生活中我们总免不了要去拜访一些人,也免不了要接待一些人。拜访有拜访的基本要求,接待有接待的规则和技巧。掌握这些要求和技巧,可以使我们在社会交往中,更加如鱼得水、轻松自如。
一、选择适当的拜访时机
在社会交际中,常常需要去拜访别人,或礼节性拜访,或工作性拜访,或公关性拜访等,无论是哪种拜访,都需要掌握一定的口才技巧和社交礼仪。
拜访一般要去别人的工作地点或家庭住处与人见面,而对方大多是自己的长辈、领导、亲戚、朋友、同事等。因此选择什么时候去拜访别人是必须慎重考虑的问题。这里要注意两点:
(1)选择时间若是去别人单位做工作性拜访,应当选在别人上班时间,不要在快下班时间再去找人,以免影响拜访效果;若是去别人家中拜访,应提前预约,如在电话中联系好,让对方有所准备,免得别人有事外出。现代生活节奏较快,休息时间要忙家务,拜访他人要多为别人着想,做到既达到自己拜访的目的,又不影响别人正常的生活。
(2)要考虑对方的心情,拜访他人应在别人心情愉快、悠闲的状态下进行,当别人家中有事,或身体不适、心绪不佳时,应取消拜访或另择时日,或尽快结束拜访早点离开。
二、拜访言谈做到“三不”
拜访者的言谈举止是实现拜访目的的关键,在这方面要做到“三不”:1.寒暄不可少
拜访他人,特别是有求于人的拜访,不可直奔主题,不能开口便提问,张嘴就求人,而应有些融洽气氛的寒暄做铺垫,有人将其称做“V型转换”技巧——先不谈实质问题,先谈谈天气,社会上的趣闻、热点问题,小孩的学习,老人的健康等,待交谈氛围好了,再引入正题,说明来意。这样你才能乘兴而来,满意而归。
2.交谈不可长
谈话无节制是客人之一忌。主客寒暄后,客人应以言简意明的话说明来意。交谈以半个钟头为宜,以免耽误主人过多的时间。千万不要东扯西拉,没完没了;也不要谈主人不感兴趣的话题;更不要高谈阔论,大声喧哗,应适当控制讲话音量。
3.体势语不可多
拜访别人,举止要文明,不可指手画脚。切不可得意时手舞足蹈,不安时来回走动,痛苦时捶胸顿足,或踩地毯不知换拖鞋,随地吐痰,乱扔烟头果皮,抱起主人的小孩子猛亲等。文明、礼貌、得体、适度才是拜访成功的前提。
有事登门拜访,一定要恪守时间,不要迟到,也不要谈得太久。预约的时间到了,对方若没兴趣再谈下去,可主动提出告辞。问题若解决得顺当,可提前告辞。话不投机时,应及时中止谈话。否则,会越谈越糟,事与愿讳。
有时你去别人家拜访做客,说不定会碰上些叫人不自然的小问题。如朋友给你坐的椅子很久没擦,沾了一层灰尘;倒给你的茶可能太浓,不合口味;水果有点变质了……
遇到这种情况,我们应掌握一个原则:不要使主人感到尴尬。我们既然是去别人家做客,言谈举止应尊重主人,保持自然得体,不能使主人出丑。
比如,主人的衣服扣子没扣好,你应装着没看见,待气氛热烈了,别人没注意时再指出不迟。椅子上有灰尘,可以先不急着坐下,而是走到对面墙上的油画前欣赏一番,点评几句,然后自然而然地坐到另一张椅子上。茶泡得太浓了,不必说出来。你掏出香烟来敬给主人,大家谈谈烟的味道如何,便将茶这事儿绕过去了。主人失手打破了杯子,也不要大惊小怪地喊起来,可以将在场者的注意力分散开,也就减轻了主人的心理压力。
这样,许多可能令主人难堪的小意外,就都被我们巧妙地避免了,不至于影响了做客的良好气氛。并且,你日后最好不要向其他人谈及你在对方家里碰到的这些小意外。
三、接待的三部曲
有一则笑话:张三在家请客,准备了一桌丰盛的酒菜。李四和王五都来了,还差赵六。张三等得有些着急就说:“该来的还不来。”李四一听,觉得这话里有话是说“不该来的来了”,转身走了。王五见状想劝说张三,可张三却说:“不该走的又走了。”王五也生气走了。张三忙活了半天,一个客人也没有了,其可悲之处在于不会说话。
会客接待是个人交往和企、事业单位开展业务活动中经常进行的一项工作,这项工作做得好坏,直接关系到本人或单位的形象和信誉。
社交中接待客人一般包括迎客、交谈、送客三个环节。
1.迎客
在客人光临以前,为了让客人没有拘束感,做适当的安排是必要的。在门厅和卧室插上花,准备一些自制的糕点和饭菜,用干净的茶杯端上茶,表示接待客人的心意。让客人感到:这是在欢迎自己!对客人来说,这是比什么都轻松愉快的事情。
当门铃响起或听到敲门声时应立即应答,如“请稍等。”“来了!”“哪位呀?”等等。如果你想在开门之前知道来客是谁,最好是悄悄地从“猫眼”往外看。如果随口问:“谁呀?”是不太礼貌的做法。如果你见到的是一张陌生的面孔,可以先问好,然后再核实一下他是否真是你的客人而不是走错了门儿:“您好,您是……”“您好,您找……”客人第一次上门,也怕认错了门儿,所以他会立刻接口说:“我是陈星,我找刘老师。”或者:“请问,这是刘老师家吗?”这样就明白了。切忌一拉开门就问:“你找谁?”像审问似的问话会使客人感到自己并不受欢迎。如果是熟悉的客人,应先说:“欢迎,请进!”“快请进来吧!”“稀客,稀客,哪阵风把你给吹来了?”“您真准时。”然后,主动与客人握手(如果是女性,应让对方先伸手)。
客人进门之后,应该把客人往里让。除非是客人说明自己很快就会告辞,为方便就在门厅交谈。如果客人进里边的房间,除非客人主动提出,一般不要要求客人换鞋或脱鞋。有的主人为了爱护地板或地毯,客人一进门就递过来一双拖鞋,让客人一手扶墙,一手解鞋带,这样多少有点儿不礼貌。有的主人准备了大小不等的各种鞋套,根据客人的脚寸发一双,让客人套在鞋上进房间,倒不失为一种可用的办法。
把客人迎到室内,在开始交谈之前,首先拿出饮料和点心,使客人不产生拘束心理。关于饮料,要先问问客人喜欢喝什么饮料,再给他,这样更好。端上茶点时,一般是糕点在左,茶水放在右侧。然后,你就可以坐下来,轻轻松松同客人交谈了。
在接待中,主人能一见面就主动叫出每一位访者的姓名非常重要!这一招,可以塑造出主人热情好客的形象,迅速缩短主客之间的距离,建立友好关系。
那么,怎样记住客人姓名呢?对于“自报家门”的客人,可将他的姓名与相貌、表情以及整个外部形象联系起来记忆,也可以与自家亲朋好友中某人相貌、姓名联系起来记,还可以与他的工作单位、家庭情况联系起来记。对需要询问姓名的客人,可采用提问的方式:“您贵姓?”“在哪个单位工作?”有时也可要求对方写下姓名。尽管如此,还是难免出现张冠李戴的情况,此时,便需要用巧妙的言辞为自己解脱:“您是姓……”“对不起,上次我没听清您的名字。”“您今天穿了这么一套漂亮衣服,我一时认不出来了。”“您和×××太像了。您的名字是叫……”