责备其团队成员时,除了立即行动之外,还要切记“规过于私室”。有时候,你在责备人时很想骂人,等到经过深入的调查和了解后,发现犯错误者有自己的苦衷,那你就根本用不着再责备了。如果你是私下责备人,对你自己或是别人都不会形成干扰。否则,你会遭受不必要的尴尬。
当一个主管在盛怒之下责备其属下时,还不如向对方表明你在生气,并且说明你为什么生气,为什么发那么大脾气。生气不是不可以,但是不要气得失去控制,失去控制表示你已忘记了原来要责备的目的。
在你要责备人时,你必须牢牢记住你要达到的目的。你绝不会是为了要伤害他人、引起别人反感或是恐惧而责备人,而是想要别人知道错误,并改正错误。
责备人常用的方法有两种:一种是玛丽·凯·艾许总结出的“三明治技巧”,也叫“夹心饼技巧”——先赞美肯定,再责备,最后给以鼓励和称赞。这种方法在现实生活中被越来越广泛地运用。另一种方法是遵照布兰查德和詹森的方法来责备人——你应和对方握手或是拍拍他们的肩膀,让对方知道你并不是和他们处于敌对的立场,你应提醒他们你是多么器重他们,同时还要强调你只是责备他们这次的行为,而不是他们的全部。让他们知道责骂过后,一切都过去了,不必耿耿于怀。
当你的团队成员犯下的错误非常严重时,你必须执行某种形式的惩罚。当你必须用到惩罚时,切不可心慈手软,手下留情,不要犹豫不决。否则的话,拖得越久,对你自己和应该受到惩罚的成员来说,日子更难过,也越容易使团队其他成员觉得不公平。
惩罚的目的都是为了防止未来再次发生同类型事件。因此,在实施惩罚的过程中,应谨记防止未来发生同类型事件的主要因素,而不必太过严厉。通常在惩罚时要附带某种形式的纠正行动。
在17世纪的英国,对拦路打劫的惩罚是处死,而在今日,同样的罪行只不过是几年徒刑而已。可拦路打劫的事件反而少多了,原因是采取了许多对发生这种事件因素的防止措施,使得这类事件在今日被抓获的几率高多了。同样的事件,在美国的情况就不同了。在今日美国,抢劫事件发生的频率越来越高。这其中的原因固然很多,但绝不是因为惩罚降低了。在美国,抢劫罪从来都不会被判死刑。如今的抢劫案增多,是因为没有很好地制止促成这类事件发生的因素,破案率还是和以前一样低,并且对现行的做法没有给予纠正。
有一点往往不被人注意的是,一个团队的规章制度遭到破坏以后,要想重振昔日的景象比新建还要难上许多倍。
如果你的团队在走下坡路,那你该怎么办呢?首先,你应该以身作则,为整个团队树立一个典型模范。你不要指望你自己做不到的事,而要求自己的团队成员做得到。其次,你应找出某个范围来,集中精力全面整顿这一方面。比如说,你的团队规定每天的午餐时间是1个小时,多年来大家总是拖拖拉拉不遵守。有的人不但超过1个小时,甚至近2个小时还未回到办公室。如果你是新来的团队领导,你可以同时作出许多新的改革。如果不是,你就只能首先解决某一个方面的问题了。你应将为什么无法接受这种状况的理由全部列出来,比如对公司是一种欺骗,客户商谈业务会找不到人,团队形象遭破坏,等等。然后,就应下决心惩罚那些仍不遵守团队规定的人。这可以采用罚薪或留用察看、通报批评、记过处分等方式,必要时不妨给予除名,“杀鸡给猴看”,但是应注意公平合理。同时,你应将整个事件衡量一下,大家都将午餐时间延长,是否有其合理的原因,以及该如何相应给予处理。等一切准备工作做好后,你可以召集全体成员,当面告诉他们这个问题的来龙去脉,以及解决办法。你还必须有回答任何问题的心理准备,你会发现那些平时守规矩的人一定很高兴。因为他们认为拖延午餐时间,相对来说,等于是掠夺了他们的时间,从而加重了他们的工作负担。
等到你解决了一个问题后,再接下去解决另外一个,这样做事情就会很顺利。如果操之过急,会引起太多的怨恨,往往欲速则不达。不管你要作什么改变,你要记住:一旦开始,就要往正确的方向坚定地迈进,绝不能三心二意。
单纯的肯定和赞美或责备和惩罚都不可取,在实际工作中应根据具体情况对团队成员多肯定、多赞美,在必要时不妨也适当地给予及时的责备与惩罚,但要适可而止。
以协调的方式把“松”与“紧”完美地结合在一起在管人实践中,如果片面地理解和运用“松紧有度”,难免会像盲人摸象一样有失偏颇。那么,通过一个什么样的渠道把这二者有机地结合在一起呢?答案是协调,只要掌握了正确的协调方式,就能达到松紧平衡的管人新境界。
从整个协调体系来讲,有的是通过权责和制度来协调的,比如上下左右权责范围的划分、责任制度和事务配合;有的是通过计划来协调的,比如部门之间的生产期量协作;有的是通过领导的活动来协调的,如指挥、调度、现场办公等。
协调解决各种矛盾和问题,协调产生效率。有的管理学者也把协调归纳为管理职能之一,理应受到管理者的重视。
企业内部的协调大致分成两类:
一是垂直方向——处理好上下级关系。主要的协调内容包括:组织授权不合理,上下权责不清;下级不尊重上级职权,有越权行事、不服从行为;上级擅自干涉和干扰下级工作;上下级缺乏有效的沟通和理解;上级的不当指挥;上下级个人因素造成的问题(工作思路、习惯、作风等)。协调的一般方法包括:组织协调,理顺组织关系,合理分工授权,明确上下权责范围;加强信息交流,广泛开展各种形式的交流、访谈、座谈;企业形成良好的工作氛围和团结一致的合作愿望;提高上下级的素质;上级的指挥要减少失误;建立明确的管理制度和责任制度。
二是水平方向——部门之间、岗位之间、生产经营的各个环节之间,是企业协调最大量的工作,也是一个难点。因为上下级之间的矛盾往往可以通过行政手段解决,上级手中的权力可以起很大的作用,而同级之间的问题要复杂得多。协调的内容(问题和矛盾所在)包括:机构不健全,职能上存在漏洞——例如“三不管”,往往会引起推托和争抢;分工不明、职责不清,好事争抢、难事推托;机构臃肿,职位、职能重叠,人浮于事;任务苦乐不均;奖惩不明;部门利益冲突;本位主义;侵犯同级职权;个人因素;缺乏信息沟通、各行其是;供、产、销各环节的标准、期量、工序之间的衔接不平衡。协调方法包括:组织调整——队伍精干,精兵简政,健全机构,明确权责;制度协调——健全各项管理制度,落实责任制度;科学计划——资源调整、任务分配、期量衔接等;加强教育,提高素质;加强信息沟通;营造团结一致、相互协作的工作氛围。
协调工作的形式多种多样,管理者主要应了解如下几种:
(1)会议协调。为了保证企业内外各不相同的部门之间,在技术力量、财政力量、贸易力量等方面达到平衡,保证企业的统一领导和力量的集中,使各部门在统一目标下自觉合作,必须经常开好各类协调会议,这也是发挥集体力量,鼓舞士气的一种重要方法,会议的类型有以下几种:①信息交流会议。这是一种典型的专业人员的会议,通过交流各个不同部门的工作状况和业务信息,使大家减少会后在工作之间可能发生的问题。②表明态度会议。这是一种商讨、决定问题的会议。与会者对上级决定的政策、方案、规划和下达的任务,表明态度、感觉和意见,对以往类似问题执行中的经验、教训,提出意见,这种会议对于增进上下级之间感情,密切关系起到重要作用。③解决问题会议。这是会同有关人员共同讨论解决某项专题的会议。目的是使与会人员能够统一思想,共同协商解决问题。④培训会议。旨在传达指令并增进了解,从事训练,并对即将执行的政策、计划、方案、程序进行解释。这是动员发动和统一行动的会议。
(2)现场协调。这是一种快速有效的协调方式。把有关人员带到问题的现场,请当事人自己讲述产生问题的原因和解决问题的办法,同时,允许有关部门提要求。这样使当事人有一种“压力感”,感到自己部门确实没有做好工作;使其他部门也愿意“帮一把”,或出些点子,这样有利于统一认识,使问题尽快解决。对于一些“扯皮太久”、群众意见大的问题,就可以采取现场协调方式来解决问题。
(3)结构协调。就是通过调整组织机构、完善职责分工等办法进行协调。对待那些处于部门与部门之间、单位与单位之间的“结合部”问题,以及诸如由于分工不清、职责不明所造成的问题,应当采取结构协调的措施。“结合部”的问题可以分为两种:一种是“协同型”问题,这是一种“三不管”的问题,就是有关的各部门都有责任,又都无全部责任,需要有关部门通过分工和协作关系的明确共同努力完成;另一种是“传递型”问题,它需要协调上下工序和管理业务流程中的业务衔接问题。可以通过把问题划给联系最密切的部门去解决,并相应扩大其职权范围。
可以这样说,只要善于协调,从上对下的管理通道就不会堵塞,松与紧的结合通道也不会堵塞。
这里有几个方面的问题需要注意:一是预防为主,预防与解决问题相结合。有水平的管理者应该有战略眼光,善于分析和推测未来,对可能发生问题和矛盾的环节,采取先期的预防措施,尽可能避免,或者准备好补救措施。二是把问题消灭在萌芽状态。有的问题,一旦出现苗头,就应该及时解决,防止问题恶化,最大限度减少损失。三是从根本因素入手。既要治标更要治本,防止不断引发不同的问题或是重复出现同一问题,例如从组织设计、管理体制、管理制度、员工素质等原因引起的问题。四是善于“弹钢琴”、抓关键。细小烦琐的事情可以不必去理会,或是交给下级解决,自己集中精力抓大事,解决重大问题。一般以下问题应引起足够重视:影响全局的问题、危害重大的问题、后果严重的问题、单位中代表性的典型问题、根源性的问题、群众意见大的问题等。五是创造性地开拓新方法。
总之,管人不会运用协调的力量是不行的,因为通过协调,可以把过紧的地方放松一些,又可以把过松的地方变紧一点,在松与紧的平衡之间达到理想的管人效果。