3.2.1询价采购的涵义
1.定义
所谓询价采购，又名货比三家，指的是采购人向国内外有关供应商（一般不少于3家）发出询价通知书，让其报价，然后在报价的基础上进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的一种采购方式。
2.适用条件
适用于询价采购方式的项目，主要有以下几种：
（1）对现货或标准规格的商品的采购，而并非按采购实体的特定规格特别制造或提供的货物或服务；
（2）投标文件的审查需要较长时间才能完成、供应商准备投标文件需要高额费用以及供应商资格审查条件过于复杂的采购；
（3）采购合同的估计价值低于采购条例规定数额的采购。
（4）采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，适用于询价采购方式。
3.操作流程
通常情况下，询价采购工作的流程主要分为以下几个步骤：
首先，全面做好询价采购的准备工作。具体操作流程为：
（1）编制询价采购计划。
采购代理机构根据采购活动的执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。
（2）组织询价小组。
询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中，专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定之前应当保密。
（3）编制询价文件。
询价小组根据采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案，编制询价文件。
（4）询价文件确认。
询价文件在定稿之前需经采购人的确认。
（5）收集信息。
根据采购物品或服务的特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
（6）确定被询价的供应商名单。
询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
然后，正式开始询价工作。具体操作流程为：
（1）将询价时间告知市招标办、资金管理部门等相关部门。
（2）发出询价单。
对所选定的供应商分别发出询价单。询价单的内容除了价格以外，还应包括商品品质、数量、规格、交货时间、交货方式、售后服务等内容，供应商应就询价单的内容如实填报。
（3）递交报价函。
被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
（4）召开询价准备会。
在询价之前，召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件，确定成交供应商的方法和标准。
（5）开启报价函。
询价小组的所有成员集中开启供应商的报价函，做好报价记录并签名确认，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至两名成交候选人并排列好顺序。
（6）编写询价报告。
询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方能生效。
最后，确定成交供应商。
采购人根据询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人，也可以授权询价小组直接确定成交人。具体操作流程为：
（1）进行评价比较。
采购机关根据成交候选供应商报回的报价，进行认真的比较评价，以报价最低、条件最优的一家为中标者。
（2）发出成交通知书。
确定成交供应商后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
（3）签订采购合同，履行采购。
采购单位要与中标者签订采购合同，并在规定的时间内付清货款，提取货物。
（4）编写采购报告。
询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。
3.2.2询价采购的基本特点
询价采购方式是一种相对简单而又快速的采购方式，与其他采购方式相比，询价采购方式有以下几个基本特点：
（1）邀请报价的供应商的数量至少为3家。
（2）只允许供应商提供一个报价，而且一经报出，不允许再改变其报价。
采购人不得同任何供应商就其报价进行谈判。报价的提交形式，可以采用电传或传真形式。
（3）报价的评审应按照买方公共或私营部门的良好惯例进行。
采购合同一般授予符合采购实体需求的最低报价的供应商或承包商。
3.2.3询价采购中的舞弊手段
在实际采购工作中，询价采购方式是一种比较常用的采购方式，特别是在县一级，有80%以上的采购业务是通过询价方式实施的。采用询价采购方式进行采购，操作环节不多，程序也简单，稍微规范不到位，就会被人钻空子。因而，询价采购工作人员就非常容易受到商业贿赂等采购舞弊手段的攻击和侵蚀。通常说来，询价采购中的舞弊手段主要有以下几种：
（1）使询价信息处于“保密”状态。
询价采购中，信息公开面较狭窄，局限在有限少数供应商，一般很少在政府采购信息发布指定媒体上发布询价公告，满足于三家的最低要求，排外现象较严重。从财政部指定的政府采购信息发布媒体上很难发现询价信息，很多询价项目信息不公开，不但外地供应商无从知晓相关的采购信息，而且当地的供应商也会遭遇“信息失灵”，不少询价项目的金额还挺大，但是信息却处于“保密”状态，为代理机构和采购人实施“暗箱操作”提供了极大的便利，一些实力雄厚的供应商只能靠边站，“望询兴叹”，采购人意见纷纷却也很无奈。
（2）超范围适用询价采购。
一些采购单位常常超范围适用询价采购方式。法律规定，询价采购适用于规格标准、价格变化小、市场货源充足的采购项目，而实际工作中则是以采购项目的概算大小来决定是否采用询价方式。询价并不是通用的“灵丹妙药”，而是有着确切的适用条件。实际工作中，一些代理机构和采购人将询价作为主要采购方式，错误地认为只要招标搞不了的，就采用询价方式，普通存在滥用、错用、乱用询价方式等问题，代理机构隔三差五搞询价，忙得“不亦乐乎”，且常常被琐碎的事务缠身，采购效率和规模效应低下，还有些人借询价规避招标。
（3）询价过于倾向报价。
询价采购中，询价过于倾向报价，忽视对供应商资格性审查和服务质量的考察。法律规定“采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商”，这是询价采购成交供应商确定的基本原则，但是不少人片面地认为既然是询价，那么谁价格低谁就“中标”。供应商在恶性的“价格战”中获利无几，忽视产品的质量和售后服务，导致指定品牌询价现象比较突出。
（4）询价采购文件过于单薄。
询价采购的文件过于单薄，往往就是一张报价表，基本的合同条款也会被省略。法律规定询价采购应制作询价通知书，而在一些询价采购活动中，询价方一般不会制作询价通知书，多采取电话通知方式，即使制作询价通知书，内容也不够完整，且规范性较差，价格构成、评标成交标准、保证金、合同条款等关键性的内容表述不全，影响了询价的公正性，不少询价采购结束后采购双方不签合同，权利义务不明确，引发了不必要的纠纷。
（5）采用非现场方式搞询价。
一些采购方尝试采用电话询价、传真报价、网上竞价等非现场方式搞询价采购。尽管这些询价方式具有很多的便利之处，但不宜过多地使用。法律规定，在询价过程中，供应商应一次报出不得更改的价格。如果采用非现场方式搞询价，采购方就有机会随意更改任何一家供应商的报价，或者给有关供应商“通风报信”。
（6）让“外行人”来从事询价。
某些采购单位及采购代理机构人员趁机介入询价小组，且小组成员中专家数量和比例达不到法定要求。法律规定“询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二”。询价的主体应是询价小组，但有些代理机构却直接操作，既不通知采购人代表参加，也不商请有关专家；还有些代理机构虽然依法组成了询价小组，但是小组的专业化水准很低，更多的是专家人数根本无法达到三分之二。试想，让“外行人”来从事询价，确实让人不放心。
（7）随意确定被询价的供应商。
某些采购单位经常凭主观意愿随意确定被询价的供应商。被询价对象应该由询价小组确定，但是往往被采购人或代理机构“代劳”，在确定询价对象时会凭个人好恶取舍，主观性较大。法律还规定从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，一些采购人和代理机构怕麻烦不愿意邀请过多的供应商，只执行法律规定的“下限”。某些代理机构的询价资料中被询价的供应商一律为三家，还有些询价项目，参与的供应商只有两家，甚至仅有一家，且询价一般不设询价保证金。
（8）采购活动后续工作薄弱。
某些采购单位在询价采购活动结束后，忽视了后续工作的正常开展。他们不搞询价采购活动记录，也不现场公布询价结果，询价后续工作十分薄弱，从而影响了采购活动的效益和质量。
3.2.4防范技巧
为了切实有效地防范询价采购活动中的商业贿赂行为，减少询价采购中的腐败舞弊现象，需要切实掌握一些防范技巧。具体来讲，有以下几种技巧值得借鉴：
（1）要仔细审查选用询价采购方式的理由。
采购方在进行采购之前，必须首先仔细审查选用询价采购方式的理由，以防止某些别有用心的采购方把本应该实施公开招标方式的采购事项简化为采用询价采购方式进行操作，从而为其收受贿赂、实施暗箱操作打开方便之门。
众所周知，公开招标采购方式具有操作程序严密、透明度高、社会监督力强、信息发布面广等特点，相关环节的牵制力度大，舞弊行为一般难以得逞。而相对来说，询价采购方式的操作，其信息公开面不广、操作程序也比较简单，为此，有些人就想暗中钻空子，把应实施公开招标的采购业务，进行了“询价”操作，从而人为地降低了采购工作的透明度，为其暗箱操作提供了便利条件。因此，采购人或其采购代理机构在选用采购方式时，采购监督管理部门必须在事前进行严格的审核把关。凡是应该实施公开招标采购的货物或服务，不得以任何理由使用或变相使用其他方式采购，对确有特殊情况而选用其他方式采购的，采购人或其采购代理机构必须事前报请财政部门审核批准，不得“先斩后奏”，更不得进行暗箱操作。
（2）要明确公示询价对象的资格条件。
要认真研究采购人的特殊采购需求，明确具体地公示询价对象的资格条件，以防少数人有意“拌混”供应商的资格门槛，从而为其推荐或指定关系户铺平道路。在确定询价对象之前，询价小组必须认真研究采购人的各种采购需求，对其不合理的条件，诸如对供应商构成差别或歧视性待遇的要求应该不予支持，而对那些合情合理的条件和建议，则必须给予满足，并将其作为选择询价对象的资格条件确定下来。只有这样，才能使询价对象的确定“有章可循”，也才能有效地避免有关人员随意推荐询价对象等舞弊问题，从而达到遏制腐败舞弊行为的目的。
（3）要在公开场合随即抽取询价对象。
询价采购中，要在公开场合下随机抽取询价的对象，以遏制少数人变相“圈定”甚至于直接指定其人情关系商作为询价对象的阴谋，从而达到抑制腐败行为滋生的效果。拟询价对象的确定，虽不能对采购项目的质量和效果产生直接的影响，但这种行为却能从源头上限制中标对象的范围，凡不能进入拟询价的对象范围，根本就无法谈到中标的可能性。因此，一些供应商为了能有更多的机会参与询价采购活动，都纷纷利用一些不正当利益为诱饵，进行“攻关大战”，以拉拢、腐败采购代理机构的一些工作人员，而作为回报，他们就会在确定拟询价的对象时，就直接指定那些“人情商”、“关系商”等作为拟询价的对象，或就直接向他们询价。从而直接抹杀了其他供应商参与竞争的机会，侵害了他们的潜在权益。而一旦对拟询价对象的确定也严格按随机抽选的办法，从符合条件的供应商中抽选产生，则就能消除人为指定因素，从而就能从源头上杜绝腐败行为和违法乱纪活动的滋生。
（4）要将一次性报价及承诺记录在案。
为增强采购工作的客观公正性，防止少数人利用工作或管理上的漏洞而大搞暗箱操作行为，对供应商的一次性报价及其承诺措施等情况必须要记录在案。对县一级来说，大多数询价采购业务都是通过电话或微机网络等进行的，被询供应商则多数是通过口头等手段来报价的，其口头表述的情况就是其参与竞争的原始资料依据，如不将其报价和有关承诺情况等及时进行详细地记录，或记载不全面等，都会导致将来在确定中标对象时口说无凭，无据可查，也为各种舞弊行为制造了机会，从而使竞争失去了应有的公平性。同时，把各方的询价及其答复情况制作成书面记录，也不仅有利于采购工作人员能进行直观的相互比较，便于评估确定中标供应商，还有利于防范某些人暗中作弊，造成事后查无实据的被动局面。
（5）要建立“供应商信息库”。
询价采购中，为了满足随时抽选询价对象的需要，避免给有些人暗助甚至于指定询价对象留下可乘之机，需要建立“供应商信息库”，备足一定数量的各行各业的潜在供应商。询价采购不同于公开招标的一大特点就是采购代理机构在采购前必须要主动寻找适合于采购条件的潜在供应商，然后再从中确定出一定数量的供应商作为询价的对象，并向其发出询价信息。因此，为了确保询价对象的选择能有较大的余地，同时也为了能使潜在的供应商都能有一个被询价而中标或成交的公平机遇，采购人或其采购代理机构就必须要在询价前掌握或了解一定数量的潜在供应商，而不能再等到需要询价时才开始寻找或收集拟询价对象的基本情况，这种突击式的或是临时查找和审核供应商资格条件的做法，对供应商情况的了解也不可能全面和透彻，势必会带来各种隐患。为了避免这些弊端，作为采购代理机构，就必须要在平时建立一个“供应商信息库”，以储备一定数量的、各行各业的、符合参与政府采购活动资格条件的供应商，以便满足随时抽取和确定询价对象的需要，这是公平合理确定询价对象的最基础性工作，更是遏制腐败行为的重要举措。
（6）要依法组建询价小组。
为了促进询价采购工作更加公开透明，从而达到防范暗箱操作、遏制腐败行为的目的和效果，需要依法组建询价小组，增强其内部牵制和监督力度。对询价采购方式而言，一旦有些事项透露出去，就会导致被询价人相互串谋，或通谋作弊，共同坑害采购人等现。因而，这种采购方式的操作，具有一定的保密性和严肃性，也正是由于这个特点的存在，往往导致有些采购操作人员将应有的保密性作为其暗箱操作的可乘之机，或是指定被询价的对象，或是暗示询价对象多次重复报价等。可见，这种询价操作方式本身所固有的弊端是很多的，而要增强其透明度，消除各种不利因素，就必须要在询价小组的组建上下功夫，即必须要组建一个内控措施完善、牵制力强大、职责严明的询价小组。而在实际工作中，询价采购工作却基本都是由采购代理机构一手操办或包办的，根本就没有什么询价小组之说，有的即使有询价小组，其组建也是徒有虚名，根本就不规范，采购人等是很少被邀请参与询价操作的，而按法律规定，询价小组的组建，必须要有采购人的代表，要有相关领域的采购专家等由三个人以上的单数组成，并且，其中的采购评审专家人数还不得少于小组成员总数的三分之二。可见，询价小组的组建有其非常严格的程序和要求，只有严格依法组建询价小组，才能充分体现出询价采购工作的客观公正性和公开透明度，才能有效地防范这种采购方式所固有的各种缺点和隐患。
3.2.5案例评析
案例一：
2010年3月21日，受采购人的委托，小张所在的采购中心就其所需的服务器、路由器、交换机等组织了询价采购。由于采购数量不大，在这次采购中，采购中心只是随即抽取了两名专家与一名采购人代表组成询价小组。但采购结果公布的第二天，便有供应商就询价小组的人数问题提出了质疑：“两名专家和一位采购人代表组成询价小组”与《政府采购法》的第四十条第一款相冲突。根据该法条的规定，询价小组应由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成。但《政府采购法》中也没有注明该法中的数字“以上”包括本数，那从汉语的角度去理解，“3人以上”就不应该包括“3人”。因此，询价小组至少就应该由5人组成。
从字面意思去理解，中文专业毕业的小张觉得供应商的质疑很有道理。因此，很担心这次质疑会上升到投诉。为了处理好这次质疑，小张赶快给单位的法律顾问打电话咨询。法律顾问让小张不要担心，询价小组由3人组成没问题，《政府采购法》中没有关于“以上”是否包括本数的规定，就可以理解为包括3人。法律中“以上”，“以下”的含义，除在法律中另有特别说明的以外，“以上”，“以下”均包括本数，这是我国立法中的惯例。
但多数法律都有关于“以上”、“以下”、“以内”是否包括本数的规定，如人们相对比较熟悉的《中华人民共和国刑法》、《民法通则》中“以上”、“以下”、“以内”包含了本数都有说明。因此，小吴觉得很难用“立法惯例”来向供应商解释。在小张看来，中国的法律是由中国的汉字组成的，应该符合中国人的认知习惯。如果和认知习惯相悖，就应该在规定中做特别说明。
上述案例中，小吴所在的采购中心抽取了两名专家与一名采购人代表组成了一个3人组的询价小组，但却受到了某些供应商的质疑，从而给采购活动的进行造成了一些不必要的麻烦。虽然根据我国立法中的惯例，除在法律中另有特别说明以外，法律中的“以上”、“以下”均包括本数，但广大供应商并不了解立法惯例，他们更习惯于用汉字的思维去思考问题。
因此，在修改《政府采购法》时，对“以上”、“以下”等含义的规定最好还是应该做个界定，要明确其是否包括本数。而在目前，由于我国法律法规的不完善，如果专家库里的专家数量充足，询价小组最好还是由5人组成比较好，这样可以避免给采购活动造成不必要的麻烦，节约采购时间，保障采购活动的顺利进行。
案例二：
某县采购一批排灌设备，由于各排灌点涉及面积大小不一，排灌任务也有差别，所需设备规格、标准不一；现货货源不足，需要临时订做；不同类设备价格相差大，同种产品价格波动也大，这种情况本不适用于询价采购，但该县政府采购中心不顾有关专家的劝阻，固执地进行询价采购，不仅人为地使采购程序复杂化，而且采购效果也很差，最后在困难重重中只得放弃询价方式，改用公开招标方式进行采购，空耗了许多人力、财力、物力，贻误了水利工程按时完成。
案例三：
某区采购中心为县第一中学采购一批教学用彩色电视机，鉴于所购电视机规格、型号、标准一致，国内产品质量过关、货源充足，价格稳定等特点，决定采用询价方式进行采购。他们是这样实施询价的：
第一步，将本中心6名工作人员分成三个询价小组；
第二步，将本辖区内的14家销售电视机的商家按地理位置划成三片，每个询价小组负责一片，对各商家不同品牌相同规格品质电视机的售价进行调查，讨价还价，确定一个意向性价格；
第三步，各小组集中讨论，将收集来的资料和报价情况进行汇总、整理和分析，按价格最低、服务最好的要求确定成交供应商；
第四步，通知被确定成交的供应商并签约。这“四步”与《政府采购法》规定的程序格格不入。
以上两个案例中，案例二是滥用询价采购，而案例三则是错用询价采购。虽然都带有明显的失误，但在基层采购实践中，却时有发生。询价采购既要符合实际，也要遵循法定程序。要严格参照询价采购方式的适用条件，确定是否能够或应该采取询价采购方式，而不能随意滥用或错用。