基于各种高科技设备，我们可以在任何地方、任何时间与任何人交流。但问题在于：我们能更好地进行沟通吗？事实证明，我们不能。不少工作团队被困于矛盾冲突无法解决，通常是缺乏沟通的结果，并由此产生误解和错误信息的传播。
通过沟通来建设团队是有章可循的。虽然有时可能会多花点时间，但却能收到显著的反应和良好的效果。从长远看，它使您的工作更加得心应手，使您的心情更加愉快，并且还可以得到额外的好处，那就是被公认为团队中能发挥最优效果的人物。
在团队交流中倾听成员的意见
积极倾听不仅可以从别人的语言中提取有价值的信息，而且也有助于建立起团队成员对您的信任。事实上，对于现在身为团队领导者的您来说，倾听的能力甚至比以前更重要。下面就按照以下的措施来开始倾听吧！
1.集中注意力
对于倾听来说，集中和专注是必不可少的。事实上，如果没有全神贯注地倾听的话，您就是正在允许自己不去倾听。有一个好办法：在每一次开始谈话时，都要求自己从中得到至少一个观点或事实，如此努力下去，积极有效的倾听将变得越来越简单。
积极倾听(Activelistening)：在思维上参与说话，给予非语言反馈。同时在脑海中对信息进行分析，提出疑问。
2.做好身体准备
坐在可以看到发言者并且能与之顺利交流的地方。身体要前倾，保持视力接触，并且在适当的时候点头。这些举动对正在发言的成员很有益，而且也可以帮助您集中精力。不过，太多的手势或者点头也会使发言者精力分散。
3.排除干扰
要时时提醒自己：“我在倾听，不要分神。”如果您确实想到了其他事情上，就赶快收回思路，集中注意力。如果实在抵御不了这些念头，就记录下来以便日后考虑，这样就使您又可以全神贯注地倾听了。
4.耐心地对内容进行解
一旦听到谈论内容，您需要马上弄清是否真的理解这些话想传达的真正信息。这涉及一个快速的转换过程，在此过程中，您需要将所听到的话语用个人的语言进行重新描述。
5.系统地对要点进行评价
不要急于判断，尽量考虑到问题的所有方面，仔细倾听每一个字，保持头脑灵活，不断发掘信息。当您需要改变判断或重新考虑原有假设时，评价就显得格外重要了。
6.积极对信息表示反应
这是一个外在表现，一种说明您在倾听的信号。您的反应可以是口头的或非语言的。如果您想检验解释是否正确，不妨用疑问句的形式重复您所听到的东西。如果您想表明自己对发言内容很感兴趣，最好的反应就是保持眼神的接触。运用沉默的力量。当您帮助成员做出困难的决策时，这个方法尤其有效。不要以为列出大量的事实、观点或例子就能得到成员的服从。请记住：适度的沉默，经过深思熟虑之后的意见，比夸夸其谈有用得多。在团队中，当另一成员在汇报工作或阐述想法时，您常常需要无声地积极倾听对方的话，而积极的倾听可以引导您与发言者及其他团队成员进行有效的交流。
有研究表明：那些能够很好倾听的经理人更容易成功。除此之外，哈斯和阿罗尔德(Hass&Aruld)发现，好的倾听特点常常可以在那些工作中能自如地沟通的人身上显现出来。对于团队来说，倾听非常重要。对美国500家最大公司进行的一项调查表明，超过50%的公司为他们的员工提供倾听培训。
为了倾听得更好，从对方的话里获取更多的信息，必须保持渴求新知的心态。为了能激起足够强的好奇心，当听成员说话感到无聊或者不安宁时，不妨想一想：“我想听，我想听。”如果能默默地对自己反复重复这句话，您将更主动地倾听他人，而获得更多信息。通过默念这句话，您将会发现自己说得少而听得多了。
在团队交流中阐明观点
如果您希望从陈述中有所收获，必须做好充分的准备，可以从以下几个步骤准备一次成功的陈述。
1.关注听众的思想倾向
从一开始准备陈述就应该充分吸纳所针对的听众的观点和视角，充分考虑：关于这项主题，他们的利益和关注的方面是什么？需要向他们讲明一些什么？什么有助于他们对问题的理解？
2.建立陈述目标
您希望听众在听了陈述之后做出什么举动？写下您的目标，把它清楚地讲出来，最好能长时间地记在头脑里，因为目标支配着您陈述的每一部分。例如，可以采用“当我陈述完我对变革团队的看法之后，成员会……”；特别突出听众的反应，这将有助于提醒您陈述时尽量阐述一些“他们”感兴趣的重点问题。
3.构思开场白
必须用几秒钟的时间迅速吸引听众的兴趣和注意力，并且表示充分的信心。开场白可以引用一些引人关注的格言、令人惊讶的统计数据、美丽动人的传说或采用辞藻优美的疑问句式。排练好您将采取的开场方式。开场的表达将决定陈述的整体基调。
4.指出基本要点
在陈述的开端，应当首先指出您将阐述的要点，要围绕着它们组织陈述内容。如果可能，将要点限定在三个以内，使它们全面概括要表述的信息，这是由于人们的大脑一般一次能够保存2~3条信息。要点的选择应是与听众最为相关的、需要听众牢记的以及与目标最为贴近的点。
5.选择辅助性资料
辅助性资料的选择条件应和主题与目标一致并适合听众。辅助性资料的选取数量应以足够建立您的基本要点为准，尽量避免举出许多例子，引用大量的统计数据，那样做只会使听众感到厌烦。陈述之前还应界定哪些内容可以在时间不够时予以排除。
听众（Audience）：广义上讲，听众是指您陈述所针对的任何人或每个人。听众可以是一个人，也可以是十个、成百个、上千个人，听众可以是团队成员、上司、客户或者大众。
6.使用过渡句
没有过渡句，任何陈述都会变得杂乱无章，甚至会给听众留下散漫的印象。在讲述过渡句之前故意停顿一下，讲述的时候变换一下声调，用声调的改变来提醒人们讲述内容的变化，并唤醒那些走神的听众。
7.简要回顾与结尾
简要回顾的内容只是对前面阐述内容的概括。构筑结尾时应当在听众的记忆里强化一下关键要点，并用激昂向上的语句收尾，得出坚定的结论。不要到收尾阶段没完没了地漫谈，应当果断结尾。
沟通是在接受者内心深处进行的。如果别人把您的话当成耳边风，那么您说的话就是在制造噪音。
——杰·赛德朗
8.强化陈述内容
作为正式发言的陈述的内容构思形成后，应当准备制作一些资料以强化陈述内容，例如将内容概要制作成一两页的传单发给成员，这份传单是作为您所陈述内容的大体纲要，其中重点强调几个陈述要点。通过这种方式，人们也能感受到陈述之后它们又获得了一份详细的介绍性文件。在非正式发言的陈述中，不需要这种详细准备。在日常工作中积极寻求各种发言机会，通过以上步骤提高您的表达能力，做一个成功的团队领导人吧！
关于陈述有一种屡试不爽的方法。在开场阶段，告诉听众将要告诉他们什么。在正文中，告诉他们。在结尾和回顾阶段，告诉听众刚才告诉了他们什么。请记住：人们并不是一直都在仔细地聆听，他们不时地会走神，这肯定会使他们遗漏一些要点，因此，您也应该将要点重复三次：序言中一次，正文中一次，回顾中一次。
在团队交流中回答成员疑问
对于成员的提问，可以分以下几个步骤做出反应。
1.将您的全部注意力集中在提问者身上
用眼睛注视着他们，专心聆听他们所讲的每一句话。如果问题提得不很明确或者您需要时间来构思答案，那么首先弄清他们的问题。
2.向提问者确认您已接收到了他的问题
您可以说，“这个问题提得非常好”，“您能提出这个问题，使我感到很高兴”或“您提出了非常有趣的一点”。诸如此类的认可和表扬，向团队中的其他人发出了这样一种信号：您对提问者的反应是积极主动的，对他们提出的问题是谦虚接纳的。
3.针对问题做出回答
对于直接的问题，最好是给出直接的回答。不要硬钻牛角尖，也不要在某一个简单直接的问题上完全没有必要地给出一大串答案。如果对方要知道更多相关内容，他们自然会进一步提问。例如，对于问题“我们的额外工作是否会得到额外的报酬”，您只需要回答“是”或者“不是”。
4.化解无法解答的问题
对于无法解答的问题可以坦言自己不清楚答案，并承诺尽快给予答复。例如，可以说：“这个问题提得很好，我真的希望能给您一个满意的答案，可惜我一时无法做到。我将好好查询一下，争取尽快给您一个答复。”也可以请在场的其他成员帮您解答，不妨说：“谁有类似的经历？”或“你们对他的问题作何感想？”此外还可以将问题返还给提问者：“您提出了一个非常有趣的问题，为什么不好好查询一下，然后告诉大家您有什么新发现呢？”提出问题，才真正意味着人们是在一直关注着您的陈述，因此请用一种欢迎的姿态去面对问题，并尽可能清晰地做出回答吧！
《如果它没有破裂，就打碎它》的作者罗伯特·克顿吉尔提供了通过交流获得坦诚交往的方法，克顿吉尔建议所有员工都要参与新手咨询活动，每个人必须花半天时间向新手辅导他们所不知道的业务。作为新手咨询者，他们必须注意同事们如何进行工作，并提出每一个能想到的问题，为什么和如何进行这项工作。这种简单却有力的方法，在拓展双向交流通道中是非常有效的。
对团队工作提出批评意见
您也许担心批评会带来负面影响或者弄巧成拙，反而使团队的士气消沉。但事实上，只有当您不加考虑地批评别人时，才会造成这种不良后果。学习下面的技巧，让批评成为成员所期待的积极反馈吧！
1.关注实际表现而非人格
批评成员的正确方式是应该关注可以观察到的活动而非态度上。通过把批评限制在亲眼所见上，可以避免使您做出激起团队成员做出自卫反应的判断。假如您对他们做出不公正的或者超出您批评范围内的事情，甚至攻击他们的人格和夸大事态的批评时，大多数人都会进行本能的自卫。
2.避免绝对化
避免使用“总是”、“从未”和“最差”这样的字眼。批评的时候不要进行绝对的归纳，也不要涉及价值判断，这会给您带来麻烦。对成员以公正无偏见的语调讲实话是最简单不过的事了，看到什么就说什么。
3.将批评表述为问题的形式
为了使您的批评让团队成员听起来更容易接受，可以将其表述为问题的形式，从而让他们发现自己的错误，并且也可以避免使您陷入喋喋不休的状态。例如，您可以说：“假如您站在我的位置上，您会说什么呢？”
4.表明如何改进
应当明白，总对成员唠叨他们过去的错误而不是尽量使他们在将来改进工作是很危险的。因为这样做，成员会感到生气并怀疑自己的能力。因此，除了简单地教导成员做得更好外，还应鼓励成员拟订一份行动计划，以便其可以按照计划一步一步地修正错误。让成员将可能的步骤写下来并最终形成一份方案是一个好办法。
解决措施：指为了改进受到批评的表现，成员应该采取的行动和行为。您可以建议一些可能的措施，但对措施的规划以及该执行哪些措施则是成员的责任。
批评也像谈判和公开演讲一样是一种技巧，实践的次数越多（当必要的时候），就越容易掌握技巧。
在您因为成员糟糕的表现而想批评之前，先找出至少三个他能采取的改进工作的具体步骤。可以包括找出完成工作的新方法、修正以前的工作以减少浪费，或者以更加复杂的方式来做同样的工作。您可以在批评完成员过去的行为以后接着说：“现在是您接受教训加以改进的时候了。下面是改进工作的一些可能的方法。”
与难相处成员进行复杂沟通
作为团队领导人，您需要面对各种难以相处的成员，这就要探讨复杂沟通的技巧。
1.事前确定交谈要点
交谈前要准备好交谈的内容，选择好说话的方式，避免夸大其词，例如，“您总是抱怨”；避免对对方行为做出判断，例如，“您在处理问题时真是不可救药”；避免给别人扣帽子，例如，“您真是个抱怨家”。
2.焦点放在自己身上
进行谈话时，要将焦点放在自己而非对方身上，不要用“您让我感到……”来切入主题，而要常用“当您……的时候，我感到……”这样的话语，例如，“当您抱怨一些我认为无关紧要的事情时，我感到非常沮丧”，必要的时候还要引用一些实际例子，将他们的行为同工作联系起来，指出他们的行为如何有损于团队取得成果。
3.倾听成员意见
在谈话过程中，应当让对方发表看法，认真倾听并加以记录。
4.提出解决方案
这样做非常重要，如果您没有解决方案，最好不要着手进行复杂沟通。尝试调整而非完全改变成员的不良表现，例如，不要要求成员成为不再抱怨的人，他们做不到这点，应当只是要求他们对某些特定的事情别再抱怨，或在某些特别的场合别再抱怨。
5.尽力达成和解
观察成员反映，并随时准备一些妥协与他们达成和解。另外，您也可以听取别人对您的看法，这样您就能及时调整自己的行为，改进自己的表现。
6.对成效表示认可