新技术的突飞猛进，使办公效率比过去有了很大的提高，网路愈来愈值得利用，没有人再甘愿落后。即使条件达不到，也会尽力想办法，让高科技来为自己服务。
当个人电脑制造商发起一波又一波宣传攻势的时候，没有人不为之心动，电脑似乎成了人们的必须，甚至有很多人无法想像没有电脑的日子该怎么过。美国铅笔俱乐部的发起人比尔？韩德森说：“受竞争心理的驱使，我们疯狂地拥抱电子之神。很快的，托传真、语音信箱、电子邮件、电脑连线和上百个电视频道之福，做任何事都不必离开我们孤单的房间——签票、工作、访友、购物、运动或做爱。我们会以不可思议的快速赛跑，到达最终目的地——结果是空无一物。”
看来电子用品对人类的进步和发展固然有很大的益处，但如果被这些先进的“家伙”所包围，也并不是一件好事儿。
仔细检查你的办公室和家里，你收集资讯或获取项目时，是否陷入超过你使用能力范围的陷阱？过去两年内是否买过什么从来没用过的高科技产品？我指的不仅是硬体、软体，还有操作手册、扫描器、多余的印表机、转换器、卡带、录影带、光碟机、电话系统、传真机、线上服务、网路产品……。
有一位西方著名管理学家曾说过：“新技术想要取代旧科技至少要能提供比以前‘好十倍的益处’。”不晓得他怎么算出这个数据，但没有人怀疑他的这一论段。其实所有技术都有两种可能，一是让你更有效率，一是让你陷入技术淹没的困境。记得有位专家说过：任何新技术的引进都会带来益处和损害。这是多么贴切实际的至理名言啊！
以手机为例来说吧，如果你有孩子或女朋友（男朋友），他们即使在路上也能被你联络到，随着手机的不断更新，现在又将推出了3G手机，功能更齐全，既能看电视，还能识方位，做你的向导，甚至还能自动控制车门和家门，盗贼进家或办公室时还能自动报警等。手机总是不断的推陈出新，在给我们带来便利的同时，也给我们带来了麻烦，甚至是危险，比如：你在任何地方，都可以找到你，不管你怎么不乐意，除非你关机，可从不关机的你突然关机，你还总感觉少了点什么似的，不信你关机试试，而一些不必要的电话不断地侵吞着你的电话费，开车打手机，还很可能会要了你的命。再说电脑吧，你在电脑跟前坐久了，身体健康就会受到严重损害，关于这方面的问题，有很多书都介绍过，在此就不再赘言了。这似乎很矛盾，一项被创造出来让人类更有效率或节省时间的设备却几乎有同样的相反效果。为什么会这样呢？我们来听一位教授是怎样说的吧：“报复的效果是世界一种奇异的方式，用以获致公平对等，破坏我们让世界加速或是改善的最大努力。”他暗示技术无法解决问题的基本原因是：机器和人类的互助方式。比如，高速公路兴建的本意是加速行车速度，但却造成市郊和市区一样堵塞，通勤时间反而增加。电脑的作用原先是为了让制作相同的拷贝和列印档案容易，因为这样，人类最后拷贝和列印更多档案；结果应该是“无纸张”的办公室，却充满纸张。
虚拟世界有什么样的“报复的效果”，是不是当虚拟社区形成后，真正的城市会瓦解？当全国半数以上的人都上线时，会发生什么事？
只要能了解任何新技术的工具同时带来的优、缺点，你控制时间的机会就比较大。比如，你买了手机以后，可以决定它如何为你服务，比如除了至亲的人或重要朋友，才告知他们你的手机号码，每次通电话限时3分钟，不要把手机号码印在名片上，凡是事业成功的人士都是这样做的。
下边就来谈谈如何使办公用具更能优质地为我们服务。如果你希望在办公室工作时更有效率，甚至在外出的时间也能毫不费力地工作，我在此建议你使用微型录音机（稍微高档一点），普通机子也能用，只是录音效果或功能上差一些而已。它能给你提供不少好处，即使你熟练或已经习惯用膝上的手提电脑做文字处理工作，也不如这台小录音机更让你接近自己的生产潜能。
小型录音机的好处就是机动性，它几乎在任何地方都可以口述。小型录音带每一面可录一个小时。如果你直接在文书处理机上打字，一分钟大约打40到80字。但只需少量练习，一分钟就可以口述100到140字。一面打字一面思考的话，你的心通常都跑在手指前面；因此许多在心里想好的主意和词语就会失掉。
一旦晓得口述机多容易使用（以及用手写所需的三分之一时间完成工作的乐趣），就再也不会想到旧方法了。使用口述的方示可写出以前想写却没时间去做的东西，不过真正完成工作，还得请你的秘书或雇一位助手将你的录音整理出来，这能让你腾出很多时间去做其他的事。
还需值得提醒你的是，无论你是从事文化事业还是为公司做计划，你都不能忘了在口述之前是否已经准备了一个大纲，这是提高效律的有效条件，无论是用普通写法或其他任何方法。如果手边有一个好的大纲，口述时就能把关键字词扩充为句子和段落。所有小型录音机都有暂停的按键，方便让你积聚一段思考后用完整的句子和段落说出来。
线上服务对赢回时间与管理时间上可能是项恩赐，愈来愈多的资讯服务业者有提供自动传真回复系统，运用电子邮件提供资讯、报告、公告、简报服务。使用线上服务固然给我们提供了从未有过的方便，但它的缺点也是显而易见的，比如上网探询资讯的人愈来愈多，常常造成网路堵塞的现象；想连上网路等上几分钟是常事，而一旦连上线后，却仍要等待，才能下载资料，尤其在上班时间，有时根本无法连上自己喜欢的网站；而一旦连上网，网际网络上的资讯会多到你所无法想象，使你目光应接不暇，吸引你的眼球浪费你的时间。
为了有效节省时间，你的目标最好就是汲取自己能消化的资讯量，应付自己能做的活动。面对资讯以极高的速度涌进时，你无法消化的就不要咽下去，有时候“慢慢来”会是对争夺你时间和注意力的“太多的太多事”最恰当的反应。慢下来，让自己找出前进下一步的最好方法。
在本节的最后，还要告诉你，对所使用的“节省时间”的新技术工具要同时看到它的优、缺点。即使你未曾完全掌控新工具所能提供的所有功能，只要你能加以了解它本身，就可获得较大的益处，减少它所带来的缺点。