时机即时间、机会。领导者能否选准谈话的时机，对一次谈话的成败具有不可忽视的作用，是领导者找下属谈话之前需要考虑的一个重要问题。下列几种情形，是不宜进行交谈的时机：
作为领导者，对要谈的问题的认识还处于模糊阶段时。谈话要有的放矢。如果领导者对所要谈的问题没有准确的认识和把握，以为问题可以在同下属的交谈中得到核实或澄清，则是一种缺乏科学头脑的方法。如果下属在谈话中有意颠倒是非，领导者就很难把握事物的真相而进行有说服力的工作了。
当下属的情绪还处于波动中时，处在情绪波动中的人的思想是不稳定的，这时的认识往往呈现出极端化的倾向，同时还常伴有逆反心理，听不进不同意见。遇到这种情况，领导者应该采取“观望”的办法，待下属的思想趋于稳定以后，再选择时间进行交谈。
当有第三人在场或有外界其他因素干扰时，个别谈话是心灵上的相互碰撞，他人的介入会使下属因自我警觉意识的出现而使思想呈现出封闭状态。因此，无论是表扬还是批评，第三者在场都会使谈话的效果受到冲淡。自然，这里的“他人”不仅包括谈话者的同事，同时也包括谈话者双方的亲属。另外，交谈场所吵闹，也会使人精力分散产生烦躁情绪，直接影响谈话的效果。
当时间仓促时，要想通过谈话真正解决问题，彼此间的交谈必须深入、透彻，也就是说，领导者在同下属谈话中，必须要有一定的时间做保证，使彼此间能坐得下来，谈得下去。没有较充裕的时间，只能如蜻蜓点水，匆匆而来，匆匆而去，使谈话最终陷入形式主义。