表扬下属的语言要成为美言、美文，不但具有实效性，而且具有较强的艺术性，难度是很大的。有的领导者对于下属的成绩，往往视为已成之事，因而倾注的感情、怀抱的意兴便会不自觉地有些索然。这样即使表示肯定和表扬也常常变成虚与委蛇，或者不着边际地搬弄一番溢美之词，因此产生负面效应便在所难免。可见，对于肯定和表扬下级的语言非但不能敷衍，而且需要讲究表扬的语言艺术。
（1）表扬要实在，不要大而空
一位技术员在某一技术难点上有了一个新的突破，领导者如果这样表扬：“世上无难事，只要肯登攀。海阔凭鱼跃，天高任鸟飞。××同志的行动充分体现了一个新时期青年的拼搏意识和革命英雄主义精神！”这样的言辞给人感觉大而空，难以达到预期的目的。领导应这样表扬：“我坚信你一定能突破这一点，现在你终于成功了，真该好好祝贺你！最近你花去了这么多休息时间，真让我们过意不去。”这种表扬既充满了对下属的信任，能激起被表扬者的自信心，而且充满了对下属的理解和爱护。下属付出的劳动得到理解，不管多苦多累也心甘情愿了。这样的表扬也可称之为有价值、讲艺术的表扬语。
（2）表扬要突出重点，同时兼顾左右
肯定和表扬有成绩的下级，不可避免地要造成未受肯定和表扬的下级的心理失衡，这对于激励众人使之感动是必要的：但是，领导不能一方面极度褒扬某个下级，另一方面贬损其他人。例如，有一个小组工作成绩不错，每次都在全厂名列前茅。但是小组中只有几个工人（张某、王某、李某）表现特别突出，而大部分的工人成绩平庸。厂长在视察时很清楚地知道这一点。但他或者是为了照顾大家的情绪，或者是不习惯在群体中表扬个人，他说：“大家都工作得很好，继续保持和努力呀！”整个小组都得到了表扬而没有突出个人，其结果只会打击了几个特别突出的工人的积极性，使他们向普通工人靠拢。如果他这样说：“这个小组成绩不错啊！其中张某、王某、李某工作效率尤其高，单位小时件数达到了×件，这在全厂都是数一数二的，你们还要继续努力向他们学习。”这样，就做到了既突出了重点，又不损伤其他人的自尊心，效果更好一些。
（3）表扬要具体，用事实说话
在现实中，有的表扬常常犯空泛而不着边际的毛病。比如，“某某人的工作很好，值得大家学习。”至于好在什么地方，人们无法具体把握。在表扬中如果能具体地讲清表扬原因，则可以体现出领导对下属的关心和表扬的诚意。例如：“老王，你今天上午处理那件事的办法很恰当。我之所以认为你处理得恰当，是因为你极具耐心地接纳顾客投诉、委婉地解释、调查顾客意见以及及时采取补救措施。”比只说“老王，你今天上午处理那件事很恰当”表达的意思更为完全，更显出领导的诚意，表扬的效果更好。
（4）表扬要及时
一个人工作表现好，取得好成绩，提出好建议等，都应该趁热打铁，及时表扬。因为一个人在干完一件事后总希望尽快了解它的价值和社会反应。如果得到及时肯定，会给他带来愉快，使他的行为得到保持和再现。如果当下属都已淡忘时领导再重提旧事进行表扬，效果必然不好。
（5）表扬应公开
一般情况下，领导应公开地对下属表扬，这样可起到奖励先进、促进后进的作用。当然，对于有些害怕当众被表扬的人，可以采用个别表扬的方式。