（二）印章
公务用的各种人员、单位、公司印章，均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核后，交行政部门采购并登记、管理。
（三）到职离职人员
新进人员到职时，由该部门提出文具申请单，向行政部门请领文具。
人员离职时，应将剩余文具一并缴交所属部门交接人，行政部门督办。
（四）名片
名片的申请，须因公务实际需要并应填写“领用申请表”，注明印刷内容，经部门经理签认后，于需要日前7天送交行政部门申购。
（五）印刷品领用
（1）一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管，均由行政部门负责，各部门特殊用途的表单及印刷品应自行保管；（2）请领印刷品如属于部门特殊专用表单，应填写“领用申请表”，在需求日前两周交行政部门统一采购，如属代用，应填写“领用单”，向行政部门领取。
（六）邮票领用
寄发信件所需的邮票，应由发文单位填写申请表，经单位主管签准，连同信件一并交管理部门寄发并登账分摊部门费用。
二、办公用品需求计划表
三、办公用品领用单
四、文具用品分类管理
公司内各种办公文具用品的管理，应予制度化、合理化，尽量不产生浪费。行政部门负责相关标准的制定、修改与废止工作。
（一）文具用品分类
公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品三种。
（二）消耗品
刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮筋、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、订书针、直尺等。
（三）管制消耗品
名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等。
（四）管制品
订书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职务章、公司章、计算机、卷尺等。
五、文具领用表
六、办公用品的分配管理
对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。
（一）分配的责任人
办公用品的分配，由办公用品负责人从其管理的保管库配送给各相关部门。
（二）分配的方法与要求
（1）昂贵办公用品的配用基本上按计划进行；
（2）配用的办公用品存放于各部门的办公用品保管柜；
（3）存货即将不足时，需向企业办公用品负责人申请配用办公用品；
（4）各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求，从办公用品保管库中支给办公用品；
（5）物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，同时与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减的目的；
（6）归属于行政部门等处的办公用品负责人，按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配备办公用品；
（7）办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。为避免办公用品的总体费用超过预算，办公用品需要按计划进行消费，即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公用品；
（8）一般办公用品负责人可以自由分配廉价且使用量大的易耗品，回形针、橡皮及铅笔之类无须记录；
（9）部门办公用品负责人需要定期整理散乱的物品，按规定的形式摆放整齐，并且清楚这些办公用品的余额。
七、办公用品的保管要求
办公用品的保管，主要指办公用品的登记、收藏、分配、使用责任的签认以及盘点、交换和养护等，目的是提高办公用品的效能。
（一）入库保管
办公用品的保管，一般要设专门的库房，并由专人管理。
（1）加强库房的安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生；
（2）及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符；
（3）保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量等认真验收、登记、上账、入库，库房内的各种物品要摆放合理；（4）经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理、整顿，以使其得到有效利用。
（5）保管员要根据库存和需求情况，定期提出采购计划，在做计划时，要避免积压物资，努力压缩库存，以节约资金。
（二）库存盘点
为确认其是否符合使用目的．，可以对办公用品的库存数量进行盘点：
（1）盘点调查易耗办公用品的存货量；
（2）若办公用品由办公用品负责人进行配用，则将存货量与账簿上的存货量作一比较；
（3）办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致；
（4）可在特定时日按照办公用品一览表对存货量进行检查；（5）在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值，与过去的存货实际业绩比较，若数值过大，则需要调查大量存货流失的原因所在；（6）办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需调查办公用品所在和破坏状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。
八、办公文具使用管理方法
为了有计划地做好办公文具的发放、使用和管理工作，保证正常运转，节省开支，防止浪费，办公：艾具的使用和管理可采取以下方法：
（1）办公用品采取包干制；
（2）生产和业务用印刷品由行政部根据需要统一发放和印制；
（3）办公文具以部、室为单位进行清点、造册登记、签名归档；
（4）对办公文具有意损坏或因管理不当造成经济损失的，应照价赔偿：
（5）各部门指定专人负责文具的管理，定期到行政办公室办理办公文具的领用、登记手续，凭“办公用品登记本”领取办公文具，并划价、登记：
（6）新增加人员凭人事部门的“人员调动”通知单，给予配发办公文具；
（7）办公用印刷品，由使用部门填写“需求单”，由部门经理签名报行政办公室进行采购、印制，复印、电脑打印用纸等统一由行政办公室发放和印制；
（8）凡经领导同意购买的办公文具，需经行政办公室登记、购买和印制，否则财务部不予开支。
九、文具用品管理办法
文具用品管理办法
第一条文具用品由行政部统一采购。
第二条各部、厂于每季结束前提出下季度各月份文具用品需求计划表，送行政部统计全公司需求量。
第三条行政部依据各部、厂的月别需求计划，参考现有存量及每月平均使用量提出申购，由采购科通知厂商将文具用品直接送各部、厂管理单位保管分发。
第四条文具用品分为个人使用类及业务使用类两种。
1.个人使用类
这是指纯粹由个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮擦等。
个人使用类文具用品，只限各部门人员使用，每人每月以50元为限，超过部分不予核发。其他单位（部门单位以外的单位）以办公室为单位管理使用量，以过去半年内平均月用量金额为管理目标。
2.业务使用类
这是指本单位共同使用保管的用品，如表单、胶带、卷夹等。业务使用类以部门为单位管理使用量，以过去半年内平均月用量金额为参考。
第五条各部门需于每季结束前，提出下季度的文具用品使用量统计表，送各部门管理承办单位汇总统计。
第六条个人使用类文具凭文具领用卡领用，文具领用卡每人一张，统一由管理部门保管。
第七条业务使用类文具凭：艾具领用表领用，文具领用表每办公室一张，由管理部门保管。
第八条文具管理部门统计每人及每月文具用品使用量及使用金额。
第九条严禁员工将公司文具用品取回家里私用。
第十条文具用品超过额度时，需提出检查报告说明原因及改善方法。
第十一条正常消耗性文具用品如原子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等再次领用时，需提供旧原子笔或空盒容器等换领，否则不予核发。
十、月度文具领用统计表
十一、办公设备申购工作流程
十二、办公用品的采购管理
购置办公用品时，必须首先决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。