领导每天要面对和处理大量的事务，经常是案头堆积如山，耳边电话不断，会议接二连三。整天忙得团团转，工作仍然不见成效，第二天仍然面对一大堆事务，成天被压力压得喘不过气来。如此，工作就会忙而无效，杂乱无章，顾此失彼。
面对千头万绪的工作，领导首先要做的是沉住气，理清工作的环节，统筹兼顾，大处着眼，小处入手，围绕中心，协调平衡各项事务，合理制订计划，科学利用时间，以要事第一为原则，集中精力处理重要事务，逐步解决细碎工作，学会从繁忙事务性工作中解脱出来，有条不紊、灵活高效地开展工作。
大处着眼小处入手，把简单的事做得不简单
“泰山不拒细壤，故能成其高；江海不择细流，方能就其深。”泰山之所以雄伟成为五岳之首，江河湖海之所以奔腾不息，都是一捧捧细土和涓涓细流汇聚而成。做大事，出成就，必须从小事做起。
“千里之堤，溃于蚁穴”。有些小事也许暂时不会对企业产生多大影响，但如果不能发现并及早处理，迟早会坏了大事，这样的小事就是大事的前奏，而不是一个孤立的小事了。
有一家招聘高级管理人才的公司，对一群应聘者进行复试。尽管应聘者都很有自信地回答了考官们的简单提问，可结果却都未被录用，只得泱泱而去。
有一位走进房门后，看到了地毯上的一个纸团。地毯很干净，那个纸团显得很不协调。这位应聘者弯腰捡起了纸团，准备把它扔进纸篓里。这时考官发话了：“您好，朋友，请看看您捡起这个纸团吧！”这位应聘者迟疑的打开纸团，只见上边写着：“热忱欢迎您到我公司任职。”几年以后，这位捡纸团的应聘者成为了这家著名公司的大总裁。
一个不经意的小事就决定了面试的成败，而正是这个微不足道的小事节，成就了年轻人的一番事业。
张瑞敏说：“企业管理中我信奉这么一句话：每天只抓好一件事就等于抓好了一批事，因为每一件事都不是孤立的，抓好了一件事会连带着把周围的一批事都带动起来。”对于一个领导者来说，要有做大事的胸怀和志向，更要有做小事的务实精神。
在美国有一个叫罗伯·舒乐的博士，他在自己身无分文的情况下，却立志要在加州建造一座水晶大教堂。这座教堂的预算造价为700万美元。
首先舒乐博士在一张白纸上，写下了这样一张实现自己目标的奇特计划：寻找一笔700万美元的捐款；寻找7笔100万美元的捐款；寻找14笔50万美元的捐款；寻找28笔25万美元的捐款；寻找70笔10万美元的捐款；寻找100笔7万美元的捐款；寻找140笔5万美元的捐款；寻找280笔2.5万美元的捐款；寻找700笔1万美元的捐款。
他将700万美元这个大目标，一次又一次地分割成更小的目标，最后分割到了1万美元。每次募捐1万美元，这个目标实现起来就容易多了。他就这样开始，1万美元1万美元地募捐，一点一滴地筹集，历经12年，一座最终造价2000万美元、可容纳1万多人的水晶大教堂竣工了。这座水晶大教堂成了在世界建筑史上的奇迹和经典，也成了世界各地前往加州的人必去的游览胜景。
确立的目标越细小、越集中，就越容易取得成功；目标太大、太宽泛，就很容易偏离，或许最终会一事无成。事实上，一个人要提高人生成功的概率，每次完成没一件小事就行了。不论做任何事，假如能不断努力，每次做一点；有恒心地做下去，积少成多，就可以做成大事。
海尔集团“严、细、实、恒”的管理风格，把做好小事提到了重要的层次上，以追求工作的零缺陷、高灵敏度为目标，把管理问题控制解决在最短时间、最小范围，使经济损失降到最低，逐步实现了时间管理精细化，消除了企业人力资源管理的所有死角，大大降低了成本材料的消耗，使管理达到了及时、全面、有效的控制，每一个环节都能透出一丝不苟的严谨，真正做到了环环相扣、疏而不漏。
以计划为纲领，按部就班，有条不紊开展工作
有这样一个故事：一天，美国一位管理效率专家来拜访一个钢铁公司老总，并对他说：我同你手下的每个领导交谈15分钟，就能使你们公司的效率提高，销售额增加。如果奏效，3个月后你给我一张支票；如不奏效，则分文不取。总领导同意让他试验，于是他就分别找下面的领导谈话，教给他们一个提高效率的办法。这个办法很简单：
在每天下班前列出第二天非干不可的六项工作，并按其重要程度排序，第一件事干完后即用笔勾掉，然后再干第二件、第三件……如果当天有一二件事没干完，那就列入第二天的计划。
3个月之后，那位总领导送给这个管理效率专家一张3.5万美元的支票。为什么呢？因为他下面的领导照这个办法干了之后，工作效率大大提高，销售额大幅度上升。
由此可以看出，工作有没有计划性确实大不一样。因此，每个领导者对于每段时间的工作，应该尽量做到有条不紊。这样也便于其他领导和下级建立正常的工作秩序。不然，心血来潮，一会儿找这个谈工作，一会儿找那个办事情，既乱了自己，又乱了别人，弄得大家都手忙脚乱，无所适从。
如果人生没有计划，我们所说的时间管理原则、方法、重要等都是惘然的。
曾有人询问著名的巴顿将军，他之所以在战场上如此成功，有什么秘诀。他回答：“第一，计划。第二，完整的计划。第三，完整而可行的计划。”
工作有计划性是使整个工作有秩序前进的中心环节。一切领导者都要具备定量控制自己时间的能力，也就是说，对自己的时间要实行计划分配。事实证明，不做计划的人只能消极地应付工作，在心理上处于受摆布的地位；有计划的人则居于支配者的地位。
那么，领导者要如何把自己设定的目标转化为完整可行的计划呢？怎样才能克服忙乱现象呢？看看下面的建议吧。
（1）制订长期计划。即在较长的一个时期内，或3年，或5年，或10年，自己的工作和事业要达到什么水平，自己所领导的单位要取得多大成就，都要有一个积极进取的、宏伟明确的目标：这个目标通过几步来实现，每一步的大致起止时间，要有一个大致的安排。
（2）制订年度计划。当最后一页日历被撕下，新的一年钟声敲响的时候，应当回顾上年的时间利用和事业进展情况，作出新的年度计划，以便更有效地使用一年的时间。
（3）制订月份计划。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的，人的生理变化也会呈现出月周期现象，人的体力、智力，情绪处于最佳状态时为高潮期，其次是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理月周期，来安排自己一个月的活动，把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期，其他时间则可以安排相对容易的内容。
（4）制订周计划。有许多工作是按周来安排的，把月计划分解到每周里面，便于分步骤实施。
（5）制订日计划。在前一个工作日接近终了时编好第二天的计划，有助于克服紧张忙乱的现象，避免丢三落四，顾此失彼。
沉住气，分清轻重缓急，抓住关键逐个歼灭
通用电气前CEO杰克·韦尔奇曾经说：“有人告诉我，他一周工作90个小时，我会说，你完全错了，写下20件每周让你忙碌90个小时的工作，仔细审视后，你将会发现，其中至少有10项工作是没有意义的，或是可以请人代劳的。”
任何一个领导者都可能遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时候需要把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
善于处理轻重与缓急的关系，也就是重要性与紧迫性的关系。事实表明，重要的事不一定都紧急，紧急的事也不一定都重要。如果总习惯于先办紧迫的事，就常常使一些重要的事情流产，而且会经常处于紧急应付的状态之中。所以领导者在一般情况下，应先考虑事情的轻重，然后再考虑事情的缓急。首先是先办重要而又紧迫的事；其次是重要的但不紧迫的事；再次是紧迫但不重要的事；最后是既不重要又不紧迫的事。这也符合“重要的少数与次要的多数”的原理。日常生活中常常可以体会到，80%的看报时间往往花在20%的版面上；80%的看电视时间集中在20%的节目上；80%的教师辅导时间用在20%的学生上；领导者工作效果的80%，往往集中在20%的重要事情上。如果有10件事，完成了头两件最重要的，即可收到80%的效果。所以，领导者要学会把有效时间的80%，集中在那些重要工作上，然后再兼顾其他。
19世纪末20世纪初，意大利经济学家及社会学家帕累托提出著名的“帕累托原则”--在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。
根据帕累托原则，在一家公司里通常是20%高绩效的人完成80%的工作。你也许会感到很惊讶，但这却是事实。比如在销售部，通常是20%的人带来80%的订单；在开会时，20%的人通常会提出80%的建议。也正是如此，所有的优秀员工一致认为：高效率地完成工作的技巧源自于将80%的精力放在最重要的任务上。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。
凡事都有个轻重缓急，在特定的时间里，必须首先解决最重要、最紧迫的事情。否则可能会只见树木不见森林，或者是只见森林却看不见其中最大的树木，没有找到最重要的事。
世界上有两件事是最难让员工做到的，那就是让他们按照事情的轻重缓急来思考和行动，这也就是专业人士和业余人士之间的区别，同样，这也是区分一个领导和下属之间的分界，因为“讲究实效的员工懂得如何得到他们想要的”，“哲学家懂得应该得到什么”，“领袖们懂得如何得到他们应该得到的”。成功可以被定义为“不断积极地实现预定目标”，这一定义告诉我们“分清主次”的原则和“朝既定目标前进”的能力是一个领导者成功的基础。实际上，这正是领导艺术的关键。
紧抓中心工作化繁为简，以全局推动局部
抓好中心工作，用中心工作去带动全局工作，推动全局工作的开展，也是一项很重要的领导艺术。领导者要抓好中心工作，需要注意以下几点。
1.分清中心工作的差异性
不同事物矛盾的差异性，决定了不同部门：不同地区、不同单位工作的差异性，全国有全国的中心工作，各省各部门各单位都有自己的中心工作。
2.尊重中心工作的客观性
在纷繁复杂的工作中，哪个是中心工作，不是人为地随意规定的，而是由客观事物发展本身的规律决定的。抓中心工作，决不能随心所欲。列宁说：“你要抓住整条链子，就必须抓住主要环节。决不能你想抓哪个主要环节就故意抓哪个环节。”（《列宁选集》第4卷第649页）要真正找准主要矛盾，抓住中心工作，使工作忙到点子上也并不是一件容易的事。
3.注意中心工作的从属性
处理好本部门、本单位中心工作同全局中心工作的关系。各部门、各单位自身的中心工作，要服从于全局的中心工作，为全局的中心工作服务。例如，教育事业要为四化建设培养人才，科学研究要为四化建设多搞发明创造、推广科技成果等等。
4.对中心工作要抓紧
对中心工作，不抓不行，抓而不紧也不行。毛泽东同志指出：“对主要工作不但一定要"抓"，而且一定要抓"紧"。什么东西只有抓得很紧，毫不放松，才能抓住。抓而不紧，等于不抓”（《毛泽东选集》合订本第1332页）。抓紧中心工作，首先要集中精力，集中人力、物力、财力于中心工作，要排除枝节问题的干扰。其次，要制定切实可行的计划、措施，贯彻落实中心工作，排除一些部门的不适当的干扰。毛泽东同志对此有明确指示：“一个地区的总负责人，必须考虑到该处的斗争历史和斗争环境，将各项工作摆在适当的地位；而不是自己全无计划，只按上级指示来一件做一件，形成很多的"中心工作"和凌乱无秩序的状态。上级机关也不要不分轻重缓急地没有中心地同时指定下级机关做很多项工作，以致引起下级在工作步骤上的凌乱，而得不到确定的结果”（《毛泽东选集》合订本第856页）。
5.掌握中心工作的可变性
中心工作并不是一成不变的。在不同的时期、不同的阶段、不同的条件下，中心工作是有所变化的。随着时期、阶段、条件的变化，中心工作必须及时变化。要及时进行中心工作的转移，必须注意主要矛盾的解决状况。一个主要矛盾解决了，一个中心工作完成了，又一个新的主要矛盾就会出现，新的中心工作也会客观地提上日程，这时中心工作就得转移。
坚持要事第一，集中精力解决最重要的事
作为领导者，平常的工作林林总总，这就要按事情的重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序，做到鹅卵石、碎石子、沙子、水都能放到罐子里去，无论我们的工作多忙，行程排得多满，假如安排得当的话，还是可以多做些事的，并且做得很漂亮，这就是要事第一的原则。
1.学会从事务性工作中摆脱出来
企业领导者最重要的是要弄清自己的岗位职责，用它来判断哪些事是自己必须做的，哪些是应该做的，哪些是能够做的。先做最重要的事，一个高效率的领导人应该把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。不要什么都想干，一个领导人必须懂得什么样的事情不宜去做，不宜强行作出决定。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的几小时利用得有效？”要将这些问题放在心中思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定哪件事应当先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香”了。很多事，就是如被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
每个领导都想成就一番事业，但现实生活中，纠缠你的东西太多了，它们从各个方面牵制你，迫使你就范。想做某些不同及矛盾事情的时候，理智、感情及身体的需要全部都必须满足，但又往往不能同时满足它们，有时候它们还必须争战一番。该如何决定呢？不妨听听如下的忠告，或许可找到一点解脱之法。