总之,这几个计划是一个有机的整体。简单地将各个部门计划合并在一起并不能拿出一个收支平衡的周转计划来的,而是要在与各部门协商、调整各部门计划的基础上拿出一个收支平衡的计划。而且还应综合各部门的资料,考虑到一些不测之因素,预测到一些可能的突发性资金要求,事先有一个心理准备,制定出应付资金不足的应急方案。最后,采取”联席会议“的方式,希望各部门的有关人员都出席,了解企业的资金的状况;这样能使各部门对资金周转有一定的责任心,理解财务部门,有利于各部门协调运作。
2、编制资金周转计划的技巧
编制资金周转计划是有规律可循的。企业掌握好这些规律之后,编制计划时会事半功倍。更重要的是遵从这些编制技巧,能提高资金周转计划运用的实效性。
(1)支出估计要充分,收入估计要保守
这是编制资金周转计划的总原则。是保障资金周转安全的重要方法。对收入保守是因为常有一些意外因素产生突发性支出。这样可以预防收不抵支,资金短缺。这种意外资金不足的冲击很大。总而言之,良好的资金周转计划需要:
①各部门提供合理的、精确的资料;
②财务部门控制适当的”安全比率“。
(2)掌握编制计划的时机
制定资金周转计划的过程往往就是编制资金周转表的过程表格形式要简单明快,一目了然,因此,也可以把资金周转表看做拟定资金周转计划的成果。资金周转表与资金周转计划一样,是公司内部管理的工具,是不必向外公布的。制成资金周转表的形式是非常有利于资金周转。在现代纷繁复杂的经营环境下光凭大脑记忆是应付不过来的。资金周转工作是日常管理活动的重要环节,是一件要求非常周密的严格的工作。何时编制该表呢?一般说来,以月为单位的资金周转表最普通,也最实用。因为习惯上赊销、赊购、收回货款、支付货款、发放工资津贴等这些项目也是以月为单位编制的。在一般情况下,以月为单位编制资金周转是最合适的,不过在资金周转紧张,或资金流动状况异常,或有其他原因时,也许这个时候企业就应以旬、周、甚至以日为单位编制资金周转表。企业在编制月度资金周转表时只做一个月的资金周转计划,然后以实际结果作为下个月资金周转计划的新起点,而不是以上个月资金周转计划的资金余额为新起点,这一点是至关重要的。这样一个月,一个月顺延编制下去,误差得到及时纠正,资金周转表的实用性也就更大了。那么在一个月中选择哪一天编制为好呢?通常在各部门上交完月度计划后及时编制最好。因资金周转计划是离不开其他部门的经营活动计划的。
(3)处理销售量波动是关键
因为销售收入对于资金周转是至关重要的,其稳定性差,所以在编制资金周转计划的时候,怎样处理销售波动就成为难点。而对这一难点的处理又成了影响资金周转计划质量的关键之处。因为销售的波动也就往往意味着资金流出入的波动。销货收款期限长短和支付货款期限的长短对于公司资金周转有重大的影响。
在编制计划时要分析一下销售额下降到何种程度,企业就难以受,这就是企业销售波动的危险边界和最后底线,应该澄清的是,有些企业在销售下降时资金反而会多起来,销售上升时,资金反而会吃紧,故危险边界就是在目前的资金条件,能支撑最多数量的销售额是多少。
(4)详细而完整地列出支出项目
销售收入是资金流入的最主要源泉。但对于支出来说,项目就很多了。漏了一个支出项目,这份资金周转计划就不完整,不正确了。即使存些企业在某些项目上暂时支出为零,也应把该项列上,只是在栏中填上”零“,这样有利于养成良好的编表习惯,减少遗漏的可能。
在支出项目中,首先应考虑的是销售活动带来的进货成本支出,推销活动支出等等销售费用和存货挤占的资金。这些资金流出往往由销售计划和存货计划来确定。这些项目的精确性也就依靠这两个计划的精确性了。其余的支出项目还包括租金支出、工资资金支出、税金支出、股利支出、利息支出。在众多项目之中利息支出一般不会太大,但若利息项目支出占比重过大的话,这就说明企业债务过重。
租金支出通常是没有什么好商量的到期一般就得支付,工资、奖金对于维护企业员工关系甚为重大,不到非常时期最好不要打工资、奖金的主意。税金支出(所得税)是随企业盈利”水涨船高“的,若企业亏损的话就不用变了,在亏损或盈利甚少的情况下,股利不发也是很正常的了。(其他营业锐、消费税等税金支出等同于费用支出)。
如何确定资金、税金与股利在资金周转表中的大概数额呢?
这三项与利润预测有最密切的关系。因为奖金主要是根据利润来估计的,奖金一般在编制计划时估计保守一点,因为企业对资金的控制力还是较大的。税金与利润关系极大,所得税与利润直接成正比,利润估计准确与否直接影响税金估计的准确度。而股利主要参照利润的估计数和上期发放股利与上期利润的比例数,不少企业尽量避免股利发放比率的大起大落,平衡的股利发放有利于塑造企业稳健发展的形象。当然,在这一目标与其他更重要的目标有较激烈的冲突时,可以牺牲股利发放政策的”连续性“。
(5)销售计划、收款计划要保守
因为回收资金不及时是资金周转不灵的重要原因。
资金周转计划首先要正确估计销售收入,这是资金流入的最主要的项目,借款虽然也是资金流入,但它主要是被动的,是用于弥补资金不足的。因此,正确制定销售计划、收款计划意味着制订资金周转计划有一个良好的开端。
通常情况下,销售计划、收款计划要保守一些。企业在支出上是有较大的自主性和自由度,但收入方面往往有一些企业自己不能控制的因素,往往有一些延迟。企业应该认识到,收到票据与收到现金是有较大差别的。一般来讲,企业在做资金周转计划时,不会把票据作为当期的资金收入,而是把它视为可滞后的资金收入,所以说,票据延迟收到几天对资金周转没有大的影响。实际上,企业财务部门在编制资金周转计划时。一般不把票据贴现当作周转手段,有突发的偶然的资金要求时,再用票据贴现应急。在票据当中,支票大概可以当作现金,为什么用”大概“呢?因为把支票交给银行,可能二、三天后才能入企业账上,才成为可以动用的现金。若支票数额巨大,或资金周转较为困难的时期,财务部门对此必须引起足够的重视。当然,在支出资金的时候,一般说来对方是很乐意接受支票的。
在对销售收入作保守估计的时候,也有一个”度“的问题,不能为此影响销售部门收回货款的积极性,更不能因为销售收入保守估计,而使销售部门忽视减少呆账的努力。
总之,销售部门的主要任务还是努力销售,收回货款。作保守的估计是财务部门在做资金周转计划时该做的事,还有就是应让销售部确实理解及时回收货款是多么重要。如果企业不去催款,客户是绝不会按时自动地支付给企业。让对方一拖再拖,好账也容易成为呆账。但是在制订计划时,每一笔收入几乎都安排好了用途,如果收款延迟,而安排了不容取消的支出项目的话,这就会出现资金不足的情况。在资金周转困难的时候,即使对方不付现,也应要求对方开出票据,到时还可以用票据贴现来周转资金。对于企业来说,若对方立即用支票付现的话,这是最开心的事。票据就是讨还现款的法律依据,财务部门应该销售人员知道,别轻易答应对方延期,延期几天,就可能给企业资金周转来很大的麻烦。轻易许诺对方延期,受损终归自己。