信息公布，是指企业档案部门通过向企业、社会公布档案及其加工材料信息，实现为用户服务的方式。信息公布可以通过展览、陈列、印刷出版、媒体报道、内部打印分发、目录交流等方式公布有关信息，这样有利于增强凝聚力，扩大社会影响，提高知名度，提高企业档案部门的声誉。
4咨询服务
咨询服务是指企业档案人员以档案信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关企业档案状况或有关企业生产技术、管理状况的一种服务方式。咨询服务主要包括：
（1）为用户解答有关企业档案贮存及检索方面的问题。
（2）为用户解答有关具体项目、活动形成和利用档案的情况。
（3）为用户解答有关具体项目的技术性问题和具体活动的细节问题。
（4）按用户要求，提出书面报告，形成咨询档案。
（5）制发档案证明服务。
制发档案证明服务，是指企业档案部门根据用户的询问和申请，为核查某种事实在档案中有无记载、如何记载而摘抄编写的书面证明材料。制发档案证明服务应满足以下几点要求：
（1）不应列入其他材料。
（2）需要加盖印章后才可使用。
（3）应注明有关材料的出处及编写方法。
（4）事先应审核用户的要求是否合理。
（5）需根据企业档案原件、副本或抄本编写档案证明，若没有原件、副本、抄本，也可根据草稿、草案、草图来编写。
（6）文字准确、客观、明了，不得根据主观认识擅自解释有关的档案内容。
十、调卷单
十二、档案的销毁
对超过保管期限的档案，由综合档案室定期列出清册，提出销毁申请，经鉴定小组通过，由公司主管领导批准后方可进行，并应报请保卫部门人员参加监毁。
提案管理内容和原则
一、提案管理的作用
企业的最终目标是追求利润，因此，如何减少亏损，如何降低成本，如何赚取最高利润，这些是使企业管理人员头疼的问题。提案是帮助企业实现追求利润这一根本目标的有力措施，其效益性也因此而显示出来。具体说来，提案能使企业获得以下益处：
1降低成本
如通过使用电子转账、电子钱包等特殊设备，减少现金使用，以提高结算效率；设立更多的自动售货机来降低成本；统筹安排、提高效率以减少加班。
2增加收入
如预付服务费、为产品开辟新市场、开发新产品和服务的提案。
3重塑生产程序
如简化生产步骤、根除或减少生产过程中人工劳动的提案。
4提高质量
熟悉具体工作的员工往往能产生提高该项工作效率和质量的好提案，而管理层和其他员工对此可能并不熟悉。
5增加利润
降低成本，增加收入和提高质量会带来更多的利润。
6良性沟通
当沟通渠道正常运转时，该公司往往也更富有效率。一个正常的搜集、评价和推行提案的系统会激励员工与他们的主管上级或同事们讨论如何提高工作效率，有利于企业发展。
7适应变化
那些主动提出提案的员工更乐于身体力行地参与他们所倡导的变革。
8广泛应用
员工所提出的最好的提案被提案管理办公室发送给公司各部门后，这些部门就可以分享这些好提案，从而从中获益。
提案对企业具有诸多好处，但如果不对其进行系统管理，则其作用将大受影响。提案管理工作，还可以通过调动下列三方与企业合作的积极性，从而获得许多意想不到的好处。
员工通过提案管理可获得的好处有：提高工作的协调性；获得物质奖励及非物质奖励；专业技能得以提高；能增强创造力、增强工作的稳定性等。
提案可以提高服务质量和服务效率，能够产生更低廉的价格，因此，客户通过提案管理获得提高自身满意度的好处。
对投资者来说，提案能提高产品质量，降低成本，增加收入，提高顾客满意度，从而获得诱人的利润，这就是其通过提案管理获得的最大好处。
二、提案管理的内容
公司可以从提案中受益，但关键问题在于公司如何有效管理这些提案。改良提案依赖于提案管理系统的搜集、评价和推广功能。换句话说就是，提案管理系统既可以很简单，几乎不需要耗费什么资源，也可以较复杂，需要用计算机系统跟踪记录和报告；既可以在整个公司内推行，也可以仅在单个部门中推行。
当提案缺乏有效管理时，则提案的作用会难以发挥。建立健全提案的管理制度，并切实执行，提案的效益性就能得以充分显现。作为一个企业，应该设有一个健全的提案管理体系。
一般来说，提案管理工作主要包括以下五个方面：
1提案目标的设定、分解、控制和评估
2提案活动的组织，员工创造性的激发
3各项提案的评估、比较
4提案的实施管理，包括协调和监督工作
5提案成果的总结
三、提案管理的原则
要想切实做好提案管理工作，遵循以下原则必不可少：
1讲究效率和效益
效率指所获得的效果与所付出代价之间的比率。提案管理的效率要求使用一定的人力、物力、财力，在一定的时间内，谋求最大的经济效益和工作效益。使等量劳动尽可能地创造出更多更好的物质财富和工作成果。
2操作程序化
作为管理内容之一，程序是制订处理提案活动的一种方式方法，它是确保提案信息流程合理畅通无阻的一种手段，因此，在提案管理所要实施的活动或工作中，应规定具体的执行程序。
3管理制度化
作为一项系统工程，提案管理工作的内容一般可分为五个阶段：组织动员提案、审核采纳、组织实施、验收奖励、发布推广。在提案管理的每个阶段，管理人员都要做好细致的组织管理工作。
提案目标管理
一、提案目标
所谓提案目标，是指在一定时期内，提案活动所要追求的理想期望值，或者说，是在一定时期内，对企业提案活动所要取得的成果和达到的标准有具体明确的说明。
提案目标是所有提案管理工作的依据，必须通过提案管理的组织、评估、监督和协调各个环节共同运作，才能有效地实现。
提案目标还是一系列提案管理工作预期要取得的成果和达到的标准。因此，提案目标一旦明确，其实现的程度就会成为衡量企业行政部门提案管理效率高低的重要标尺，考核提案管理效果如何，也主要考查提案目标的完成情况。
提案目标有四大特点，即针对性、合理性、衡量标准多样性和阶段性。
二、提案目标的制订
1程序
提案目标的制订也并非一件极简单的事，它包括一系列的工作程序：
（1）搜集信息。要想制订切实的提案目标，事先必须全面搜集、调查、了解，系统地掌握企业外部环境和内部条件的资料，企业就是依据这些内外部资料而确定提案目标。国家政策、法令、市场预测等都属于企业外部环境资料。企业的人力、物力、财力、技术状况、发展方向（长期与中期规划）以及企业的长短处等都属于企业内部条件资料。
（2）制订方案。制订方案阶段的工作主要有三点：第一，根据事先搜集的大量企业环境和企业本身资料，认真分析确定提案的长期目标；第二，根据提案长期目标的要求，确定在长期目标期间的效益目标和所要达到的水平；第三，根据长期目标要求，制订短期的目标方案。
一般而言，为了保证方案的质量，企业应同时提出几个提案目标方案，这样才有一个分析与筛选的空间，有利于从中选出高质量的方案，但每个方案都应具体、明确，且单独构成体系。
（3）方案评估。拟订几个备选方案后，企业应该及时组织有关专家对拟订的提案目标方案进行分析评估。
（4）优选方案。经过对提案目标方案的评估后，可行性好、经济效益高、耗资少的方案就会脱颖而出。决定最优方案通常情况下，只能从实际出发，保证提案目标中的主要指标是最优的，而有些指标可能是较优的，寻找绝对最优方案往往是不现实的。另外，在决定最优方案的取舍时，应站在全局的高度审视，既要看到短期的经济效益，又要看到长远的利益，仅有一时的效益而没有持续发展眼光的提案目标方案，往往并不能作为最佳“人选”。
（5）确定目标。经过评估筛选后，选出的最佳方案就可确定为企业最终的提案目标。
（6）细分目标。提案目标确定后，管理人员应及时对目标进行细分，进一步明确企业内各相关部门和个人的具体目标。
2长期目标的制订
（1）制订企业提案长期目标首先要做的就是弄清楚本企业的准确定位，即其经营目标。
（2）制订企业提案长期目标其次就是要认真调查企业外部环境和企业内部环境，明确企业实现经营目标过程中，应该且可以通过提案予以改善的地方。
如果企业成本长期居高不下，那么就可以确定企业提案的长期目标为降低成本；如果员工抱怨较多，员工流失率较大，那么就可以确定企业提案的长期目标为保证员工满意；如果顾客满意度低，投诉多，那么就可以确定企业提案的长期目标为使顾客满意；如果外部公众对企业评价不高，那么就可以确定企业提案的长期目标为建立良好的社会声誉；等等。
（3）最后，为了维护企业提案长期目标的稳定性，应将其写入提案管理制度的规定中。
3短期目标的制订
企业提案短期目标的制订应遵循一定的顺序，大致如下：
（1）从众多的目标选择范围内寻找存在的问题。
（2）归纳整理提出的问题，研究问题的重要性。
（3）研究问题的重要性及上级领导对问题的重视程度之后，要全面考虑企业各方面的意见，然后再确定要解决的问题。
（4）根据问题确定具体的目标。
（5）提出并制订具体的提案活动计划书，内容应涉及干什么、怎么干、干多久等问题。
为了保证制订的提案短期目标切中要害、科学可行，在按照以上顺序进行制订时，还应掌握以下几点技巧性知识：
①寻找问题过程中，如果问题太多太散，为保证问题的重要性和解决的可能性，一般可以从下列三个方向引导参与提案目标制订者去思考：
第一，上级是否经常要求？
第二，顾客是否经常抱怨？
第三，自己是否经常觉得碍手碍脚？
②一般对寻找的问题的主要内容进行评价。
第一，问题是否属于企业本身？
第二，顾客是否经常对此抱怨？
第三，上级是否要求改善？
第四，需改善的迫切性是否很高？
第五，达成的可能性是否很大？
第六，对问题的评价工作可以通过填制一张表格来完成，也可以对各问题点分别评价，然后统计总分予以比较，提案问题可以选择那些得分高些的。
③确定了提案问题，则提案短期目标就是解决该问题。
4获得管理层支持
建立员工提案系统的最关键问题之一是如何获得企业管理层的支持。得不到管理层的支持，员工提案系统还未发起之前就意味着失败了。
（1）有创意的员工们愿意发挥其创造力的前提之一就是管理层的支持。
（2）没有管理层的支持和大力推行，各业务部门的主管们往往就以消极态度对待员工提案系统，致使该系统处于瘫痪状态。
（3）管理层的不支持必然令企业中负责提案评价、推行工作的提案管理人员态度模糊、顾虑重重，不愿投入足够的时间与精力，如此一来，提案系统也就形同虚设。
总之，企业管理层不重视员工提案系统，必然会导致企业内没有多少人会重视它，提案系统存在的意义就很有限。
因此，管理层的支持对企业提案工作意义重大。企业管理层应确定时间召集各部的经理开会，共商着手建立员工提案系统的可能性。
在员工提案系统建立之初，管理者的支持发挥着重要作用，同样，日后员工提案系统的正常运转也离不开管理者的支持。最初，员工提案系统是一件令人激动的新生事物，获得管理层支持可能并非难事。但是，随着提案系统的发展和成熟，获得管理者持续不断的热情支持就会难度大增，尤其在财务困难时期，即使极为有用的改良也可能会遭到质疑。总之，企业管理层对员工提案系统坚定不移的长期支持是其能长期有效运作的必要后盾。
提案活动管理
一、发起形式
提案活动一般主要通过文件下达和召开动员大会两种形式发起。下面将分别介绍。
1文件下达
文件下达主要指倡议书的发布，通常要抓好两个关键环节的工作。
（1）倡议书写作。倡议书的写作须讲究技巧，既要写明倡议的内容及相关奖励措施，又要注明倡议的单位和活动的截止期限。倡议书的语言应力求简洁明了，还应具有冲击力、诱惑力。另外，倡议书中还应明确告知员工，在主题性提案活动开展期间，提案系统非常欢迎员工能提交主题范围以外的任何有价值的提案。
（2）公布倡议书。公布倡议书时应选择能直接面向企业员工的倡议渠道，一般可选择通过企业布告栏或者企业自办的内部刊物、广播电台、电视台等媒体发布倡议书。
企业主题提案活动是一件很正规的工作，如果选择在发工资单时一同发放倡议书，往往就会令员工们误认为提案活动并不受企业所重视，从而失去参与的兴趣，这一点需要提案管理者予以注意。
2召开动员大会
企业全体员工都是提案活动的参与者，大型企业较宜于召开全体动员大会，既能引起员工重视，又显得正式。
二、格式标准化
如果企业的提案活动仅停留在号召的层面上，并没有具体便捷的操作办法。其结果往往是员工不知道该如何提提案，也不知什么样水平的提案应该提，特别是一线员工，其所受的教育程度相对较低，对提案活动的参与往往就更不了解。
为了促进企业员工尤其是文化教育程度较低员工的广泛参与，在提案管理工作中，使用标准化的提案表格具有积极意义。标准化的提案格式不仅便于员工填写，使提案活动有良好的可操作性，最重要的是使得员工敢于填写。有了一定的格式，员工们就可以自己组织文字，能自由发挥，教育程度较低的员工也将改变束手无策的状况。
标准化的提案表格应包含的内容一般可以从应用和管理两个角度分析。从应用角度分析，提案表格包含的内容有：
1提案题目
提案题目一般要求简单，让人一看就知道该提案主要解决哪方面问题。
2把握现状
简略地说明当前情况，指出问题关键所在。
3着眼点
概要描述提案的内容，说明要从哪里入手解决目前的问题，也就是说找出改善问题的着眼点。
4预测效果
简单地预测提案实施后可能获得的经济效益以及无形成果等。
从管理角度分析，为了便于提案的汇编、整理、分类及最后的汇总。提案表格一般应列下述内容：
①提案编号。
②提案人姓名。
③提案人所属部门。
④收件日期。
⑤关键词。
三、提案整理
提案管理人员收到的员工提案是从各种提案渠道汇集来的，若不经过整理，则管理人员面对的将是众多毫无头绪的纸堆。缺少了有效的提案整理，提案收集之后的评估等管理工作也会因此而效率低下。
另外，未经整理的提案也会因为缺少组织而极容易散失。
四、提案的汇总记录