谈话是领导人与下属的双边活动，下属若无讲话的愿望，就会使谈话陷入僵局，以致无法持续进行下去。为此，激发下属讲话的愿望乃是谈话得以顺利进行的第一步。
由于谈话不仅是信息交流的过程，也是情感的交往过程。为此，领导者应具有细腻的情感及分寸感。在谈话时要注意说话的态度、方式，以至语音语调。
（1）把握对象，揣测心理
及时把握对象，揣测心理是个别谈话获得成功的一个前提。要解决谈对象的思想问题，就要了解问题的发生、发展过程和原因，以及要解决的难点，做到心中有数。同时，谈话过程中，要随时掌握对方心理变化和影响谈话效果的几种心理障碍，使对方克服戒备心理、试探心理、恐惧心理、逆反心理、对抗心理、懊丧心理和无所谓心理。
通常人们的心理既有复杂、多变的一面，又有封闭、不易暴露的一面。这就需要谈话者随时揣摩分析被谈话者复杂的心理变化。这些变化一般是通过语言、面部表情、情绪和行为表现出来的。应根据谈话对象的性格特征去做工作。若对方性格坦率、耿直，你的谈吐就要简洁，“迂回作战”往往适得其反，引起隔阂。若对方自尊心强，爱面子，你提出问题就应该缓和婉转。如果你遇到的是个比较固执，喜欢抬杠、顶牛的对方，须注意因势利导，以防激化矛盾。当对方讲话出现啰嗦、重复，甚至出言不逊时，也不要急，而要冷静、耐心、细致地做诱导说服工作，使对方对你有信任感。
（2）摆正位置，启发诱导
运用个别谈话语言艺术，多是采取商量讨论、启发诱导的方式进行。这里不存在谁高谁低、谁尊谁卑的问题，而是以讨论商量口气进行个别谈心，使双方在轻松和谐的民主气氛中，解放思想，辨明是非，讲清道理。
个别谈话效果好坏，关键在于谈话是否摆正位置。不能以“智者”身份出现，好为人师，搞家长式作风，不让对方讲话，盛气凌人，使人产生逆反心理。要抱着平等的朋友式的态度，推心置腹地交换意见，启发对方跟随谈话者输出的思想信息，把对方引入积极的思想状态，去思考和省悟问题，留给对方长时间回味，使之得到有益的启发。
（3）选准“突破口”
个别谈话要找好“突破口”。可根据不同对象的政治素质、文化修养、心理特点，来选择谈话的“突破口”。例如：对情绪消沉的，要鼓励、关怀、体贴，切忌当面指责；对思想疙瘩多的，要和蔼可亲，寻找共同语言，增加同心度，使自己所说的道理能被对方认识和接受。
（4）善于启发下属讲真情实话
谈话所要获取的信息应该是反映真情实况的，下属的任何弄虚作假、见风转舵、文过饰非、报喜不报忧的谈话不仅无益于工作，更会有害工作。为此，领导人要从根本上消除一切专制、蛮横的领导作风，代之以坦率、诚恳的态度。在具体谈话中尽可能使下属了解到，他是对全面的真实的信息感兴趣，而不喜欢奉承吹捧、弄虚作假。同时领导人要让下属感到，他是对工作负责的人，而不是为了保住自己地位的人。在谈话中，下属能够反映真实情况，诉诸实言，这便是谈话的最大成功。反之，若下属隐瞒自己的意见，回避问题的实质，虚伪地随和领导者的看法，那么这种信息交换是管理工作出现危机的征兆。
（5）善手将谈话兴趣引向深入
领导者在听取谈话者反映的情况时，不要把兴趣仅仅停留在情况的简单“结果”上，而是要深入事情的实质进行研究，摸清有关问题的详情细节，对某些细微情况要表现出特别的兴趣。领导应该对那些根子在上面，旁人无力消除的问题感到兴趣，通过谈话要让下属意识到，领导对任何问题都会寻根问源，哪怕问题的根子就在领导者身上。
此外，还可采用反复、指导、判断的技巧。当涉及到关键问题及其主要情节，必须反复询问，以求水落石出。当话题偏离主题时，要注意“抛砖引玉”、“引水归渠”的引导方法。
（6）善于表达对谈话的热情与兴趣
由于谈话是双边活动，一方对另一方的谈论予以及时的、积极的和适当的反馈，就能使谈论者感到更加津津有味，使谈话者双方更加融洽，内容更加深入。为此，领导者在听取下属的谈话时，应当注意自己的态度，尽可能地使下属感觉到自己对他的讲述内容是饶有兴味的，并有继续听下去的急切愿望。在谈话时，领导者要采取一切手段——用脸部表情、姿态、插语和感叹词等，以表达出自己对谈话的热情与兴趣。实际上，在谈话时，领导者微微地笑一笑，赞同地一点头、一个充满热情的“对”字，都是对下属谈话的有力鼓励。
此外，还可采用辅助、择要、追求的技巧。即在对方语言表达有困难时，应提供适当话题加以辅助，切勿使谈话陷入困境。当对方漫不经心交谈时，要提供要点，引起对方兴趣。当涉及实质性问题时，而对方故意以“不知道”、“没意见”等话来搪塞时，可适用“激将法”来刺激对方引起冲动。
（7）感化与明理有机结合
人们常说做思想政治工作要“动之以情，晓之以理”。其中动之以情就是一种感化，即以情感人。个别谈话时，如果双方感情真挚深厚，心心相印，有亲切感和信任感，就能引起思想感情上共鸣，促进问题的解决。反之，如果缺乏真诚的感情，必然引起对方的惧怕心理、防御心理、颓丧心理，始终与谈话者保持一定距离，难以达到预期目的。因此，在个别谈话的过程中，必须创造一个感情融洽的良好的谈话环境。
感化的目的是晓之以理。即摆事实、讲道理、以理服人。要从事实中引出道理。动之以情，不是感情用事，不能忘记晓之以理。现在一些领导者讲动情，往往忽视论理，甚至悖理换情，一味满足迁就他人不合理的要求。这样既放弃了原则，又害了同志。我们说晓之以理，就是采取具体分析的方法，不讲空话、假话、大话，而是要坚持实事求是，以理服人。要按照事物发展的客观规律和人的正确思维活动方式，把情与理紧密结合起来。
（8）善于抓重要问题
时间对于领导者和下属都是宝贵的，交谈与接触的机会与时间都是有限的，为此，谈话必须抓住重点，扼要紧凑。一方面，领导者自己要以身作则，在一般的礼节性问候之后，便会迅速转入正题，阐明问题的实质。例如：是什么原因妨碍工作的进展，应该采取什么措施来消除，采取措施的后果预测等等。另一方面，要使下属养成抓重要问题的谈话习惯。例如：利用同领导者谈话的机会，交换业务信息，告知其最重要的，急于要解决的问题，而不要把时间耗费在无用的空谈上。
在谈话中抓不住重要问题，无所不谈，其实质是抓不住信息的要’害，或对信息实质不理解的表现。抓住了重要问题就能提高对业务谈话的效率。
（9）善于对付谈话中的停顿
下属在谈话中出现停顿，这可能有两种情况，须分别对待。第一种停顿是故意的，是下属为考查一下领导对他讲话的反应、印象，引起领导作出评论而做的。这时领导有必要给予一般性插语，以鼓励其进一步讲述。
第二种停顿是思维的突然中断而引起的，这是由于过分激动，或突然一个闪念，或意外干扰，使谈话突然中断，下属想不起下面应该继续讲些什么。在这种情况下，领导最好采用“反响提问法”来引出原来的讲话内容，这一方法的实质是用问题的形式来重复下属刚才讲过的话。例如：下属刚讲到：“新的机器停止运行了——”，这时突然出现思维的停顿，谈话也就进行不下去了。在这种情况下，领导者应该问：“那么，这意味着新的机器停止运行了？”事实证明，在这种情况下，任何其他的问题都会打断说话者的思路。如果在这种情况下，领导者问：“为什么？”“谁的过错？”就有可能会妨碍下属原先要说出来的话“事情并不在于新机器的停止进行，而在于……”。
（10）善于掌握评论的分寸
在谈话过程中，特别是在听取下属讲述时，领导不应该发表一些会损伤下属自尊心的评语。这样做往往会导致谈话气氛紧张，并且在客观上迫使下属离开正在讲述的话题，转而证明自己是无罪的辩护。事实证明，急于对问题表态，大多是不妥当的。领导人如果要对下属的谈话发表评论意见，最好是放在谈话的最后。此外，在做结论性发言的时候，措词要有分寸，表达要谨慎，最好采取劝告和建议的形式，以易于下属采纳接受。