沿途导游服务与入住饭店服务同团队游客服务类似。对个体散客,沿途导游服务可采取对话的形式进行。散客抵达饭店后,导游人员应帮助散客办理饭店入住手续。按接待计划向散客明确说明饭店将为其提供的服务项目,并告知散客离店时要现付的费用和项目。记下散客的房间号码。散客行李抵达饭店后,导游人员负责核对行李,并督促行李员将行李运送到散客的房间。
4确认日程与客票
导游人员在帮助散客办理入住手续后,要与散客确认日程安排。当散客确认后,将填好的安排表、游览券及赴下站的飞机(火车、轮船)票交与散客,并让其签字确认。如散客参加集体游览,应将游览券、游览徽章交给散客,并详细说明各种票据的使用方法,游览集合方式。对有送机(车、船)服务项目的散客要与其商定好离站时间和送站安排。
导游人员应叮嘱不需要旅行社为其提供机票的散客提前预订和确认机座。如散客需要协助确认机座时,导游人员可告知其确认机票的电话号码。如散客愿意将机票交与导游人员帮助确认,而接待计划上又未注明需协助确认机票,导游人员可向散客收取确认费,并开具证明。导游人员帮助确认机票后,应向散客部或计调部报告确认后的航班号和航班时间,以便及时派人、派车,提供送机服务,并将收取的确认机票服务费交给旅行社。
导游人员应及时将同接待计划有出入的信息及散客的特殊要求反馈给散客部或计调部。
(二)导游服务
在游览过程中,散客旅游因无领队、全陪,因此相互之间无约束,集合很困难,导游人员更应尽心尽力,多做提醒工作,多提合理建议,努力使散客参观游览安全、顺利。
1沿途导游
散客的沿途导游服务与旅游团队大同小异。如果导游人员接待的是临时组合起来的小包价旅游团,初次与散客见面时,应代表旅行社、司机向散客致以热烈的欢迎词,表示愿竭诚为大家服务。导游人员除做好沿途导游之外,还应特别向散客强调在游览景点中注意安全。
2现场导游讲解
如果是单个旅游者,导游人员可采用对话或问答形式进行讲解,更觉亲切自然。有些零星散客,有考察社会的兴趣,善于提出问题、讨论问题,导游人员要有所准备,多向旅游者介绍各方面的情况,从中了解旅游者的观点和意见。如果是散客小包价旅游团,导游人员应陪同旅游团,边游览边讲解,随时回答旅游者的提问,并注意观察旅游者的动向和周围的情况,以防旅游者走失或发生意外事故。
在讲解过程中,还要注意区分不同游客所说的语言,分别用不同语言解说,做到让每一位游客都能接受平等的服务。游览结束后,导游人员要负责将旅游者分别送回各自下榻的饭店。
3其他服务
散客旅游者多采用现付的方式参加游览,因此,如果任务书或委托书中注明需收现金,则在收款后立即将现金上交旅行社财务部。接待任务完成后,导游人员应及时将接待中的有关情况反馈给散客部或计调部或填写“零散旅游者登记表”。
(三)送站服务
游客在结束本地参观游览活动后,导游应使散客顺利、安全地离站。
1送站准备
导游人员接到送站计划后,应详细阅读,明确散客的姓名或散客小包价旅游团人数、离开本地的日期、所乘航班(火车、轮船)以及下榻的饭店、有无航班(火车、轮船)与人数的变更、是否与其他散客或散客小包价旅游团合乘一辆车去机场(车站、码头)等信息。
导游人员必须在送站前24小时与散客或散客小包价旅游团确认送站时间和地点。若散客不在房间,应留言并告知再次联络的时间,再联系、确认,然后备好散客的机(车、船)票。同散客部或计调部确认与司机会合的时间、地点及车型、车号。
2到饭店接送散客
按照与散客约定的时间,导游人员必须提前20分钟到达散客下榻的饭店,协助散客办理离店手续,交还房间钥匙,付清账款,清点行李,提醒散客带齐随身物品,然后招呼(照顾)客人上车离店。
若未找到要送站的散客旅游者,导游人员应到饭店前台了解旅游者是否已离店,并与司机共同寻找。若超过约定时间20分钟仍未找到,应向散客部或计调部报告,请计调人员协助查询,并随时保持联系。当确认实在无法找到旅游者,经计调人员或有关负责人同意后,方可停止寻找,离开饭店。
若有住在不同饭店的散客合乘车辆去机场(车站、码头)情况,导游要严格按照约定的时间顺序抵达各饭店,若途中遇到严重交通堵塞或其他极特殊情况,需调整原定的时间或行车路线时,导游人员应及时向散客部或计调部报告,请计调人员将这些变化通知各散客旅游者并采取相应措施。
散客团队送站工作与后续总结工作与团队游客类似,在此不作赘述。
三、散客旅游团队服务的突出难点
全部由散客组成的团队称为散客旅游团队。他们往往是外地旅行社发过来的零星客人和本地门市接收的零散客人,有时还有其他旅行社转团的客人。由于网络技术的发展,伴随网上预订和网上成团模式广泛推广,散客旅游团队已成为不少省市旅游业的重要客源。如何提高散客旅游团队接待能力和服务水平,是旅行社及导游人员经常面临的业务难题。
散客旅游团队是通过旅行社组织并实行费用全包价的团体旅游者,它与完全自主、不与旅行社发生任何业务联系的“自主旅游者”和大部分行程自主、只委托旅行社提供个别零星服务(又称单项服务,如代订机票、代订酒店、代办签证、代买保险等)的“半自助旅游者”有本质的差别。
散客由全国各地旅行社招徕,有些是由本地不同旅行社组织的零散客人拼凑而成,一般在离旅游地较近的大中型城市成团,旅游结束后也在这些城市散团(或送团)。由于各家旅行社客源结构、收费标准、行程安排和社会口碑的不同,游客虽然同团旅游,但行程内容、接待标准和价格、客人素质以及客人的期望值都存在着或大或小的差异,这使散客旅游团队内部的问题很复杂,比普通旅游团队呈现出更多、更尖锐的矛盾或冲突。
1服务承诺的差异
散客团队在成团前,各家旅行社已做过前期宣传,在日程安排、旅游项目、旅游线路、接待等级方面已向客人做出承诺,而各家旅行社的承诺可能不尽相同,这给导游带好团队增加了很多障碍。
2参团价格的差异
由于各地区间收入水平有差异,不同旅行社品牌有差异,客人购买时间早晚有差异,这均可能引起客人参团价格呈现出高低不同的变化。
当不同参团价格的客人享受的却是同样的服务,或同样的价格享受的却是不同档次的服务时,就难免会引起团队内部的骚动。问题的源头虽然在组团社,但客人的矛头往往会指向带团的导游。
导游人员要注意,原则上一个旅游团队内同一标准等级(如同为豪华等、标准等、经济等)的客人,其交纳的团费价格差异以不超过15%为宜。如果超过这个数字且客人也提出了异议,导游应与接待旅行社与组团旅行社协商,建议退还客人多付的部分。
同一个旅游团队内高等级的客人享受的却是低等级的服务内容,如组团社按豪华等收费,但合同规定的游览内容和接待标准竟跟本团队其他标准等的客人相同,尽管未违反合同,但明显有失公允。导游也应建议组团队给予客人一定的补偿,以平息客人的不满。
3成员地位的差异
散客团队的团员来自社会各阶层,个人兴趣爱好和生活习惯不同,工作性质和社会地位迥异,男女老幼参差不齐,往往一车客人中,很难找到两个以上持同一种看法的人。
4客人期望值的差异
期望值的差异会影响客人对旅游服务的满意度。不同的期望值往往造成客人要求的多样化和满意度的差异化,让导游无所适从。
散客旅游团队客人的期望值一般受下述因素影响。
(1)对组团社的认同度。即旅行社声誉越好,客人的期望值越高。
如上海游客找的是上海最知名的旅行社参团,而山东游客来自当地一家小旅行社,上海游客的期望值可能就会比山东游客高许多。
(2)游客对参团费用的承受力。一般而言:游客将参团费与自己的收入以及与以往到其他地方旅游的费用对比,如果开支较高,那他对旅程寄予的期望就更大。
由于散客团队的游客来自不同社会阶层,收入差距较大,因此势必导致游客的期望值存在巨大差异。再加上散客团队的复杂性和低效率,不尽如人意处比比皆是,散客团队的满意度往往较低,容易形成高期望值与低满意度的矛盾。
如果说接团难,那么接待散客团队更难,要让散客团队满意就更是难上加难了。我们不难想象,当导游手持散客团队名单,发现其中一部分是豪华等级,一部分是标准A级,一部分是标准B级,还有个别人不需要旅行社订餐或者中途需要安排少数几人游览某些景点,而其他游客只能在车上静候,游客怨声载道时,导游该是多么的为难。
四、散客旅游团队接待技巧
(一)散客导游服务的要求
1接待服务效率高
散客旅游由于游客自主意识强,往往要求导游人员有较强的时间观念,能够在较短的时间内为其提供快速高效的服务。
在接送站时,散客不仅要求导游人员要准时抵达接送现场,而且急于了解行程的距离、所需的时间,希望能尽快抵达目的地,所以要求导游人员能迅速办理各种手续。
2导游服务质量高
一般选择散客旅游的,往往旅游经验较为丰富,希望导游人员的讲解更能突出文化内涵和地方特色,能圆满回答他们提出的各种问题,以满足其个性化、多样化的需求。因此,导游人员在对散客进行导游服务时,要有充分的思想准备和知识准备,以便为游客提供高质量的导游服务。
3独立工作能力强