发出正确有效的指令,其要点是指令要明确、要稳定,员工才会理解。指挥艺术的基本要求是发出的指令要明确,更能有效地执行。要使指令明确,在发指令时就要使用准确的词语,多用数据,减少中性词汇和模糊语。指令应当包括时间、地点、任务要求,协作关系、考核指标和考核方式等内容。指令还应当简明扼要,一目了然。
如果指令变化过快,下级就会采取短期化行为的倾向,以便捞取好处,或者下级不信任老板发出的指令。这就会难以管理和控制。因此,在发出指令前要仔细审查指令的可行性,预计在执行中可能遇到的阻力。以及处理的方式,向下级解释清楚指令的内容和要求执行的原因,以统一全员的认识。如在执行过程中发现指令有不切实际的地方,应因事因时而异,区别情况采取不同的补救措施,立即更正发现的原则性的错误。再正确有效的指令,重在落实。
抓指令的落实主要是通过定期和不定期的检查来进行,以检查的结果和抽查的结果来判断下级的执行情况。这样下级在执行时就不敢懈怠。对计划、指令的执行情况进行检查之后,就要采取强化措施:执行得好的要进行强化,给予奖励和表彰、鼓励他们再创佳绩。执行得不理想的,加以批评,还要区分不同的情况,采取不同的纠正偏差的措施。
对不合理的指令,应及时调整,做到合理切实可行。
若是指令没问题,主要是下级执行不力或方式不当导致执行效果不佳,则一方面要给予处罚,另一方面进行适当的指导。若指令本身虽没问题,但大部分下级没能有效执行,此时重罚难以执行,因为“法不则众”。这时可以找出执行效果最好的,加以重奖,这种肯定完成的处理方式可以起到鞭策大部分未完成者的效果。
4、让你的命令被执行得既快又好
信任下属当然有必要,但监督和检查对命令的执行起着有力的督促作用。随时到工作现场走走、看看。你的露面对于能使一个人保持紧张的工作状态起着有力的监督作用且不会引起被监督者不满。你不妨用几项指标去监督和检查下属是否在认真执行命令。
(1)在你检查工作之前,仔细考虑一下你要检查的重点,要有选择地检查,要问问题。
(2)重新检查你发现的错误。
(3)永远要越过权力的锁链、深入基层。
(4)坚持每天抽时检查工作,不要让任何人置于监督之法外。要变换时间和内容去检查。
命令就是权威,权威服务于管理,切忌让你的下属折扣命令。没有命令,下属就会成一盘散沙,企业就会失去措施和方向。因此,命令是企业上下一致、同心协力的规范措施,可使企业统一观念、集中精力、有序工作、明确方向、逐步完善。理当重视命令的权威性,不可视为平常:否则你就是在玩命令,易失去管理者的权威。切记,一个命令如果缺乏监督和检查,那么就等于没有命令。
5、怎样当好“一把手”
实现科学性和艺术性的统一的方法去指挥和统驭部属,成功的指挥者要学会下达指示,进行授权和委派任务。精明的领导者,其职能已经不再是做事而在于成事。下达指示要素:问题类型、标准、执行人、时间、目的、方式、手段、地点、注意事项、考核评估成果。下达指示要合符法规,政策、组织目标、职权范围、实际情况、明晰、准确韵要求下级的意愿。
授权的方式有4种:充分授权、不充分授权、弹性授权和制约授权。
充分授权要求在下达任务时允许下级自行决定行动方案,并自行创造所需的一切条件。如下属的积极性和能力较强可采用这种方式。
不充分授权是由下级去了解情况,提出初步意见,由上级决定。
弹性授权指在完成一项任务的不同阶段,采用不同的授权方式。
制约授权指把某项任务的职权经分解后授予两个或多个子系统,使子系统之间互相制约以避免失误。
授权要遵循合理原则、慎择原则、适宜原则、责权一致原则、信任原则和考核原则。
指挥方式对于指挥的效果有不同的影响。采用激励说服型的指挥方式。员工较乐于接受且业绩卓著,指挥效果最好。一般指示型的指挥方式只会使员工接受工作,取得一般的业绩,指挥效果还可以。而简单粗暴型的指挥方式只会导致消极接受,取得的业绩较差,指挥效果不好。领导者一般应采用激励说服型的指挥方式,并辅以严肃的指示。
经理人员要学会授权,这有利于让有专长的员工做好工作,也可以减轻自己的工作负担。现实中经常看到“一把手”忙得团团转,而下属却无所事事的情况发生,其主要原因是“一把手”不能合理授权,做了许多自己不该管、不会管、管不好的事情,吃了亏、不好看,即使是卓越的管理人才,也不可能再独揽一切。
授权乃是“一把手”成事的分身术,要想完成自已的领导重任,就不能成天忙于具体的事务,凡事都插手,不仅导致职责不清,事事扯皮,而且还会损害和挫伤下属积极性。只有从具体事务中摆脱出来,集中精力思考和处理重大事情,才能当好一名称职的“一把手”。
6、怎样才能树立和赢得权威
有实力而无权就不能成就大事,别人也没有接受你的差遣义务,这样会令你很尴尬。
要想获得实际的权威,是有章可循的。以下建议可以帮你利用影响力树立你们名分和权威。
①学会察言观色。必须运用你的眼光和头脑判断自己在别人心中的位置。
②保持头脑清醒,才会拥有更大的权威。
③主动提案,大胆尝试。
④显示大将风度。
⑤要循序渐进,不可操之过急。
⑥当机立断。有成就的人不一定是才智过人的。他们更了解自己的影响力,并且会毫不犹豫地加以利用。
⑦不吝赞美。在合适的时候和场合称赞别人,能振奋士气。赢得好感。
⑧善于掌握分寸,在影响力和权威之间取得恰当的平衡。
要想在生意场上赢得权威必须具备5种领导品质:
(1)让部属感到公平。最有能力的老板很少会出人意料地对他们的雇员进行提拔或贬职。
(2)你必须懂得何时发动进攻。如果你知道进攻火候,你就拥有了一种可以用来考察雇员素质的最简便的方法,这也是一种领导素质。
(3)和部属一起分担风险。这就意味着你应该在雇员面前起模范带头作用,让下属知道,你是一视同仁,你是在和他们一起承担风险。
(4)准确地为雇员们描绘宏伟蓝图。
(5)表现出你对下属的关心,若赢得下属毫不动摇的忠诚,提高自己的威信,你必须关心下属并以平等方式,以个人的方式对待他们,而不应该只是把他们当作创造利润的机器。
7、尊严需要成熟,老练和礼貌的技巧维护
所谓成熟老练乃是指在不触犯任何人的前提下。适时地把话说得圆满或把事情做得得体的一种个人能力。同任何人来往都必须以礼相待或待之以礼,否则,你就会显得傲慢,显得瞧不起人,显得缺乏教养。下面5种便是你可能用来发展成熟、老练和礼貌的技巧:
①凡事多为他人着想;
②多向善于处理人际关系的人学习,反复研究他的处世方法;
③要在行动和思想上都搞好合作;
④对人要保持宽容忍耐的态度,自己活得好也让别人活得好;
⑤仪表要永远显得愉快、乐观;
要树立个人的光辉形象。为了不在指责或批评人时加进个人因素的成分,需要你始终保持尊严。尊严,首先表现出一种高尚的令人尊敬的状态,即意味着一个人在任何时候都完全具备控制自己感情的能力。
一个成熟老练、彬彬有礼、风度翩翩的领导,才是下属心目中最完美的上司甚至偶像!
因此,一马当先,严以律己,从我做起是高级管理者不可或缺的驭人术;反之,有头无尾,放任自己则是企业领导之大忌,必定无法在下属面前建立权威感,没有一定权威的领导,岂能统帅他人?
作为高级管理者,不论做任何事,都应该显得比下属更成熟老练,更有礼貌,更能始终保持自己的风度与尊严。
8、提高老板控制力,实行经营权力集中化
经营权力的集中化的确可使老板威信大增,同时做事的魄力,决断也可提高老板的控制力和指导力。
相反,过分放权使企业最高领导对企业失去控制、指导权、造成混乱。
虽然在现代企业管理中,分权人权是一个共同的趋势,但扩大下属的自主权也不能走向极端。放权分权是以保证指挥权统一为前提的,应以不能威胁最高指挥权为条件。只有对企业整体保持统一的指挥,企业才能在竞争中取胜,大企业更是如此。
9、与员工保持适当的距离
应该与员工保持多远的距离,的确是经理人员难以处理和特别注意的问题。
如果离员工太远。你就会受到疏远员工的指责;但是离、与管理者与员工的关系过于亲密,会大大降低工作效率。因为太近,员工会视你为小孩式的老板,也许会失去对你的尊重。
所以,你要经常提醒自己,防止陷入一种情感的困扰之中。你要认识危险信号、收住自己的脚步。
与员工在工作中靠得太近,还会使你的威信可能大打折扣。你不应与你自己的员工以及上司保持一种过于亲密的个人关系,这种友谊会给工作带来不便。
与员工相处时,应该保持职业习惯。你在工作中不能表露任何个人情感因素,而要保持客观性。当然,也不是绝对不能表露自己的观点,主意和正常的情感,要注意的是界限。
经理在自己喜欢的员工面前走过时,应提醒自己,避免与他(她)显得过于亲密。
与员工保持适当距离并不是要管理者整日“见首不见尾”。相反,当员工需要你时,还让他们随时可以找到。否则,那就会失去控制,无法作出决定,使紧急问题受到拖延,后果是很严重的。你要让员工知道,不必太依赖于你,告诉他们完全有能力自行解决某些问题。
最好是为你的员工提供一种在什么时候可以找你的规律,这样可以避免出现相互冲突的时间安排。
10、把握批评下属的技巧
(1)首先全面了解事实。认识到自己对发生的事情的了解是有限的,尚不足以据此作出任何决定。再除去情绪化的想法,你必须先冷静,如果不是有特别的原因,要相信听说的事情,先在心里从有利于员工盼方面提出质疑。这样还能帮助你更快地平静下来,能为了解事实事打好基础。
(2)让员工陈述理由,仔细听并思考,并向他提出问题,不可偏听偏信,也许事实与理由相差甚远,也不能让他觉得你在搞逼供。抽时间去了解他对形势的认识。
(3)有必要获取更多的事实依据,这样,你就能处理面对的情况。
(4)针对员工的行为进行批评,而不是员工本身。找出工作中需要改变的具体行为,用事实来说话。看法的作用要比摆出行为缺陷的事实的作用小得多。围绕问题展开讨论,不要从对错误行为的讨论上跑题。即将结束对员工的批评时,必须要让他清楚自己有改进的责任,只要知道什么行为需要改变,以及改变这一行为的理由,我们都能在相当大的范围内改变自身的行为。