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第33章 电话和因特网礼仪(2)

现在打公用电话的人越来越少,打公用电话的主要有三种人:一种是没有手机的,还有一种是忘了带手机,或者手机恰好没电的。在现代社会,公用电话实际上已经成了移动电话的补充,更多的是应急用。所以打公用电话的基本都是有急事的,打电话者就不能用公用电话聊天,或者无关紧要的事说上好几分钟,切忌没完没了,要速战速决。

2、私密话、政务、商务话题都不适宜用公用电话拨打

恋人尽量不要用公用电话来聊天,那些过于私密的话可以在见面时说,或者换种方式交流,比如发电子邮件等,否则在公共场所说就有些不雅,在某种程度上也是违背公德的。如果内容涉及政府部门的公务,或者商业往来中的商务秘密,也尽量不要在公用电话中说,以防泄密。

3、爱护公共设施

爱护公共设施是每个人应尽的责任。打公用电话时要轻拿轻放,不能一通乱摔、乱捅。如果遇到无人值守的公用电话出现故障,可以想办法通知相关部门解决,而不要自己随意修理,以免损坏。如果发现有人恶意破坏公用电话,可以立即举报,绝不能坐视不管。

4、恶意拨打或恶意盗打

有些人闲得无聊,拿公用电话一次次拨打110、120、119等紧急报警、呼救电话。这是一种严重丧失公德的行为,这种行为不仅干扰了相关部门的工作,而且会给真正需要拨打上述电话的人造成困扰。另外一种恶意行为是通过破解公用电话的密码盗打电话,利用高科技手段使电话计费系统失灵,从而免费拨打长途电话。这些行为已不仅仅是丧失了公德,而是在犯罪,是必将受到法律严厉制裁的。

5、打公用电话注意语气、态度

既然是公用电话,那就一定是在公共场所。在公共场所打电话就要考虑到其他人的感受。旁若无人地高声说话,对其他人来讲是一种噪声和干扰,以正常说话的语气、音量与对方交谈即可。当然如果总捂着嘴、声音低沉、一副怕人偷听的样子也会让周围的人感到不快。

结束电话的礼仪

我们通常都有被罗唆的通话者缠上的经历,他也许是一名执著的推销员,也许是一位喜欢长篇大论的朋友。当想尽办法要中断通话,但所有的努力都失败时,可以采取更为积极的措施。首先是停顿,甚至有必要采用打断的办法,例如说:“我非常对不起,但是我必须挂断电话。孩子哭了。”或者“约翰正等着用电话。”或者说“哇!现在有一个约会要晚了,我必须走了。”这类话。

另外一种必须迅速结束通话的场合是突然有客人来访,或者在家,或者是在办公室。当有客人来访时,仍然长时间聊天是非常不妥的。当知道这个电话不可能很快就结束时,应当暂时推一推,在其后更合适的时间再打。在家时可以说:“TOM刚刚来访,我过一会儿再打过去好不好?”商务人员则可以说:“现在我有一个客户,如果能留下你的号码,我一会儿有时间时会给你打过去的。”

另一方面,如果事先知道通话会需要一段较长时间时,或者想中止愉快的闲聊时,一个好的办法是,在开始谈话时,对对方说:“现在打电话合适吗?”或“你有时间聊吗?”如果更多的人采用这种方式,对电话的无聊和打扰的抱怨就会减少许多。

商务电话礼仪

在商务接待中,掌握电话礼仪也非常关键,因为很多情况下我们需要在电话中交流。商务电话礼仪包含的内容也比较多,本文先给大家介绍一下商务电话礼仪基本要点,帮助大家快速掌握商务人员的电话礼仪。

(1)接电话的时间。接电话最完美的时间,最专业的时间是在电话铃响的第三声接起来。如果在电话铃声的第一声响的间隙中接起来,一些客户会认为你太忧虑了;如果在电话铃响了六到十六次,客户会认为你不在意生意。

(2)接电话的声音。顶尖的销售员接电话一般用有点兴奋的声音,他的声音有些快乐的信息,有些热诚。如果接电话的声音听起来很沉闷,保证客户不会想和你见面。这也是为什么要在第三个电话铃响接起电话的理由之一,因为在第一响时,打断了你正在做的事情,把你的心绪理清,把你自己的意识提高起来,这是简单的小计谋。不管什么时候听到电话铃声,都应暂停你手上的事情,立刻闪烁出心灵的想象。

(3)尽量得到对方的名字。如果能在电话中叫出对方的名字,对方会非常高兴,这样非常有助于与来电的人建立联系。得到名字的方法很简单,但正确的话语十分重要,如,当你回到线上,说:“谢谢你的等候。”通常用礼貌来赞扬他们的耐心,然后说:“我需要把您的名字报上去。”但是不要尝试用等待逼他说,只是给他一个机会说出他的名字,如果他那时觉得自然,他会说出来,如果没有,那就回到原来的温柔和充满信心的语调说:“请问我可以知道您是哪一位吗?”你总是可以知道他们的名字,如果他真的对你公司的产品感兴趣。

(4)用问句回答他大部分问题。要得到会面的机会可能需要去对方家里,或者他们到你的展示或陈列区域去看你公司的产品,也可能是去客户的办公室,不管怎样,都必须去赴约。当客户来电话说:“你们的复印机可以打折吗?”一个顶尖的推销员不会回答这个问题的“有”或者“没有”,而他可能说:“那一型的复印机正是你要买的吗?”“是的,正是那种。”“好,我今天或明天可以跟你多谈一点,你要来我们的展示间还是我到你那里去?”

(5)当约定约会时间时,要重复告诉客户所有的细节。当你约会时,什么事情都可能发生,他们不是完全忘了,就是不能确定你在哪里。他们可能忘记会面时间,可能不记得你的名字,这就是为什么要在约会前确认好几次的原因。注意请他们写下适当的细节,如:“你有没有随手的铅笔?我希望你写下一些适当的细节。”适当的细节包括销售员的姓名、公司的地址、约会时间,及任何来电者需要联络你的资料。

商务电话礼仪禁忌

在商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”,特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”

万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度。切勿发脾气、“耍态度”。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对。

如果有可能,不妨问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,也是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。

在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此感到在受话人的心中无足轻重。

结束通话时,应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。

在接待外来的电话时,理当一律给予同等的待遇,不卑不亢。这种公平的态度,容易为自己赢得朋友。

在通话时,接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有其他电话打进来,需要中止通话时,应说明原因,并告之对方:“一有空闲,我马上打电话给您。”以免让对方觉得我方厚此薄彼。

如何处理找领导的电话

(1)若熟人找领导且领导在的话,就立即转告,让领导接电话。当需要把电话转给领导时,在传达电话前,要清楚表达“××公司××先生打来的电话”,同时,要把从对方那得到的消息,简洁、迅速地传给领导,以免对方再重复一次,同时让领导有个思想准备。

(2)若是领导不愿接的电话,对于需要搪塞的场合,则应灵活应付,恰当地把握讲话的分寸,按领导意图妥善处理,避免给领导接通他所不想接的电话。秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话,有责任辨别领导乐于和哪些人通电话,并应通晓如何巧妙地对待他人。如说:“对不起,先生。××领导刚离开办公室。”或:“我不知何时能找到他。”

(3)若领导正忙或已出差无法接电话时,可让对方留话,表示会主动联系。

(4)若对方要求找其他人通话,应马上帮助传达。

(5)若对方要找的人不在,应温和地转告对方,并主动提出是否需要帮助,是否可找别人讲话以及询问对方的电话号码等,以便再与其联络,绝不要简单答“他不在”,这样会显得鲁莽且无礼。要是对方有留言,必须确实记住留言内容:

(1)何时何人来的电话?

(2)有何要事?

(3)需要回电话吗?

(4)回电话的对象是谁,如何称呼?

(5)是否再打过来?

(6)对方电话号码。

记完后要复述一遍,并告其请放心,一定转告,然后把留言条放到留言对象的桌上,以便他回来时能看到。

使用手机的礼仪

目前,手机的通话率已超过了家庭和办公室里的固定电话的使用率,因此,打手机应遵守的礼仪事项便成了我们要培养的素质。具体地讲,应注意以下要点。

1、只使用勿摆弄

使用手机,主要是为了方便个人信息传达的畅通无阻。因此,在人际交往中使用手机,只是使用,力戒摆弄。不论自己所使用的手机多么先进,多么昂贵,它也只是工具而已,而不是抬高个人身价的“装饰品”。因此,不要在人前刻意摆弄。

2、利己又利人

使用手机是为了方便自己,但它和方便别人并不矛盾,二者应该并重。具体来说,应当注意:既然使用了就不要无故停机,以免他人与你失去联络;当他人打来电话时,不要总出现“你所拨打的电话已关机”的情况。因错码、掉线、无电等有障碍或必须暂停通话时,应及时说明,并向联络对象道歉。

改换手机号码后,应尽早告诉自己主要的交往对象,包括一些老客户,以保证彼此联络的顺畅。

3、遵守公共道德

使用手机不要影响别人。要注意的有以下几种情况。

避免在公共场合,尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人群密集处,旁若无人地使用手机,这于己于人都有失检点。避免在要求“保持安静”的公共场所,如医院、影院、剧院、音乐厅及图书馆等,大张旗鼓地使用手机。避免在上班期间,尤其是办公室、车间里,因个人私事使用手机。避免在聚会期间,例如开会、会见时使用手机。

此外,禁止在标明禁止使用手机处使用手机。

4、置放到位

手机闲置时把它放在一个合适的位置上也可显示出一个人懂礼仪。

常规置放手机的位置主要是随身携带的公文包内,或放到自己的衣服口袋里。

暂时放手机的位置主要有:参加会议时,为了既不误事又不妨碍他人,可将其暂交给秘书和会务人员代管;与人坐在一起交谈时,可将其暂放于不起眼之处,如手边、身旁、背后等,也可以放在自己、别人均认为方便的地方。

因特网礼仪

所谓“因特网礼仪”是指在因特网上交流信息时应当遵循的行为规范。因特网给予来自五湖四海的人们一个共同的地方聚集,这是高科技的优点,但往往也使得我们面对着电脑荧屏忘了我们是在跟其他人打交道,我们的行为也因此容易变得更粗劣和无礼。其实,因特网上的道德和法律与现实生活中的是相同的,不要以为在因特网上通过电脑交流就可以降低道德标准。

因特网礼仪规则

在运用因特网的过程中,既要提高自我的保护意识,更应遵循一定的礼仪准则。具体应注重如下方面。

(1)如同您希望别人对待您那样对待别人。

(2)采取良好的行为进行交流。

(3)谅解别人的错误,特别是“新手”犯的错误。

(4)不要使用不恰当或攻击性语言。

(5)不要发送或转发垃圾电子邮件(通常称为垃圾邮件)。

(6)避免发生持续情绪化的争吵或“火焰战”。

(7)检查您的拼写,使其简洁,并使消息保持简短。

(8)禁止盗用他人的ID与密码。

(9)禁止非法网上劝诱等商业行为。

在线交流礼仪

因特网在线交流不同于当面交谈或书信交流,它有着自己的特殊性,因此我们必须掌握其交流技巧,才能使彼此的交流顺畅无阻,从而达到沟通的目的。

(1)避开因特网使用高峰时间。一般来说,根据人们的上班时间和生活习惯,每天因特网使用高峰时间段有三个:8~11点、12~15点、19~21点。为了避开网络忙导致网速慢的情况,不妨选择因特网相对空闲的时间上网。

(2)文明交流。通常人们会以匿名方式进入网络交流频道、聊天室或论坛。在与“只闻其声,不见其人”的网友交谈时,最好就事论事,并应尽量使用文明语言和简明扼要的语言文字。

(3)礼貌离线。准备离线时,应通知其他成员。

Email礼仪

Email,即电子邮件,利用Email对外进行联络时,应当遵守的礼仪规范,主要有如下方面。

(1)要小心写Email里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定Email也可以作为法律证据,是合法的。所以发Email时要小心,如果有对公司不利的内容,千万不要写上,如报价等,发邮件时一定要慎重。

(2)邮件信息不要太冗长。太冗长的邮件不会引起别人的注意,别人当然也不喜欢看下去。

(3)不要在邮件末端列出对方的地址。

(4)发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。需要发送附加文件时,可以先用一般格式发送(对方可以阅读的格式),然后在上面写上“请问一下如果发送压缩格式或其他格式的能不能阅读?”如果可以,就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉很细心、体贴,而且让人感觉这个文件很重要。

(5)邮件不要太公式化。

餐饮礼仪是社会交往乃至国际交往中应该而又必须讲究的重要礼节。它既是文明的反映,也是饮食文化的一项重要内容。

舞会是一项高雅文明的活动,参加人员应自觉做到文质彬彬,自然潇洒,以显示你所具有的良好素质和高尚品德。

因此,餐饮礼仪与舞会礼仪都是我们在社会交往中应该了解和掌握的行为规范。