经过一系列的磋商之后，双方达成了某些协议，这时要经过签约仪式使之形成文字，成为具有法律效力的文件。
谈判后，双方协商的合同条约等要最后定稿，一式两分。
签约仪式一般选在宽敞的会议室进行，设一张长桌，盖深色台布，桌后并排放两张椅子。面对门主方在左，客方在右，将事先打印好的文本摆放桌上，分别放好签字用具，正中放一束鲜花。签字桌后墙上可贴上会标，写明“ＸＸ合同签约仪式，Ｘ年Ｘ月Ｘ日”之类的标题。
签约时，双方参加谈判的全体人员都要出席，共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员，分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。
助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。
签字完毕后，文本即已生效，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。
有时，签约后还可安排礼节性的干杯礼仪，或者合影留念，以示长期合作的愿望。