文书处理程序
文件在机关内部依次运转处理的一系列工作步骤。文书处理程序包括收文处理程序和发文处理程序。收文处理程序：签收、拆封、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷、立卷、归档。发文处理程序：拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、封发、注发、归卷、立卷、归档。
办文
处理收文的一项工作。办文的方式主要包括：领导人办文，部门办文，秘书拟文，集体办文等。
主办单位
两个以上单位共同办理文件事项时，承担主要责任的单位。主办单位在办文中，应主动与协办单位沟通情况，交流意见将办理结果向交办机关报告。
协办单位
协同主办单位处理文件事项或解决有关问题的单位。
传阅
文书人员组织多数部门或多位领导人先后阅读单份文件的工作。传阅以文书人员为中心点，各传阅对象收退文件均直接同文书人员办理，不得在传阅对象之间直接传递。传阅对象阅文后应签署姓名和阅读时间。
阅知部门
需要阅读和了解文件内容的部门。在文书处理程序中，多在分文、批办、签注意见时，写明阅知部门名称或需要阅知的领导人姓名。
文件传阅单
为方便有关人员阅读文件而印制的表格式凭单。主要栏目有：文件作者，标题，阅读范围，阅文情况等。
签收
文书或其他收件人收到公文、信函后，在对方传递文件单上或送文簿上签字的行为。凡各种公文、信函的签收，都必须认真清点、检查。主要清点实收件数与投递单上的件数是否相等。查看封套所注收文机关、单位或姓名是否应属本机关接收。清点、检查无误，收件人签字，并注明签字时间。
分发
也称“分文”。文书人员将收到的文件分送给有关领导人、部门或承办人员的工作。分发文件的主要要求包括：属于领导人亲收件，直接送有关领导人或代启的秘书；属于方针政策性的、关系本机关工作全局的、重大问题的文件，以及文书人员不能判定应当归哪个部门负责承办的文件，应先送文秘工作负责人批办，然后按照批办的意见分送；属于已有明确分工的日常业务工作文件，应按主管业务分工范围分送给有关部门或承办人处理；送去批办的文件，应附上文书处理单；分送给有关部门和承办人时，应当有签收手续。
拟办
文书人员或文书部门负责人对所收文件提出的、供主管领导批办参考的初步处理意见。拟办意见应当简明扼要，填写在文件处理单“拟办栏”内。必要时还应找出与文件涉及的事项有关的依据性材料附后，一并送给领导参阅。
文件请示处理单
附在需请示主管领导人批办处理文件前面的表格式凭单。主要项目包括文件标题，领导批办意见，承办部门，处理结果等。
批办
机关或部门领导人对有关公文提出的办理意见。对需要贯彻执行、办理和答复的公文，应对拟办意见表明态度，提出处理的原则、方法、措施，指定承办部门或承办人员、承办期限等。对阅知性或参考性文件，应提出传达范围和传达方式，标明批阅日期。批办意见一般写在文件传阅单上，并签署批办人姓名。
批件
载有上级机关、业务主管部门或上级领导人批示意见的文件。多用于对下级请示、报告的答复和简报类材料的批示。批件一般有两种形式，一种是专门批示回复的文件，即批复；另一种是将批示意见写在文件处理单的“批办”栏中，或文件、材料的页面上。两种形式都具有相同的效力，都可作为下级机关执行和承办的依据。
注办
注明文件承办情况和结果的工作。文秘部门对收进文件要注明由某部门、某单位或某人办理。承办文件的部门对办理结果要简明扼要地写在《文件处理单》的有关栏目里，并由承办人签署姓名和日期。
清退
收文单位把阅读、处理完毕的文件退还给有关部门的工作。清退文件要按有关规定进行。
销毁
对没有存档价值和存查必要的文件的处理方式。进行文件销毁，必须经过鉴别和主管领导人批准。销毁机密公文要履行登记手续，要有专人监督，保证不丢失，不漏销。
文本
文件撰制过程中根据实际需要产生的各种本子的总称。公务文书的文本主要包括：正本、副本、留存本、试行本、暂行本等。不同文本的作用不同。
正本
按定稿制发的文本。供对外发布用，具有法定的实际效力。正本有固定的格式，代表发文机关的意志，是收文机关承办的依据。
副本
文件正本的复制文本。多用于抄送有关单位或作为传阅、参考、备查之用。副本与正本具有同样的法律效力。
草案
已经拟成并提交有关部门待批，或经批准公布试行的各种法规文稿。一般注明“草案”或“修改草案”字样，并注记在法规公文的正题之后，用括号括上。
试行本
内容尚需修改完善，先发布试行的文本。试行期间也具有实际效力，是有关部门、单位执行的依据。
暂行本
正式文件发布之前应急发布暂时实行的文本。暂行本经过一段实践，修订后发布正式文件。
暂行本也是具有实际效力的文本，多用于法规性文件。
党务文书
党的工作部门在党务活动中所形成的各种文书的总称。如组织鉴定、考核材料、入党申请书、入党志愿书等。
党的文件
党的机关和组织制发的反映党的路线、方针、政策及其活动的文件。如中共中央文件，省、市、县、乡党委文件，工厂、学校党委文件等。其中只限定在党内阅读的，又称“党内文件”。
批转文件
上级机关转发下级机关的文件，要求有关单位执行或参照执行的文件。主要内容包括：批语所构成的正件；被转发文件所构成的副件。
转发文件
机关文秘部门代表本级机关把上级机关、平行机关或不相隶属机关的文件发给有关单位并要求执行或参考的文件。内容包括：批语所构成的正件；被转发的文件所构成的副件。
公布文件
向人民群众和国内外公开发布的文件。如公告、公报、布告等。这类文件具有广泛性、群众性，需要家喻户晓，众所周知，不需保密。一般通过新闻媒介公开发表，有的需要张贴或口头传达。
文稿
文件撰制过程中所形成的各种稿子的总称。文稿的种类一般包括草稿、讨论稿、修改稿、定稿等。修改次数多的文稿在定稿前也可按次序称一稿、二稿、三稿等。
交拟
机关领导者向文秘人员布置撰稿任务。文秘人员接受撰稿任务后，一般应做好以下准备工作：①弄清领导行文意图，包括行文的目的、对象、内容、指导思想、时限要求等；②参加领导班子的集体讨论会，了解整个班子成员的意见；③了解党的有关方针、政策；④同布置的撰稿任务有关的客观情况等。
撰稿
草拟公文文稿。一般由文秘人员承担。草拟重要公文文稿，机关领导者应亲自动手或亲授写作提纲，认真修改。经文秘人员草拟的文稿，直到符合领导要求为止。撰稿应注意公文格式。
核稿
对草拟完毕待签发的文稿的审核修改工作。一般由有一定经验和较高水平的秘书人员负责。
核稿有利于保证文件质量，节省机关领导人在审阅、修改公文方面花费的时间。核稿的内容一般包括：是否需要行文；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字是否通顺准确、合乎逻辑；涉及有关部门的问题是否协商一致；公文格式是否合适；公文文种是否得当等。
会签
①联合发文的各发文机关领导人同时或先后对审定的公文文稿签字同意的行为。经过会签的文稿，是联合发文生效的标志。②请公文内容所涉及的有关部门负责人对公文文稿审阅、修改并签写意见的行为。
会稿
文秘部门会同有关部门讨论协商，征求对文稿修改意见的核稿方法。会稿有利于发挥机关职能部门的集体智慧，提高公文质量。
公文修改
对检查出来的公文文稿的思想内容、形式上的毛病进行改动、加工。基本步骤是：统观全局，由大到小，先全体后局部；从内容到形式，周密思考，字斟句酌。主要方法是：增添、删削、更换、移动、改写。
签发
发文机关领导人对公文签署发出意见。公文文稿一经签发即成为定稿并产生效力。签发人应对公文内容进行最后审阅修改，然后在文稿上签署发出意见、姓名和签发日期。文件签发的一般原则是：以机关名义发文，由机关主要负责人签发；以机关内某一部门名义发文，由部门负责人签发；机关或部门主要负责人外出时应委托其他负责人代为签发；两个以上机关联合发文，应由所有发文机关的有关负责人分别签发；会议已经通过的文件，应由会议主持人或授权由秘书长、办公厅主任及其他领导人签发；以部门名义的重要发文，由部门负责人签发后还要报上一级负责人加签；签发人在签发时对文稿加以修改，认为需要再送有关人员审阅时，应在签发的文稿上注明“送××阅后发出”之类字样。
封发
将需要对外发出的文件妥善装封后发出的工作。主要内容包括：①逐项严格登记；②在封筒上写明收文单位名称；③检查文件、点份、装封；④急件、密件加盖标记和密封条。
封口
也称“封装”。文件材料装入封筒后封口的工作。主要方法有：①粘封，用胶水或糨糊等黏料封口；②缝封，纸质好的大信皮用缝纫机封口；③轧封，利用特制器具的齿轮交错轧正，或用订书器封住信口。
文件包装
文书处理部门为便于文件递送而进行的包装。包装方法通常有：①信装，即封筒袋；②袋装，用皮包或帆布袋装送文件；③捆包，用纸把文件包起来，外边用绳子捆紧加固。
发文通知单
发文机关发给收文单位的核对检查文件发送情况的凭单。主要项目有：文号、份数、附注、说明等。收文机关根据发文通知单项目检查，发现不符之处，应即告发文机关，以便核对。
发文通知单一般连同文件一起发给收文单位。
校文单
发文机关每隔一定时期向收文机关发出的检验凭单。主要项目有发出文件的名称、份数、时间等。收文机关经查后，将此单退回发文机关。
草签
条约签订前的简易签署。多用于外交方面。草签是由缔约国代表在草案上签署自己的姓名或姓名的简写，表示谈判代表对条约文本已取得一致意见，但不表示双方政府对条约的同意。
草签后仍需经过正式签字。
立卷
把处理完毕并具有查找和保存价值的零散文件依其内在联系，分门别类地组成一个或数个案卷的工作。立卷的主要意义和作用：保持文件之间的历史联系，便于查找利用；保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程；保护文件的完整，便于保管；为档案工作奠定基础。
立卷步骤
立卷工作必须经过的环节。主要内容包括：①收集文件；②区分全宗和甄别文件；③文件分类；④组卷；⑤定卷；⑥卷内编目；⑦填写卷皮；⑧案卷排列和编号；⑨填写案卷目录；⑩移交归档。
立卷范围