安排迎送外宾
一、确定迎送规格
依据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例，综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种原因（例如国家体制不同，当事人年高不便出面，临时身体不适或不在当地等等），不可能完全对等。遇此情况，可灵活变通。但以与客人大体对口、对等相宜。其他迎送人员不宜过多。按礼宾规定，外国元首和政府首脑来地方访问，由省长（如不在，可由副职代表）等负责人共四、五人和外事办公室负责人迎送；副元首、政府副总理，由省负责人和外办负责人等三、四人迎送；外国议长，由省人大常委会主任或副主任以及外办负责人等三、四人迎送；副议长由省人大常委会副主任或秘书长和外办负责人等二、三人迎送；党宾来访，执政党主要领导人，由省委书记或副书记及外办负责人迎送；执政党和重要的非执政党的政治局委员和书记处书记，由省委一位副书记和外办负责人迎送；执政党和重要的非执政党的中央委员、中央部长、省委书记级领导人，由省委部委级负责人和外办负责人迎送；外交部长来访，由外办负责人二、三人迎送；政府部长或副部长来访，由省对口部门负责人迎送；外国对口友好省、市长来访，由省相应负责人和外办负责人迎送；如国宾在访问省会时，还去我省其他城市访问，一般由当地政府相应负责人出面迎送，省负责人可不专程同前往；如国宾不来省会，只去其他城市，省相应负责人可专程前往接待；副部长以下外宾、群众团体和其他各界人士来访，由对口部门相应负责人迎送。国宾或其他重要外宾来访时，机场一般不组织群众迎送，街道不挂欢迎横幅、彩旗。有时也以发展两国关系、两省州、两城市友好关系和当前政治需要出发，破格接待，安排较大的迎送场面。如有此特殊需要，按中央和省的通知办理。
二、制定迎送计划
其中包括迎送人员名单、迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容。在具体工作中，要一项一项落实计划，反复检查，避免出差错。比如，飞机（火车）抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束（或花环）的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、陪同客人坐车的主人的安排、国旗和车旗的悬挂等。
三、迎宾
外宾下飞机（车、船）后，礼宾人员应主动将迎送人员姓名职务——介绍给来宾，迎送人员随即与来宾握手表示欢迎。如需献花，应安排在迎送的主要领导人与客人握手之后将花献上。
献花须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花和黄色花朵。
四、乘车
应先请客人从右侧上车，陪同主人从左侧上车。如遇客人先上车，坐到了主人的位置上，则不必请客人挪动。译员一般坐在司机旁边，如是三排座轿车，则坐在主人前面的加座上。待外宾与陪同人员都上车后，再驱车去宾馆。如用多部车辆，应将车编号排好，接序行进。
五、取行李
重要外宾和大型团体来访，应安排专人、专车提取行李（先向陪同人员或客人索取行李牌），并及时送到客人房间。如外宾人数不多，可请外宾在休息室或车内稍待，工作人员提取行李后再去住地。
六、组织迎送要做好的以下几项工作
（1）迎送身份高的外宾，可事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并准备饮料。
（2）安排汽车、预定住房。如有条件，在外宾到达之前应将住房和乘车号码通知外宾。如果做不到，可印好住房、乘车表卡片，待外宾到达时，及时发到每个人手中，或通过上级陪同人的联络人员转送。
（3）指派专人协助办理入出境手续及飞机（车、船）票和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团，人数多，行李也多，应将主要外宾的行李先取出（最好请对方人员配合），及时送往住地，以便更衣。
（4）外宾抵达住处后，一般不马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。
因故迎送时间提前或推迟，要预先做好相应准备，及时调整活动安排，防止被动，措手不及。
安排会见
会见，国际上称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见，一般称为接见或召见。凡身份低的人会见身份高的，或是客人会见主人，这种会见，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见。接见和拜会后的回访，称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。
地方主要负责人或单位负责人会见外宾，一般有三种情况：一是按规定规格出面宴请外宾的主人在宴会前的会见；二是根据中央和省有关部门计划的要求，安排地方有关领导人作政治性、礼节性或专业性的会见；三是根据外宾临时提出的拜会要求而安排的会见。这几种情况都要经过请示批准，有准备有目的地进行。
安排会见要做好如下几方面的工作：
1．首先要弄清客人的姓名、职务、人数，了解他们要求会见什么人、会见目的等等，经请示同意会见后，通知我有关部门，以便使我方主人事先有所准备。
2．安排好会见的时间和地点。会见通常安排在会客室或办公室。宴会前的会见一般安排在举行宴会的地方进行。会见场所应安排足够的座位。如双方人数较多，厅室面积大，主谈人说话声音低，宜安排扩音器。礼节性的会见，时间不宜过长，以半小时左右为宜。
3．作为接见一方的安排者，应主动将会见时间、地点、主方出席人，具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关出席人员。
4．如有合影，事先编好合影图，人数多应准备架子。合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般说来，两端均由主方人员把边。
5．主人应提前到达。客人到达时，主人在门口迎候。可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。如有合影，宜安排在宾主握手之后，合影后再入座。会见结束时，主人应送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内；或宾主一起步入宴会厅。
6．领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后统统离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。
7．安排宾主座次时，外宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。
安排会谈
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以指洽谈公务，或就具体业务进行谈判。会谈，一般说来内容较为正式，政治性或专业性较强。安排好会谈要做好如下几方面的工作：
1．会谈的准备工作。首先是组成会谈班子，确定主谈人。主谈人的职位与对方主谈人相同或相近。会谈班子还包括既了解对方，又熟悉业务的人员和翻译，他们必须严格遵守外事纪事，维护国家和人民的利益，做好保密工作。会谈人员的人数大体与对方人数相等，但根据需要，也可略多于或少于对方人数。其次是准备会谈提纲，将会谈的主要内容写入提纲里，报上级领导审批后，才能正式与外方商谈。如需在会谈结束，双方签署《会谈纪要》或《协议书》、《议定书》，应事先草拟好文本，经批准后，再与对方交换意见。在实际会谈中，如对批准后的文本有重大原则上的改动，需另行请示，得到上级同意后再签字。会谈时间的安排要计划好，并留有余地，要考虑到如延长会谈时间是否影响客人的其他活动。
2．会谈由主谈人主持，其他人员未经主谈人许可，不得随便发表意见。如有不同看法，可写条子给主谈人，供主谈人参考。如主谈人请大家做补充发言，其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充，但不能提出与主谈人意见相反的看法。如会谈班子内部意见不一致，不可当场争论，应以主谈人的意见为准，与对方谈判。会谈结束后，内部再行讨论，得出正确的意见，在第二次会谈时或利用其他方式，将修改后的意见通报对方。如因意见分歧或产生新的问题不能继续会谈下去，主谈人可建议暂休会，待双方各自酝酿后，再继续举行会谈。会谈时要做好详细的记录。
3．会谈后，要根据会谈情况，写出会谈简报，报送有关领导和部门。按双方会谈的要点，及时开展工作。同时，做好会谈记录及有关材料的收集、整理和归档工作。
4．会谈时，要事先画好座位图，准备好桌签卡、纸张、铅笔、笔刀等必备的用具。
5．双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，外宾面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。
如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。
多边会谈，座位可摆成以下圆形、方形等：
小范围的会谈，也可不用长桌，只摆沙发，双方座位按会见座位安排。
6．其他有关事宜可参照“安排会见”中的要求。
安排和举行签字仪式
国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技文化等某一领域内的相互关系达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都举行签字仪式。签字人视文件的性质由缔约各方确定，有由国家领导人签的，也有由政府有关部门负责人签的，但双方签字人的身份应大体相同。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也举行签字仪式。各国业务部门之间签订专业性协议，一般不举行这类签字仪式。
安排签字仪式，首先应做好文本的准备工作，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字用的文具、国旗等物品。与对方商定助签人员，并安排双方助签人员洽谈有关细节。
参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数最好大体相等。不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。
我国举行的签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。
双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方的助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在本国保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。有时签字后，备有香槟酒，共同举杯庆贺。
各国举行签字仪式的安排不尽相同。有的国家安排的仪式设置两张方桌为签字桌，双方签字人员各坐一桌，双方的小旗分别悬挂在各自的签字桌上，参加仪式的人员坐在签字桌的对面。有的国家安排一张长方桌为签字桌，双方参加仪式的人员坐在签字桌前方两旁，双方国旗挂在签字桌后面。
如有三、四个国家缔结条约，其签字仪式大体如上所述，只是相应增添签字人员座位、签字用具和国旗等物。至于签订多边公约，通常仅设一个座位，一般由公约保存国代表先签字，然后由各国代表依一定次序轮流在公约上签字。
宴请活动与组织
确定宴请的目的
宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以为某一事件。例如：为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到离任，为展览会的开幕、闭幕，某些工程动工、竣工等等。在国际交往中，还根据需要举办一些日常的宴请活动。
确定邀请名义和对象
确定邀请名义和对象的主要依据是主、客双方的身份，也就是说主客身份应该对等。例如，作为东道国宴请来访的外国代表团出面主人的职务和专业一般同代表团团长对口、对等，身份低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。
按礼宾规定，外国元首、政府首脑来地方访问，由省长出面宴请；副元首、副总理由副省长出面宴请；外国议长由省人大常委会主任出面宴请，副议长由省人大常委会副主任出面宴请；各种身份的外宾来访，出面宴请者的身份可相当或略高于迎送的规格；外交部长和政府部长来访，由省一位负责人宴请；副部长则由省对口部门负责人出面宴请，必要时省负责人可出席。上述人员去各地、市、县访问，是否宴请以及宴请要求，按中央有关部门和省通知执行。
确定邀请范围