所谓完整，表现在数量上要齐全，应集中的档案与实际保存的档案要相符，不能残缺短少；在质量上要维护档案之间的有机联系，系统成套，不能割裂分散，也不能凌乱堆砌。所谓完全，表现在档案管理的条件要适宜，要能最大限度地延长档案的寿命，不使其损坏；要能维护档案的机密性，不丢失，不泄密，不使党和国家的利益遭受损失。如果档案不完整、不准确、不系统，就会影响利用，严重的还会造成假象，使利用者得出错误的结论。如果保管条件不好，方法不严密，制度不健全，使档案损毁或造成失泄密，那就会带来不可估量的损失。因此，维护档案的完整和安全，可以说既是档案工作者的政治任务，也是必须严格遵守的纪律。
综上所述，档案工作的基本原则是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。它作为全部档案工作的最基本的原则，影响和决定着档案工作各个环节的一切具体原则和方法。在档案工作中，必须始终遵循这个基本原则，才能使档案工作正常进行，健康发展。
五、档案工作的性质
档案工作，就其基本性质来说，可以概括为以下几方面：
（1）服务性。档案工作属于资料后勤性的服务工作，是通过收藏和提供档案材料这种特定的方式，为企业各项工作服务。
（2）管理性。档案工作的管理性表现为：
①档案工作是专门负责管理档案的一项专门业务。
②档案工作是机关工作的组成部分。
③档案工作是专门管理档案的科学性工作。
档案工作的管理性，要求档案工作人员必须掌握档案学的科学知识，特别是档案管理的理论、规则和方法，积极地学习档案管理现代化的知识与技能，才能适应档案工作的发展。
六、档案工作的内容
档案工作的基本内容有如下六个方面：
（1）收集档案。档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。收集的对象主要是企业各文书处理部门办理完毕、立卷归档的文件。收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。
（2）整理档案。整理就是对已接收归档的文件材料按照一定的科学方法进行加工整理，检查归档的案卷是否合乎质量要求。如接收的是零散文件，整理工作还包括文件的分类、立卷。
（3）保管档案。保管内容基本包括档案的分类排架方法；保管档案的设备、技术要求和措施；管理档案库的制度办法。
（4）鉴定档案。鉴定就是审定档案的保存价值，是档案管理工作中的一项重要工作。经过对档案价值的鉴定，避免鱼目混珠，便于按价值大小分别保管。通常的办法是按期限分别保管，将档案分成永久、长期、短期三种保管期限，可使保管工作条理化，充分利用档案进行工作。
（5）统计档案。统计就是对档案管理中各方面情况的统计。经过统计，便于掌握档案的全面情况、了解家底，做到心中有数，有利于制订工作计划，也为开展档案利用工作提供了完善的信息和条件。
（6）利用档案。档案利用工作是机关档案管理的一项重要工作。档案人员应从本公司的实际出发，开展多种形式的利用工作，如编制一些专题汇编和查考工具等，积极为公司工作服务。若不能或不善于利用，档案就没有保存的价值和必要。
七、档案工作制度
人们在从事档案工作实践中所必须遵守的规定、准则、方法、程序，即称为档案工作制度。建立与健全一整套科学的档案工作制度，可以使档案行政或业务管理目标明确、有规可循。
1基本的档案工作制度
基本的档案工作制度，是国家的档案和档案工作实行集中统一管理的制度。我国基本的档案工作制度，是指导全国档案工作实践，建立各项具体的工作制度的基本行为标准。任何企业所制定的具体档案工作制度，都不能违背这一根本性制度。
2具体的档案工作制度
具体的档案工作制度，是依照有关的档案行政管理法规，在遵循档案工作客观规律的前提下，根据不同部门、不同系统或不同企业单位的档案工作特点，对档案工作的范围、内容、程序、方法等所作出的规定。
建设我国具体的档案工作制度，还必须遵循有关的原则。这些原则主要有：
（1）提高工作效率的原则。各级各类档案机构只有制定适合本机构档案工作实际情况的相应的档案工作制度，才能大大提高其工作效率，达到事半功倍的作用。如果制度不能达到提高效率的目的，那么就有完善该制度的必要。
（2）先立后破的原则。在新的档案工作制度还未真正生效之前，原有的制度应当继续执行，以免档案工作陷入无章可循的混乱状态，这就是先立后破的原则。
（3）相对稳定的原则。档案工作制度一旦确立，就应当在实际工作中严肃地贯彻执行，保持相对的稳定。否则，不但会使制度的本身丧失权威性，也会在档案工作者和利用者中造成不良的影响，并妨碍其他工作制度的实施。
（4）领导与群众相结合的原则。在制定档案工作制度时，领导者应集思广益，广泛征求群众的意见，注意对群众反馈信息的加工处理，将合理的意见作为修改、补充制度草案的依据。
档案的管理
一、档案的收集
按照归档制度，接收其内部各部门移交来的文件是企业档案部门收集工作的基本形式。企业档案部门应采用多种收集方法，全面、有效地开展收集工作。比如收集手段，以接收归档为核心，以征集、征购、购买、代存、实测补制等为补充；又如收集形式，应将收集工作与计划管理相结合、接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、收集工作与利用服务工作相结合。
通常，企业档案的收集方法主要表现在以下几个方面：
1本企业业务职能部门移交文件归档。
2外企业转让或移交。
3企业人员非职务活动中形成的档案寄存、捐赠或转让企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案，但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值。
4面向社会收集、征集相关材料。
三、档案的整理
所谓档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。档案整理是档案管理工作中一个相对独立的组成部分。
档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
1区分全宗
企业档案全宗，是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来，由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和人事上是否具有一定的独立性，即是否具备以下条件：
（1）该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。
（2）该组织是一个预算会议机构或独立经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。
（3）该组织设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
2全宗内档案的分类
企业档案分类，是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。
分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制订分类方案、为档案材料分类（文件的归类）和案卷排列等具体内容。
3编立保管单位（立卷）
案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。
4案卷排列
案卷排列，是指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法主要包括以下几种：
（1）按照案卷所反映的工作上的联系排列。
（2）按照案卷所属起止日期（时间）来排列。
（3）按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。
（4）按照案卷内容所反映的一定问题排列。
（5）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
5编制案卷目录
案卷目录，即案卷的名册，是著录案卷内容和成分、并按一定次序编排的一览表。设置案卷目录的原则是：必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录；以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
四、档案的保管
1档案保管的内容
企业档案保管的具体内容，主要包括以下几个方面：
（1）日常性的保管与保护工作：主要包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的入柜上架整理等。
（2）抢救性的保管与保护工作：主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。
（3）条件性的保管与保护工作：主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
（4）预防性的保管与保护工作：主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
2档案存放地备查用表
五、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，杜绝档案被损坏。
档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：
（1）发现档案遗失或被盗窃后。
（2）水灾、火灾之后。
（3）对某些档案（如利用频繁的部分）是否遗失发生怀疑时。
（4）发生虫害、霉烂、潮湿等现象时。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。
六、档案的检索
企业档案检索包括两个互为联系的过程：企业档案信息的贮存和企业档案信息的查找。在整个企业档案检索体系中，检索工具一方面是贮存结果的最终体现，直接反映贮存的质量和水平；另一方面又是检索活动的必要条件，对检索效率具有重要的、甚至是决定性的影响。
1案卷目录
案卷目录是以企业档案案卷为单位，依据企业档案的整理结果和库藏排架顺序编制的目录。案卷目录一般采用书本式，其作用主要是固定企业档案的整理与排架的顺序，作为日常保管和统计的依据。它通常包括以下四个基本目录：
（1）企业档案案卷总目录。它是企业档案的总登记账，主要记录保存企业档案的数量，揭示不同档案的成分。它一般包括总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限、份数、页数、备注等项目。
（2）企业档案案卷分类目录。分类目录与总目录的排列顺序不同。分类目录依据案卷的排架顺序进行流水登记；总目录则按案卷收进时间的先后进行流水登记。其项目除了分类顺序号外，与总目录基本相同。
（3）底图目录。底图需要单独平放或卷放，但不能组卷，因此必须建立一套与此相适应的检索目录，便于科学保管和查询利用。底图目录的项目主要包括：序号、归档时间、档号、底图号、图底名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注等。
（4）新型载体档案目录。为了便于管理和利用，应该编制新型档案载体目录。编制新型载体档案目录，视各种不同载体档案的数量，既可以综合建立一个统一目录，也可以按不同载体分别建立目录。其项目主要包括：序号、归档时间、案卷题名、编制单位、编制日期、载体类型、编号、数量、密级、保管期限、备注等。
2案卷文件目录
案卷文件目录又称“综合目录”、“全引目录”，是在案卷目录的基础上将卷内文件目录与之综合而成的目录。
3分类目录
分类目录是按照分类法的体系，反映企业档案主题内容的分类号为检索标志，突破全宗界限和按库藏排架顺序编制而成的目录。
4主题目录
主题目录是按照主题词的字序，以反映企业档案主题内容，以主题词为检索标志而编制的目录。
5专题目录
专题目录的主要作用与分类目录基本一致，但揭示企业档案信息的内容范围可适当窄些，深度可适当专些。
6人名目录
人名目录是揭示库藏企业档案涉及的人名及其简要情况的目录，包括全部人名及其简要情况的综合性人名目录，如任免、奖惩等部分的人员及其简要情况的专题性人名目录。
7人名索引
人名索引揭示库藏档案涉及的人名，包括人名所在案卷的档号、页数等出处。
8指南
指南主要包括以下三种：
第一，用来介绍企业档案的全宗指南。
主要包括立档单位概况（如企业名称、隶属关系、任务等）、全宗档案的情况（如档案的形成、数量及管理等）、全宗档案的内容与成分。
第二，用来介绍企业档案中某个专题的指南。
主要包括专题档案的介绍（如该专题档案的有关内容、价值、数量等）、附录（包括该专题档案的来源、人名索引等）。
第三，用来介绍企业档案馆的档案情况的指南。
主要包括企业档案馆的概况（如企业档案馆的历史沿革、检索工具的种类、馆藏企业档案情况等）、馆藏企业档案的介绍（如一个档案类别的名称、档案数量、起止日期等）。
九、档案的利用
档案的利用，是指采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对企业档案的利用需求。
档案部门应根据本企业档案工作的实际情况，针对现实工作对企业档案多层次、多角度的利用需要，确定应采用哪些服务类型，再选用与用户特点及档案特色相适应的服务方式，以充分发挥档案的价值。常见的服务方式主要包括：
1阅览
由于档案和档案用户的数量较多，一般都应设置阅览室，开展阅览服务。也可以不设置专门的阅览室，而在办公室开辟一角，供使用者查阅档案。
对那些经常被利用、机密程度不高的企业档案，可以实行开架阅览；对那些超出阅览允许密级范围的企业档案，实行有条件的闭架阅览，但只有那些有查阅秘密档案资格的人员才能够得到这样的服务；对那些脆化、易损的档案和特别珍贵的档案，一般只提供复印件。
2档案外借
档案外借是指档案部门按照一定的规定，将有关档案材料借给利用者。企业必须建立、健全出借档案的规章制度，明确出借手续，并配备相应的接待人员，调出用户所需档案。材料的借出和归还都应进行登记，并催还借期已满的档案，把归还的档案放回原处。
3信息公布