在人际交往中，每个人身上都存在某些缺点或错误。但是，“当局者迷，旁观者清”，人们对自己的缺点或错误往往不如“旁观者”看得透彻，所以，当我们发现别人的缺点或错误时，应当及时地予以批评和指正。但是，“良药苦口”“忠言逆耳”，批评往往是一件“得罪”人的事，之所以如此，主要是因为在批评他人时缺乏技巧。既然如此，我们何不给批评的“苦药”加一层“糖衣”呢？
批评发挥作用的7大法则
苏联教育家马卡连柯说：“批评不仅仅是一种手段，更是一种艺术、一种智慧。”富有人情味的、和风细雨的批评，不仅有利于被批评者积极地改正错误，而且能使批评者和被批评者之间的关系更和谐、更融洽。为了使批评收到这种效果，我们在批评别人时需要遵循以下几点原则：
掌握批评的目的
批评和任何事情一样，要想收到预期效果，必须具备明确的目的性。如果你仅仅把批评当做发泄不满情绪的渠道，那就干脆不要使用批评了。因为批评的目的是让被批评者改正错误，取得进步。当你把批评变成一种发泄工具时，它就没有任何意义可言了。因此，我们要时刻谨记，批评的目的是帮助别人成长和进步，让他在今后的工作或生活中表现得更出色，而不是为自己出气，更不是打击对方甚至把对方整垮。
掌握好批评的力度
我们在批评别人时，一定要掌握好批评的“度”。在批评之前，首先要揣摩被批评者的心理和个性特征，考虑一下他的接受和领会能力，同时还要分析事态的严重程度，经过多方衡量之后，再确定一个更能收效的批评方案。比如，对个性比较顽固的人，要单刀直入，直接击其要害；对轻微的错误点到即可；对严重的错误要迎头痛击等。此外还要注意，不论被批评者是什么个性的人，都要充分认识对方对批评的领悟程度，如果对方拒不接受批评，甚至反唇相讥，对所犯错误不以为然，就要加大批评的力度。否则，不但达不到批评的效果，反而会让他对错误采取无所谓的态度，从而让小错误演变成大错误。当然，如果对方认错态度良好，则应该适可而止。
给对方留面子
俗话说：“人要脸，树要皮。”面子问题是每个人都十分重视的问题。因此，我们在批评别人时应该谨记这样一条原则：千万不要损伤对方的面子和自尊。为了做到这一点，我们在批评别人时应该尽量委婉含蓄，比如可以这样说：“我以前也犯过这种错误……”“每个人都有犯错的时候，重要的是如何正视错误和改正错误。”“像你这么聪明的人，我实在无法同意你再犯一次同样的错误。”“你的表现一直优于他人，希望你不要再犯同样的错误。”
要站在对方立场上
要想对方接受我们的批评，就要学会站在对方的立场上说话。比如，你是一个部门经理，你有一个下属上班迟到了，你不应该这样说：“小×，你迟到了，注意点儿！”“小×，你怎么又迟到了，拖部门的后腿！”而应该这样说：“小×，你看你又迟到了，这样对你的影响不好，你这么年轻，不养成好习惯，对你的未来是没有好处的。”很明显，后一种批评方式要比前一种好得多，因为后一种批评方式是站在对方的立场上说话，对方会觉得你是在为他好，他打心眼里愿意接受这样的批评。
批评对事不对人
通常情况下，批评是一件比较伤人的事情，任何批评都会造成不良情绪。最有效的规避不良情绪的方法就是对事不对人，即我们在批评别人时，一定要就事论事，并且尊重客观事实。我们要时刻记住，任何人都会犯错，犯了错，并不代表他这个人就如何，所以，我们千万不要把对别人错误行为的批评扩大到对他本人的批评上。比如，你让秘书校对一份文件并打印出来，结果文件上还有一个错误没有被改正，这时候你应该对他说：“这个字你没有校出来。”而不能说：“你这个人工作怎么这么马虎，这么不负责任！这么大的错误都没有校出来！”很显然，后一种批评方式很难让对方接受，因为这样的批评会让对方很难堪，也许这只是他一次无意的过失，你却上升到了责任心的高度去批评，这就很难起到激励的作用，甚至会起到反作用。因此，我们一定要记住：永远不要批评“人”。
当众批评不如私下谈心
很多人认为，要想收到批评的预期效果，就必须给被批评者制造一种心理压力，以迫使他改正错误。所以在批评别人时常常大张旗鼓，弄得尽人皆知。事实上，这样的批评很难起到督促对方改正错误的作用，甚至会严重伤害对方的自尊心，激起对方的逆反心理。因此，我们在批评别人时，切忌当着众人的面指责对方，最好选择在单独的场合，比如独立的办公室、安静的会议室或休息室等。
批评要把握“关键”
批评是为了激励对方进步，帮助对方纠正错误，所以一定要批评到点子上。因此，我们在批评别人之前，首先要找出问题的症结所在，抓住问题的关键点，而不是蜻蜓点水，训斥几句了事。同时要运用自己的智慧，思考规避再次犯同类错误的方法，警戒对方不可重蹈覆辙。
成功批评的“五步进行曲”
在批评别人之前，我们首先要弄清楚批评的目的，然后再考虑为了达到这个目的，我们应该采取怎样的批评步骤，而不是毫无计划地想一句说一句。
具体而言，批评别人应该遵循以下5个步骤：
第一步，要弄清事实的真相。
有些人面对别人的错误或过失，往往很容易冲动和感情用事，不对事情进行全面、详细的调查，就不分青红皂白地指责别人，结果不但冤枉了好人，还破坏了彼此原本融洽的关系。
小苗是某单位的业务员，业务能力很强，销售业绩一直稳居冠军的宝座，但最近一段时间他很郁闷，因为他被上司批评了，心理压力很大。
事情是这样的：一天下午，办公室气氛非常活跃，小苗正在和同事们谈笑风生。突然，上司打来电话说：“小苗，你到我办公室来一下！”然后就“啪”的一声挂断了电话。这突如其来的传讯，让小苗的心一下子提到了嗓子眼。略微稳定了情绪之后，小苗硬着头皮走进了上司的办公室。
“你这个月的销售业绩怎么这么差啊？你看看人家小胡，刚来两个月，业绩就飚升到你前面了。再这样下去，你这个销售冠军还能做多久？你以为公司让你拿这么多的薪水，是白养着你的吗？”上司不分青红皂白的连环“轰炸”，让小苗毫无还嘴之力。
小苗本想跟上司分析一下事情的情况和工作中遇到的困难，但上司根本不给他说话的机会：“你别说了，回去好好反省一下吧。我再给你一个月的时间，要是下个月你的业绩还没有突破，那我就要取消你的年终奖了！”说完，上司摆摆手示意小苗出去。
小苗满腹委屈地从上司的办公室走出来，想起上司那咄咄逼人的架势，心里觉得十分窝火。自己作为公司的老员工，一直兢兢业业、任劳任怨。前段时间公司打算开发新市场，小苗因为经验丰富就被委以这项重任，由于是新开发的市场，各方面都不成熟，销售额当然不能与成熟市场相提并论。而小胡作为新员工，被安排到原有的老市场，客户资源充足、稳定，业务开展轻松、顺利，自然大获丰收。小苗觉得上司只看结果和销售数字，不问过程和事实真相，是十分不公平的！
这种“信口雌黄”的批评和指责，怎么能让人心服口服呢？对方只会觉得你主观臆断、没有人情味，从而对你产生反感和抵触心理。因此，我们在批评别人之前一定要深思熟虑，把事情的真相搞清楚。
第二步，要针对不同的人、不同的事，选择不同的批评方式。
俗话说：“看菜吃饭，量体裁衣。”同样的，批评也要看人。比如，性格内向的人往往比较敏感，所以批评时一定要委婉含蓄，尽量以鼓励为主；而对于那些顽固不化或自我感觉良好的人，批评时就要直截了当、疾言厉色，否则他根本不会把你的话当回事。
某公司经理有两名下属小毕和小梁，由于考核业绩不甚理想，所以被下放到车间锻炼。该经理对这两个下属所说的批评之语是完全不同的。
小毕是个刚进入公司的新人，积极、热情、努力，但缺乏工作经验，所以经理对他说：“你到车间去锻炼一段时间，这边还有工作等你回来。”小梁是一名老员工，做事自以为是，喜欢指手画脚，整天无所事事，所以经理对他说：“大家都说你太悠闲了，这样很影响士气，要么你去车间实实在在地做点事，要么你就卷铺盖走人！”结果，这两人在基层表现都很出色。
新人往往缺乏经验，并且通常较为不自信，所以要以鼓励为主；而“老油条”往往自以为是，不见棺材不掉泪，所以不给他点颜色看看，他根本不会当回事。故事中的经理针对不同的人采取了不同的批评方法，可谓因人而异、恰到好处。
批评除了因人而异之外，还要因事而异，即批评要“具体错误具体对待”。比如，如果是比较严重的错误，就一定要正式批评，甚至是公开批评；而对于那些小错误、小过失，则在私下里点到为止即可。
第三步，要分析问题所在。
我们在批评别人时，一定要告诉对方批评的理由何在，如果毫无理由就胡乱批评，对方就会觉得我们是在拿他当“出气筒”。然后，我们要帮助对方找出错误的根源所在。要帮助对方分析错误，给对方指出错在哪里、为什么会出错、怎样做才是正确的，这样对方才会有进步和提高的可能。
某银行招聘了一位新出纳员，这名新出纳员工作认真、热情有礼，颇受顾客好评。但有一天结账时，问题却出现了——出纳组长嫌她结账太慢，要求行长立即辞退她：“我不知道教了她几遍，她就是学不会，她一定得走人！”“好的，这件事我会处理。”行长说。
下班后，行长把这位新出纳员叫进办公室谈话。“这下惨了！估计不是挨批，就是被炒！”她心里暗暗叫苦道。出乎意料的是，行长不但没有批评她，反而表扬了她对顾客的友善态度以及她热情、活泼的个性。然后，行长和蔼地对她说：“我们一起复习一下平衡现金的过程。”通过行长的耐心讲解，这位新出纳员很快就知道了问题的症结所在。几天后，当她再次结账时既迅速又正确，问题就这样解决了。
如果故事中的出纳组长有行长一半的耐心和沟通技巧，相信就不至于把事情弄得这么复杂、这么不愉快了。因此，我们在批评别人时，一定要抱着一种“指导、帮助”的心态，这样既有助于对方的提高和进步，又有利于维护双方之间融洽的关系。
第四步，让对方重复犯错原因。
在批评别人时，仅仅指出对方的错误所在是远远不够的，我们还要给对方说话的机会，听听他自己是怎样看待这件事的。这样做主要有两个好处：一是从对方的发言中，我们可以看出他是否真的认识到了自己的错误；二是如果我们有说得不对或误解他的地方，也可以给他一个发泄或解释的机会。
第五步，警示后果，批评跟进。
批评别人，目的在于扭转被批评者的偏差，改正被批评者的错误，促使对方提高和进步。因此，在批评完之后，一定要告诉对方怎样做才是正确的，这才是可行的批评方法。不要只是“指手画脚”，一定要让当事人明白：批评并不是想追究谁的责任，只是想解决问题。并且要及时检验批评的效果，积极督促对方改正错误。
“三明治”，让批评变得更“好吃”
所谓“三明治”批评法，就是“赞扬——批评——鼓励”，即在批评别人之前，先找出对方的优点和长处赞扬一番，然后再提出批评，并力图使批评在友好的气氛中进行，最后再说一些期望和鼓励的话，希望对方有所进步。这种批评方法就像三明治一样，第一层是认同、赏识、肯定或赞美；中间一层夹着建议、批评或不同观点；第三层则是鼓励、支持和希望，故而被称为“三明治”批评法。
“三明治”批评法，两个肯定中夹着一个否定，肯定的多，否定的少，不仅不会挫伤被批评者的自尊心和积极性，还能让被批评者愉快地接受批评，并且积极地改正自己的错误和不足，因此是一种极为高明的批评手段。
美国前总统约翰·卡尔文·柯立芝以少言寡语著称，常被人称为“沉默的卡尔”。他身边有一位女秘书，人虽然长得很漂亮，工作却经常出错。一天早上，女秘书走进办公室，柯立芝不失时机地说：“今天，你穿的这身衣服真漂亮，正适合你这样年轻漂亮的小姐！”这几句赞美的话语从柯立芝嘴里说出来，简直让秘书受宠若惊。柯立芝紧接着说：“但是，你也不要骄傲，我相信，你的公文也能处理得和你本人一样漂亮！”从那天起，女秘书的工作就很少出错了。
一位朋友知道此事后，就向柯立芝请教道：“这种批评方法很妙，你是怎么想出来的？”柯立芝得意扬扬地说：“这其实很简单，你看见过理发师给人刮胡子吗？他需要先给人涂肥皂水，为什么呢？就是为了刮起来使人不疼！”
在上述案例中，柯立芝总统运用的批评方法就是“三明治”批评法。该方法之所以能产生如此好的效用，主要有以下几点原因：
去除了对方的防卫心理
在批评之前，首先要说些关怀、赞美之类的话语，这有助于营造友好的沟通氛围，从而让被批评者安下心来进行对话。如果一开始就劈头盖脸地批评对方，语气又十分严厉，那么，对方很可能会产生反射性的防御反应以保护自己。一旦对方产生了这种防卫心态，那就很难再听得进任何批评意见了。
减少了对方的后顾之忧