1.培训预算编制中的问题
很多企业认为没有必要进行预算编制,如果这样培训就会随心而动、随意而施,造成培训的无序、无效,或者虽然有效果但是培训不构成完整的系统,不能够很恰当地支持企业未来的发展状况。而那些进行了培训预算编制的企业,很多培训项目的编制存在着多编、少编、漏编的情况,这不仅仅会影响培训预算的准确性,而且会为财务部门带来预算汇总上的困难。预算编制过程中经常遇到以下问题。
1)部门经理在进行预算时按照本部门情况随意增加培训预算科目,造成培训预算数据失实,影响整体培训预算数据的准确性,进而使预算相当于一个形式上的文件,起不到实质性的指导和控制作用。
2)培训预算投放方向偏差。培训预算投放方向应该遵循正比原则,即人数比例大的培训对象应该享受大比例预算费用,不能因为企业领导或者是其他主观意见随意设定投放方向,否则会影响培训效果。
3)培训费用审核不严。相关的支出性费用如讲师费用、场地费用、教案费用没有根据当地的实际消费水平进行设定,过高预算,造成预算数据与实际数据相差很远,预算方案获批机会较小。
要解决以上问题应该从三方面入手:
1)培训预算前进行相关培训,及时传达培训预算的编制要求,上下统一培训预算的编制项目,避免错、漏、多项的出现,避免培训预算上的形式主义。
2)严格遵循既定投放方向,适当考虑中高层与普通员工预算费用的投放数量,调整幅度不能超过6%。同时考虑突发性培训的需求,培训预算要有弹性。
3)培训费用审核按照当地实际情况为准,避免培训预算华而不实,避免使用过高的培训费用请所谓的名师进行效果很难测量的高成本培训。
2.培训预算的工作要点
1)统计培训对象信息。培训对象不同,培训的方式和方法也就不同,这会直接影响到培训预算的费用变动,因此,统计培训对象信息成为培训预算工作的首要问题。
2)区分培训对象,合理划分资金比例。培训对象信息收集完毕后对培训对象进行区分,区分出中高层培训人员,然后根据企业的发展方向和员工比例合理划分培训资金比例。
3)划定内外训比例。划定内外训比例的原则是以内训为主,并且逐步提高内训水平。国内企业现有培训体系尚不健全,大部分企业认同外部培训,却忽略了自身创造力的建设与发展,因而徒增了大笔培训费用。根据国外经验,企业内训将成为企业培训的发展方向。
4)组建培训预算管理委员会。组建培训管理机构对于一般企业来说没有必要,只要建立一个松散机制的委员会就可以了,整个预算制定过程要求有专业财务人员、讲师、接受培训部门参与,并组建临时性管理团队,共同协商,就受益部门需求、专业讲师意见、会计科目、培训实施难度等各方面问题进行具体协商达成一致,才能形成科学的预算方案。同时培训预算管理团队还需要领导的支持和参与,帮助协调相关事宜。
5)根据企业发展情况合理设定培训预算项目。培训预算项目涉及财务管理的便利性和科学性,同时涉及接受培训部门的切身利益,因此必须根据企业的实际情况进行合理设定。
6)调查相应费用的情况,规避费用风险。对培训预算的最后审核是对培训预算合理性的严格审查,所有的企业都想“少花钱多办事”,因此市场调研也是培训预算团队必须学习的内容。利用“招投标”的方式货比三家来审核培训预算的合理性是目前比较合理的方式之一。
总之,年度培训预算非常重要,不应该由一个部门或者仅仅一个人单独完成。培训预算是第二年培训费用支出的基本依据,而且接受培训的人员涉及企业发展的方方面面。因此获得企业相关领导的支持、合理设定预算比例、注意控制预算流程,将对培训预算起到良好的推动作用。