书城成功励志我最想要的形象礼仪书:做优雅有礼的得体女人
24552500000034

第34章 职场礼仪:谨言慎行,做办公室女王(4)

递接名片只是交际的最基本的礼仪,是一个人给别人的第一印象。第一印象在与人交际的过程中,是非常重要非常关键的,所以,女性一定要注意让自己别输在这些礼仪的细节中。

电梯间的礼仪,你可曾了解

对于每天进出高级写字楼的职场丽人们来说,电梯是最常乘用的。在这个狭小的空间里,有你,有同事,有客户,有上司,大家低头不见抬头见。那么,在这里你的行为举止是否符合职场礼仪规范呢?千万不要小看了电梯这个小空间,里面的学问可是很大的,表现得体的你会显得美丽大方、成熟干练、稳重得体,如果不慎,失了礼,那就可能自毁形象、自误前程了。具体地说,女人们在电梯里需要注意这样一些问题:

要在电梯的左边等候

要等候电梯里的乘客都下来后才排队上电梯,千万不要拥挤。因为电梯能够搭载多少乘客是有限的,当警铃响的时候,最后上电梯的人应该自动下电梯。曾经看到最后上电梯的人明明听到警铃响了,却没有人下电梯,站在里面的人只好挤出来。电梯虽然升上去了,可是电梯里的人心却在往下沉,并且集体谴责那个最后上电梯的没礼貌的家伙。

进入电梯不要反复按电钮

进入电梯后,选择楼层时只需轻轻地触摸按钮即可,不要反反复复地按电钮。因为每按一下电梯就会发出响声,这种声响对于电梯里的乘客来说并不动听,特别是当狭小的电梯里满员的时候,频繁的叫声会使大家感觉电梯更小、空气更稀薄。

电梯间的礼貌不容忽视

电梯这个特殊的空间使陌生的人都进入彼此的亲近区,这会令人在心理上、生理上都感觉到不适。如何减少这种不适呢?一是保持身体平衡,尽量少做动作。很多人习惯伸长胳膊去按电钮,这实际是不礼貌的。礼貌的做法是,请靠近楼层显示屏的乘客替你按:“劳驾,请您帮我按第X层,谢谢!”二是注意你的目光。一般说来,眼睛看电梯门上的楼层的显示屏,这比较合乎人的生理及心理在这种特殊的环境中的需求。千万不要盯着身边的人看,即使对方长得比金城武还帅,你也要等出了电梯再从远处欣赏。否则对方会感觉你在侵犯他,即使你是个美女也不会留给对方任何好印象。

与客人或长辈同乘电梯时

伴随客人或长辈来到电梯厅门前时,先按电梯按钮;电梯到达门打开时,可先行进入电梯,一手按开门按钮,另一手按住电梯侧门,请客人们先进;进入电梯后,按下客人要去的楼层按钮;行进中有其他人员进入,可主动询问要去几楼,帮忙按下。电梯内尽可能不寒暄,并侧身面对客人。到达目的楼层,一手按住开门按钮,另一手做出请出的动作,可说:“到了,您先请!”客人走出电梯后,自己立刻步出电梯,并热诚地引导行进的方向。

电梯里千万不要谈公事

真要聊的话,找些轻松的话题来聊,越无意义越好。同一部电梯里有其他公司的人,还有来自四面八方的访客,所以只要跟公司有关的事就不要在电梯里面谈。而且搭电梯的时间都很短,要谈也谈不了什么东西。所以在电梯里面最好忍一下,有正经事等出了电梯门再来讨论。

不要在电梯里制造污浊空气

乘电梯最忌讳的是在里面放屁,因为电梯是密闭小空间,一旦有人在里面排气,就会久久不散。搭电梯的时间不会太久,所以就忍一下吧,否则你的淑女形象可能会毁于一旦。

不要小看这部小小的电梯,作为一个有礼貌的职业女性,越是在小地方越要体现出自己的风度和修养。你若不想成为大家批判的对象,那就不要忽视电梯内自己的表现,认真地做彬彬有礼的女人吧!

接待来访,礼仪不容忽视

接待来访是很多职场丽人的一项经常性的工作。在接待中所表现出的礼仪不仅关系到自身形象,还关系到公司的形象。因此,无论你的职务是前台接待还是领导秘书,抑或是某部门的主管,都非常有必要掌握一些接待来访的礼仪,因为你随时都可能被安排接待来访的事宜。以下礼仪,希望职场丽人能够牢记于心。

主动打招呼

无论你当时正在做什么,一旦有访客到来,都最好暂时放下手头的工作,起身微笑着打招呼:“您好!请问有什么事情吗?”因为如果当访客走近你的时候,你依然不做出任何反应,就会让对方感觉你是在漠视他(她)。

如果访客走近时恰逢你在接电话,则应用另一只手捂住话筒,对访客点头示意说:“您好!请稍等!”然后可继续打电话,并在电话结束后及时去接待访客。

若手头正办着急事,可先起身招呼:“您好!请先坐下。我手头有急事要办,麻烦您稍等下。”然后尽快办完手上的急事,以求尽量减少让访客等候的时间。开始接待时一定要表达你的歉意:“不好意思,让您久等了。”

问清访客的来访目的

接待访客并非打过招呼就没事儿了,最关键的是要了解访客的姓名、身份以及来访目的,比如:“请问您是哪一位?”“请问您有什么事?”

如果遇到不想透漏来访目的的访客,而上司又对此有明确要求,那么就要坚定地说:“很抱歉!我只有将您要谈的事情告诉给上司,才方便安排您同他的会谈。”或者“对不起,您什么都不说,我如何向我的上司禀报呢?”

如果访客无论如何都不肯向你透露来访事由,那就是可能真的有隐情,这时你可微笑着建议:“如果您实在不方便说来访原因,那就请您写一封密函,我帮您转交给他,他得知您想见他的原因后,我相信他会愿意与您会面。”

应付不速之客

在接待来访的工作中,时常会遇到一些没有事先预约的客人。但是上司本来就很忙,他甚至连自己想见的人都抽不出时间去见,当然也难以抽出时间来接见所有想和他见面的人。这时,你要做的就是向没有预约就来访的人进行简短说明,然后请对方留下名片,并告知对方你已经把他的资料放在了公司档案里,需要的时候你会与他联系,如此不仅能为上司减少不必要的“麻烦”,而且也会为你的公司赢得赞誉。

学会拒绝

对于那些谈兴甚浓、无意离去的访客,要学会委婉地拒绝比如:“很抱歉!我手头还有一些需要马上处理的事情,改天再聊好吗?”“不好意思,我需要马上做一些其他的工作,您不会介意吧!”“我马上还要去参加一个会议,咱们今天就先谈到这里,好吗?”除了有声语言外,你也可以用起身的体态语言来暗示对方就此结束接待。

接待有约的访客

若访客是如约来访,你也最好不要对他说直上司在或者不在,而应让其先坐下等候,你去通报。如果是通过内线电话向上司通报,那么,无论接听电话的是什么人,都不要直呼“某某您好”,而应说:“某某办公室吗?”然后将有客来访的事情说清楚,并询问上司是否方便接待或者在不在,这样一来,可以给上司留下选择的余地。

如果上司正好有事不能马上接见访客,你要做的就是向访客说明等待理由与等待时间。倘若访客愿意等待,那就向他提供一些饮品、报刊等以排遣等待时间,千万别让访客坐冷板凳。倘若访客决定不等,计划改日再来,那么你就要主动征求对方再次来访的时间,最好多问几个时间,以便配合上司的时间表,最后再真诚地致谦:“不好意思,老总正在开一个紧急会议,不能与您见面,他让我向您致歉。”

如果上司告知马上接见,你就要礼貌地对访客说:“我们老总在等您,这边请。”然后将访客引领到会客厅或上司的办公室,一定要注意别用“跟我来”这样的命令式的语言。同时还应注意引领方法和引领姿势:

在走廊上:应在访客二三步之前,让访客走在内侧,并配合访客步调行走。

在楼梯上:引导访客上楼时,应让访客在前,引导访客下楼时,则应让访客在后,上下楼梯时还应该提醒访客注意安全。

在电梯里:引导访客乘坐电梯时,自己应先进入电梯,待访客进入后关闭电梯门,到达时,帮访客按下“开”的按钮,让访客先走出电梯。

在客厅里:访客进入客厅后,应用手示意请访客坐下,待访客坐下后,方可点头行礼后离开。通常而言,靠近门的一方为下座,如果访客错坐下座,则应请访客改坐上座。

送客要谦恭有礼

洽谈结束后,你作为接待人员,一定要谦恭有礼地将访客送出大门,尤其如果你们公司的内部空间比较复杂时。