领导者与被领导者即上级与下属之间，进行语言的交往，即谈话的过程，是领导活动整个过程的一部分，而这部分内容也是领导活动的一个至关重要的环节。因为通过这种方式，领导者与被领导者可以直接、明了、系统地传递各种信息，可以使上下属之间沟通感情，增进理解，产生亲切感和信任感。
一个领导者同下属谈话的语言运用，是谈话成功、领导活动有效的重要条件，也是领导者获得信息、恰当地处理问题的方法，又是密切上下属之间关系和干群之间关系的良好途径。因此，必须予以重视和研究它。
领导者同下属谈话，按照语言运用的规律，以及谈话的自然发展，谈话的程序一般由三个阶段组成：谈话的准备阶段、进行阶段和谈话后问题的处理阶段。
（1）谈话的准备阶段
这个阶段要求谈话的主体即上级（领导者），恰当地选择、确定谈话的题目。因为谈话题目的确定，是每一次谈话成功的关键所在。我们所进行的每一次正常的谈话，都是有的放矢地了解某些情况、解决某些问题的行为，因此如果不能恰当地确定谈话的题目、内容，谈话工作就不能顺利进行，甚至会出现给领导活动造成某些阻滞的现象。
这个阶段还要求谈话主体能够充分而正确地掌握谈话客体的一般情况，这是谈话获得成功的基础。因为掌握了客体的情况，可以使谈话主体的语言运用更加具有针对性。在这个阶段中，还要求谈话主体适当确定谈话的范围，这样可以使所说的问题更加集中，矛盾的焦点更加突出，因而解决问题也就更加透彻，不至于造成“胡子眉毛一把抓”的情形。谈话范围的确定，主要是取决于谈话的内容、目的，以及谈话对象所涉及的具体情况等。
（2）谈话的进行阶段
这一阶段是同下属谈话进行的主体部分，是整个谈话过程预定目的的实现阶段。这一阶段要求谈话主体在谈话进行中主题明确、层次清晰。即围绕着中心议题，根据谈话对象的具体情况，或者开门见山，快人快语；或者排除疑虑，扫清“外围”；或者由浅入深，循循善诱。既能使谈话用意、目的为下属正确领会，又能使谈话内容为下属乐于接受。务要，避免谈话中心不突出，目的不明确，让人听不出所以然来，不知所云，甚至发生误解，无法收到谈话的预期效果。
（3）对谈话后一些问题的处理阶段
这个阶段是谈话主体活动的延伸阶段。它要求上级领导者，将谈话中所出现的问题进行妥善处理，其中包括对原先预计问题的处理，对谈话后形成的新问题的处理，以及不明确问题的调查处理等。