整个14楼,只有法务总监办公室的灯还亮着。
刘鼎看了看墙上的挂钟,拿起手机给老婆发短信,接着对同在办公室的助理说:“吴珊,现在已经十点半了,你先下班吧。女孩子回家太晚不安全。”
吴珊似乎早就在等刘鼎的这句话,连客气的话都没说一句,立刻从办公桌上成堆的文件中跳了起来,说:“好,那我先回家了,刘总。”
三五下收拾好背包,眼看吴珊就要走出法务总监的办公室,刘鼎突然叫住她,说道:“关于我们正在做的这件事,谁都不能说,知道吗?”
吴珊郑重的点点头,挥手告别。
刘鼎从办公桌右下角的抽屉拿出香烟,望着落地玻璃门之外空无一人的景象,索性就坐在办公桌前点燃了香烟。
烟灰一点点掉落,不等刘鼎反应过来,一根香烟已经燃尽。记不清自己到底吸了几口,刘鼎将烟屁股压灭,满脑子仍是前天上午在CEO办公室里的场景。
“今天叫各位来,是因为公司内部发现了可疑的渎职行为,需要即刻开始调查。”CEO开门见山,表情严肃。
总经理办公室内顿时升起一丝凝重,刘鼎扫视四周,财务总监陈嘉和人事部高级经理萧文赫眉头微蹙,显然与自己一样诧异,只有站在CEO身边的秦书旭神色如常。只是,如果仅仅因为需要翻译,就让秦书旭也参与这样敏感的会议,未免有些不妥。刘鼎在心里想。
“现在让秦经理大致讲一下情况。”CEO用生涩的中文说道。
秦书旭会意,开口道:“是这样,因为公司计划与美乐斯开展一个影音产品线的供应链新项目,前段时间,我得到总经理的许可,开始汇总和分析所有与美乐斯相关的销售数据。在这个过程中,我发现P.L的‘费用率’始终与美乐斯给的对不上,经过与美乐斯内部数据的核对,最终确定造成差异的原因是我们双方在市场费用上的记录不同。P.L的影音事业部整个2009年度共支付给美乐斯4190万的费用,但美乐斯只收到了3850万,也就是说,有340万的费用去向不明。”
原来让秦书旭也列席会议是因为是他发现了问题,刘鼎心道。三百多万对P.L来说不多也不少,只是公司的财务流程一向严格,怎么会出这样的问题。
没等刘鼎多想,陈嘉已经坐不住了,说道:“秦经理,这个情况反复确定了吗?我们和零售商之间的市场费用,经常会因为银行打款的滞后性产生差异,但不代表就真的有问题。你有跟财务部的同事一起核对吗?”言下之意,不仅质疑秦书旭对公司业务的熟悉程度,更是不满他不经过自己,就把这么一个严重的问题捅到了CEO这里。
秦书旭先是愣了一下,但很快便用针锋相对的语气说道:“陈总,我发现差异后,也想到了时间滞后问题,所以已经将我们和美乐斯的数据进行了数次的核对。至于没有与财务部的同事一起,是因为我也有系统的高级权限,每一笔费用的具体情况都能在系统里看到,而且,对于这样敏感的问题,在没有向总经理汇报之前,我也无权让更多的人知道。”
陈嘉承认秦书旭说的有些道理,但还是恼他仗着是CEO的翻译,就绕开这么多人直接向CEO汇报,随便换成是公司里其他的人,都不可能这么办事。但碍于CEO的面子,陈嘉不好再继续争辩,狠狠的瞪了秦书旭一眼,不再说话。
CEO听出了异样,安抚的说:“各位不用再质疑秦经理发现的问题。我昨天已经与美乐斯的CFO和采购VP通过电话,证实了2009年度,美乐斯的影音采购部门的确只收到了3850万的市场费用。这也就是说,公司里的确存在渎职行为。这样的行为,无论对于美乐斯还是对于P.L,都是坚决不被允许的。所以,美乐斯会和我们展开联合调查。陈总监,调查第一步就是详细的对账,美乐斯已经同意共享他们的财务系统数据,稍后,也请你发一份我们的系统数据给到他们。”
陈嘉点头应允后,CEO接着对刘鼎和萧文赫说:“刘总,请你协助财务部审查所有单据和凭证的真实性,并着手准备相关的法律文件。萧经理,人事总监休病假这段时间,只能请你处理相关的人事工作,请随时与陈总和刘总联系,人事调查应该很快就要开始了。”
眼看几人都清楚了自己的职责,CEO再次用异常严肃的语气总结性的说:“我希望在这周之内,知道三百多万的公款是如何消失的。另外,在得到我进一步的指示之前,请各位严守秘密,What happens in this room stays in this room(这间屋子里发生的一切都不能说出去)。”
在P.L工作了八年,刘鼎处理过不少渎职案件,其中绝大部分只是员工在报销单据上做些手脚,或是利用“款待客户”之名进行不正当消费。如此大金额挪用公款的事件,刘鼎也是第一次碰到。
然而困扰刘鼎的不是三百多万的金额,而是如果没有秦书旭为公司开展新项目而整理数据,那整个事件很可能根本不会被发现。以P.L财务流程的完善程度,这种事发生的概率极低,究竟是什么人,竟然可以在如此严格的流程之下,生生的挪走了三百多万?这一切是如何做到的呢?
盯着桌上两大摞已经被吴珊分类整理好的“费用确认函”复印件,和电脑屏幕上财务系统的数据,刘鼎一刻不停的思考着。
周五下午四点,CEO办公室被合上的百叶窗紧紧包裹,十分钟前,陈嘉、刘鼎、萧文赫与秦书旭各自抱着笔记本电脑和文件鱼贯而入。
办公室内,秦书旭坐在CEO身边翻译,陈嘉将若干文件分摞放在CEO的办公桌上,刘鼎推白板向前,拿起笔开始说明初步调查的结果。
“这是公司正常的费用流程,先由销售在系统里做费用申请,通过销售总监与VP的审批后,形成费用确认函,由财务填写好上交到财务。财务总监查看系统,若是确认该笔费用已经审批通过,就会在费用确认函上盖上公司的财务章。之后,销售会将盖有公章的费用确认函送至美乐斯的财务,财务根据费用确认函开具相应的增值税发票,P.L的财务在拿到发票后,最终将款项汇至相应的账户。”
“经过对账,我们在系统里发现一个名为‘美乐斯投资有限公司上海分公司’的账户,所有的340万都汇去了这个账户。然而自从P.L与美乐斯实行了统一结算之后,所有的费用都是结算给美乐斯中国总部,分公司不再作为费用结算的对象。另外,340万的市场费用不是一次汇入的,而是以五位数的小金额分批汇入,2009年的几乎每个月都有汇款。与这些款项相关的系统申请、费用确认函还有发票都真实在案,完全是按照公司的流程操作的。”短短十分钟,刘鼎已经把整面白板画满。
等刘鼎说完,陈嘉指着办公桌上“费用申请”与“费用确认函”的复印件,对CEO补充道:“这些小金额费用都遵循一个模式,那就是它们都是和同时期的一笔大金额费用放在同一份系统申请中。比如这一笔去年五一黄金周的费用,系统申请中,写明了市场促销费用550万元,和上海门店活动支持8万元,共计558万元。审批通过之后,申请被打印成550万和8万两张费用确认函来盖章。美乐斯也根据两张费用确认函分别开具了发票,只是550万的抬头是‘美乐斯中国投资有限公司’,8万的抬头则是‘美乐斯中国投资有限公司上海分公司’。经过与美乐斯的对账,证实在他们的系统里,只有这笔550万的费用入账,却完全没有这笔8万元费用的记录。”
秦书旭不解,问道:“为什么会没有记录?谈好的费用没入账,难道都没有人检查吗?”
刘鼎回答道:“问题就在这里,美乐斯的采购和财务管理层,都只知道和P.L谈妥了550万的费用,根本没人知道还谈了8万元的上海门店支持,当然也就不可能有人去检查这笔费用有没有入账。”
“怎么可能呢?没人知道,发票还能自己开出来不成?”秦书旭愈发觉得不可理解。
刘鼎和陈嘉互相交换了眼色,最终,刘鼎面向CEO说道:“总经理,我们认为这次的渎职事件不是单纯的个人行为,而是美乐斯和P.L内部若干人的共谋。”
听秦书旭翻译完,CEO拿起桌上的复印件陷入沉思,办公室内的几人见CEO不说话,也都不敢出声,面面相觑呆在原地。
大约沉默了五分钟,CEO终于放下手中的文件,问道:“据你们估计,有哪些人涉及其中?”
刘鼎在心中粗略一算,答道:“我们的销售还有美乐斯的采购肯定在内,除此之外,两家公司负责应收应付的财务人员也必定参与其中,至于总共有多少人,那还需要进一步的调查才能知道。”
CEO点点头,又问道:“美乐斯的人员暂且不管,我们公司内部最直接牵扯的人是谁?”
刘鼎说:“上海办事处的影音产品销售经理岳子谦,还有”,刘鼎看向陈嘉,一时语塞,想寻找更为委婉的语言。
“还有我手下的AP(应付)主管郝晓璐。”陈嘉自知身为财务总监,连带责任难逃,索性自己说了出来。
CEO没有理会陈嘉的不自在,对坐在一旁始终没有发言的萧文赫说:“萧经理,请你准备一下,下周就和刘总监一起,开始对这两个员工进行人事调查吧。”
萧文赫应道:“好的。”
“刘总,除了销售和财务,可能还有部门需要被调查。”秦书旭突然插话道。
刘鼎不太理解秦书旭的话,满脸困惑。
秦书旭先翻译了一段给CEO,接着转向众人,说:“P.L和美乐斯自前年就开始统一结算,按道理,就算岳子谦、郝晓璐与美乐斯的采购和财务相互串通,340万这样的大数目,也不应该直到现在才被发现。”
语毕,陈嘉立刻明白了秦书旭的意思,脱口而出道:“对了,KAM是统一结算的接口,看得到美乐斯系统的真实数据,发给我们的每个月往来费用报表,都是KAM做的。”
刘鼎问道:“那也就是说,KAM不可能发现不了问题,除非,他们中也有人参与进去?”
陈嘉点头表示肯定。
“岳子谦之前也是KAM部门的,去年年初才调任上海办事处当销售经理。”秦书旭紧接着又补充了一句,言下之意再明显不过。
刘鼎、陈嘉、萧文赫谁都没有接话,齐齐将目光投向面色变得更为阴沉的CEO。
“刘总、萧经理,你们把所有的书面证据准备好,下周对KAM的调查也一并进行吧。”CEO最终下令。
萧文赫突然想起了什么,谨慎的问道:“总经理,调查开始之前,要不要先告知康总?毕竟……”
毕竟影音产品线和KAM都是康恩正的直属下辖部门,刘鼎在心中替萧文赫补全了没有说完的话。
“恩,先跟康总通个气吧。我相信康总,调查没必要瞒着他。”CEO答道。
“的确,一个年薪过百万的VP,没有理由为这点利益自毁前程,更何况是声势正隆的康恩正?”刘鼎心想,“只是,下辖的两个部门参与到这样严重的渎职事件中,康恩正的连带责任不小,恐怕也没有什么‘大好前程’可毁了。”想到这,刘鼎不禁有点替康恩正惋惜。