【案例学习】
B公司的采购模式
A供应商接到B公司上海分公司打来电话，说要购买10台笔记本电脑，不久又接到B公司总部电话询问100台电脑的价格，其中有10台是笔记本电脑，他们分别咨询了型号和配置的详细情况。供应商了解到这家公司2006年有大额采购项目，频频添置新设备，于是就立即派人员到B公司总部。经过初步的调研分析以后，A供应商发现B公司整体的采购力被分散和浪费了，所采购设备的价格五花八门，没有任何优势。B公司的电脑牌子多而杂，需要经常的维护、升级，采购价格无优势，服务低水准，管理混乱，舞弊成风，B公司的企业形象大受损失。
根据以上案例，你认为B公司的问题主要出在哪里？A供应商应该对B公司提出哪些建议？
其实，B公司也已意识到了这些问题，并采取了改进措施。
首先由使用人提出采购申请，提交需求的数量、型号和报价。所有申请由部门经理根据预算批准后，再交财务总监批准。然后统一交由IT部门汇总，再根据公司有关的采购规定和工作需要来决定配备的机型、配置、操作系统、软件和品牌。B公司采购部根据汇总的数量、金额及具体要求，决定竞标的名单。IT部门提交竞标内容，采购部组成招标委员会或评标小组，邀请IT部门经理、工程师参加评审。
采购部按采购流程开展采购活动，与参加投标的供应商分别进行谈判，谈判内容不仅仅是价格，也包括售后服务、交货和索赔的条款、升级服务等等。
评标委员会按事先商定的评定标准，评判参加投标的供应商，推出中标者，向中标者发出中标通知，向败标者发出感谢信。采购部与中标方签署合同，监督供应商的供应。
经过以上的改进，B公司的供应商会得到一个公平的竞争环境，采购员的谈判能力及IT经理的专业能力也相应地得到了提升。同时，B公司也获得了采购部门努力换来的竞争优势，即较低的合理价格、良好的售后服务、升级承诺及供应商的及时信息反馈。
最后，B公司的钱被好钢用在刀刃上般地花出去发挥其最大作用。最重要的是B公司认识到招标采购不仅有效地降低了采购成本，还把采购部门变成了成本控制和利润获取的中心。
【本章要点】
★招投标采购的一般程序，招标书的制作方法，评标方法
★网上采购的一般流程，网上供应信息的处理方法，网上采购模型的主要功能模块
★即时制采购的原理、优势与实施方法
第一节招投标采购
一、招投标采购概述
（一）招投标采购
招投标采购是一种有组织的购买商品、服务或工程的交易方式，它通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购的货物或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在限定的期限内提出报价，经过比较分析，确定最优惠条件的投标人，与之签订合同。从采购交易过程来看，它必然包括招标和投标两个最基本的环节，前者是招标方以一定的方式邀请不特定或一定数量的自然人、法人或其他组织投标，后者是投标方响应招标方的要求参加投标竞争。没有招标就不会有供应商或承包商的投标；没有投标，采购方的招标就没有得到响应，也就没有开标、评标、定标和合同签订及履行等。在世界各国和有关国际组织的招标采购法律规则中，尽管大都只称招标（如国际竞争性招标、国内竞争性招标、选择性招标等），但无不对投标做出相应的规定和约束。因此，招标与投标是一对相互对应的范畴，无论叫招标还是叫投标，都是内涵和外延一致的概念。
（二）招投标采购与政府采购制度招投标采购与政府采购制度有紧密的联系，招投标采购是政府采购最主要的采购方式。建立政府采购制度的目的是通过一种合理的、高效率的操作手段，最大限度地优化采购结果，从而节省政府开支，最终节省纳税人的钱。这就要求政府必须有一套严格的秩序和规程，对采购人的行为加以约束。而招标就是通过公开采购信息，广泛招募供应商或承包商，形成卖主之间的竞争，从而取得质优价廉的货物的目的。因此，从政府采购制度建立之初，就选择了公开招标这一手段作为政府采购的特定程序，以至人们在观念上已经把招投标采购与政府采购结为一体。但是，招投标采购与政府采购制度仍有很大区别。
1.使用范围不同
采购制度所规范的是政府部门用于自身消费的采购和政府投资用于公共事业的采购。具体讲，政府部门包括中央政府、地方政府、政府建立的各类组织、机构及服务性企业。公共利益的采购如由政府投资兴建的基础设施和经营的企业等。
招投标采购在任何国家都不对使用人进行特别限定，任何企业、组织或机构，只要需要、有利并可行，都可以运用这种方式。
2.运行过程不同
招投标程序的起点是发出招标公告，通过投标、评标和中标，授予合同标志着中标过程的结束。而政府采购制度从管理采购计划开始，通过采购计划的审批，合同条件的审查，采购方式的确定和采购程序的审查，签署合同，履行合同，最终到采购结果的审查。因此，政府采购制度所涉及的范围更广，管理的时间更长，对政府采购管理部门的要求也就更高。
招投标采购虽然是政府采购要求的最主要程序，但是，它并不是政府采购的唯一程序。事实上，哪种方式最为经济有效，哪种方式就应成为政府采购的方式，只不过需要规范和限定，同时以法规的形式确定下来。例如，采购项目的规格无特殊要求时，公开招标或邀请招标就可能是最为合理的方式。因此，政府采购法中有这样的规定，合同金额超过多少时，必须通过招标。再比如，当采购项目比较特殊，仅有一家或有限的几家可以供货，无法形成竞争；或者，政府部门对采购有安全、保密等特别要求时，就应当询价采购或直接采购。对此，政府采购法也应有专门规定，防止有人借此理由逃避招标。
（三）招投标采购的主要形式
1.竞争性招标采购
竞争性招标采购是国际竞争招标采购、国内竞争招标采购的总称，它是政府最常用的方式之一，也是企业经常采用的招投标形式。竞争性招标采购有一套完整的、统一的程序，这套程序不会因国家、地区和组织的不同而存在太大的差别。一个完整的竞争性招标过程由招标、投标、开标、评标、合同授予等阶段组成。国际限制性招标采购和国内限制性招标采购除了在招标阶段与竞争性招标采购有所不同外，其他步骤及要求和方法基本上与竞争性招标采购相同。
（1）竞争性招标采购的优点很多，主要包括：①有效地实现物有所值的目标。通过广泛的竞争，使采购实体能够得到价廉物美的商品、工程和服务。②促进公平竞争。特别是国际和国内竞争招标采购，使所有符合资格的潜在供应商都有机会参加竞争。③确保交易公正，维护供应商和采购实体双方的利益。利用竞争性招标采购方式时，采购实体对其采购要求、评标标准和方法等，都要做事先通告，在具体操作时都是公开进行的，非常透明。④减少腐败现象的发生。竞争性招标采购程序规范，操作透明，监督健全，使腐败分子无机可乘。
（2）竞争性招标采购方式的不足之处突出表现在：①竞争性招标采购周期太长，费时太多。从准备招标文件到合同签订，需要很长的时间。因为周期太长，会延误最佳采购时机，有些采购等到合同签订时，原拟购产品早已升级换代，价格或汇率出现了不利的变化等。②竞争性招标采购需要的文件非常烦琐，而且很难考虑周全。一旦采购实体或供应商有考虑不周全之处，均会处于非常被动的境地，有时采购实体不得不在已耗时做了大量工作后宣布废标。③竞争性招标采购有可能造成设备规格多样化，影响标准化的实现，并给维修和使用标准备件造成障碍。④竞争性招标采购缺乏弹性，有时签订的合同并不一定是采购实体的最佳选择。竞争性招标采购的最大特点，就是其具有不可更改性质，一旦有了最低评标价的投标，采购实体必须选择它，并不得向中标供应商提出招标文件中已做明确规定以外的任何要求。采购实体在有些时候发现某些供应商的投标设备的确非常好，也愿意购买，但由于该供应商尽管其报价没有突破预算但却不是最低评标价，采购实体就不能选择该投标供应商。这种情况的出现对采购实体和供应商都是一种损失。
由此尽管竞争性招标采购在公开、公正、公平和竞争性方面有其优势，但由于其自身的缺陷，使得招标采购虽然为一种非常理想的方式，也被世界各国大力推崇，但在实际工作中，真正使用竞争性招标采购方式的比重却不大。资料表明，真正使用竞争性招标采购方式进行的政府采购一般占30％—40％。从总体上来说，竞争性招标采购方式所占的比例还将不断下降。
从国际实践来看，在一个国家内部，实行竞争性招标采购方式的范围在缩小，比例在下降。其主要原因，一方面是由于竞争性招标采购方式费时费力，有些采购方式如竞争性谈判采购方式既有竞争性招标采购方式的优点，又能克服其缺点，可以替代竞争性招标采购方式。另一方面，采用其他采购方式还可以规避国民待遇原则和非歧视性原则，为国内供应商提供更多的中标机会。但是，国际性或区域性经济组织对竞争性招标采购却日益重视起来。如在世界贸易组织的《政府采购协议》中，强制规定中央政府在采购的商品、服务和工程价值达到一定金额时，必须实行竞争性招标采购。国际性或区域性经济组织的这些强制性规定，是由于各国更多地是使用其他采购方式，这些方式客观上成为一种非关税贸易壁垒，使政府采购市场不能彻底地得到开放。更深层次的原因，是一些发达国家欲借此成功占领发展中国家的政府采购市场。
2.两阶段招标采购
在联合国的《国际复兴开发银行贷款和国际开发协会贷款采购指南》（以下简称《指南》）和联合国的《贸易法委员会货物、工程和服务采购示范法》（以下简称《示范法》）中，都规定有两阶段招标。《指南》将其置于国际竞争性招标项下，规定比较简略。《示范法》规定得比较详细。《指令》和《协议》没有规定两阶段招标采购方法，类似采购环境下的采购通过其规定的谈判程序进行。以下根据《指南》和《示范法》的规定，分析两阶段招标的含义、特点及其适用条件。
（1）两阶段招标的涵义。通常在刊登招标通知前就应把所提供的货物和工程，包括技术规格和其他招标文件准备就绪。但是，在两种情况下，采购机构也许很难确切地拟定或最后拟定技术规范。第一种是采购机构尚未确定到底如何才能达到某一需求，因此需要寻求各种解决办法建议（例如，尚未决定到底应使用何种材料来建造一座桥梁）。第二种情况是采购高技术性产品，如大型客机或尖端的计算机设备。从取得最好的经济效益看，在尚未与供应商或承包商就其确切的技术能力和可能提供的型号等进行谈判前，采购机构仅按自己拟定的技术规范进行采购也许是不可取的。在这种情况下，采用两阶段招标可以很好地满足这一情况。
两阶段招标采购是这样的一种程序，依据该程序，采购活动明显地分为两个阶段。在第一阶段，采购机构就拟采购货物或工程的技术、质量或其他特点以及就合同条款和供货条件等广泛地征求建议（合同价款除外），并同投标商进行谈判以确定拟采购货物或工程的技术规范。在第一阶段结束后，采购实体就可最后确定技术规范。第二阶段，采购机构依据第一阶段所确定的技术规范进行正常的公开招标程序，邀请合格的投标商就包括合同价款在内的所有条件进行投标。
（2）两阶段招标采购的特点：①采购过程明显地分为两个阶段：第一阶段采购机构广泛地征求建议，目的是为了确定技术规格。在第二阶段采购机构按照正常招标方式进行招标。②投标商要进行两次投标。初步投标只包含技术建议而不包含价格，采购机构可同投标人进行磋商。招标机构在对招标文件进行必要的修改之后，要求投标人按新的招标文件要求进行包含有投标价格在内的最后投标。而公开招标程序中的投标只能是一次性的。③可进行谈判。在该程序的第一个阶段，采购机构可就技术建议书的任何方面同投标商进行谈判，使采购机构能就拟购事项达成确定的规范和规格。但在公开招标程序中，对招标文件和投标书只能进行澄清而不能修改，并且采购过程不允许同投标人进行谈判。④采购机构可修改原招标文件中的技术规格，可删除或修改原招标文件中关于评审、比较和确定中标人的任何标准。但修改内容必须在新的招标文件中告知投标人。⑤欲退出最后投标的供应商或承包商可以退出投标程序而不丧失原投标中的投标担保。
正是基于这些特点，采用两阶段招标采购可以同时得到两个方面的优点：第一阶段给予采购方相当大的灵活性，它可以通过谈判与供应商或承包商达成一套有关拟采购事项确定的规范和规格，而在第二阶段，又可充分利用公开招标方法所提供的高度民主、客观性和竞争性的优势。
（3）两阶段招标采购的适用条件。①采购实体不可能拟订有关货物或工程的详细规格或不可能确定服务的特点。②采购实体为了谋求签订一项进行研究、实验、调查或开发工作的合同，并且不带有赢利的性质。③采购实体的采购涉及国防或国家安全，并且采购机构认为采用这种方法是最合适的。④已采用公开招标程序，但未有投标人或采购实体拒绝了全部投标，而且采购实体认为再进行新的招标程序也不太可能产生采购合同。