用简明的文字对客观事物以及有关道理进行科学解释的公文语言表达方式。主要作用是：介绍背景材料、人物经历、环境方位、物体特点和功能，交待情况，援用论据，作某种注释。说明的方法主要有：①举例，举出典型事例来说明事物；②分类，把被说明的对象按一定标准划类，一类一类地说明；③比较，把两种或两种以上彼此有联系的事物加以比较，借以说明事物性质和特点；④定义，给事物下定义，通过揭示概念内涵来说明概念；⑤数字、图表，运用确凿的数字或图表说明事物、道理和观点；⑥引用，通过引用经典着作论述、上级文件、有关事实等说明事物内容。公文对说明的主要要求是：准确详尽，讲求科学性，善于抓住事物的特征和本质，说明事物的差异。
议论
运用概念、判断、推理来证明或阐述客观事物道理的语言表达方式。公文运用议论的作用是：表明发文机关的见解、观点、态度，为公文提供充分的政策依据和理论基础。常见的议论方式有立论和驳论两种。立论是以正面提出某种见解或主张为主。立论一般包括论点、论据、论证三要素。论点是对所论述的问题提出的主张、看法；论据是说明论点的理由和材料；论证是用论据证明论点的过程的方法。论证的主要方法有归纳法、演绎法、例证法、引证法、类比法、因果论证法等。驳论是以揭露、批驳错误观点为主。驳论主要有反驳论点、反驳论据、反驳论证三种方法。反驳论点是直接将对方论点驳倒；反驳论据是指出对方所依据的事实和道理的虚假性或片面性，从而驳倒其论点；反驳论证是指出对方论点与论据之间的逻辑错误，进而证实其论点的错误。
引据
公文写作中引述行文根据的一种技法。引据能增强公文内容的权威性和针对性。引据的内容一般包括：上级的有关文件精神，下级的实际情况，平行机关的某些做法。
标项撮要
公文写作中标明项目、摘取要点的一种技法。可以使公文的内容鲜明、集中、突出、醒目。
主要办法是：用序码标明各段落、各层次，把每一段落或每一层次的要点写在该段或该层次前面。
提要
也称“内容提要”。对某一公文要点的提示。可以起到帮助阅文者把握公文要点的作用。提要的写法一般有两种：一种是引用原文的关键语句对原文内容加以概括；一种是根据原文内容重新编写。写提要的原则是：体现原文的基本内容；突出重点；简洁明快。
摘要
摘录公文要点的材料。是对公文原文的第二次处理，经过筛选后形成的文字材料。摘要应注意客观性、全面性、概要性、简洁性。
摘编
也称“编录”。对有关公文或其他材料进行摘录并编辑，供领导和有关部门参阅。多用于简报、党刊、会议参阅材料等。适合摘编的材料主要是文字较长或只用其中一部分内容的材料。摘编按内容可分为：单项摘编、专题摘编、综合摘编。单项摘编是对所反映的经验、做法、动向等分项摘编；专项摘编是以某一专题为中心，把不同地区、单位的经验、做法、动向等摘编到一起；综合摘编是把不同地区、单位的同类问题摘编到一起。摘编要尊重原文，保留原文的精华部分，不能断章取义。一般不用摘编者的语言进行概括和转述。
批语
上级机关对下级来文或有关资料的指示性语句。按用途可分为：批复下级请示的批语；批转下级报告的批语；批示有关资料的批语。
补白
用来填补书面材料的空白的短文。主要用于内部简报、党刊等非通用公文。补白的内容应同被补的书面材料的内容大体一致。
敬语
对行文对象表示敬重的公文语言，体现社会主义的同志式的平等关系。敬语多用于公文的开头或结尾处。按使用范围可分为各种行文通用的敬语，如“请”；上行文常用的敬语，如“呈送”“报请”；平行的领导机关之间使用的敬语，如“拟”等。
雅语
典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语，可使公文内容的表达简明、平实、庄重。运用雅语一般要求：使用规范化的书面语言，不用口头语言；使用朴实无华的语言；适当使用少量的文言词语。
简称用语
公文中经过简化的词语。其作用是可使行文简洁，内容概括鲜明，便于掌握和记忆。地名、机关名称使用简称必须是规范化的简称，如“中共中央”是“中国共产党中央委员会”的规范化的简称。事物名称使用简称用语有三种方式：①节缩式。把较多的词语用较少词语表示出来。②统括式。把若干词语中的共同成分抽取或概括出来，冠以数词，概括表述。如“不抓辫子，不扣帽子，不打棍子”简称为“三不主义”。③选点式。用词语中有特点的部分代替整个词语。如用时间代替整个词语的简称“九·一八事变”，用地点代替整个词语的简称“南昌起义”“遵义会议”等。
开端用语
公文中用于正文的全篇或段落开头表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如“据、根据、依据、查、奉、兹、按照、遵照、依照、为了、关于，由于、鉴于、随、随着”等。
期请用语
公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文，有时也用于平行文和下行文。常见的期请用语有“请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、希望、切望、热望、盼、切盼”等。
综合用语
公文中用以连接具体情况叙述和总概性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常见的综合用语有“为此、据此、值此、至此、有鉴于此、综上所述、总之”等。
称谓用语
公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如“本(厅)、我(厅)、该(厅)、你(厅)”
等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间，如“贵(厅)、××长”等。党内一般称“××同志”。
承启用语
公文中用来承接上文并引起下文的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。一般结构特点：前面以一介词结构承接上文，后面用一个基本固定的结构形式引起下文，如“根据……特作如下决定”“为了……提出如下意见”等。承启用语的上文一般较为简短，下文是文中内容的主体部分，并多用条款形式表达。
批转用语
公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有“批示、审批、阅批、核阅、阅示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、下发、下达”等。
表态用语
公文中表示作者意见、态度的词语。按表态用语的轻重程度可分为明确表态用语、模糊表态用语。明确表态用语有“应、应该、同意、不同意、批准、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实”等。模糊表态用语有“原则同意、原则批准，似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理”等。
征询用语
公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。
常见的征询用语有“当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。
引叙用语
公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常用的引叙用语有“收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻”等。
结尾用语
公文中表示全文结束的词语。不同的文种对结尾用语有不同的要求。如请示的结尾用语可用“以上请示当否，请批复”，“妥否，请批示”，“上述意见如果可行，请批准”等；报告的结尾用语可用“以上报告如有不当，请指示”，“以上报告如无不当，请批转各地执行”等；布告的结尾用语可用“特此布告”“此布”等。
模糊语言运用
根据正确反映公文思想内容的需要，有意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中，正确地运用模糊语言，可提高语言表述的准确性、概括性，给一些问题的阐述留有回旋的余地。公文写作中一般运用模糊语言的条件是：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。公文写作中主要用以下四个方面的模糊语词：①表示时间的模糊语词，如“现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候”等；②表示范围的模糊语词，如“每、各、有的、部分、少数、一些、个别、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数”等；③表示程度的模糊语词，如“一般、比较、适当、很、极、显着、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌”等；④表示频率的模糊语词，如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续”等。