概述一般情况，如总结报告、综合报告，一般先概述某一时间、某一方面工作的基本情况；会议纪要、调查报告，则首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。
◎提问式
将文中需要回答的问题在文章开头以提问的方式明确地提出来，可以达到提起注意、开门见山的效果。
除了以上方法，还有阐明观点式、致意式等多种开头方式，在实际应用时，要根据全文内容的表达需要、结构安排的需要来决定。无论使用何种方式开头，实用文都要求开头尽快入题，切忌下笔千言，离题万里。
◎结尾
古人称为“收笔”。结尾是全文的收束和结局，结尾和开头一样重要，好的文章结尾可以加深读者印象，提高认识。实用文的结尾一般要与开头相呼应，常见的表述方式有：
◆总结式。结尾部分对全文做出总结，以概括的语言点明主题。
◆强调式。以简要文字表示具体要求，再次强调行文目的。如“上述报告，如无不妥，请批转……”
◆号召式。发出号召，寄托希望，如“以上规定，望遵照执行”。
◆展望式。
◆规定式。常用于一些有具体规定格式的文种，如合同等契约类文件，这些文种的结尾写法比较固定、规范，不能随意更换。
实用文结尾的方式很多，要根据文章内容和文种特点采取不同方式，要有具体针对性。结尾部分不能草草收场，敷衍了事，也不能拖泥带水，画蛇添足，要做到简洁有力，言简意赅。
2.层次与段落
层次，又叫意义段，是实用文思想内容表现的次序。为了说明实用文的主题，需要设若干分观点，用一个层次表述一个分观点，然后安排好各个层次，各分观点就形成了实用文的主题。实用文的层次实际上是作者的思路在文章中的体现，文章中先写什么，后写什么，按什么顺序安排内容，才能突出主旨的表达，使文气贯通，都是安排层次要周密考虑的。
每个层次的分观点要具有相对的完整性；层次的划分要前后有序，条理清楚，可以按照事物发展的时间来安排，也可以根据事物的空间来安排，还可以按照事物的功能和特征的主次来安排，按照文章的逻辑关系来安排。
段落，是指实用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，即通常所说的自然段，是行文时由于转折、间歇和强调等情况而自然形成的分隔、停顿。
实用文体分段的作用是能够有逻辑性地表现作者的思维过程，反映文章内容的内在逻辑层次，还可以使文章眉目清楚，便于读者把握、理解、思索和回味。
二、实用写作的表达方法
实用文常用的表达方法有叙述、议论和说明，下面分别加以讲述。
◆叙述
叙述是记述人物经历、行为，陈述事件来龙去脉的一种表达方式。
实用文中的叙述可以介绍人物的事迹，记述事件的发生发展变化过程，还可以为议论说理提供事实论据。叙述要求交代明白、线索清晰、详略得当。
叙述的方法有顺述、倒叙、插叙和平叙。顺述是按照事物发生、发展到结果的时间顺叙进行叙述的方法。倒叙是把结局或后来发生的某一片断提到前面来叙述。插叙是在叙述主要事件的过程中，中断主线而插入与中心事件相关的叙述。平叙是平行叙述，即叙述同一时间内不同空间所发生的两件或两件以上的事。
叙述的人称有第一人称和第三人称。第一人称的叙述者是“我”或“我们”，即从“我”或“我们”的角度来叙述有关的事件。实用文中的“我”或“我们”，应当是作者本人，是真实的“我”，不能虚拟，它不同于文学作品中的“我”，文学作品中的第一人称是可以虚拟、虚构的。第三人称是以旁观者的角度来叙述，作者站在事件之外，充当无所不知的叙述者，叙述比较自由，不受时间、空间的限制。
◆议论
议论是对某个问题、某个事物发表看法或见解的表达方法，是一种评述、说理的方法。一段完整的议论，由论点、论据和论证三要素构成。论点又称论断，在较长篇幅的议论中，中心论点之下还有分论点，分论点由中心论点派生而出，在中心论点的统率下，组成全文的论点系统。议论在实用文写作中使用频率很高，在议论中，要求论点明确、论据充分、论证周密。
论点是作者对某个问题、某个事物所提出的主张、看法和评价。论据是证明论点的根据和依据，论据分为事实论据和理论论据两大类。论证是运用论据证明论点的过程和方法。论证分为立论和驳论两类，论证方法主要有例证法、引证法、对比法、喻证法、分析法等。
◆说明
说明指对客观事物进行解释、阐说的表达方法。说明的基本要求是解说清楚明白、准确无误。在实用文写作中，说明运用很广泛，如行政公文、法规类文体、司法类文体、计划类文体、说明类文体等都要运用说明这种方法。说明的方法很多，主要有定义说明、概括说明、数字说明、图表说明、因果说明、比喻说明等。例如下面这段文字中对“市场”的说明：
市场有广义和狭义之分，狭义的市场是指有形市场，即商品交换的场所。广义的市场则包括有形市场和无形市场。无形市场是指没有固定的交易场所，靠广告、中间商以及其他交易形成，寻找货源或买主，沟通买卖双方，促进成功交易。某些技术市场、房地产市场等都属于无形市场。这一段说明属于定义说明，用下定义的方式对什么是市场做了简要的说明。
§§§第三节实用写作的语言
自古至今，人们都十分重视语言在文章中的作用。《礼记·表记》里说过：“情欲信，辞欲巧。”语言是组成文章的“细胞”，是文章最基本的建筑材料，一篇文章的思想内容、组织结构都必须通过语言文字表达出来，成为有形的东西。语言是内容、结构的外在表现形式，赖以存在的物质外壳。
一、运用语言的要求
实用文语言的要求，总体来说必须准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者歧义而贻误工作。
（一）严谨、庄重
实用文有很多文种，如公文，是处理公务的，具有法定的权威性，其用语应该严谨、庄重，以体现其严肃性。具体要求如下：
◆使用规范的书面语言
规范的书面语言词义严谨周密，能保证读者正确理解，不产生歧义。不能使用口语，如用“商榷”、“面洽”而不用“商量”；用“不日”而不用“不几天”；不能使用晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言和简称，否则会影响传递功能，影响发文机关的尊严与文件的权威性。
◆选用含义明确而限定的词
如果一个词语的信息量太大，就会使人对词语所含内容认识模糊，从而影响对内容的理解，因此，要避免使用词义不确定的词语，如“最近”，这样的词就缺乏明确具体的标准。行文时表述事物的状态要使用含义单一、确定的数量词、名词、动词和代词，尽量不用或少用副词和形容词，如“基本完成”可以说成“完成80％”，更加确定。表述事物的性质，也必须选用词义确定的词语，如果无确切的词语表示，可以增加附加词语做必要的修饰和限定。
◆使用专用词语
长期以来，人们在实用文写作中沿用一些使用频率较高的专用词语，这些词语有助于使文章表述简练。
（二）准确
准确，指选用的词语要能如实地反映客观事物，确切地表达作者的意图，概念明确，判断正确，褒贬分明，轻重适度，不产生歧义。语言准确是实用文写作最基本的要求。如何做到语言准确呢？
1.要字斟句酌，精心辨析词语。
要想字字用得恰到好处，就要精心挑选词语，特别要注意辨析同义词、近义词，辨析它们的细微差别。马克思写作时一丝不苟，运用语言常常到了“咬文嚼字”的程度，据威廉·李卜克内西回忆：“没有人具有比他更高明的明确表达自己思想的才能，语言的明确是由于思想的明确，而明确的思想必然决定明确的表达方式。”
2.必须得体、合体。
用语得体是指实用文的语言要适合现实社会中的各种公共关系，并能体现出各种人际关系，而合体是指语言要合乎特定文体的要求，合乎特定的语境、特定的场合。国家行政公文用语必须庄重、严肃，法规类文体用语必须肯定、明确。在行政公文、法规类、契约类文体中不能滥用文学手法，使用诗意的语言。
（三）简洁
简洁，指实用文的语言要简洁明快、言简意赅、不枝不蔓，即用尽可能少的语言表达尽可能丰富的内容。刘勰在《文心雕龙》中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阙，句长一言则辞妨。”这句话强调了文贵精要，同时要服从于表意的需要。语言简洁很重要的一点是删繁就简，这就是鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中所说的：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”其次，不必面面俱到，事无巨细，什么都写进文章中去。古代有“博士（古代学官名）买驴，书券三张，未有驴字”的故事，这个博士要买一头驴，写了一纸契约，用了三张纸，还不见一个“驴”字。这个故事告诉我们，写实用文不能文词烦琐、废话连篇，一定要简明扼要、文字精练。
二、专门用语
实用文写作通常要使用一些规范化的固定词语，表意明确而精练。
◆称谓语
称谓语，是表示称谓关系的词。
第一人称：“本”、“我”，后面加上本单位的简称，如部、办、局、公司等。
第二人称：“贵”、“你”，后面加上对方单位的简称。“贵”表示尊敬和礼貌，一般用于平行文和涉外公文。
第三人称：“该”，用于指代人、单位或事物，如该厂、该同志等，可使语言简明、语气庄重。
◆开头词
开头词，又称领叙词。用于引出实用文撰写的根据、理由或具体内容，可使文章写得开宗明义。常用的开头词有近查、根据、遵照、为了、按照、敬悉等。
◆追叙词
追叙词是用以引出被迫叙述事实的词，如业经、前经、复经等。
◆承转词
承转词，又称过渡语，承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，可以起到文辞简明、前后照应的作用，如为此、据此、综上所述、总而言之、总之等。
◆请示词
请示词，又称期请词、祈请词，用于向受文者表示请求与希望，如拟请、恳请、特请、希望、敬希、敬请等。
◆商洽词
商洽词，又称询问词，用于征询对方意见和反应，一般在上行文和平行文中使用，如当否、妥否、是否可行、意见如何、是否同意、是否妥当等。
◆受事词
受事词，是向对方表示感激、感谢时使用的词，如蒙、承蒙等。
◆命令词
命令词，是表示命令或告诫语气的词语，用于增强严肃性与权威性，引起受文者注意，如表示命令有着、着令、特令、责成、令其等，表示告诫有切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理等。
◆目的词
目的词，是直接交代行文目的的词语，如请批复、函复、批示、转发、查照办理、参照执行、周知、知照等。
◆表态词
表态词，又称复用语，是表示明确意见时使用的词语，如迅即处理、遵照执行、准予备案、特此批准、同意、应当、可行等。
◆结束词
结束词，是正文后面表示正文结束的词语，如特此报告、通知、批复、特予公告、此致、此令、谨此、此布、为要、为盼、是荷、为荷、敬礼、致以敬意、谨致谢忱等。
三、提高语言素养
提高语言素养要做到以下三点：
首先，丰富语言储备。语言是创作成品的载体，是文章的构成要素。要想提高语言素养，就要掌握一定数量的词语，掌握词语数量的多少，直接关系到文章的质量。掌握词语少，没有挑选的余地，自然会影响文章的表情达意。
其次，要精心炼字炼词。就是根据文章表达的需要，从丰富的词汇中精心挑选最为准确恰当的字、词，把它放在最合适的位置上，以确切表情达意。我国古代有“两句三年得，一吟泪双流”，“为求一字稳，耐得半宵寒”的美谈，贾岛“推敲”的故事更是家喻户晓。有人以为，只有文学创作才讲究炼字炼词，实用文似乎不必那么认真，这种看法显然是不对的，写实用文同样要精心锤炼词语，做到“字字珠玑”。
最后，要善于遣词造句。提高语言素养，还要从语法、修辞、逻辑三方面下工夫，语法使句子通顺，没有语病；修辞使句子生动而不呆板，富于表现力；而逻辑使句子通达理顺，有说服力。遣词造句的能力要从上述几方面综合努力。
四、学习语言的途径
◆从现实生活中学习语言
学习语言必须深入到现实生活中，深入到人民群众中，向人民大众学习，从人民大众中汲取营养。因为，人民群众的语言来自于人民群众之中，通俗、明白，又为大众所接受、所理解，是书面语言生动、丰富的源泉。
◆阅读古今优秀范文
古今优秀范文都是他人运用语言的成功范例，这些范文本身就告诉你，文章该怎么作，语言应该如何使用。自觉而认真地阅读这些名篇佳作，对提高我们的语言素养是大有裨益的。古人“文选烂，秀才半”这种说法是有道理的。我国古代留下许多著名的实用文，如李斯的《谏逐客书》、李密的《陈情表》、魏征的《谏太宗十思疏》、欧阳修的《朋党论》等都堪称千古名篇，值得认真学习。现代革命导师如马克思、恩格斯、列宁、毛泽东等人的论著，以及一些杰出的科学家、作家的有关论著都值得我们认真研究，从中汲取营养。
◆多练多写
写作是一门行为科学，离不开实践。学习写作理论无疑是必须的，除此之外还应坚持写作实践，勤于练笔。俄国作家列夫·托尔斯泰说过：“天才的十分之一是灵感，十分之九是血汗。”在平时的工作和生活中要从多方面锻炼自己的文字表达能力，如写日记、读书笔记、书评影评、调查报告、总结、简报等，写得多了，驾驭语言文字的能力也就提高了。