企业职工档案管理部门职责概述
企业职工档案管理部门职责内容与工作要求职责
内容
1．保管职工档案；2．收集、鉴别和整理职工档案材料；3．办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；4．登记职工工作变动情况；5．为有关部门提供职工情况；6．做好职工档案的安全、保密、保护工作；7．定期向企业档案室（馆）移交档案；8．办理其他有关事项
工作要求
1．预防为主，防治结合；
2．加强重点，照顾一般；
3．自力更生，勤俭节约；
4．立足长远，保证当前
部门档案管理考核
一、行政部档案管理考核表
考核对象：
考核时间：
指标
类别
指标
分值
实际得分
备注
定性指标
（1）文件收发管理情况
5
（2）文印审批情况
5
（3）文印成本控制情况
5
（4）文档保密控制情况
5
（5）职权范围内文件下发情况
5
（6）公司内部文件核稿情况
2.5
（7）文件传阅控制情况
5
（8）档案立卷检查与保管控制情况
5
（9）文件督办与检查情况
2.5
定量指标
（1）文件遗失率
20
（2）文件传阅错误率
20
（3）文件督办成功率
20
合计
100
参考评分方法
1．定性指标
（1）“文件收发管理情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（2）“文印审批情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（3）“文印成本控制情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（4）“文档保密控制情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（5）“职权范围内文件下发情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（6）“公司内部文件核稿情况”：优秀2.5分，良好1.7分，一般0.9分，差0分。
（7）“文件传阅控制情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（8）“档案立卷检查与保管控制情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（9）“文件督办与检查情况”：优秀2.5分，良好1.7分，一般0.9分，差0分。
2．定量指标
（1）“文件遗失率”：以历史最低水平为基数，达到历史最低水平给15分；每低于历史最低水平1%则在15分基础上加1分，20分为上限；每高于历史最低水平1%则扣1分，扣完为止。
（2）“文件传阅错误率”：以历史最低水平为基数，达到历史最低水平给15分；每低于历史最低水平1%在15分基础上加1分，20分为上限；每高于历史最低水平1%则扣1分，扣完为止。
（3）“文件督办成功率”：以历史最低水平为基数，达到历史最低水平给15分；每低于历史最低水平1%则在15分基础上加1分，20分为上限；每高于历史最低水平1%则扣1分，扣完为止。
二、其他部门档案管理考核表
考核对象：
考核时间：
指标
类别
指标
分值
实际得分
备注
定性指标
（1）部门范围内文档收集及归档情况
10
（2）部门档案员工作质量情况
10
（3）接受行政部对档案管理的检查的配合程度
5
（4）部门员工借阅档案的审批、催还情况
5
（5）部门文件的审批核稿情况
10
定量
指标
部门离职员工档案归还率
60
合计
100
[评分参考］
1．定性指标。
（1）“部门范围内文档收集及归档情况”：优秀10分，良好6分，一般2分，差0分。
（2）“部门档案员工作质量情况”：优秀10分，良好6分，一般2分，差0分。
（3）“接受行政部对档案管理的检查的配合程度”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（4）“部门员工借阅档案的审批、催还情况”：优秀5分，良好3分，一般1分，差0分。
（5）“部门文件的审批核稿情况”：优秀10分，良好6分，一般2分，差0分。
2．定量指标
“部门离职员工档案归还率”：以历史最佳水平为基数，达到历史最佳水平给50分；每超过历史最佳水平1%则在50分基础上加1分，60分为上限；每低于历史最佳水平1%则扣1分，扣完为止。
企业职工档案管理常用工具
一、案卷封面范本
××××档案室
全宗号
目录号
案卷号
机关名称
立卷单位名称
（卷名）
案卷类目中的条款号： 归档的案卷号：自年月 日起至 年月日止
本卷共张
保管 年
××××档案室
全宗号
目录号
案卷号
二、档案目录表
档号：
卷号：
本案文件目录
件数
收文号
来文号
发文号
页数
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
三、档案代理卡
全宗号
目录号
案卷号
归还日期
移往何处
单位名称
经收人姓名
库房管理人员签字
（移出）
库房管理人员签字
（收回）
四、档案内容登记表
案号
内容
备注
五、档案明细表
保险库号
柜位号
拟存至何时
公司
部门
文件名称内容
类别
入库日期
出库日期
收件人签收
审核 主管经办人六、档案借阅单姓名
阅览证号
所在单位
借阅日期
借阅目的
借阅案卷
备注
借阅案卷
备注
借阅案卷
备注
全宗号
目录号
案卷号
全宗号
目录号
案卷号
全宗号
目录号
案卷号
拟借案卷总数
实际借阅案卷总数
借阅人签字
归还日期
签字
七、催还单存根
借阅人：
档案号
文号
名称
借期
原定还期
数量
催单发出日期
宗
册
八、阅档催还单
阅档催还单
同志：
经查：您所调阅的下列档案还期已过，为了方便他人使用和管理，望依档案调阅规则于日内送还。
档案号
文号
名称
借期
原定还期
数量
催单发出日期
宗
册
九、职工档案材料转递通知单
字第号
兹将 同志等 人的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。
年月 日
姓 名
转递原因
档案材料（份）
备 注
回
执
你处于 年 月日转来 字 号 同志等 人的档案共 卷，材料共 份，已全部收到，现将回执退回。
收件人签名： 收件机关盖章年月日
十、职工工作变动记录表
年 ？？？？月 ？？？日
姓名
性别
入公司日期
生效日期
最后工作日期
调动原因
□新上任
□升职
□薪金调整
□完成试用期
□辞职
□内部调整
□延长试用期
□合约终止
□解雇
调整前
调整后
备注
部门
职位
等级
员工证号
工资
额外工资：
扣除工资：
部门主管意见
签字：
人事部经理意见
签字：
总经理意见
签字：
十一、调卷单
第 号 年 月 日类别
调卷部门
调卷人
文件内容摘要
调卷目的
调卷期限
自 年 月 日 起 至 年 月 日止 总计日原收入编号
借出日期
档号
归还日期
备注
保管人签章
核准 主管调卷人十二、档案索引图表序号
档案号
档案名称
建档日期
储存位置
档案内容
保管期限
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12