自己悄悄地采取补救措施,也不想让上级知道等等。

对于下属这些共同的心理特征,管理人员应在准确掌握的基础上,不断改进工作方法,尽量使下属达到心理上和感情上的某种满足。唯有这样,上下级之间才能进行有益的感情传递,下属才能在心理上处于一种健康的活动状态,并且相信上级对自己是信赖和尊重是真实的。

5.让下属主动承担重要工作信而不用,这种“信”就不是真信;用而不信,被用者心中难免存有疑虑,这种“用”也不可能用好。应该在经常地、普遍地信赖下属的基础上,结合当前工作或任务的需要,把有限的时间和精力用来信赖那些德才素质最佳的下属。这种信赖一方面体现在分量较重、难度较高的工作让他们主动承担;

另一方面,还在于能够不失时机地让他们争取到更能发技能的工作岗位上。

管理与培养的基础工作可以分为两个方面:首先是信赖感,其次是干劲。只有基础工作达到应有的水平时,才能对部属进行有效的管理与培养,加速他们的成长。反之,假如这个基础不像想象中的那样牢固,管理和培养工作也就无从谈起。