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第32章 这样做事,更快更好更高效(7)

很多时候,吸收处理这些信息不知不觉占用了我们很多时间。常常可以看到一些朋友们在网络论坛或者娱乐杂志上看几个小时的八卦,每隔几小时在微博人人上面上传自己的自拍和状态。也有很多人,会每天花不少时间上网读报看电视了解各种新闻,把国际、国内、社会、民生一网打尽。

除了占用了我们很多时间外,这些信息其实也占用了我们大量的精力。在美国有一个流行术语叫做“信息疲劳”,说的是当我们在大脑收到或者处理大量信息的时候,会变得或焦躁不安,迟钝麻木,难以集中注意力处理事情或者作出决策。“信息疲劳”这一词由美国社会学家BertramMyronGross在20世纪60年代率先提出,但近年来随着信息科技和媒体的发达,这类问题开始大量蔓延恶化:美国德克萨斯州奥斯汀分校的学者们在2010年曾对750多名成年人的调查中了解到,大约有73%的调查者不同程度地表示自己平时接触的新闻内容过量了。而在受过高等教育,从事脑力劳动的管理者们、白领们、学生们和知识分子们中大概就更加严重了。

虽然很多时候了解新闻被认为是很有益的,但它们“无害”的外表下,有多少信息是真正对我们有用有意义的呢,又有多少新闻只是一种干扰和噪音呢?实际上,很多重大的新闻,即使我们自己不主动去关心,它们也会通过各种渠道进入我们的生活。而与朋友们在社交网络上互动交流,对我们保持联系维护感情,不与社会脱节也很重要。但是我们真的需要时时关心自己朋友的每个小动向么?

很多时候,我们也意识到了大量新闻八卦并没有多大意义,但已经在不知不觉中“养成了”吸收大量信息的习惯,或者说上了“信息瘾”:每天打开电脑习惯性的会先上网刷一下微博,看看有什么新的消息,顺便更新一下自己的状态。上班上课无聊或者闲的时候又会忍不住上人人或者天涯看看八卦。吃饭的时候还不忘上新闻网站或者电视关心一下新闻。回家也宅在家里或者星巴克继续刷网。好像如果一天没有看新闻或者上社交网络,就会觉得很失落很不自在,生怕失去了什么。

面对这些,我们需要给自己来一个信息净化的spa。下面的贴士将会帮助你减少无用信息的摄入,戒掉或者减轻“信息瘾”。

不要再主动看报、看电视、上网了解新闻

如果一条新闻真的很有用,和生活关系很大,那么你不用自己看报上网看新闻,也会经常听到你周围的人在谈论。经过无数人提到一条消息再去关注,这样,你就已经过滤掉了世界上99%无用的信息。

固定时间,不在工作学习时查看信息

每天设置固定的时间,只能在规定的时段里来查看信息。可以是吃午饭的时候,或者晚上回到家的时候。不要在做事做到一半的时候跑去看新闻八卦或者收发邮件,这样太容易分心了,而且一不小心就会容易超时,影响了自己工作学习的“正事”。

不给自己泡社交网络的“借口”

有的时候我们泡社交网络会给自己找些借口。比如朋友们可能会在上面联系我之类。那么这时候就要干掉这个“借口”,可以在自己的社交网络主页上发布信息,告诉朋友们最近上网不方便,如果他们有什么事要联系或者有重要的通知就打电话或者短信联系。这样断开社交网络的时候,就不用担心大家真的有事告诉你,而自己也可以看看平时在社交网络上的时候到底是因为要和别人保持联系,还是浪费了很多时间花在看八卦或者无用信息上。

转移注意力

就像很多人戒烟戒酒一样,戒“垃圾信息”也是一个漫长而痛苦,需要恒心毅力的过程。每当“网瘾”或者“信息瘾”发作的时候,可以试着做点其他事,比如起来泡杯茶,吃点好吃的,或者去跑跑步。这样可以暂时转移和分散“痛苦”。久而久之,你的中毒症状就会慢慢减轻,不再那么依赖了。

为了你有更好的精力,更高的效率,加油吧!

没有消息,就是好消息。

——俗语

下午2点55分:工作效率最低的时刻

唯一能让人打起精神的,是一杯香浓的咖啡,和一块诱人的巧克力!

——伦敦白领工作调查报告

工作日的下午2点55分,你在做什么呢?

“在漫长的工作后我觉得需要休息一下,这时候我会不自觉地打开Facebook和Twitter刷新一下状态,或者看看朋友们的度假照片和搞笑图片。”

“吃完午饭后会觉得有点昏昏沉沉的,好想小睡一会儿啊。”

“感觉快要下班了,有时会安排晚上吃饭、泡吧活动的计划。”

最近,英国伦敦的一家网站对400多名朝九晚五的伦敦白领进行了一项“一天中的效率和时间”的调查,发现下午2点55分左右,是白领们一天中工作效率最低的时间。而被问到他们在这段时间的状态时,被调查的白领们就会诚实而略有些不好意思地给出本文开头的那些回答。

虽然这个调查结果来自遥远的不列颠,不过我发现这个规律在中国的办公室里也相当适用,试想一下:

下午2点55分,是忙了一上午处理各种各样的大事小事后,觉得有些疲惫,有些松懈的时候。

下午2点55分,是还在回味那顿或丰盛或不丰盛的午饭的时候,米饭和面条让我们血糖渐渐升高,而我们的血液也要帮助消化向肠胃流动,让我们的大脑迷迷糊糊的时候。

下午2点55分,即使是最坚强最勤劳的员工们,也未必能抵挡心理和生理的疲惫。

那么怎么办呢?

接受调查采访的伦敦白领们纷纷表示:在周末应该喝下午茶的工作时间,唯一能让人打起精神的,是一杯咖啡和一块黑巧克力。

除了咖啡和巧克力之外,怎样打败我们的瞌睡虫呢:

第一,看到这个结论后,在2点55分到来的时候不要惊慌。一天里只有这一刻效率低一点也没什么大不了的!要知道,精力和大脑的注意力还是有限的。了解到自己的工作习惯和生物钟以后,可以把比较复杂困难的任务事先做掉。而如果2点55分左右觉得效率真的比较低,也不要害怕,很多人其实都是这样。

第二,如果下午这段时间有比较重要的事情要做,比如很重要的会议,客户访谈,演讲之类。那么可以调整一下白天的工作强度,不要让大脑一个上午下来很累。

第三,在下午吃完午饭1小时后,或者就是两三点钟的时候,条件允许的话可以在健身房锻炼一下(现在很多公司为了让员工能够健健康康,更卖力快乐的工作,都有自己的健身房),或者就在办公楼附近散散步,活动一下筋骨、颈椎肩椎和腰椎,做做深呼吸。

第四,我们的注意力一般只能持续集中40多分钟,所以每工作了40多分钟到一小时就离开座位,站起来或者找合得来的同事老板聊聊经济民生、商业动态或娱乐八卦,或者去倒杯咖啡泡杯茶。不要让自己一直坐着不动,短短的休息时间是让大脑和身体充电的好机会。

第五,如果工作环境合适的话,可以在这段低效率时间小小午睡十几分钟到半个小时,这样醒来用冷水洗把脸以后会觉得精神很好,就像开始了新的一天!当然,也不是所有人都习惯或者适合午睡的,而午睡时间太长,醒来后反而让人更晕晕乎乎的。

第六,最好控制自己不要无意识地上微博或者社交网络闲逛。特别是如果你一旦走神就很难收回来的话。社交网络有时会让我们的大脑转换到一种比较被动消极的状态,让懈怠更加弥漫开来,影响接下来几个小时的工作效率。

最后,但也是非常重要的一点,午饭不要吃太多、太饱、太油腻!容易让血糖升高的食物(这个在食疗篇里会重点提到)一定要少吃少喝,多吃糖分含量较少的食物。

调查还指出,工作效率最高的时候,是早上10点26分,大家逐渐进入角色、斗志昂扬的时候。而工作效率第二高的时候,是在下午4点16分,这时候大家急着完成手头的工作,为了准时离开办公室,迎接美好的、下班以后的夜晚。

小贴士:可以买一小瓶植物精油(桉叶,薄荷,迷迭香,天竺葵,冬青等),疲倦的时候可以打开盖子深吸两口,或者滴一小滴按在太阳穴,精神会瞬间振奋清爽不少。

我从来不在吃午饭的时候喝咖啡,这样会让我一下午都太过清醒。

——罗纳德·里根(美国总统)

帮助你提高效率的秘密武器——你的午饭怎么吃不要一个人吃。

——基思·法拉奇(畅销书作家,演说家,人际关系高手,前世界500强营销官)既然前面2点55分的文字里都提到吃饭了,那么接下来就继续讨论吃饭问题吧!

“我有事要忙,还是不和大家一起吃啦。”

很多时候我们的工作学业一忙起来,就会习惯性的为了省时间叫外卖或者买了快餐在电脑旁书桌上像例行公事一样的迅速解决。也有更多时候,我们不习惯和他人交流聊天,或者懒得出门,喜欢自己一个人躲在自己的空间里,选择一边上网看一边默默地进餐。据调查,在美国,2/3的员工们中午都是在办公桌边度过的。

我以前面对同事邀请一起聚餐的时候,也常常会客气地推辞。心里常常会想:午饭和大家聚在一起吃一起聊天好浪费时间啊,多无聊!直到一本书改变了我的想法,让我恍然大悟。

美国有本讲人脉培养的畅销书,叫做《不要一个人吃饭》(NeverEatAlone),其作者KeithFerrazzi分享了他如何从一个工薪阶层,生活拮据毫无背景的家庭长大的孩子,通过人际关系营销从而成为世界500强的首席市场营销官和新锐媒体CEO的经验。书中提到一条很不错的建议:午饭时间,不要窝在办公桌、电脑旁一个人闷着吃饭!

自带午饭的朋友们可以和同事们一起在公共区域吃,而没有爱心便当的可以趁这个时间把烦心事手头事放在一边,溜出办公室、自习室,和同事、同学、朋友们一起去饭店换花样吃。

午饭时间不但是休息调整的好时间,也是吸收、交流信息,培养感情,寻求建议和帮助,获取灵感的好时间。午饭时间是工作中最集中、最长的休息时间。和大家一起吃可以让心情更好地放松,疲惫的大脑得到更好的调整,而吃完回去后可以以更饱满的精神迎接挑战。

如果你想和同事、同学培养感情,那么就一起去午餐。在等菜就餐的过程中大家心情都比较放松,你会了解同事、同学们更私人的一面——他们的兴趣,家庭等。虽然这些内容可能很琐碎,甚至会有些无聊,但如果想和同事们、朋友们增进感情,一起午餐交流大概是最有效率,最自然的方法了。如果以后工作或者学业上需要同事、朋友们帮助,大家也会更乐意帮助你。可以为以后很多团队工作或者对自己比较有挑战性需要援手的项目节省下许许多多的时间和精力。

如果你想了解各种信息,寻找灵感,那么就一起去午餐吧。和不同部门的同事,或者不同专业的同学们交流,可以对公司、社会有一个更全面的了解,也会获取很多平时没有关注到却很有启发性的消息和见解。和不同领域、不同背景的人一起午餐可以学到很多跨专业性的知识和技能,让自己的视野更开阔,工具箱里的“工具”越多,以后做决策或者解决问题的方法就会越多,考虑越周全。

如果你有问题寻找别人建议或者获得帮助,那么就一起去午餐。午餐时平时再紧绷严肃的人也会稍稍放下戒备心。在这时候请教的话,不会显得太刻意突兀,别人也更愿意表达、交流自己真实的想法。而如果请求帮忙的话,也比较容易被接受。请求即使被拒绝的话别人也可能会因为对你感到比较不好意思而在其他方面做一些妥协。

此外,大家在人前一般会收敛自己狼吞虎咽的模样,而会细嚼慢咽地优雅进食。这样不但可以更好地享受食物的美味,更可以更好地吸收食物的营养,也很少会有一下子吃过头“撑着”的感觉,不会让一下午都混混沌沌想瞌睡。而在走去饭店和回办公室的路上,也是一个活动筋骨、呼吸新鲜空气的好机会。这样在闷在办公室里一上午后,透透气,会让下午更有精神地工作学习。

德国洪堡大学的研究人员发现,在外午餐会让人们更为放松,有助于增强创造力和效率。

反过来,如果一个人在电脑边或者文件边吃午饭的话,常常还是会有一种“脱离不了工作中”的状态。你有没有过这种感觉?这样的午餐,没有一种充分放松心情,调节疲惫的效果,也不利于食物的消化。而研究表明,边吃饭边工作的时候容易不知不觉吃过头让人长胖。边工作边吃饭不但没有节约多少时间,还降低了用餐的体验和品质,效率也降低了。

小练习

每周至少有1~2顿午餐和同事们同学们一起吃,到外面吃;每个月主动组织一次“大家一起来午餐”活动。

来,拿把椅子,加入我们一起吃,生活真的很美味!

——露丝·雷克尔(美食作家,美食杂志主编)帮助你提高效率的秘密武器——你的午饭吃什么你的食物造就了你。

——美国谚语

前面提到了午饭应该怎么吃,那么现在我们来看看午饭可以吃哪些东西,让我们吃完以后下午精力充沛,更有效率地学习工作吧。

业余时间参加了范德堡大学(VanderbuiltUniversity)的营养学课程,老师说过一句话让我印象深刻:“Youarewhatyoueat!”(大概翻译过来就是“你的食物造就了你!”)平时匆匆忙忙的日程中,哪有时间去考虑吃的?