2.交谈
了解来访者的意图后，即可以迅速确定话题，给人以愉快的感受。相反，不了解来访者的意图，谈话就可能出现“话不投机半句多”的情境。主人要具备与各种不同来客侃侃而谈的本领，就要在语速、音量、遣词用句等方面因人而异。
（1）语速、音量要因来访者年龄而异。来访者可能是年逾古稀的前辈，也可能是几岁的孩童。不同年龄的人有不同的生理、心理特征，主人与其交谈，就应采用不同的语速和音量。对老年人，用较慢的语速、较大的音量与他交谈，能使对方产生被人尊敬的喜悦感；而与小朋友交谈则宜轻言慢语，语调柔和，这样能使小朋友产生安全感、亲切感、信任感。
（2）遣词用句依来访者文化水平而有所区别。有位知识分子家来了一位农民客人，主人甚为热情，对来访者也十分客气：“听说最近赵公元帅光顾你了。现在你大名鼎鼎，真要刮目相看了。”“对于你的生财之道，我不敢班门弄斧，妄加评论，请多多包涵。”主人的这番话只能使那位农民客人莫名其妙，怎能进一步交谈呢？
遣词用句应看来访者的文化程度，否则，主人接待客人时，说话不看对象，一定会“门前冷落鞍马稀”了。
（3）说话语气依来访者的不同目的而变化。前来拜访的客人，往往带着各自不同的目的，主人要善于采用不同的语气与他们交谈。
对于前来求助的客人，主人应体谅对方的心情，站在客人立场说话，语气要平和，给对方一种亲切感、信任感。即使你认为无能为力，也要给客人留一线希望，你可对他说：“这个问题我可以去了解一下，只要有可能，我会尽力帮忙的。”“你先别着急，一旦有了门路我就打电话告诉你。”对于前来提供某种信息的客人，主人则应采用感叹的语气，表达自己的感激之情。如‘。非常感谢！你提供的信息太有价值了！”“你可真帮了大忙！谢谢！”“真辛苦你了！”与前来研究问题、商量工作的客人交谈，则宜采用征询、商量的语气。如“你看这样行不行？”“是不是还有不妥的地方呢？”“对这个问题你的看法是……”
（4）交谈双方距离，依关系、性别而定。人都需要私人空间，而且对人侵这个空间的人都会采取不同方式表示不满。当你友好地将手搭在与你刚认识的人的肩上谈话时，即使对方不推开你的手，心里也会对你产生不好的印象。当一位异性客人紧挨着你坐下时，你一定会下意识地挪动一下身子。这些现象说明，在社交场合，人与人应保持一定的距离。
社交场合人与人身体之间所保持的距离，叫区域距离。不同的距离包含不同的语义：15厘米至46厘米之间为密切区域，语义为“强烈、亲密”，近亲和密友可在这个区域交谈；46厘米至1.2米之间为个人区域，语义为“亲切、友好”，一般来客适宜在这个区域交谈。至于生疏的不速之客，则宜相距1.2米至2.1米交谈，这个距离的语义为“严肃、庄重”。当然，即使是比较熟悉的异性客人也还是应该保持一定的距离的。
3.送客
“该回去啦！”客人说。
“着什么急呀！”再一次挽留，这也是基本礼貌。但是客人因确实另有约会，也有的人必须回去，所以不必拘泥于挽留，实际情况可根据对方的表情判断。
假如收到别人带来的礼物，要把礼品放在上座的地方，最好是客人走后再拿到别的房间。在门厅就收到礼品时，在室内寒喧的时候要再一次地致谢礼。如果是吃的物品，就要和客人一起吃。有些礼物则不应当场打开，才符合礼仪要求。
送客人要送到门外，并说些告别语，如：“您走好！”“欢迎再来。”“经常来玩。”等等。如果送到门厅就很冷淡地说：“那么，再见！”即使已经度过了难得的愉快时刻，也不能不让客人误解为“这次拜访给人家添麻烦了”。送别客人不要急于回转，客人请主人“留步”后，主人要目送客人走远，招手“再见”再回转。送别客人回屋时，关门的声音要轻，并且不要立即把门厅的灯熄灭否则客人听到会产生误会。
四、接待中要注意的三个原则
从事商务接待必须遵守规则。我们把规则大致定为三条：
第一，平衡的规则。什么叫平衡呢？所谓平衡，就是在接待多方客人时要注意一视同仁，平等相待。我打个比方，我在街上走，看见两个美女走过来。要跟她们打招呼的话，我一般喜欢采用这种方式：“二位好”，或“大家好”。从礼仪的角度来讲，这种做法叫做不排列顺序，简称不排列。否则我这儿要问什么“小王好，小李好”，搞不好那个被排在后面的小李就有点儿别扭了，不高兴了。你为什么先招呼小王？有的时候还会出现这种情况，有人把人记忘了，他记住一个人的名字，忘了另外一个人的名字：“老张你好！哎，这一位你叫什么呀？好像我见过。”那个好像被见过的人，他肯定不大高兴。聪明的话，有的时候我们完全可以采用不排列的规则去处理此种情况。这就是一种平衡：请大家吃饭时讲：“请大家干杯！”“请大家用！”或者说，“请大家坐”。当然，有的时候还是需要排顺序的。比如，要按照级别排，按照先来后到的顺序排。但一定要注意平衡，即在同样一个层面上来讲，不要乱来了。
再打个比方，你要干杯祝酒——就干杯祝酒一般的习惯来讲，如果我是主人的话，我第一杯就是跟我右侧的人干的。因为从餐桌礼仪来讲，右侧的人是主宾，所以我这第一杯是跟主宾干的，然后从第二杯开始，就是顺时针方向前进，就是跟我左侧的人干，然后就转着圈走了，顺着表针走的方向走。为什么要这样走呢？这就具体涉及到接待规则的第二个问题了。
第二，惯例的规则。惯例，就是约定俗成的习惯形式。仍以上例来说明，按照顺时针方向干杯，祝酒，握手，就是一个惯例，它来自西方社会。据说这样的做法是表示光明在前，共同发展，与时俱进；而逆着时针方向走，则一般被视为不吉利。想想在日常生活中，你什么时候能够碰到逆时针方向行进的情况呢？追悼会与遗体告别。回忆一下，是不是有这样的情节，那时在场者是不是逆时针走的？人死了，我们走回去追忆那往昔的时光。除此之外，这种逆时针方向的行进，大概只有一两种情况是吉利的。首先是运动会入场式，它实际上是古希腊的奥林匹克运动发明的一种习惯。习惯被继承下来，就约定俗成了。轿车行驶到酒店、写字楼门口时，一般都是逆时针走。
第三，对等的规则。所谓对等，就是规格对等。举个例子：你们两口子到我家做客，我怎么招呼你的？吃了什么，是个什么档次；陪着你到什么地方去玩了玩；然后管不管你住；管不管你用什么交通工具？等将来我到您家去，恐怕您也会如此这般对付我。你想，是不是这个道理？我们这一代人结婚的时候，20世纪70年代、80年代的事，那时候经济条件当然很差，别人送礼也送不了什么东西。人家一送礼物，我们都拿一个本记着呢。比如，张三送脸盆一个，李四送毛毯一条，王五送浴巾两条，都记着呢。记着为什么？等将来对方结婚的时候，给人还回去。有来有往，来而不往非礼也，这实际上就是对等规则的具体运用。
从商务交往的角度来讲，一个平衡，一个惯例，一个对等，这是接待礼仪三项最重要的规则，这是大政方针。此外，从接待礼仪的角度来讲，还有一些具体细节要注意，衣、食、住、行，交通、安全，宣传报道等等，这些东西都很重要。