每个人的时间都是非常宝贵的，但是面临的工作任务却常常很重。而且工作任务的到来，并不由你的心情所决定，也不能被你的意志所左右。有时候，你正在为一些工作而焦头烂额，烦心不已的时候，但是新的有难度的任务又不期而至，让你应接不暇，头疼不已。
当我们走进社会，开始了我们的职场生活的时候，就意味着我们要承担更多的责任。更何况，我们常常被生活所迫，或者也想实现自己的梦想，更加不能随心所欲地拒绝工作任务。但是，面临繁重的工作负担的时候，我们应该怎样做，才能让自己在繁忙中依然井然有序，提高工作的效率呢？
史蒂芬·柯维认为，面临繁多的任务的时候，我们应该学会“分清”“轻、重、缓、急”。做一个全面的计划，正确地制定完成工作的顺序，是使工作状况保持秩序的最基本的方法。
李某是一家大型公司的部门经理。一天早上，他像往常一样，走进办公室，就看到了桌子上那一摞需要批改的工作报表。尽管他感到十分头疼。但是迫于工作需要，他也只好静静地坐下来，认真地审阅。当他审阅完一部分工作报表之后，他的秘书走了进来，对他说：“经理，有一位客人说有重要的事情，急着想见你。”李某并没有太在意，只是淡淡地说：“你跟他说，让他先在客厅等一会儿，我马上就过去见他。”
大约过了一刻钟的时间，他把所有的工作报表都批阅完成后，李某才走进会客室。这时，他看见这位客人正焦躁地在会客大厅里走来走去，他马上满脸堆笑地说：“真是太抱歉了，我今天的事情太多了，实在是抽不开时间呀。”那位客人听了他的“解释”，十分气愤地说：“既然你这么忙，实在抽不出时间跟我谈，那我们就以后再谈吧。”说完，客人转身就走了，李某丈二和尚摸不着头脑，只能看着那个客人的背影消失在公司的门口。
第二天，李某就被公司辞退了，原因就是由于李某的怠慢行为，公司失去了100万元的生意。这时，李某才真正地理解公司里管理信条中的那句话：“时间至关重要，凡是本公司员工一律遵守时间，任何人不能因故迟到或早退；要按时完成任务；要做好时间安排，哪怕是最小的细节也必须在日程安排中列出来并付诸实施。”但是，事情已经发生，留给他的只能是悔恨。
是的，李某的确很忙，一直在很敬业地忙碌自己的工作。但是，他并没有真的忙到了没时间吃饭，没时间睡觉的地步，之所以会出现这样的结果，只是因为他没有计划好时间，没有分清事情的轻重缓急，只是在那里消极地应对工作。这样的工作心态，最终导致他被公司辞退，也给自己带来了很多的痛苦与烦恼。假如李某拥有强烈的时间观念，能够分清事情的轻重缓急，给自己制定一个合理的计划，然后，按照工作的急缓重要性，有序地进行，这样就可以高效率地完成自己的工作，也就不会丢失那笔100万元的生意。
有时候，人们会忽视了时间的宝贵性。总是觉得，即使犯下错误，日后也有弥补的机会。即使现在没有时间完成，也总会找到时间来补上。因此，很多人就养成了拖延的习惯，如果不临近事情的截止日期，就不着急去做。结果到了规定的时间，很重要的工作还没有完成。自己的业绩没有完成，给领导和客户留下了非常不好的印象，也会影响未来的工作状况。为什么不分析一下工作的轻、重、缓、急，然后，为自己制订一个高效利用时间的方案呢？
小刘是某大型公司总经理王某的秘书，来公司已经半年多了。在小刘刚上任的时候，公司的公司们都在私底下打赌，看小刘能否在这个职位上坚持三个月。为什么这么说呢？原来，由于该公司总经理王某十分忙碌，他的秘书需要负责的事情也非常多。而王某又是一个对工作要求相当严格的人，再加上他的脾气也不太好，只要看到下属的工作做得不满意就会当面对其进行严厉的批评，即使是那些女员工，王某也丝毫不给其留一点颜面。而他的秘书整天在他身边，挨骂被罚自然是首当其冲。
据说，公司先后已经有五个秘书被他骂走了，并且没有一个秘书在公司工作超过三个月的。其实，前几任秘书工作也很认真，但是，由于工作太多了，时间总是不够用。当经理需要某份稿件或者交代的某项工作到期的时候，经理不会管你是否在忙其他工作，只要你届时没有完成就对其进行相当严厉的批评。就这样，前几任秘书受不了经理的高压政策都辞职了。小刘来到公司，先对自己负责的工作进行了大致的了解，然后，根据事情的工作的轻重缓急，制定了一个合理的章程表，并根据具体情况不断修正。她按着这个章程表用心地一件一件地将事情按时完成，基本上没有出现届时完不成的现象。她的高效率工作方式得到了经理王某的肯定与好评。
由此可见，一个有效率的人，总是能充分地利用自己的时间，将所有的事情有序的完成。有一位名人曾经说过，时间就像是牙膏，是被挤出来的。有效率的人都以分、秒来计时，而那些碌碌无为的人，通常不能意识到时间的宝贵，觉得浪费一两分钟也无所谓，殊不知，正是一个又一个的一两分钟，我们的时间就大把大把地流走了。
那么，什么类型的工作可以归类于“轻”，什么类型的工作可以归类于“重”，怎样去判断一件工作急不急呢？
史蒂芬·柯维提出了“相互依赖”的概念，他的意思是，“生活质量从本质上取决于相互依赖。”这也是说，人们通常会认为，与他人有关系的事件，可能相对更加重要。这是来自于人心理上的一种需求。但事实上，这并不是一种理性的判断方法。
一个已经拥有了“独立意志”的人会知道，自己发自内心想要达到的那个目标是最重要的。所以，所谓重要的工作一定是指最符合自己目标的工作。
但是重要并不一定紧急。紧急的工作，是指时间期限很短，你不能拖延必须在有限的时间内马上完成的工作。
与之相应的、相反性质的工作自然就是“轻”与“缓”的工作了。
“急”的工作应该立刻着手去做，以免无法按时交差。“重”的工作应该早作筹划，要始终记在心上，制订出切实可行的计划，然后，按部就班地一步步地做好。
“急”的工作要求的是高效率，而“重”的工作可能难度更大，更强调全身心地投入和付出。如果不好好规划，一件工作很有可能变得既重要又紧迫，这时候工作者会感到难上加难，效率会越发下降。
“轻”的工作可能难度较小，但是它所花费的时间不一定会短。因此，我们也不能忽视，如果让“轻”的事情变成了“急”的工作，我们将会变得措不及防，手忙脚乱。
所谓“缓”，并不意味着可以静止不动，最多也只是暂停而已。在制定计划的时候，一定要留出合适的时间空间。
“重”的工作花费的精力应当最多，要充分投入去精雕细琢。“急”的事情一定要讲求效率，争取在最短的时间内最好地发挥自己的能力。“轻”的事情可以适当地少花点功夫，但仍然要好好规划。“缓”的事情千万不能搁置，很有可能，“缓”的事情也是十分重要的。
如果我们能够先总览全局，将眼前的工作认真仔细地分好类，然后，根据其轻重缓急衡量自己对待这些工作的精力分配，这样，才能够最大限度地发挥自己的能力，最有效率地完成工作。