邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。这都要考虑多方因素，如宴请的性质、主宾的身份、对方对我的做法，以至当前的政治气候等等。各方面都要想到，不能只顾一面。根据实际工作需要，严格控制中方陪宴人数，一般按客二主一掌握，如外宾仅二三人，我方陪宴人员可适当增加，但不要超过五六人。如来访团的外宾人数过多，可只邀请司局长和同级的随行人员出席宴会。有条件的地方，可设冷餐招待代表团的其余外宾；如无条件，也可不招待。
草拟具体邀请名单
确定宴请形式
宴请形式大致有：宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等。各国风俗习惯不同，宴请的方式也不尽相同。
宴会通常分为国宴、正式宴会、便宴、工作进餐等。国宴最为隆重、规格最高，正式宴会次之，主人客人均按身份排位而坐。席间致词、祝酒等。在国宴、正式宴会上，有时配有乐队，奏国歌和席间乐。
便宴则不排座位、不作正式讲话、菜肴道数亦不多，较随便。
工作进餐是边谈问题边进餐。有共进早餐、共进午餐，排座位、不请夫人。
冷餐会一般是招待人数较多时举行。规格有高有低，按主、客人的身份而定。冷餐会一般在较大的场合举行，设餐台、酒台。食品通常较丰盛实惠。由客人自取餐具、自取食品。有的不设桌椅站立而食。有的设桌椅，自由入座就餐，酒水一般由招待员端送，也可自取。
酒会，亦称鸡尾酒会，以各种饮料为主招待客人，并备有少量小吃，由招待员端送。也有将食品放在小桌或茶几上。酒会便于客人自由自在活动和攀谈。一般在中午和傍晚举行，时间较短。客人到场退场的时间亦无严格要求。目前这种形式运用很广泛，许多重要庆祝活动，采用酒会形式，如国庆节等节日以及各种仪式之后，常常举行酒会。
宴请采用何种形式，在很大程度上取决于当地习惯做法。一般来说，正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐或酒会更为合适，妇女界活动多用茶会。宴请形式应多样化。宴请并非都举行宴会不可，也可采用酒会、招待会、冷餐招待会等形式。
确定宴请时间、地点宴请的时间应对主、客双方都合适。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号，更不要选十三号星期五。伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。
宴请地点的选择。官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定。举行小型正式宴会，在可能条件下，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。
发出邀请和印发请柬
各种宴请话动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦可对客人起备忘之用。便宴经约妥后，可发亦可不发请柬。有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，其他宾客发请柬。请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以单位名义邀请，则用单位名称）。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主人姓名放在落款处。请柬格式与行文中外文本，差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写，但字迹要美观、清晰。请柬信封上被邀请人的姓名、职务书写要准确。国际上习惯夫妇两人发一张请柬，我国内遇需凭请柬入场的场合每人一张。正式宴会最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号（TableNo）。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。
宴会请柬参考格式：
为庆祝中华人民共和国成立××周年谨订于一九九×年×月×日（星期×）下午×时在××××举行招待会敬请
光临
×××
（主人姓名）
为欢迎××国总理××阁下（同志）访华谨订于一九九×年×月×日（星期×）晚×时在××××举行宴会敬请
光临
×××
（主人姓名）
订菜
宴请的酒菜应根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌。例如，伊斯兰教用清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身份原因不能吃某种食物的。如果宴会上有个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。大型宴请，则应照顾到各个方面。菜肴道数和份量都要适宜。对外宴请菜肴的选择，应作调查研究并有针对性。海参、鲍鱼、鱼翅、燕窝等价格昂贵，但有些外宾并不喜欢，选用时要慎重。严禁将列入国家重点保护的野生动物做菜肴。在地方上，宜用在地方特色的食品招待，用本地产的名酒。正式宴会以中餐为主，坚持四菜（热菜）一汤。在宴请中严禁劝酒、酗酒，中午宴请不用烈性酒。宴请用的水果，也应因客而异，尽量不用客人国内盛产的水果（可选用当地产的水果，也可不用水果）。重要的宴请应提倡由服务员分菜的办法，要改变那种每上一道菜由各人自取的办法。
每上一道菜换一次盘子、换一付刀叉。若是西餐，有几道菜应放几付刀叉。对外宴请餐具比较讲究，重要宴请要逐步做到使用优质瓷器。
席位安排
正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。大型的宴会，最好排席位，以免混乱。
国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。
礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把经落实出席的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾顺序以外，在具体安排席位时，还需考虑其他一些因素。多边的活动需要注意客人之间的政治关系，政见分歧大、两国关系紧张者，尽量避免排在一起。此外适当照顾各种实际情况。例如，身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起，译员也可以考虑安排在对面，便于交谈。但一些国家忌讳背向人，译员的座位则不能作此安排。在用长桌作主宾席时，主宾背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均不安排坐人。在许多国家，译员不上席，为便于交谈，译员坐在主人和主宾背后。
以上是国际上安排席位的一些常规。遇特殊情况，可灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人坐在主宾的左侧。但也可按常规安排。如果本国出席人员中身份高于主人者，譬如部长请客，总理或副总理出席，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧，但少数国家亦将身份高者安排到其他席位上。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
席位排妥后着手写座位卡。我方举行的宴会，中方写在上面，外文写在下面。卡片用钢笔或毛笔书写，字应尽量写得大些，以便于辨认。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人对客人的座位也要有大致安排。
现场布置
宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。
宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。如安排有乐队演奏席间乐，不要离得太近，乐声宜轻。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同。如人数少，也可按客厅布置。
冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。如坐下用餐，可摆四五人一桌的方桌或圆桌。席位要略多于全体宾主人数，以便外宾自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、水果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就坐。
餐具的准备
根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清洁卫生。桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴会之前都应洗净擦亮。
如果是宴会，应该准备每道菜撤换用的菜盘。
中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等。水杯放在菜盘上方，右上方放酒杯，酒杯数目和种类应与所上酒的品种相同。餐巾叠成花插在水杯中，或平放在菜盘上。我宴请外国宾客，除筷子外，还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座。其中一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
西餐具的摆设与中餐不同。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀（刀口有锯齿，用以切牛排、猪排）、奶油刀、水果刀；叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉；匙有汤匙、茶匙等；杯的种类更多，茶杯、咖啡杯均为瓷器，并配小碟，水杯、酒杯多为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格亦不相同。宴会上几道酒，就配有几种酒杯。公用刀叉规格一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是：正面放食盘（汤盘），左手放叉右手放刀。食盘上方放匙（汤匙及甜食匙），再上方放酒杯，右放烈性酒杯或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯（水杯）。餐巾插在水杯内或摆在食盘上。面包奶油盘在左上方。吃正餐，刀叉数目应与菜的道数相等，按上菜顺序由外至里排列，刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。
组织宴请的现场工作
宴会开始前，主人一般在门口迎接客人。除男女主人外，还要有少数陪宴的主要负责人排列成行迎宾。主客握手后，由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅，但不入座。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会开始。
如有讲话，要落实讲稿。通常双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供。代表团访问，欢迎宴会东道国先提供；答谢宴会则由代表团先提供。双方讲话由何人翻译，一般事先谈妥。
宴会上如有正式讲话，各国安排讲话的时间不尽一致。我国一般习惯，正式宴会在上热菜之后甜食之前由主人讲话，接着客人讲。也有一入席双方即讲话。冷餐会和酒会讲话时间较灵活。
吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，主人送至门口。主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。
宴会服务要求
正式宴请，对服务员要求很严，宜事先作好准备。服饰要整洁、熨平，头发要梳理，指甲要修剪，要讲礼貌，待人和气谦逊，面带笑容，说话声音要轻，语言亲切，用词适当。要熟悉宴请礼节，客人入座，协助挪动椅子。一一为客人送上餐巾布。要熟悉菜单，掌握上菜速度。上菜时，先客人，后主人，先女宾，后男宾，先主要客人，后其他客人。如一人上菜，也可以从主人右侧的客人开始，按顺序上菜。上菜用左手托盘，右手夹菜，从客人左边上。倒酒水则应右手持瓶，从客人右侧倒。往桌中上菜与撤盘，宜在两位主方陪客之间进行，并先打招呼，以免不慎碰撞菜盘。客人吃完，应从右侧撤换餐具。但撤前一定要注意客人是否已用完（西餐可看刀叉是否已合拢并列），如八字或交叉摆开，则表示尚未吃完。如无把握可轻声询问，工作前，不吃葱蒜。工作中，不吃东西，不抽烟。在一旁待立时，姿式要端正，不要歪身倚在墙上或台子上，更不要相互聊天、谈笑。正式宴请，主、客人祝酒时，应立即肃静，停止上菜、斟酒。在宴会厅内走动，脚步要轻快，动作要敏捷，运送物品要轻拿轻放。
遇服务员或客人不慎打翻酒水，应马上处理，撤去杯子，用干净餐巾临时垫上。如溅在客人身上，要协助递送毛巾或餐巾，帮助擦干（如对方是妇女，男服务员不要动手帮助擦），表示歉意。