第十二章3 不要堆砌你的办公桌
名诗人波浦曾写过这样一句话：“秩序，是天国的第一条法则。”同时，秩序也是我们工作中的重要法则。对于一个高效人士来说，提高工作效率，用好时间，提高办事能力是关键，但一个良好的工作秩序也是必不可少的。
著名效率专家查尔斯?菲尔德说过：“我欣赏有条理的工作方式。看看有条理的人的工作方式——向他询问某件事情时，他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。”
人们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些管理者的公文包和办公桌上，堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志，等等。当你需要一份文件或寻找书稿时，是否还要把这些东西翻个底朝天呢?试想，在这样杂乱的环境中工作或者学习，你的效率会提高吗?
建立一个良好的工作秩序，增加单位时间的利用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。从某种程度上说，杂乱无章的工作方式是一种恶习。在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就会给你工作带来越大的麻烦，当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在了查找丢失的东西上了。另外，随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。因此，如果你的办公桌上经常是物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。
1.把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里，这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。
2.不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情，除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。
3.一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。下一步你该核对一下剩下的工作，然后去进行第二项最重要的工作。
从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则，进行分类。
下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容，然后根据内容放入不同的档案袋中，并在档案袋外面加以简单注明。待办的，即以后可能要处理的但不是当前的重要工作，可以将它们的相关资料进行归类，然后放入抽屉之中。空闲时间的阅读材料，也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸，等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着，因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。
另外，与工作相关的或者有用的客户、媒体、出版社及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等，也一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。
在每天下班前，你可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以结束今天的工作，好迎来明天的一个好的开始了。长此下去，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利而无一害的。
任何坐在办公桌前的人最需要的是，想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有用的空间和分散你的注意力了。你一定要坚持做这样的工作：每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的标准进行清理，这样会使第二天有一个好的开始。